Заявка на согласование

Отправка заявки на согласование

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 6

После того как грузоотправителем была оформлена заявка на перевозку, необходимо отправить ее на согласование. Отправка на согласование осуществляется кнопкой .

Рисунок 19

При подаче заявки на согласование происходит фиксирование в базе данных заявки и перевод заявки в состояние На согласовании.

Конвенционные запрещения и ограничения

В случае наличия КЗО, запрещающих данную перевозку, при подаче заявки на согласование в окне будет открыта закладка Конвенционные запрещения. В закладке отображается список соответствующих условиям данной перевозки конвенционных запрещений. (Рисунок 20).

Рисунок 20

А также появится сообщение «Проверка КЗО»:

Рисунок 21

Для детального просмотра текста КЗО выбрать его в списке и нажать Enter(Рисунок 22).

Рисунок 22

После просмотра КЗО грузоотправитель принимает решение об отправке на согласование данной заявки. Для того чтобы снова отправить на согласование заявку нужно в окне КЗО нажать кнопку .

Согласование заявки

Согласование заявки на перевозку осуществляется пользователями, обладающими правами согласования заявок. Необходимо согласовать заявку на всех уровнях, начиная с дорожного согласования (в НКП) и заканчивая, при необходимости, согласованием в ЦКП. Операции по согласованию выполняются последовательно, согласно сценарию, отображаемому в списке Ход согласования.

Для согласования заявки, необходимо нажать кнопку . На экране появится окно «Согласование» (Рисунок 23), нужно ввести дату визирования и, если необходимо, комментарий. Нажать кнопку .

Рисунок 23

Результаты согласования отображаются в форме Ход согласования (Рисунок 24). Форма содержит: этап согласования; наименование согласующей организации; состояние операции согласования (согласована, не согласована); дату согласования; комментарий. Ф.И.О. ответственных лиц, согласовывающих заявку на перевозку, отображается на закладке История документа (см. п.п. 5.5).


Рисунок 24

После согласования заявки в НКП и ЦКП она автоматически будет передана в АКСФТО.

По результатам окончательного согласования заявка переводится из состояния На согласовании в состояния Согласована или Отклонена.

Отклонение заявки

Отклонение заявки выполнятся нажатием кнопки . В окне «Отклонение» (Рисунок 25) ввести дату визирования и, при необходимости, комментарий. Нажать кнопку .

Рисунок 25

Согласование с изменениями

Если заявка на перевозку согласована с изменениями (переведена в состояние «Согласована с изменениями»), грузоотправителю предлагается принять или не принимать данные изменения. В случае согласия с изменениями грузоотправитель должен это подтвердить. Подтверждение осуществляется нажатием кнопки .

Корректировка заявки

В случае подачи корректирующей заявки на перевозку к уже согласованной заявке необходимо выбрать данную заявку в списке и в окне заявки нажать кнопку . Будет создана новая заявка с таким же номером. Ввести необходимые изменения и также подать на согласование (см. п.п. 5.2.6). Корректирующая заявка подается только к тем заявкам на перевозку, которые были согласованы на дорожном уровне. Заявки, согласованные в ЦКП корректировать нельзя.

Отказ от заявки

В случае отказа грузоотправителя от согласованной заявки на перевозку нужно выбрать данную заявку в списке и нажать кнопку . Заявка автоматически будет переведена в состояние Отказ.

Расчет провозной платы

Закладка Провозная плата предназначена для просмотра приблизительных сумм провозной платы по заявке, рассчитываемых автоматически (Рисунок 26).

Рисунок 26

На экране в полях Провозная плата и Валюта будут автоматически отображены соответственно сумма провозной платы по заявке и валюта.

Печатная форма

Закладка Печатная форма в окне заявки на перевозку предназначена для печати электронной заявки на перевозку.

Вверху окна выбрать тип документа:

— Форма ГУ-12 (для того, чтобы отчет содержал график подач – установить признак в поле С графиком подачи);

— Телеграмма;

— Заявка на маршрут.

Для печати телеграммы нужно отметить поле Телеграмма (Рисунок 28).

Вверху окна находится панель инструментов, содержащая следующие кнопки (Рисунок 27):

— изменение масштаба отображения документа;

— параметры страницы;

— печать отчета;

— поиск.

Чтобы найти любое слово в печатной форме заявки, можно воспользоваться кнопкой , при этом на экране появится диалоговое окно «Поиск» (Рисунок 29).

Рисунок 27

Рисунок 28

Рисунок 29

В поле Искать текстнужно вписать искомое слово и определить диапазон поиска: С начала или Продолжить. Далее, нажмите кнопку .

Искомое слово будет выделено в заявке.

Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку на панели инструментов. На экране появится окно ввода параметров для печати документов (Рисунок 30). В поле Число копий ввести количество копий документа, которое необходимо распечатать. Также, можно указать номера страниц, которые необходимо распечатать, выбрав поле Номера и указав номера страниц. По умолчанию указана печать всех страниц. Для печати документа нажать кнопку .

Рисунок 30

⇐ Предыдущая123456

Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Источник: https://megalektsii.ru/s17490t7.html

Настроить процесс согласования заявки на оплату

Процесс согласования заявки на оплату может быть многоуровневым. Вы можете добавлять необходимые этапы и переходы в зависимости от организационной структуры компании.

Например, заявку, которая утверждена руководителем подразделения, можно направить в бухгалтерию для проверки, после чего инициатор будет информирован о том, что заявка принята в оплату. Для этого необходимо создать бизнес-процесс в меню конфигурации.

  1. В разделе «Учет/Деньги/Заявка на оплату» нажмите и перейдите на вкладку «Заявки на оплату».
  2. Скопируйте операцию «Заявка на оплату». Таким образом, вы создадите новую операцию и при этом можете пользоваться стандартной.
  3. В меню операции нажмите на ссылку «Изменить» и введите ее название, например «Согласование заявки на оплату».
  4. Перейдите на вкладку «Список» (или воспользуйтесь редактором блок-схем).
  5. Укажите исполнителя для этапа «Согласование» — нажмите на этап и в строке «Выполняет» выберите подходящую роль или создайте новую.
  6. Добавьте этапы:
    • Проверить заявку — в строке «Выполняет» выберите исполнителя с ролью «Бухгалтер» и укажите срок выполнения 1 день. При выборе роли нажмите на ссылку «выбрать из справочника» или «создать новую роль».
    • Информирование — в строке «Выполняет» выберите «Ответственный».

  7. Настройте переходы, чтобы установить связь между этапами и выберите к ним подходящий итог:
    • Переход для этапа «Согласование»

      В этапе «Согласование» нажмите на строку перехода «Согласовать/Завершение документооборота». В поле «Итог/Резюме» выберите «Согласовано», введите название «Согласовано». Отметьте флагом параметр «Необходимо подписать документ», чтобы результат выполнения этапа визировался электронной подписью исполнителя и укажите следующий этап «Проверить заявку».

      Если при проверке заявки обнаружены ошибки, документ необходимо отклонить и проинформировать ответственного сотрудника. Скорректируйте отрицательный итог обработки документа в этапе «Согласование», нажмите на переход «Отклонить/Завершение документооборота» и в строке «Куда переходить/следующий этап» выберите этап «Информирование».

    • Переход для этапа «Проверка заявки»

      В этапе «Проверка заявки» нажмите на ссылку «Далее». В поле «Итог/Резюме» выберите «Положительный итог обработки документа», введите название «Согласовано» и укажите следующий этап «Информирование». При согласовании на данном этапе будет сформирован приказ на оплату.

    • Переход для этапа «Информирование»

      В этапе «Информирование» нажмите на ссылку «Далее». В поле «Итог/Резюме» выберите «Нейтральный переход», введите название «Информирован». Этап «Завершение документооборота» проставится автоматически.

  8. Нажмите Сохранить. В итоге бизнес-процесс будет выглядеть так:
  9. В ленте событий будет отражено прохождение документа.

Источник: https://SBIS.ru/help/account/application_for_payment/settings

Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»

В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства – в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.

Процесс состоит из шести последовательных этапов:

1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам – авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.

2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.

3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.

4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам — заказам, счетам, расчетным документам).

5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.

6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.

Оформление заявок на расходование денежных средств

Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств – то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.

Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга – расчетный документ.

Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.

Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.1.

Проверка подготовленных заявок

Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.2.

В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.

Рис.3.

Утверждение заявок финансовой службой

После того как каждая служба подготовила – оформила в системе – заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку – например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.

Рис.4

При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.

Рис.5.

Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.

Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.

Рис.6

В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.

При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.

Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.

После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».

Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».

На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке – оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.

Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.

Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.

Варианты конфигураций

Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».

Стоимость работ

Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.

Если Вас заинтересовал вопрос приобретения данного дополнения, свяжитесь с нами по телефону (8142) 67-21-20

Версия для печати:

Источник: https://lesprom.neosystems.ru/products/tpr4.php

Как контролировать платежи компании

Недостаток контроля в сфере управления финансовыми потоками повышает вероятность возникновения ситуаций, когда в нужный момент компания не в состоянии своевременно оплатить важный платеж из-за кассового разрыва. Не говоря уже о рисках совершения некорректных и несанкционированных перечислений средств, а также и прямых хищений денег с расчетных счетов компании.

Пресечь использование финансов компании не по назначению поможет формализация бизнес-процессов расчетной деятельности в специальном регламенте (см. пример такого документа Порядок прохождения и согласования платежей). В нем определяется сфера ответственности структурных подразделений и должностных лиц организации, а также устанавливаются контрольные процедуры, покрывающие зоны наибольшего риска.

При этом ключевой процедурой регламента послужит разделение полномочий по инициированию платежей, их акцептованию и последующему контролю.

Регламент следует утвердить приказом по компании, ознакомив с ним сотрудников под подпись, что сделает его обязательным для исполнения.

Как установить порядок согласования платежей

Исключить появление несанкционированных и незапланированных платежей поможет процедура их согласования, порядок которой прописывается в регламенте.

Для этого в документе необходимо предусмотреть роли участников процесса, определить их полномочия и обязанности, а также установить временной график прохождения платежей на всех этапах: начиная от подготовки заявки на платеж и заканчивая направлением платежных поручений в обслуживающий банк.

Как правило, устанавливается следующий порядок действий структурных подразделений в рамках процесса согласования платежей:

  • оформление заявки на платеж;
  • проверка суммы заявки на соответствие бюджету;
  • контроль правильности составления прилагаемых к ней первичных документов;
  • определение очереди проведения платежа.

Оформление заявки на платеж. Подразделение – инициатор платежа оформляет на него соответствующую заявку, которая должна содержать исчерпывающую информацию о предстоящей выплате (подробнее об этом см. Как разработать форму заявки на платеж).

На практике заявка на платеж содержит следующий минимальный объем сведений (см. пример документа Заявка на осуществление платежа с графиком поставок):

  • центр финансовой ответственности (далее – ЦФО) – инициатор платежа;
  • назначение платежа, срок и ссылка на документы-основания для выплаты;
  • код выплаты в соответствии с утвержденным в компании классификатором статей бюджета.

Владелец бюджета – руководитель соответствующего ЦФО перед подписанием заявки проводит контрольную процедуру по проверке целесообразности и обоснованности этой выплаты для нужд курируемого подразделения. Убедившись в корректности предстоящей выплаты и прилагаемых первичных документов, он утверждает заявку на платеж и направляет на согласование финансовому контролеру.

Проверка суммы заявки на соответствие бюджету. Финансовый контролер проверяет заявку на предмет того, предусмотрен ли этот платеж в бюджете ЦФО и не превышен ли лимит соответствующей статьи расходов.

При этом регламент должен предусматривать процедуру приостановки платежа, если общей размер ранее оплаченных счетов по конкретной строке бюджета превысил установленный лимит. В этом случае платеж может быть оплачен только при условии получения санкции финансового директора с последующей корректировкой бюджета.

На практике возможны ситуации, когда ЦФО покрывает превышение расходов по отдельным статьям своего бюджета за счет других статей. При этом общий размер расходов конкретного ЦФО остается в пределах допустимого уровня. В результате возникает риск искажения информации об исполнении бюджета.

Поэтому регламент должен устанавливать запрет для руководителя ЦФО по самостоятельному перераспределению перерасходов за счет других статей без получения соответствующей санкции финансового директора.

Если замечаний к заявке не имеется, то после ее утверждения финансовым контролером она поступает в бухгалтерию.

Проверка корректности заполнения заявки на платеж. Бухгалтерия контролирует правильность составления прилагаемых к заявке на платеж первичных документов (договор, акт сдачи-приемки, счет-фактура, счет на оплату при проведении авансового платежа). А именно корректно ли указаны цена за единицу, количество и общая стоимость продукции. При наличии расхождений оплата приостанавливается. Если замечаний нет, заявка на платеж поступает в казначейство.

Контроль очередности оплаты заявок. Казначейство или отдельное подразделение финансовой службы (в случае, если казначейство не создано) отвечает за планирование платежей и мониторинг ликвидности.

Чтобы избежать ситуации, когда количество поступивших заявок на платеж превышает наличие денег на счетах, регламент должен устанавливать порядок действий для казначейства по определению приоритетности оплат.

Как правило, приоритетность платежа определяется исходя из последствий, которые возникнут для компании в случае его несвоевременной оплаты.

Пример распределения платежей по приоритетности

Данила Актянов , консультант консалтинговой компании «Тимборн»

Обычно в компаниях устанавливается следующий порядок приоритетности оплат:

  • платежи первой очереди – зарплата персоналу, налоги и сборы, штрафные санкции, погашение кредитов;
  • платежи второй очереди – оплата счетов ключевых поставщиков (электроэнергия, аренда офиса и т. п.), задержка которой нанесет ущерб репутации компании и (или) может вызвать приостановку поставки продукции, выполнения работ, оказания услуг;
  • платежи третьей очереди – оплата счетов, по которым допустима разумная задержка (в пределах 3–5 банковских дней).

Если не хватает денег на платежи первого и второго уровней, можно покрыть кассовый разрыв за счет краткосрочного займа от учредителей или банковского кредитования.

Кроме того, снизить риск кассовых разрывов при необходимости оплаты платежей первой и второй очереди можно за счет создания резервного фонда при кураторстве генерального или финансового директора (подробнее об этом см. Как избежать краткосрочных кассовых разрывов). Размер фонда формируется исходя из размеров незапланированных платежей прошлых периодов.

Уполномоченный сотрудник казначейства проводит сверку платежа с соответствующей статьей бюджета движения денежных средств.

Если отклонения не выявлены, заявка на платеж вносится в реестр платежей, который утверждается финансовым директором.

Для снижения нагрузки на финансового директора регламент может предусматривать делегирование полномочий по утверждению реестра платежей. Если платеж находится «в бюджете», пороговый лимит не превышен, то для его оплаты вполне будет достаточно визы руководителя казначейства. При этом финансовый директор будет санкционировать только внеплановые платежи.

Оригиналы счетов, по которым проведена оплата, казначейство передает в бухгалтерию. После оплаты в системе «Банк-Клиент» казначейство обеспечивает информирование инициаторов платежей о проведенной оплате в соответствии с реестром платежей.

Как проведение платежей сделать прозрачным

Чтобы проведение платежно-расчетных операций сделать максимально оперативным и прозрачным, достаточно правильно автоматизировать этот процесс, сократить количество банковских счетов, а кроме того, внедрить соответствующий IT-контроль.

Автоматизировать процедуры. На практике процессы, установленные в регламенте платежей, как правило, реализуются в автоматизированной системе управления денежными потоками. Это ускоряет выполнение процедур и снижает риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Для этого система должна обладать следующими минимальными характеристиками:

  • создавать документы в электронном виде (заявки на платеж, реестры на оплату и т. д.);
  • инициировать, акцептовать и отклонять поступившие документы;
  • готовить отчетность в целях обеспечения контроля платежей, исполнения бюджета движения денежных средств и платежного календаря.

Снизить количество банковских счетов. Повысить контроль над финансовыми потоками поможет минимизация расчетных счетов и обслуживаемых банков до минимально допустимого уровня, необходимого для ведения компанией своих операций.

Внедрить IT-контроль. Если для предотвращения несанкционированных платежей вполне достаточно внедрить работающий регламент, то для снижения рисков хищения средств необходимо соблюдать элементарные меры информационной безопасности.

Совет: обезопасить платежи компании помогут семь простых правил информационной безопасности

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

IT-безопасность редко входит в круг ответственности финансового директора, за исключением случаев, когда ему подчиняется IT-служба. Тем не менее ему стоит знать о минимальных требованиях в этой области и следовать нескольким правилам:

  • количество паролей и ключей электронно-цифровой подписи (ЭЦП) должно соответствовать количеству сотрудников, имеющих право подписи;
  • ключи ЭЦП должны храниться в сейфе;
  • лица, ответственные за пользование системой «Банк-Клиент», должны быть определены в соответствующем организационно-распорядительном документе по компании;
  • доступ в «Банк-Клиент» следует организовать с одного компьютера, IP-адрес которого привязывается к платежной системе;
  • для защиты компьютера с установленной платежной программой от вирусов и кражи пароля важно исключить на нем выход в Интернет и не использовать для каких-либо целей, не связанных с оплатой счетов;
  • в договоре с банком следует прописать параметры компьютера, на котором будет установлена программа, что заблокирует вход в «Банк-Клиент» с другого компьютера;
  • необходимо периодически менять пароль к системе.

Источник: https://fd.ru/recommend/2128-kak-kontrolirovat-plateji-kompanii