Учет наличных денежных средств в кассе

Во исполнение ст. 131, а также ст. 136 ТК РФ весь круг вопросов в части порядка, сроков, формы, иных слагаемых выдачи заработка следует освещать в следующих документах:

  • коллективное соглашение;
  • правила внутреннего распорядка;
  • трудовое соглашение.

Заработанные деньги обычно выплачиваются в кассе организации наличными либо перечисляются на банковскую карточку работника. Основание -— ч. 1, 2 ст. 131 и ч. 3 ст. 136 ТК РФ. Ответственным лицом за все операции, связанные с выплатой зарплаты, является уполномоченный сотрудник бухгалтерии.

Правила выдачи денег из кассы (круг рассматриваемых вопросов) Подробно
Источник выплаты денег из кассы Для выдачи наличных, как правило, используются два источника:

деньги снимаются ответственным лицом (кассиром) с расчетного счета организации по выписанному на его имя чеку;

выплаты производятся из денежных средств, поступивших в кассу от продаж, исполнения работ

Сроки выдачи зарплаты Зарплата делится на две части (аванс и полный расчет);

деньги выдаются каждые полмесяца,

точная датировка назначается и фиксируется организацией во внутреннем документообороте

(интервал выплат при этом должен быть не реже 15 дней)

Платежная ведомость для выдачи денег

Платежная ведомость Т-53

Данный бухгалтерский документ оформляется по форме Т-53.

Формат включает:

наименование организации, отдела;

№ и датировка оформления ведомости;

период, сроки выплат;

выплачиваемые суммы на каждого работника;

для каждого подразделения оформляется отдельная ведомость формата Т-53

Депонирование невыплаченных сумм Суммы, не выданные в назначенный срок согласно ведомости, депонируются и сдаются в банк следующим порядком:

напротив ФИО работника, которому деньги не выдали,

проставляется штамп;

делается запись «Депонировано»;

прописывается не выплаченная сумма

(в цифрах и прописью);

ставится подпись ответственного лица

(кассира)

Используемые счета в проводках при выплачивании заработка из кассы 70 “Расчёты с работниками по зарплате”

50 “Касса” -— для выдачи денег из кассы.

Сумма заработка к выплате и ее детализация оформляется расчетным листком на каждого работника.

Читайте также статью ⇒ Как рассчитать средний заработок в 2018. Пример расчета.

Порядок выдачи денег работникам из кассы сообразно платежной ведомости

Вне зависимости от того, по какому бухгалтерскому документу будут выдаваться деньги из кассы, порядок всей процедуры будет идентичным.

Алгоритм последовательных действий кассира Детализация процесса
Подготовка платежной ведомости Т-53 для выплат

(иного бухгалтерского документа аналогичного назначения)

Платежный документ формата Т-53 должен заполняться надлежащим образом, подписываться главбухом и главой организации.

В готовом виде его передают кассиру

Проверка ведомости Т-53 кассиром

Ответственное за выдачу денег лицо (кассир) проверяет полученную ведомость на предмет соответствия типовому образцу, всех суммовых показателей и имеющихся наличных в кассе, присутствия всех подписей

Выплата зарплаты работникам сообразно подготовленной ведомости Т-53

Деньги выдаются каждому работнику, который обозначен в ведомости, по предъявлении паспорта

(иного удостоверяющего личность документа). Последовательность действий кассира будет следующей:

· сверка данных паспорта (иного предъявленного документа) с данными, записанными в ведомости;

· подсчет суммы наличных, которые нужно выдать;

· выдача подсчитанной суммы денег работнику;

· проставление подписи работником в ведомости напротив своей фамилии за получение зарплаты

Выдача зарплаты по доверенности

Производится аналогичным порядком.

Но напротив фамилии получателя зарплаты кассир записывает инициалы его доверенного лица, которому поручено забрать деньги.

Далее делается запись «по доверенности».

Доверенность впоследствии прилагается к ведомости

Депонирование невыплаченных денег и закрытие ведомости

Если зарплата не выдана в поставленный срок, кассир депонирует невыплаченные суммы следующим образом:

· напротив ФИО работника, которому не выплатили деньги, ставится штамп;

· рядом делается запись «депонировано»;

· прописывается депонированная сумма прописью и цифрами;

· кассир расписывается;

· после закрытия ведомость передается бухгалтеру

Выплата денег по платежной ведомости производится на протяжении времени, обозначенного главой организации. Стандартно это 5 рабочих дней. Отсчет ведется со дня получения денег из банка. Превышать общеустановленный крайний пятидневный срок воспрещается.

После закрытия платежной ведомости по результатам выплат составляется ордер (РКО), реквизиты которого прописываются в ведомости. Основное назначение кассового ордера -— отображение суммы, выданной на руки работникам. Датировка его оформления -— крайний день выдачи зарплаты. Платежная ведомость является приложением к РКО. Соответственно, в ордере также необходимо записывать исходные данные ведомости.

Читайте также статью ⇒ Досрочная выплата зарплаты. Есть ли штраф?

Экспертное мнение по вопросу порядка выплаты зарплаты (письмо Роструда № ПГ/6310-6-1от 20.06.2014)

Посредством указанного документа Федеральной службы по труду и занятости сообщается следующее. ТК РФ не регламентирует определенные сроки и размеры авансов по причитающимся работникам выплат за работу. В общем случае заработок работникам выплачивают, как того требует с ч. 6 ст. 136 ТК РФ, каждые полмесяца, но никак не реже (ФЗ № 272 от 03.07.2016). Отмечается также, что можно производить выплаты чаще названого интервала.

Конкретный день (датировка) выплаты определяется трудовым, коллективным соглашением либо правилами распорядка, действующего в организации. Отдельные сроки могут устанавливаться лишь для некоторых категорий работников (сообразно ч. 7 ст. 136 ТК РФ).

В перечисленных правовых документах могут устанавливаться и прописываться различные датировки по выплатам заработка отдельно для каждого подразделения (отдела). ТК РФ делать это не запрещает. Так, к примеру, как обозначено в письме, работникам одного отдела можно назначить выдачу зарплаты ежемесячно 5 и 20 числа, а другого отдела -— 7 и 22.

Настоящее письмо завизировано Заместителем начальника Управления Роструда Л.Н. Гузановой.

Читайте также статью ⇒ Срок выплаты аванса в 2019 году. Ответственность работодателя

Пример 1. Выдача зарплаты из кассы работникам кадрового отдела: порядок выплачивания, депонирование не выданных в срок сумм и необходимые проводки

Сотрудники отдела кадров (всего 2 человека) ООО «Прибой» должны получить зарплату 5 февраля 2019 года. Для выдачи денег на отдел подготовлена платежная ведомость. Сообразно бухгалтерскому документу начальнику Петрову С. В. должны выплатить 25 000 руб., а рядовому специалисту кадрового отдела Маслаченко Р. Ч. -— 15 000 руб. Деньги получены кассиром из банка 4.02.2019.

5 февраля 2019 года деньги выдали только начальнику отдела, т. к. Маслаченко Р. Ч. отсутствовал. Ведомость закрыли 9 февраля 2019 г. Деньги, не полученные рядовым сотрудником, депонированы и сданы на расчетный счет. Бухгалтерия по перечисленным хозяйственным операциям сделала следующие записи:

  1. ДТ 50 КТ 51 -— денежные средства на сумму 40 000 руб. для выдачи зарплаты из кассы получены в банке
  2. ДТ 70 КТ 50 -— зарплата 25 000 руб. выдана начальнику отдела Петрову С. В. из кассы.
  3. ДТ 70 КТ 76 -—- сумма заработка 15 000 руб., которая не получена специалистом кадрового отдела Маслаченко Р. Ч., депонирована.
  4. ДТ 51 КТ 50 -— депонированная сумма заработка Маслаченко Р. Ч. 15 000 руб. сдана в банк.

При получении денег Петров С. В. предъявлял паспорт. Только после этого ему выдали положенные 25 000 руб., а он расписался в ведомости напротив своей фамилии.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Установленный трудовым договором день выплаты зарплаты приходится на праздник либо выходной. Когда необходимо выдать заработанные работником деньги из кассы на руки?

Деньги выдаются накануне праздничного (выходного) дня.

Вопрос №2: Какой бухгалтерской записью отображают выплату положенных работнику денег на его банковскую зарплатную карточку?

ДТ 70 КТ 51

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/vyplata-zarplaty-po-platezhnoj-vedomosti-cherez-kassu/

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств:

  1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета. Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
  2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

  • расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
  • расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
  • платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

  1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
  2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
  3. Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

  1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
  2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
  3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок». Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру. И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Таким образом:

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

6 июля получены денежные средства с расчетного счета в сумме 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх ли­ми­та в те­че­ние срока вы­пла­ты зар­пла­ты. Пре­вы­шать лимит в те­че­ние этого срока (но не более 5 ра­бо­чих дней) можно толь­ко на суммы, ко­то­рые вклю­че­ны в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам. Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Источник: https://azbuha.ru/zarabotnaya-plata/vyplata-zarplaty-cherez-kassu/

Расчет лимита остатка кассы

Лимит остатка денежных средств в кассе устанавливается в соответствии с Приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому лимит остатка кассы предприятия определяется, исходя из объема полученных наличных денежных средств за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выданных наличных денежных средств (за исключением средств, выданных на оплату труда) за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней.

Вновь созданными организациями лимит остатка кассы определяется, исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денежных средств или ожидаемого объема выдач наличных денег за определенный период, но не превышающий 92-х рабочих дней (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Организация, имеющая обособленные подразделения, которые сдают наличные деньги в кассу компании, лимит остатка кассы устанавливает с учетом объема поступлений (выдач) наличных денег в обособленных подразделениях (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Организации, имеющие обособленные подразделения, которые инкассируют выручку напрямую на расчетный счет в банке, остаток лимита денег в кассе устанавливают отдельно по каждому обособленному подразделению (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О ведении кассовых операций в обособленных подразделениях читайте статью «Касса в ОП: необходимый минимум».