Зона ответственности

Зоны ответственности VS должностных инструкций

В настоящее время руководителей всех звеньев интересует не просто выполнение сотрудниками своих функциональных обязанностей или инструкций, а достижение конкретного желаемого результата, причём оптимальным способом – то есть, управленца интересует не процесс («люди работали, не покладая рук»), а результат.

Как правило, ни одна должностная инструкция не может предусмотреть все рабочие ситуации. То есть, можно соблюдать все правила и инструкции, но желаемого результата не будет (а иногда, даже наносится ущерб), и формально никто не виноват.

Несоответствие полномочий сотрудников, их обязанностей и зон ответственности часто приводят к тому, что невозможно установить вину отдельного специалиста в неудовлетворительных результатах. А коллективная ответственность, как известно, способствует практике перекладывания обязательств и вины друг на друга. В результате руководитель не понимает, кто несет ответственность за ошибку и как избежать её повторения.

На практике, это приводит к снижению эффективности работы, определенным проблемам и конфликтам. Для того, чтобы этого не происходило, с каждым работником нужно оговорить и описать его зоны ответственности и результаты, которые он создаёт.

Зоны ответственности можно разделить на две категории:

  • Зона ответственности сотрудника

  • Зона ответственности подразделения

Зона ответственности сотрудника — это область деятельности, за нормальное функционирование и достижение результатов в которой несет ответственность конкретный исполнитель. Это означает, что при возникновении любой ситуации всегда будет «в наличии» сотрудник, обязанный и имеющий возможность (полномочия и ресурсы) её разрешить

Часто простое соблюдение правил и прямое выполнение своих должностных обязанностей допускает перекладывание задач или ответственности на других работников. А, в случае чётко определённой зоны ответственности, это становится весьма затруднительно. Ведь здесь уже не важно, что и как ты делаешь (инструкции), а важно, что ты отвечаешь за результаты вне зависимости «от обстоятельств».

Зоны ответственности подразделений также должны быть разграничены, даже если они занимаются одной и той же работой. Иначе при возникновении проблем не найти виновных.

Разработайте положение о подразделениях! Есть организации, в которых положения о подразделениях — формальность. В таких документах, как правило, изобилуют лозунги, привязка к функциям и общие положения, а не четкое определение зон ответственности и полномочий каждого сотрудника, или не формализованы механизмы согласования и корректировки деятельности подразделения и т. д. Формально это, конечно, не ошибка, но и практического смысла в подобных бумагах нет.

Следите, чтобы в компании не было принято делегирование полномочий с целью уклонения от ответственности. В противном случае разделение зон ответственности невозможно.

Чётко прописанная зона ответственности:

  • способствует назначению ответственности тому, кто реально зависит от решения этой задачи – ему это нужно самому для выполнения своих функций;

  • расширяет инициативность сотрудника – есть необходимость делать что-то для достижения результата, даже если этого «не прописано» в должностной инструкции;

  • чётко определяет круг ответственных и, помимо ответственности, даёт возможность наделить их необходимыми полномочиями;

  • даёт возможность быстро и формализовано ответить на традиционные вопросы «русской интеллигенции – «кто виноват?» и «что делать?». Но, в нашем случае, это уже будет звучать, как: «что виновато?» и «кто будет делать?»

Но, даже если полномочия и ответственность прописаны, могут возникать, так называемые, «серые зоны» (где нет ответственных за результат).
Возможные причины возникновения «серых зон»:

1. Между менеджером и подчинёнными:

В основном, это злоупотребления служебным положением:

  • менеджер не «руководит»

  • менеджер «лезет» в дела подчинённых

  • менеджер по своему желанию произвольно меняет правила

  • персонал избегает инициативы, чтобы не быть «виноватым».

2. Между подразделениями

  • взаимозависимая природа деятельности (результат создаётся только совместно)

  • наличие конкурирующих или амбициозных руководителей, проявляющих излишнюю «инициативу» в карьерных или других целях

  • всё прописано, но это не соответствует реальному способу «делания дел»

3. Между коллегами

  • полномочия распределены, но требуется помощь недостаточно компетентному сотруднику

  • обычная безответственность, плюс надежда, что никто «не заметит», или «само рассосётся»

  • конкурентно-конфликтные взаимоотношения между работниками

Мы поможем Вам в формализации зон ответственности и выявлении и устранении «серых зон». Это даст возможность эффективнее управлять рисками и повысит стабильность и предсказуемость результатов деятельности.

Источник: https://www.ibn.lv/publications/zony-otvetstvennosti-vs-dolzhnostnykh-instruktsiy/

Зоны ответственности в компании: общая информация

Зона ответственности — область деятельности внутри организации, за эффективное функционирование которой отвечает определенный сотрудник. В современном менеджменте понятие формулируется очень узко. На практике это приводит к снижению эффективности работы, некоторым проблемам, конфликтам.

При этом даже в рамках одной фирмы полномочия и зоны ответственности могут быть явно противоречивыми. Соответственно, в последующем очень сложно найти, кто действительно виноват. Сотрудники начинают перекладывать вину на другого, тот оправдывается и указывает на третьего работника. Получается, что менеджер не знает, кого именно следует наказать.

Скачайте документы по теме:

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Например, ушел крупный заказчик и отказался заплатить работу. Кто виноват? Конечно, сотрудник, который привел клиента. А он говорит, что дизайнер, который не смог выполнить требования. Дизайнер уверяет, что технически это было невозможно, но менеджер не проинформировал заказчика.

Получается, что крайнего не найти, но если бы было разделение зон ответственности, тогда руководитель легко определил, с кого вычесть за сорванный заказ. Такие ситуации — не редкость. В данном случае, если наказать сразу двоих, вспыхнет конфликт, который может привести к тому, что неплохой работник примет решение уйти. Устраивать текучесть кадров — не вариант. Она не приводит ни к чему хорошему.

Руководителю важно выполнить разграничение зон ответственности между службами, работниками, управляющими и т.д. Иначе ошибки будут допускаться с завидной периодичностью. Кроме того, желательно установить, кто при возникновении нестандартной ситуации должен ее разрешить, а если это невозможно, кто должен отвечать. Выделение направлений деятельности позволяет сформировать укрупненный взгляд на работу, понять основные зоны ответственности.

Возможно, вам будет интересно узнать:

  • Сотрудники целыми днями сидят в Интернете. Как это прекратить и призвать их к ответственности
  • Как наказать за нарушение норм Этического кодекса компании?
  • Составляем Положение об оплате труда не для проформы. Как и что прописать, чтобы у сотрудников не было вопросов

Определив, чья зона ответственности, удастся:

назначать ответственность тому, кто реально зависит от решения задачи, то есть по функциональному признаку;

расширять инициативность работников, которых можно направить на повышение экономической эффективности;

четко определять круг ответственных сотрудников, их полномочия, грамотно работать над ошибками.

Зоны ответственности подразделений также должны быть разграничены, даже если они занимаются одной и той же работой. Иначе при возникновении проблем не найти виновных. Соблюдение правил и полное выполнение должностных обязанностей должен своевременно контролировать управляющий или иное уполномоченное лицо. Если отмечается перекладывание задач с целью снятия с себя ответственности — это необходимо сразу же пресекать. Разработайте положение о подразделениях!

Есть организации, в которых положения о подразделениях — формальность. В таких документах, как правило, нет четкого регламента работы, не определены зоны ответственности и полномочия каждого сотрудника, не формализованы правила согласования и корректировки деятельности подразделения и т. д. С правовой точки зрения это, конечно, не ошибка, но и практического смысла в подобных бумагах нет.

Избежать этого и унифицировать положения по всем подразделениям компании поможет документ под названием «Стандарт». Его цель — определить требования к составу, содержанию и оформлению положений о подразделениях; порядок их создания и утверждения. Стандарт должен соответствовать требованиям ГОСТ ISO 9001-2011. «Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Требования» (введены в действие приказом Росстандарта от 22.12.2011 № 1575-ст) и распространяться на все структурные подразделения компании.

Зоны ответственности руководителя и контроль работников

Определите для всех работников основные зоны ответственности

Каждый сотрудник будет занят своим делом, при этом все будут знать, кто и за какой конкретно участок отвечает. В этом случае на первый план выйдет доверие. Сотрудники быстро поймут — пользуясь доверием управляющего, невозможно уклониться от ответственности за работу, не сделать ее, остаться незамеченным. Станет предельно ясно: доверие можно применять только для одной цели — чтобы проявлять самостоятельность, хозяйский подход и выполнять работу качественно.

Зона ответственности менеджера

Эмоции полезны в работе, но когда они переполняют — это плохо. Управленец должен быть максимально рациональным, чтобы контролировать ситуацию, оценивать ее и мотивировать работников. Для этого пусть руководитель организует ярмарки знаний и умений, проходящие по типу кейсов. Это те же производственные совещания, семинары или же дискуссии по рабочим вопросам. Работники будут высказываться, а менеджер увидит, кто из них и насколько компетентен в различных вопросах, поймет, что сделать для повышения эффективности и как разделить зоны ответственности в компании.

3.Разных сотрудников контролируйте по-разному

У подчиненных разный опыт, а также компетентность, но не все одинаково добросовестны при выполнении поставленных задач. Исходя из этого, управляющий и должен определять степень доверия, плотность контроля, зоны ответственности в компании. Например, за неопытными сотрудниками управленец обязан постоянно присматривать. За непредсказуемыми специалистами и теми, которые руководствуются только личными интересами, тоже.

Культивируйте взаимоуважение, работайте над ошибками

Сотрудники должны чувствовать себя в безопасности, если добросовестно относятся к работе. Сами, как руководитель HR-службы, провозглашайте право на непредумышленную ошибку и рекомендуйте то же самое делать руководителям других подразделений. Открыто, откровенно и без агрессии обсуждайте, чем вызвана ошибка, что сделать, чтобы избежать ее впредь. Работники должны находиться в зоне ответственности без страха быть наказанными, если проблема возникла без их прямой вины. Не ищите козлов отпущения, а выявляйте причины неверных действий, разведите понятия «вины» и «ошибки»: признать ошибку не значит взять на себя вину за нее. Может быть, дело в системе.

Не отдавайте административные зоны ответственности в компании профессионалам

Не все профессионалы, на мнение которых можно опираться в решающие моменты, хорошие управленцы. Часто они не могут выстроить ровные взаимоотношения со всеми сотрудниками отдела. А значит, могут возникнуть проблемы, и недовольные сотрудники будут проецировать негатив на руководителя. Также некоторые компетентные работники не очень лояльны, настроены критически и необъективны в оценках. Если им делегировать управление, расширив зону ответственности работника, будет только хуже.

Позволяйте иногда говорить не о работе, создавайте места для неформального общения

Вам нужна атмосфера, при которой сотрудники смогут не таясь поговорить о новом фильме, проблемах и событиях личной жизни. Короткие «лирические отступления» полезны. После них люди легко возвращаются к работе и выполняют ее с настроением. Создавайте места, где сотрудники могут выпить кофе, поболтать, пошутить: кафе, кофе-пойнты, игровой уголок (настольный теннис). Предполагайте, что подчиненные готовы работать добросовестно.

Увольняйте циников, разрушающих коллективные ценности, нарушающих зоны ответственности в компании

Как правило, это люди яркие, они могут создать команду единомышленников и отрицательно влиять на них. Они ухудшают атмосферу в коллективе, сводят на нет усилия по укреплению корпоративной культуры и приверженности сотрудников ценностям компании. Расставайтесь с такими людьми.

Показывайте: контроль — способ убедиться, что все в порядке, и похвалить за успехи

Иначе говоря, контроль нужен не для того, чтобы подловить на ошибке, а чтобы помочь избежать ее. И знать, что все идет по плану. Еще контроль помогает видеть успехи и хвалить за них. Люди спокойно относятся к контролю, когда уверены, что им доверяют. Даже если шеф строго требует результата, они понимают: он неравнодушен к работе. Доносите такую мысль: лишь тот, кто вносит вклад в общий результат, будет расти и развиваться.

Желательно, чтобы в компании не было принято за правило делегирование полномочий с целью уклонения от ответственности. В противном случае разделение зон ответственности невозможно. Следует отметить, что все работники берут пример с руководителя, который должен быть неким эталоном поведения, стиля, характера. В организациях, где менеджер сам пытается переложить свои обязанности на других, чтобы ни за что не отвечать, невозможно зонирование. В них царит хаос и беспорядок, а перекладывание ответственности и задач на других — распространенная проблема.

Руководитель должен учиться делегировать полномочия подчиненным, укреплять взаимопонимание со своими помощниками, мотивировать их и обучать. Только так управленец сможет выполнить работу, масштаб которой превосходит возможности одного человека. Правда, возникает вопрос: всем ли сотрудникам можно делегировать полномочия? Нет, только тем, кому доверяете. Давайте работнику право на ошибку, но все равно в конечном итоге доверяйте ему. При этом грамотно определяйте зоны ответственности в компании, чтобы успевать выполнять важные проекты точно в срок!

Возможно, вам будет интересно узнать:

  • Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
  • Корпоративная социальная ответственность организации
  • Концепции корпоративной социальной ответственности как инструмент развития бизнеса

Источник: https://www.hr-director.ru/article/66924-zony-otvetstvennosti-v-kompanii-17-m11

Контрольно-измерительные приборы
4.8.60. Ремонт и обслуживание смонтированных в технологических аппаратах и трубопроводах: отборных штуцеров приборов измерения давления, разряжения, расхода, перепада давления, уровня (вместе с присоединительными муфтами и первыми запорными вентилями); бобышек с карманами для термоэлектрических термометров сопротивления, манометрических термометров; запорной арматуры на байпасах, выносных камер уровнемеров и плотномеров соединительных линий и устройств отборов высокого давления (Ру = 10 МПа = 100 кгс/см2) до прибора; устройств отбора проб на лабораторные анализы вместе с соединительными линиями осуществляется службой главного механика.
4.8.61. Изготовление, сборка и установка диафрагм, термопар, врезка штуцеров в местах отбора давления и расположения КИПиА на технологических коммуникациях и аппаратах согласно технологическому регламенту цеха производится персоналом службы главного механика под контролем службы КИПиА.
4.8.62. Ремонт и обслуживание установок осушки воздуха КИПиА вместе с отводами и первыми запорными вентилями на них, редукторов, регуляторов прямого действия, установленных на технологических линиях, редукторов КИПиА высокого давления, устройств контроля осевого сдвига и других устройств подготовки сигнала, встроенных в машины, осуществляется службой главного механика.
4.8.63. Ремонт различных механических дозаторов и механического весового оборудования, установленного на технологических аппаратах, с последующим предъявлением их в госповерку производится службой главного механика.
4.8.64. Ремонт приборов линейно-угловых и механических измерений на технологическом оборудовании, представление их на поверку производится службой главного механика.
4.8.65. Снятие на ремонт или поверку, транспортировку к месту ремонта и обратно, установку технических манометров, фланцевых штуцерных датчиков уровня, регулирующей и отсекающей арматуры с пневмоприводом, ротаметров производится службой главного прибориста.
4.8.66. Снятие на ремонт или поверку, а также дегазацию и установку на технологические аппараты и трубопроводы оборудования КИПиА: фланцевых и штуцерных счетчиков, индукционных расходомеров, ротаметров, диафрагм с запорными вентилями, датчиков уровня, смонтированных на аппаратах и выносных камерах термокарманов, термоэлектрических термометров сопротивления, установленных без защитных карманов, сифонов, различных датчиков (рН_метров, солемеров,концентратомеров и т. д.), регулирующих, отсекающих клапанов и заслонок с пневмо- и электроприводом, установленных в технологических цехах, производит механослужба, а в подразделениях энергохозяйства – энергослужба. Контроль производит служба главного прибориста.
4.8.67 Обслуживание вентильных устройств высокого давления, входящих в комплект прибора, производится службой главного прибориста.
4.8.68. Обслуживание соединительных линий (с давлением Ру = 10 Мпа = 100 кгс/см2) от отборных устройств к приборам (после первых вентилей) производится службой главного прибориста.
4.8.69. Обслуживание весоизмерительных устройств осуществляется службой главного прибориста.

Источник: http://knowkip.ucoz.ru/forum/31-74-1