Виза руководителя на счете для оплаты

Методическая инструкция
Порядок акцепта документов на оплату
ПАО «Компания»

1. Назначение
2. Область применения
3. Определения, обозначения и сокращения
4. Компетенция
5. Описание методики
6. Сопутствующие документы
7. Порядок внесения изменений
8. Распределение (рассылка) методической инструкции

1. Назначение

Целью настоящей методической инструкции является регламентирование процедуры акцепта документов на оплату. Процедура акцепта документов на оплату проводится с целью обеспечения высокого качества взаимодействия предприятия с контрагентами, повышения экономической эффективности и защиты экономических интересов предприятия, а также усиления контроля за производимыми предприятием закупками товаров (работ, услуг).

2. Область применения

Настоящая инструкция устанавливает общие требования к процедуре акцепта документов на оплату, предъявляемых юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами, не состоящими в штате предприятия.
Настоящая методическая инструкция определяет перечень должностных лиц, принимающих участие в осуществлении процедуры акцепта документов на оплату, обязанности должностных лиц, отделов и служб предприятия и их взаимоотношения при осуществлении акцепта.
Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

3. Определения, обозначения и сокращения

3.1 Методическая инструкция (МИ) — это документ, регламентирующий порядок проведения и организации работ, выполняемых на предприятии, установленные требования к ним, определяющий обязанности, права и ответственность должностных лиц, выполняющих описанные процедуры по разработке, внедрению и функционированию СМК.
Акцепт — согласие на оплату или гарантирование оплаты денежных, расчетных, товарных документов или товара.
Контрагенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не состоящие в штате предприятия.
Предприятие — публичное акционерное общество «Компания»
Документ на оплату — служебная записка, счет контрагента на оплату закупаемого товара (работы, услуги).
Ответственное лицо — работник, ответственный за приобретение товара/услуги, определенный руководителем структурного подразделения.
3.2 СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
ФО — финансовый отдел;
ОМТСиК — отдел материально-технического снабжения и комплектации.

4. Компетенция

Ответственность за правильность оформления и содержание документов на оплату несут ответственные лица и руководители подразделений.

5. Описание методики

5.1 Процедура и сроки оформления документов на оплату.

5.1.1 Ежедневно, не позднее 10:00 часов документы на оплату, которые необходимо завизировать в течение дня, передаются в общий отдел. Документы на оплату оформляются в виде Типовой служебной записки на оплату. При этом документы (счета, счета-фактуры), планируемые к оплате должны иметь визу лица, ответственного за приобретение данного товара/услуги и/или руководителя подразделения, ответственного за статью бюджета, по которой данный документ планируется оплатить. На документе в обязательном порядке указывается номер договора, в рамках которого выписан указанный счет и дата его заключения. В том случае если договор не был заключен, то делается отметка «БД». Документы, поступившие в общий отдел после 10:00 готовятся для визирования на следующий день.
5.1.2 Не позднее 11:00 документы, передаются в юридический отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации), где на каждом документе ставится штамп с указанием номера договора и даты его заключения. В случае отсутствия оригинала договора юридический отдел возвращает документ на оплату исполнителю до предоставления оригинала.

5.1.4 Не позднее 13:00 сформированный пакет документов сотрудники общего отдела передают на подпись начальнику ФО (при этом количество переданных документов фиксируется общим отделом в журнале регистрации). Начальник ФО проставляет статью бюджета, проверяет планировался ли данный платеж в бюджет анализируемого месяца, проверяет наличие/отсутствие дебиторской задолженности, обоснованность выбора поставщика и закупочных цен. В случае превышения фактических платежей над плановыми, начальник ФО ставит в известность лицо, ответственное за данный платеж. Ответственное лицо может осуществлять переброс документов с текущего периода на последующие в рамках утвержденного бюджета. Документы на оплату по нормируемым материалам ФО вносит в финансовые картотеки и формирует платежные поручения. Начальник ФО визирует документы и передает их в общий отдел для дальнейшего оформления либо возврата ответственному лицу (в случае наличия претензий).
5.1.5 Не позднее 15:00 пакет документов передается заместителю директора по экономике (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Заместитель директора по экономике осуществляет контроль целесообразности оплаты.
5.1.6 Не позднее 16:45 общий отдел, проверив наличие всех необходимых виз и штампов, передает документы на подпись генеральному директору.
5.1.7 Не позднее 8:30 следующего дня общий отдел передает не подписанные генеральным директором документы заместителю директора по экономике, подписанные генеральным директором документы общий отдел передает в Финансовый отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации).
5.1.8 В финансовом отделе документы на оплату вносятся в финансовые картотеки (кроме уже заведенных ФО). Ежедневно из них формируется заявка на финансирование, которая подписывается генеральным директором.
Утвержденные в заявке счета к оплате оплачиваются в тот же день. На следующий день после дня оплаты формируется выписка. К каждому платежному поручению прикладывается соответствующий счет, на основании которого производилась оплата. Выписки сдаются в бухгалтерию.
5.1.9 ФО принимает к оплате подписанный документ в пределах суммы утвержденного бюджета. В случае если сумма оплаты превышает запланированный в текущем месяце объем платежей по указанной статье, документ включается в план платежей следующего месяца. В случае если сумма оплаты по документам больше утвержденного, документ включается в бюджет следующего периода, при этом, если нет иной информации объем бюджета следующего месяца принимается равным бюджету текущего периода.
5.1.10 Оформленные документы на оплату хранятся в финансовом отделе. ФО, по запросу ответственного лица предоставляет реестр документов, включенных в финансовую картотеку. Ответственное лицо в пределах суммы утвержденного бюджета может осуществлять переброску документов с текущего периода на последующие и наоборот. Документы, исключенные из реестра, уничтожаются ФО.
5.1.11 Настоящий порядок не распространяется на документы, требующие срочной оплаты, то есть те документы, от оплаты которых зависит предотвращение аварийных ситуаций либо остановки производства. В этом случае ответственное лицо ставит на документе пометку «Срочно», визирует его у всех вышеперечисленных лиц и передает на оплату в финансовый отдел лично.
5.1.12 Изменение данного порядка акцепта счетов на оплату, включая последовательность визирования, не допускается.
5.1.13 Прежде чем дать согласие на оплату (акцептовать документ на оплату), руководители подразделений и ответственные лица обязательно проверяют:
а) имеется ли договор или заказ на поставку ТМЦ (оказание услуг, выполнение работ);
б) соответствие указанных в счете отгруженных или уже полученных ТМЦ — заказанным;
в) своевременность поставки;
г) соответствие цены, указанной в счетах спецификации к договору.

7 Порядок внесения изменений

Изменения в методическую инструкцию вносятся согласно СТП СМК в финансовом отделе предприятия.

8. Распределение (рассылка) методической инструкции

Методическая инструкция рассылается по следующим подразделениям:
— бухгалтерия;
— служба узла связи;
— юридический отдел;
— отдел главного технолога;
— ОМТСиК;
— Служба Главного инженера;
— Служба заместителя Генерального директора по общим вопросам;
— Служба заместителя Генерального директора по безопасности;
— Отдел информационных технологий;
— Отдел кадров;
— Финансовый отдел;
— Службы коммерческого директора;
— Общий отдел.

Источник: https://oformitely.ru/metodicheskaya_instrukciya_poryadok_akcepta_dokumentov_na_oplatu.html

Расчеты с использованием платежных поручений и платежных поручений-требований

Учет операций по расчетному счету. Формы безналичных расчетов

Наличие у предприятия расчетного счета и других банковских счетов является признаком самостоятельности. Предприятие имеет право открыть несколько расчетных счетов, среди которых выбирается счет, с которого предприятие будет уплачивать все налоги. Для хранения средств целевого назначения могут открываться текущие счета.

При открытии нескольких расчетных счетов расчетного счета предприятие открывает субсчета к счету 51.

Необходимые документы для открытия расчетных счетов и текущего счета:

— заявление об открытии счета установленной формы;

— документы, подтверждающие факт создания, регистрации предприятия;

— копия утвержденного устава;

— карточка с образцами подписей (директора и главного бухгалтера) и оттиска печати организации, заверенного нотариусом;

— справка о регистрации в пенсионном фонде и других фондах.

Между предприятием и банком заключается договор на расчетно-кассовое обслуживание, в котором, как правило, оговариваются следующие условия:

— стоимость открытия расчетного счета;

— стоимость услуг по расчетно-кассовому обслуживанию;

— стоимость наличного обращения;

— проценты, выплачиваемые банком клиенту, за использование им свободных денежных средств на счетах.

Расчетные счета главным образом предназначены для расчетов по основной деятельности: учитывается выручка, осуществляется оплата приобретенных материальных ценностей и услуг, перечисляются налоги и т.д.

Движение денежных средств на расчетном счете оформляется следующими документами:

1. платежное поручение;

2. платежное поручение-требование (разновидность платежного поручения);

Они содержат требование поставщика к покупателю, оплатить полученные товары и услуги, согласно направленным в банк плетельщика расчетным и отгрузочным документам.

3. чеки (из чековой книжки);

4. объявление на взнос наличными.

Формы безналичных расчетов:

— с использованием платежных поручений и платежных поручений требований (акцептная форма расчетов);

— аккредитивная;

— с использованием чеков;

— с помощью почтовых переводов (в этом случае используют счет 57 «Переводы в пути»);

— с использованием векселей.

Расчеты платежными поручениями

1 – ТМЦ;

2 – Платежное поручение;

3 – Платежное поручение;

– Перечисление денежных средств;

4 – Выписка банка;

5 – Выписка банка.

При расчете платежными поручениями возможна также предварительная оплата, происходящая при приведенной схеме, но с одним отличием: платежное поручение представляется в банк до получения товарно-материальных ценностей (работ, услуг).

Платежное поручение — письменное распоряжение плательщика о перечислении суммы средств со своего счета на счет покупателя.

Платежными поручениями рассчитываются с поставщиками, бюджетом, внебюджетными фондами при переводе заработной платы на счета работников (при использовании пластиковых карт).

Платежное поручение оформляется на специальном бланке (без исправлений) и предъявляется в банк в течение десяти дней со дня выписки, а по расчетам с бюджетом в течение трех дней в нескольких экземплярах (3-4 экземпляра).

Расчеты платежными поручениями-требованиями (акцептная форма расчета).

1 – ТМЦ;

2 – Платежное поручение-требование;

3 – Платежное поручение-требование;

4 – Платежное поручение-требование;

5 – Акцепт;

6 – Авизо;

6.1 – Перечисление денежных средств;

7 – Выписка банка;

8 – Выписка банка.

Акцепт — одна из форм безналичных расчетов между предприятиями за поставленную продукцию (оказанные услуги, выполненные работы), предусматривающая получение согласия покупателя оплатить продукцию (работы, услуги).

Акцепт может быть предварительный и последующий. На схеме представлен последующий акцепт.

Авизо – извещение, которое посылает один контрагент сделки другому об изменениях в составлении из взаимных расчетов, а также о переводе денежных средств, об отправке товаров и др.

Инкассо – банковская операция, посредством которой банк по поручению своего клиента получает на основании расчетных документов причитающиеся ему денежные средства от предприятия за отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) и зачисляет эти средства на счет клиента в банке.

Платежные поручения-требования совершают «пробег» в 2 раза дольше, чем просто платежное поручение, то есть при этой форме расчетов существенно увеличивается документооборот, но в то же время есть гарантия своевременного осуществления платежей.

Источник: https://studopedia.su/10_134791_rascheti-s-ispolzovaniem-platezhnih-porucheniy-i-platezhnih-porucheniy-trebovaniy.html

Осуществление контроля прохождения платежных поручений по расчетно-кассовым банковским операциям с использованием выписок банка;.

⇐ Предыдущая123

В выписке банка показывается движение платежных документов по приходу и расходу в дни, когда происходило это движение. К выписке прилагаются все приходно-расходные документы.

Заполнение платежных поручений по перечислению страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования.

Платежные поручения на перечисление страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования оформляются плательщиками, при перечислении платежей со своих счетов, в соответствии с правилами, установленными Положением Центрального банка Российской Федерации от 3 октября 2002 года N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» а также Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 24 ноября 2004 года № 106н «Об утверждении Правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации» (в редакции от 1 октября 2009 года N 102н.)

По каждому виду платежа в Пенсионный фонд Российской Федерации и в фонды обязательного медицинского страхования оформляются отдельные платежные поручения.

При заполнении расчетных документов необходимо соблюдать правильность заполнения следующих полей:

· В поле (101) расчетного документа указывается одно из следующих значений статуса лица оформившего платежный документ:

· («01») — плательщик — юридическое лицо;

· («02») -налоговый агент;

· («03») — сборщик налогов и сборов;

· («05») территориальные органы Федеральной службы судебных приставов;

· («08») — плательщик иных платежей, осуществляющий перечисление платежей в бюджетную систему Российской Федерации (кроме платежей, администрируемых налоговыми органами);

· («09») — плательщик — индивидуальный предприниматель;

· («10») — частный нотариус;

· («11») — адвокат, учредивший адвокатский кабинет;

· («12») — глава крестьянского (фермерского) хозяйства;

· («14») — плательщик, производящий выплаты физическим лицам;

· («15») — кредитная организация, оформившая расчетный документ на общую сумму на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации, уплачиваемых физическими лицами без открытия банковского счета;

· (60) — «ИНН» плательщика, (102) — «КПП» плательщика — указывается идентификационный номер налогоплательщика (далее — ИНН) плательщика и код причины постановки на учет (далее — КПП) в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе (ФНС России);

· (8) — «Наименование плательщика» — указывается наименование плательщика;

· В Поле (104) указывается один из следующих кодов бюджетной классификации (далее — КБК), которые применяются согласно приложению № 1 к Федеральному закону «О бюджете Пенсионного фонда Российской Федерации на 2010 год и последующие 2011, 2012 годы»:

· 392 1 02 02010 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС, зачисляемые в ПФР на выплату страховой части трудовой пенсии;

· 392 1 02 02020 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС, зачисляемые в ПФР на выплату накопительной части трудовой пенсии;

· 392 1 09 10010 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФР на выплату страховой части трудовой пенсии;

· 392 1 09 10020 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФР на выплату накопительной части трудовой пенсии;

· 392 1 02 02080 06 0000 160 — взносы организаций, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации, зачисляемые в ПФР на выплату доплат к пенсии;

· 392 1 02 02100 06 0000 160 — страховые взносы на ОПС в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, зачисляемые на выплату страховой части трудовой пенсии;

· 392 1 02 02110 06 0000 160 — страховые взносы на ОПС в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, зачисляемые на выплату накопительной части трудовой пенсии;

· 392 1 16 20010 06 0000 140 — денежные взыскания (штрафы) за нарушения законодательства Российской Федерации о государственных внебюджетных фондах и о конкретных видах обязательного социального страхования, бюджетного законодательства (в части бюджета Пенсионного фонда Российской Федерации);

· 392 1 16 20050 01 0000 140 — денежные взыскания (штрафы), налагаемые Пенсионным фондом Российской Федерации и его территориальными органами, в соответствии со статьями 48-51 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

· 392 1 02 02100 08 1000 160 — страховые взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в бюджет Федерального фонда обязательного медицинского страхования;

· 392 1 02 02110 09 1000 160 — страховые взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в бюджеты территориальных фондов обязательного медицинского страхования.

· 392 1 02 02041 06 1000 160 — дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии и взносы в пользу застрахованных лиц, уплачивающих дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, зачисляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Следует иметь в виду, что КБК применяются в соответствии с приложением № 1 к федеральному закону о бюджете ПФР, принимаемому на соответствующий календарный год.

При этом 14-17 разряды КБК (код подвида дохода) используются для раздельного учета страховых взносов, пеней, штрафов и процентов:

· 1000 — сумма страховых взносов;

· 2000 — сумма пени по соответствующему платежу;

· 3000 — сумма штрафа согласно законодательству Российской Федерации;

· 4000 — прочие поступления (в случае заполнения платежного документа плательщиком с указанием кода подвида доходов, отличного от кодов подвида доходов 1000, 2000, 3000, орган ПФР производит уточнение платежей с указанием кода подвида доходов 4000 с целью их отражения по кодам подвида доходов 1000, 2000, 3000);

· 5000 — сумма процентов, начисленных при нарушении срока возврата страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование, и процентов, начисленных на сумму излишне взысканных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование, по соответствующему платежу.

Правила заполнения расчетных документов распространяются на кредитные организации при оформлении ими расчетных документов на сумму перечисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страховании, уплачиваемых без открытия банковского счета наличными средствами.

При этом в поле (101) указывается значение — «15», а в полях (106) — (110) проставляются нули («0»).

В поле (105) указывается значение кода ОКАТО муниципального образования в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления, на территории которого мобилизуются денежные средства (значение территориального Управления ПФР).

В поле (106) указывается значение основания платежа, который имеет 2 знака:

· «ТП» — платежи текущего года;

· «ЗД» — добровольное погашение задолженности по истекшим периодам при отсутствии требования об уплате страховых взносов от органов ПФР;

· «БФ» — текущие платежи физических лиц — клиентов банка (владельцев счета), уплачиваемые со своего банковского счета;

· «ТР» — погашение задолженности по требованию органа ПФР об уплате страховых взносов;

· «АП» — погашение задолженности по акту проверки;

· «АР» — погашение задолженности по исполнительному документу.

В одном расчетном документе по КБК не может быть указано более одного показателя основания платежа и типа платежа.

В поле (107) органы ПФР должны проверить показатель периода уплаты, установленного законодательством, который имеет 10 знаков.
Первые два знака показателя периода уплаты указываются в виде — «МС» — месячные платежи.
В 4-м и 5-м знаках показателя периода уплаты проставляется номер месяца — от 01 до 12.
В 3-м и 6-м знаках показателя периода уплаты в качестве разделительных знаков проставляются точки («.»).
В 7 — 10 знаках показателя периода уплаты указывается год, за который производится уплата страховых взносов. Пример — «МС.02.2010». При осуществлении платежей в счёт добровольного погашения задолженности (показатель основания платежа — «ЗД») по уплате страховых взносов на ОПС по состоянию на 01.01.2010 в поле (107) указывается показатель периодичности уплаты — Пример — «ГД.00.2009».
При осуществлении платежа в счет погашения задолженности по требованию органа ПФР «ТР», акту проведенной проверки «АП» или исполнительному документу «АР», в поле (107) указывается значение ноль «0».

В поле (108) указывается номер соответствующего документа в зависимости от значения в поле (106):

· «ТР» — номер требования органа ПФР об уплате страховых взносов;

· «АП» — номер акта проверки;

· «АР» — номер исполнительного документа и возбужденного на основании него исполнительного производства.

В поле (109) указывается дата соответствующего документа, на основании которого осуществлен платеж, в следующем формате: первые два знака обозначают календарный день (могут иметь значения от 01 до 31), 4-й и 5-й знаки — месяц (значения от 01 до 12), знаки с 7-го по 10-й — год, в 3-м и 6-м знаках — разделитель в виде точки «.».

В поле (110) указывается значение типа платежа, который имеет два знака:

· «ВЗ» — уплата взноса;

· «ПЕ» — уплата пени;

· «АШ» — административные штрафы;

· «ИШ» -иные штрафы, установленные соответствующими законодательными или иными нормативными актами;

· «ПЦ» — уплата процентов.

Значение в поле (110) указывается в соответствии с кодом подвида дохода КБК:

· 1000 — «ВЗ»;

· 2000 — «ПЕ»;

· 3000 — «АШ» или «ИШ»;

· 5000 — «ПЦ».

Обращаем внимание, что при перечислении задолженности в бюджет Пенсионного фонда Российской Федерации страховых взносов в виде фиксированного платежа по состоянию на 31.12.2009 указываются следующие коды бюджетной классификации:

· 392 1 09 10010 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФР на выплату страховой части трудовой пенсии;

· 392 1 09 10020 06 1000 160 — страховые взносы на ОПС в виде фиксированного платежа, зачисляемые в ПФР на выплату накопительной части трудовой пенсии;

Страхователи — работодатели уплачивают за наемных работников страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, пени и штрафы за предыдущие периоды на следующие коды бюджетной классификации:

· 182 1 02 02010 06 0000 160 — страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации, зачисляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации на выплату страховой части пенсии;

· 182 1 02 02020 06 0000 160 — страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации, зачисляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации на выплату накопительной части пенсии.

В поле назначения платежа (24) указывается дополнительная информация, необходимая для идентификации назначения платежа, и регистрационный номер плательщика в системе ПФР. При оформлении платежных поручений, по перечислению страховых взносов в Федеральный и территориальные фонды обязательного медицинского страхования, рекомендуется указывать регистрационный номер плательщика в территориальном фонде обязательного медицинского страхования.

Источник: https://infopedia.su/4x64cf.html

Выставление счетов, контроль оплаты

Идеальным считается индивидуальный подход к выставлению счетов компанией на клиента в зависимости от условий каждого конкретного договора. Однако это требует наличия в компании лиц, отвечающих за выставление счетов, которым доступна достоверная информация во внутрифирменной базе данных об условиях контрактов с отдельно взятым клиентом.

Четкий контроль над своевременным выставлением счетов и их оплатой, возложенный на определенного сотрудника или группу сотрудников (по направлениям или видам деятельности компании), позволяет в нужный момент реагировать на просрочку в оплате счетов и другие проблемы, возникающие при выставлении, рассылке и оплате счетов, и вовремя принимать управленческие решения.

Обеспечение ежедневного оперативного анализа оплаты по выставленным счетам и формирование отчетности существенно облегчают получение полной и достоверной информации для анализа дебиторской задолженности, позволяют своевременно выявлять просроченную дебиторскую задолженность и принимать меры к ее оплате, а также качественно планировать движение денежных потоков компании.

Кроме того, в рамках регулярного финансового анализа на предприятии рекомендуется анализировать структуру дебиторской задолженности в разрезе текущей и просроченной. В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность разделяется на составные части в зависимости от срока давности. Это помогает четко организовать работу компании по возврату дебиторской задолженности и своевременно предпринимать необходимые действия по недопущению перехода просроченной дебиторской задолженности в безнадежную.

Помимо этого, постоянный анализ позволяет определять периоды и зависимость роста и снижения сумм дебиторской задолженности, что делает более достоверными результаты финансового планирования и бюджетирования.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Источник: https://econ.wikireading.ru/22088