Управленческий учет журнал

Управленческий учет для директора

14 Февраля 2019

Для того, чтобы руководство компании могло оперативно проанализировать отклонения фактических показателей от плановых, а также запланировать эффективную деятельность предприятия и его развитие, необходимо формировать управленческие отчеты

Эти отчеты не сдаются в контролирующие органы и для них не предусмотрено унифицированных форм, однако они необходимы для внутреннего анализа деятельности и планирования в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Поэтому каждое предприятие самостоятельно разрабатывает формы отчетности. Обычно за основу берутся привычные формы бухгалтерской отчетности.

Таким образом, управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются на добровольной основе. Основная их цель — получить достоверную информацию о состоянии дел предприятия.

Определять периодичность составления и состав управленческой отчетности рекомендуется исходя от требований руководства. Такие отчеты можно составлять ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.

Основные формы отчетности

Несмотря на тот факт, что каждый собственник или топ-менеджер по-своему видит финансовую отчетность, необходимую ему для управления бизнесом, есть стандарты, которые признаются во всем мире.

Одним из таких стандартов являются три основные формы финансовой отчетности: Balance, P&L и Cash Flow (Баланс, Отчет о прибылях и убытках и Отчет о движении денежных средств). Эти отчетные формы дают полную информацию о финансах предприятия.

Если руководству требуется более полная и объемная информация о ситуации в компании, то формируются следующие управленческие отчеты, такие как:

  • о фактической себестоимости продукции в сравнении с плановыми показателями;
  • об исполнении производственного плана;
  • исполнении маркетингового плана;
  • по незавершенному производству;
  • о запасах сырья и готовой продукции;
  • о дебиторской задолженности;
  • о кредиторской задолженности и др.

Отчет о финансовых результатах

Его считают чуть ли не самым важным отчетом, так как в нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.

За основу берется форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности. Но в управленческом отчете можно как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и дать более детализированную расшифровку доходов и разного рода расходов предприятия.

При планировании будущих результатов компании на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности выявляются проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

Далее результаты анализа позволяют сформировать политику дальнейшего развития предприятия. Руководство может, к примеру, отказаться от производства какого-то вида продукции или повысить/понизить розничную цену.

Управленческий баланс

Здесь за основу берется бланк стандартного бухгалтерского баланса. Можно удалить ненужные строки, сгруппировать отдельные статьи или, наоборот, детально их расписать.

Форма любого балансового отчета, в том числе форма управленческого баланса, представляет собой таблицу, которая состоит из двух разделов, суммы которых балансируют друг друга.

Первый раздел — это список активов.

Второй раздел — это сумма обязательств и собственного капитала в бизнесе (список пассивов).

Таким образом, выраженный в виде уравнения, баланс показывает:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Для того, чтобы оценить собственный капитал, нужно просто выразить уравнение как:

Собственный капитал = Активы – Обязательства

Отчет о доходах и расходах

Он позволяет анализировать объемы денежных потоков, выручки от реализации продукции и затрат на ее производство и реализацию, а также рассчитывать коэффициенты, характеризующие деловую активность и финансовую устойчивость предприятия.

Сначала создают плановый документ о будущих доходах и расходах, а затем на его основе — фактический управленческий отчет. Далее проводят анализ плановых и фактических показателей.

Обратите внимание! Представляя руководству управленческие отчеты, надо быть готовым разъяснить ситуацию. К примеру, если нет доходов, вы должны ответить почему именно. Нужно знать, почему не поступили денежные средства — не было отгрузок, заказчик задерживает оплату и т. д.

В случае, если сильно изменилась расходная часть отчета, то придется подготовить более детализированный отчет в разрезе статей расходов.

Анализ отчета о доходах и расходах позволит вовремя понять, что в определенный период на счету не будет достаточного количества денежных средств, например, для авансирования поставщикам. Тогда у руководства будет возможность оперативно отреагировать на ситуацию и, возможно, договориться о переносе сроков авансирования.

Такие отчеты должны постоянно корректироваться в зависимости от изменений в планируемых платежах.

Отчет о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) содержит информацию о денежных потоках. Он отражает планируемые и фактические поступления и расходования денежных средств.

По структуре похож на бюджет движения денежных средств (БДДС), но имеет свою особенность – фактические показатели, характеризующие исполнение бюджета.

ОДДС позволяет оценить финансовые возможности предприятия. Благодаря этому отчету можно контролировать ликвидность и платежеспособность предприятия.

Изучая ваш ОДДС, руководство обратит внимание на Cash flow — расчетный показатель по каждому типу денежного потока (текущая, финансовая и инвестиционная деятельность), представляющий собой разницу между поступлениями и расходованиями денежных средств.

Текущие денежные потоки — это поступления от реализации продукции, арендные платежи, расходы на оплату услуг поставщиков и подрядчиков, оплата труда работников предприятия, налоговые платежи и т.д.

Инвестиционные денежные потоки — это операции по внеоборотным активам, например, затраты на опытно-конструкторские и технологические работы, предоставление займов, платежи в связи с приобретением акций и пр.

К денежным потокам от финансовых операций относятся поступления от операций, связанных с привлечением финансирования (денежные вклады, выплаты в связи с выкупом акций, уплата дивидендов, погашение векселей и др.).

Для эффективного планирования расходования и поступления денежных средств, необходимо проводить план-фактный анализ. Он позволяет установить лимит на остаток денежных средств на конец месяца, чтобы обеспечить платежеспособность предприятия в начале следующего отчетного месяца и на случай неплатежеспособности контрагентов.

Так, управленческий ОДДС повышает эффективность планирования и бюджетирования в целом.

К примеру, программ БИТ.ФИНАНС предполагает два способа формирования данного отчета: прямой и косвенный.

Косвенный способ предусмотрен исключительно для анализа потока операционных денег. Для представления движения денег от деятельности, связанной с оборотом финансов и инвестициями применяется уже исключительно прямой метод.

10 частых ошибок в управленческом отчете

При формировании отчетности для руководителя, вас могут подстерегать некоторые подводные камни, на которые следует обратить внимание.

1. Не хватает одной из форм отчетности

Вы сформировали отчет о движении денежных средств, так как он самый легкий из всех. Но он может показать только мнимое благополучие компании. Когда придет время платить по счетам, то денежных средств может не оказаться.

При отсутствии основных отчетов P&L и Balance увидеть реальную картину происходящего просто невозможно.

2. Искажение отчетности

Обычно компания готовит несколько видов отчетов. Для бухгалтерского и налогового учета, собственника, генерального директора, банка, инвесторов.

Довольно часто информация, которая является источником для формирования всех этих отчетов, искажается.

3. Неправильное отнесение краткосрочной и долгосрочной задолженности

К примеру, из периода в период задолженность числится долгосрочной, потом происходит переход ее в краткосрочную, а специалисты по привычке забывают ее перенести.

Такая ошибка влияет на расчет финансовых коэффициентов при работе аналитиков.

4. Отражение амортизации

Амортизация — это процесс переноса стоимости основных средств на стоимость произведенной и проданной конечной продукции по мере их износа как материального, так и морального.

Некоторые компании в управленческом учете не отражают амортизацию, или списывают стоимость объекта в момент приобретения.

5. Отражение НДС

При формировании отчета о финансовых результатах многие компании выручку и затраты учитывают с НДС. Это искажает финансовый результат.

Для экспортеров данное отражение уменьшает доходы, а для остальных в зависимости от рентабельности бизнеса, может приводить как к ухудшению, так и к улучшению финансового результата в одном периоде, и наоборот — в другом периоде.

6. Отражение процентов

Тема отражения процентов – вопрос спорный для большинства компаний. Некоторые относят их к финансовой деятельности, другие к инвестиционной.

Здесь есть сторонники и одного, и другого подходов.

7. Нет сегментации управленческого учета

Одна из самых распространенных неточностей. При этом информация о доходности каждого сегмента бизнеса является необходимой для принятия правильных управленческих решений.

Чем глубже аналитика в компании, тем более высокое качество принятия решений. Однако надо быть внимательными, ведь помимо финансовых ошибок при работе с управленческой отчетностью, могут возникать механические.

8. Ручной ввод данных

Можно допустить чисто механические ошибки при вводе или при форматировании, в сборе данных, ввод данных в бухгалтерские и специализированные программы задним чистом без уведомления финансовой службы.

9. Отсутствие методологии сбора данных

Данные для управленческой отчетности собираются из бухгалтерских и специализированных баз. Отсутствие единого регламента сбора данных вызывает задвоение данных, задвоение контрагентов и другие неточности.

Рекомендуем после разработки методологии сбора данных для формирования управленческой отчетности проверить механизм на отчуждаемость. Любой из сотрудников должен уметь собрать нужные данные.

10. Нет адресата управленческой отчетности

Все ваши управленческие отчеты не будут иметь смысла без адресата. Они должны быть просмотрены и проверены. А далее использованы для эффективного управления предприятием.

Управленческий учет в 1С

Ведение управленческого учета можно внедрить или оптимизировать с помощью автоматизации процессов. Есть несколько решений, которые вы можете использовать для своего предприятия.

Автоматизация управленческого учета на производстве, а также в оптовой или розничной компании с помощью БИТ.ФИНАНС позволит получать информацию для принятия решений оперативно. Программа отражает ситуацию на предприятии в режиме «здесь и сейчас» в наглядном графическом виде: таблицы, диаграммы, графики, датчики. Функционал БИТ.ФИНАНС легко настроить под любое предприятие.

Программа является универсальным инструмент для оперативного управления бизнесом. В одной информационной базе вы можете вести несколько параллельных вариантов учета на основании общей первичной документации и договоров. БИТ.ФИНАНС позволит значительно облегчить процесс постановки управленческого учета благодаря инструментам по автоматизации:

  • централизованного казначейства компании,
  • бюджетного планирования по всем видам бюджета (БДДС, БДР, ББЛ),
  • по подготовке консолидированной отчетности по группе компаний,
  • подготовки отчетности по стандартам международной финансовой отчетности.

Для небольших предприятий подойдет программа «1С:Управление нашей фирмой 8» . 1С:УНФ – это готовое комплексное решение, в котором реализовано все самое необходимое для нефискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя собственникам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам – новые возможности для продуктивной работы. Здесь нет излишнего функционала, а все, что необходимо вашей компании, можно легко настроить.

В «1С:Управление небольшой фирмой 8» ведется учет доходов и расходов и расчет финансового результата. Анализ этих показателей дает руководителю возможность детально изучить результаты деятельности и на основании этого оценить эффективность работы фирмы.

Преимущества, которые дает программа

  • По одному щелчку мышкой вы получите информацию для принятия решений:
    • «Движение денежных средств»;
    • «Платежный календарь»;
    • «Доходы и расходы, прибыли и убытки»;
    • «Расчеты с дебиторами/кредиторами»;
    • «Состояние заказов»;
    • «Динамика и анализ продаж»;
    • «План-график работ» и «Загрузка ресурсов» и другие управленческие отчеты.
  • Широкие возможности для планирования деятельности:
    • финансовое планирование (бюджетирование);
    • планирование продаж;
    • загрузки персонала,
    • загрузки ресурсов предприятия и пр.

«1С:Комплексная автоматизация 8» — решение, которое позволяет вести управленческий учет и получать анализ деятельности вашего предприятия.

Так, подсистема Казначейство в 1С:Комплексная автоматизация позволяет управлять денежными средствами, которые находятся в кассах организации, на ее банковских счетах, а также контролировать все ее платежи. Этот инструмент позволяет:

  • планировать приход и расход денежных средств;
  • отражать наличные и безналичные операции;
  • контролировать наличие денежных средств;
  • вести контроль целевого использования денежных средств;
  • осуществлять денежные расчеты в иностранной валюте;
  • работать с подотчетными лицами;
  • контролировать взаиморасчеты;
  • учитывать кредиты, займы, депозиты.

В программе «1С:Комплексная автоматизация 8» управление денежными средствами позволяет организовать:

  • оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
  • оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия — платежный календарь.

«Монитор эффективности» с помощью ключевых показателей позволяет руководителю увидеть и оценить состояние дел в компании. В состав прикладного решения включен набор из пятидесяти «преднастроенных» показателей эффективности и поддерживается быстрая разработка новых показателей.

Возможности «Монитора эффективности»:

  • план-фактный анализ ключевых показателей;
  • отслеживание динамики показателей;
  • возможность уточнения информации;
  • представление информации в наглядной и удобной форме.

Все данные управленческого учета в системе позволяют своевременно отследить возможность отклонений от параметров, заданных стратегией бизнеса, а также выявить резервы (финансовые, материальные, трудовые), которые до этого времени не использовались компанией.

Звоните, поможем автоматизировать управленческий учет. Наши офисы работают 60 городах. Линия консультаций принимает ваши вопросы 24/7.

Источник: https://www.1cbit.ru/company/news/368443/