Централизованная бухгалтерия

Суть централизации бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия — учреждение, выполняющее функции бухгалтерского и налогового учета нескольких предприятий или головного предприятия с его дочерними структурами. Существуют следующие способы ведения централизованного учета:

  1. Аутсорсинговая компания — сторонняя организация по оказанию на возмездной основе бухгалтерских услуг на основании договора.
  2. Инсорсинговая служба — отдельное структурное подразделение организации по бухгалтерскому и налоговому учету.
  3. Отдельное юридическое лицо холдинга для реализации функций централизованной бухгалтерии.

В основные обязанности специалистов центральной бухгалтерии входит:

  1. Подготовка отчетов согласно действующему законодательству и взаимодействие с контролирующими органами (налоговая, статистика и другие).
  2. Контроль корректности оформления первичной документации и своевременности сдачи ее в бухгалтерию.
  3. Управление финансовыми потоками предприятия.
  4. Контроль учетных операций по перемещению товарно-материальных ценностей.
  5. Расчет заработной платы работников организации, своевременное проведение расчетов с физическими лицами и организациями.
  6. Своевременное перечисление платежей и взносов в бюджет и на социальное страхование.
  7. Экономический анализ деятельности предприятия.
  8. Контроль использования трудовых ресурсов.

При выборе централизованного способа ведения бухгалтерского и налогового учета следует учитывать его преимущества и недостатки и применять для конкретных условий ведения бизнеса.

Преимущества централизации бухгалтерского и налогового учета

  • Сокращение штата финансового, планового, бухгалтерского отделов. Создание единого центра позволит сформировать меньший штат сотрудников, отпадает необходимость содержать на местах полноценные подразделения бухгалтеров, плановиков, экономистов.
  • Сокращение управленческих расходов, что предполагает уменьшение затрат на обслуживание офисных площадей, снижение расходов на персонал, офисные расходы (в том числе на канцелярские товары, услуги связи и другие).
  • Унифицированные методы ведения бухгалтерского и налогового учета. Для крупных предприятий актуальна единая методика ведения бухгалтерского учета, что позволяет рассматривать в целом затраты, связанные с амортизацией и другими расходами, оценивать общие активы, создавать резервы для всего предприятия. Методология налогового учета прописывается в учетной политике компании и обязательна для всех филиалов — единые методы определения доходов и расходов, их признание, оценка и распределение, а также способы учета показателей финансово-хозяйственной деятельности, необходимых для целей налогообложения.
  • Больший контроль за деятельностью дочерних предприятий. Это снижает риск неэффективности принимаемых решений, позволяет выполнять намеченные планы более точно, дает возможность корректировки отклонений от планов, не допускает нецелевого использования финансов.
  • Отсутствие кадровых проблем в едином центре бухгалтерии. Решаются вопросы отсутствия работников на время отпусков, больничек, при увольнении за счет перераспределения обязанностей между оставшимися сотрудниками. В централизованном звене должны работать высококвалифицированные кадры, которые могут подменить друг друга на любом участке бухгалтерского и налогового учета.
  • Возможность вложения средств в современную дорогостоящую оргтехнику и оборудование, программное обеспечение, что повысит эффективность работы отдела.

Особенности бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия ведется на предприятиях и организациях (муниципальных или образовательных структурах, бюджетных компаниях, управлениях культуры и т.д.) при минимальном числе бухгалтеров. Она предполагает проверку и прием первичной документации учетного типа, а также обеспечение руководящего состава компаний приведенных в них учетной информацией.

Организация такого формата фиксирующей отчетности продиктована большей оперативностью и достоверностью. Здесь преследуются следующие цели:

  • контроль над информацией;
  • максимальная автоматизация и механизация учетно-вычислительных работ;
  • повышение защиты сведений.

Подобный формат работы подходит для предприятий (например, управления культуры, бюджетных структур, образовательных учреждений и т.д.). Изначально он организовывался как разновидность подразделения, что работал при госорганах, а также распределителя бюджетных сумм.

Главная цель создания ЦБ – повышение эффективности организации фиксирующей отчетности в бюджетных структурах (управлениях культуры, образовательных учреждений и т.д.). Однако дополнительные цели организации могут быть различными.

Централизованная бухгалтерия, точно так же, как и локальная отчетность на предприятии, включает в себя определенные отделы, а также контролеры, которые выполняют сбор документации учетно-отчетного типа, а также предварительный контроль.

Права работников

Главные бухгалтера, которые работают в ЦБ, имеют право первой подписи на соответствующих документах, которые относятся к реализации смет относительно содержания фиксирующей отчетности формата ЦБ.

Их работа заключается в составлении бухотчетности, которая в обязательном порядке отражает имущественный состав структур, а также источник его формирования. Вся деятельность выполняется в строгом следовании Типовому положению, что разработано специально для ЦБ. В этом положении прописана структура, а также права и обязанности главбухов ЦБ. Помимо этого в данном положении описывается взаимоотношение ЦБ с предприятиями, которые они будут обслуживать.

Централизованный формат представляет собой высшую ступень систематизации бухучета, которая предполагает ведение фиксирующей отчетности для нескольких видов предприятий однородного типа работы.

В результате, получается сосредоточить бухгалтерскую деятельность в одном месте – централизованной учетной инстанции.

Такой подход обладает массой преимуществ, которые обеспечивают более эффективную отчетность, а также позволяет минимизировать расход организаций на содержание требуемого для нормального ведения фиксирующей отчетности штата специалистов.

Источник: https://letip.ru/vedenie-ip/bukhgalteriya-ip/centralizovannaya/

Централизация учета: меняем “минус“ на “плюс“

Еще в 2003 году централизованные бухгалтерии должны были стать “сторонними организациями“, чья специализация — бухгалтерское сопровождение бюджетных учреждений. Тем не менее, во многих регионах статус централизованных бухгалтерий по-прежнему не определен, и они отчасти продолжают играть роль суррогатных распорядителей бюджетных средств.

Централизация учетного процесса бюджетных учреждений по принципам, заложенным в отмененную ныне Инструкцию по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утвержденную Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н) существенно ограничивала правоспособность бюджетных учреждений.

На всех бухгалтерских документах, связанных с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, стояла подпись руководителя и главного бухгалтера учреждения, при котором была создана централизованная бухгалтерия. Руководителям обслуживаемых учреждений централизованная бухгалтерия представляла только сведения об исполнении смет доходов и расходов.

На практике такое положение дел означало частичное ограничение возможности бюджетного учреждения по распоряжению денежными средствами. Тем не менее, централизованные бухгалтерии считались максимально эффективным механизмом, основные признаки которого — отсутствие нецелевого и сверхнормативного расходования бюджетных средств.

В Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 24 августа 2004 г.

N 70н, централизованные бухгалтерии упомянуты всего два раза. Один раз — в рекомендациях по оформлению Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Дословно упоминание звучит так: “в централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером“.

В пункте 245 части VI “О порядке учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете“, сказано, что “вышестоящее учреждение (заказчик) высылает учреждению (грузополучателю) или централизованной бухгалтерии Извещение (ф. 0504805)“.

Приведенные короткие упоминания косвенно подтверждают, что взаимоотношения между централизованной бухгалтерией и учреждением, которое она обслуживает, как и прежде, выстроены на “уведомительной“ основе. Все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписывают руководитель и главный бухгалтер учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия. При этом руководству обслуживаемых учреждений централизованная бухгалтерия представляет только сведения об исполнении смет доходов и расходов.

Передел функций

По сути, централизованные бухгалтерии должны действовать на принципах аутсорсинга (подробности — на стр. 8). При казначейском исполнении бюджета, введенном с этого года, нет нужды в еще одной надстройке для обеспечения целевого использования бюджетных средств в пределах установленных нормативов.

Для повышения эффективности оказания бюджетных услуг, специалисты обслуживаемых учреждений должны составить пооперационный план технологической обработки документов (график документооборота). Именно учреждение должно производить формирование первичных документов и их регистрацию.

При соблюдении этого правила учреждение имеет возможность самостоятельно провести контроль, экономическую и правовую экспертизу первичных документов. Личная подпись ответственных лиц обслуживаемого учреждения и оттиск печати (штампа) свидетельствуют, что документ может служить основанием для хозяйственной операции. По мнению и юристов, и экономистов бюджетное учреждение должно самостоятельно контролировать:

соответствие заключаемых договоров лимитам бюджетных обязательств;

законность совершаемых операций;

правильное расходование целевых бюджетных и внебюджетных средств по утвержденным сметам доходов и расходов;

наличие и движение имущества;

использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с нормативами и сметами.

Дело в том, что ответственность за нарушение бюджетного и налогового законодательства в конечном итоге ложится на руководство, в том числе и на главного бухгалтера обслуживаемого учреждения. Необходимо понимать, что сторонние квалифицированные специалисты нужны отнюдь не для принятия решений по деятельности бюджетного учреждения, а для выполнения технических функций:

работы на компьютерной программе;

формирования базы данных хозяйственных операций;

составления отчетности по бюджетному учету.

Поскольку обученных компьютерной грамоте и премудростям бюджетного учета бухгалтеров не хватает, то потребность в централизованных бухгалтериях на сегодняшний день велика, как никогда. Поэтому их количество не уменьшается, а возрастает.

Так, совсем недавно, депутаты Законодательного собрания Красноярского края на сессии единогласно утвердили создание краевого государственного специализированного учреждения “Территориальная централизованная бухгалтерия“. Это решение было вызвано необходимостью обслуживать 47 учреждений для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, и 48 коррекционных образовательных учреждений. В штатных расписаниях этих учреждений появилась возможность сократить количество ставок бухгалтеров со 138 до 75,5 и со 152,5 до 57 соответственно.

В результате стало возможным уменьшить и первоочередные затраты на оборудование рабочих мест с 15,2 миллионов рублей до 6,2 миллионов рублей.

Руководитель краевого Агентства образования администрации Красноярского края Г.А. Вычужанина подчеркивает, что “краевые образовательные учреждения значительно удалены от районных центров, в связи с чем невозможно найти квалифицированных специалистов для ведения бюджетного учета. Дополнительное преимущество централизации состоит в том, что позволяет оперативно получать любую информацию о деятельности учреждений, своевременно предоставлять информацию по требованию финансовых, налоговых и других органов“.

Факт создания в Красноярске специализированного учреждения по ведению бюджетного учета особенно заметен на фоне остальных регионов, во многих из которых централизованные бухгалтерии до сих пор существуют без определенного правового статуса. Из-за этого бухгалтеров, работающих там, нельзя отнести к муниципальным или государственным служащим, хотя по оплате труда особых различий нет. Однако такое положение вызывает сложности с оформлением пенсии.

Используя перечисленные Галиной Александровной дополнительные преимущества централизации бюджетного учета, следует помнить, что обслуживаемые учреждения — не подразделения централизованной бухгалтерии, а отдельные юридические лица, так же, как и сама бухгалтерия. Если упустить из виду этот простой факт — возникают неизбежные проблемы с налоговыми органами. Рассмотрим наиболее типичные из них, которые возникают из-за неправильного разделения полномочий между централизованными бухгалтериями и обслуживаемыми учреждениями.

Ситуация N 1. Налоговая инспекция требует предоставить документы обслуживаемого учреждения для выездной, камеральной или встречной проверки. Требование предъявляется централизованной бухгалтерии. По каким-то причинам (отсутствие ксерокса и свободных рабочих рук для снятия копий и так далее) передача документов налоговой задерживается. Инспектор выписывает централизованной бухгалтерии штраф по 50 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пожалуй, это единственная ситуация, в которой бюджетные учреждения могут оказаться в выигрыше. Бухгалтерские регистры обслуживаемых учреждений централизованная бухгалтерия может заверить своей печатью, а вот первичные документы (накладные, акты и прочие) — нет. Наглядной иллюстрацией может служить Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2005 г. N А74-316/05-Ф02-3170/05-С1. В ходе рассмотрения данного дела судьи решили, что с централизованной бухгалтерии нельзя требовать даже учетные регистры обслуживаемых учреждений.

Межрайонная инспекция ФНС России N 2 по Республике Хакасия обратилась в суд с заявлением о взыскании с муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей “Аскизская детская школа искусств“ (далее по тексту — школа) штрафа за непредставление документов.

При проведении камеральной проверки налоговая инспекция вынесла требование Управлению культуры муниципального образования “Аскизский район“, централизованная бухгалтерия которого вела учет в школе, о представлении:

первичных учетных документов (платежных документов);

регистров бухгалтерского учета;

книг покупок и продаж.

Требование не было исполнено в срок, и налоговая инспекция обратилась в суд. Логика рассуждений судей о том, что централизованная бухгалтерия не должна выполнять требование о представлении документов обслуживаемого учреждения, выстроена так:

1. Налоговая инспекция не доказала факт совершения школой налоговых правонарушений, ответственность за которые предусмотрена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса.

2. Пунктом 6 статьи 108 Налогового кодекса установлено, что обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы.

3. Обязанность по представлению запрашиваемых документов и сведений возникает у налогоплательщика в случае вынесения налоговой инспекцией соответствующего требования и его направления в адрес налогоплательщика либо вручения его представителю налогоплательщика. Этот вывод следует из буквального толкования следующих норм Налогового кодекса:

налогоплательщики обязаны представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ);

налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также пояснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ);

при проведении камеральной проверки налоговый орган вправе востребовать у налогоплательщика дополнительные сведения, получить объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (ст.

Централизованная бухгалтерия учреждений: Подробный обзор процесса

88 НК РФ);

должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе востребовать у проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента необходимые для проверки документы (ст. 88 НК РФ).

Прецидент

Недавно в прессе прошла информация о директоре лицея из Екатеринбурга, который отказался закрыть внебюджетный счет лицея в коммерческом банке и передать ведение учета в централизованную бухгалтерию управления образования.

Удивительней всего, что его взгляды нашли поддержку у юристов. Адвокаты лицея отмечают, что Администрация Екатеринбурга нарушила:

принцип свободы договора (ст. 421 ГК РФ);

основы финансово-хозяйственной самостоятельности образовательных учреждений (ст. 43 Закона об образовательной деятельности);

Бюджетный кодекс, в котором не установлена обязанность бюджетных учреждений осуществлять бухгалтерский учет только при посредстве централизованных бухгалтерий;

статью 6 Закона о бухгалтерском учете, которая дает руководителю право самостоятельного выбора организации работы бухгалтерии.

Видимо, юристы не слышали о казначейском исполнении бюджета и о том, что деньги, полученные от предпринимательства, изначально не принадлежат учреждению. Заметим, что Администрация Екатеринбурга игнорировала письма Казначейства России о необходимости внесения изменений в уставы образовательных учреждений. Это позволило юристам говорить о нарушении чиновниками подпункта “ж“ статьи 13 Закона об образовании, который предусматривает, что открытие счетов в органах казначейства должно быть прописано в уставе образовательного учреждения. Возмущение директора лицея и негодование юристов, на наш взгляд, вызвано тем, что централизованную бухгалтерию продолжают воспринимать как еще одну надстройку, обеспечивающую целевое использование бюджетных средств. Аргумент администрации о том, что такая организация учета снижает затраты по его ведению услышан не был.

Ситуация N 2. Централизованная бухгалтерия с начала 90-х годов прошлого столетия сдает от своего имени “обобщенные“ по всем обслуживаемым учреждениям налоговые декларации. Оплата налогов и взносов также шла одной суммой, вплоть до 2005 года.

С 2005 года по требованию казначейства платежные поручения оформляются отдельно по каждому учреждению, а отчеты централизованной бухгалтерии по-прежнему включают в себя данные по обслуживаемым учреждениям. Итог такого “разделения“ — перекос в лицевых карточках централизованной бухгалтерии и обслуживаемых учреждений. У бухгалтерии налоговый инспектор видит недоимку, а у обслуживаемых учреждений, соответственно, переплату. Централизованной бухгалтерии инспекция начисляет пени, а учреждениям предъявляет требование представить налоговую отчетность за последние три года.

Эта ситуация обсуждалась на интернет-сайте www.klerk.ru в подразделе для бюджетных учреждений. Основной совет был, на первый взгляд, тривиален. Постоянный участник форума для бюджетников настоятельно рекомендовал вести переговоры с налоговой, которая в конечном итоге должна пойти на уступки бюджетным учреждениям. Если ваша инспекция отличается несговорчивостью или опасается последствий проверки налоговым управлением, на переговоры лучше идти с подборкой арбитражной практики по вашей проблеме. Для наглядности и экономии расходных материалов подборку можно оформить в виде краткой таблицы. Особенно если спор идет о том, кто будет платить штраф: централизованная бухгалтерия или обслуживаемое учреждение.

Самая неприятная как для централизованных бухгалтерий, так и для обслуживаемых учреждений — последняя из рассматриваемых в настоящей статье спорных ситуаций. Этот “минус“ на “плюс“ исправить невозможно.

Ситуация N 3. В феврале 2005 года Управление образования г. Северодвинска (далее по тексту — Управление) на основании статьи 78 Налогового кодекса обратилось в налоговую инспекцию с заявлением о зачете образовавшейся у него за период с ноября по декабрь 2004 года переплаты по налогам и обязательным платежам. Переплата образовалась в результате уплаты налоговых платежей муниципальными образовательными учреждениями, которые обслуживало Управление на основании заключенных договоров об оказании бухгалтерских услуг. По заявлению Управления переплату нужно было зачесть в счет недоимки обслуживаемых учреждений.

Налоговая инспекция на заявление ответила отказом, и суд ее поддержал (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 октября 2005 г. N А05-2493/05-31).

Дело в том, что статья 78 Налогового кодекса не предусматривает возможности проведения зачета излишне уплаченных сумм налога и обязательных платежей одним налогоплательщиком в счет погашения недоимок по налогам (страховым взносам) другого налогоплательщика. Если централизованная бухгалтерия перечисляет суммы от своего имени за обслуживаемые учреждения, она нарушает также статью 45 Налогового кодекса. В этой статье сказано, что каждый налогоплательщик обязан самостоятельно уплачивать свои налоги.

В случае с Управлением образования г. Северодвинска был нарушен в том числе и порядок, установленный Положением об отделе “Централизованная бухгалтерия“ Управления образования. В нем не была оговорена возможность перечисления налогов, начисленных на обслуживаемые учреждения Управлением образования от своего имени, со своего расчетного счета с указанием собственного идентификационного номера (ИНН).

Чтобы избежать накладок и недоразумений, централизованная бухгалтерия должна быть не просто муниципальным (краевым и т.д.) учреждением, а полноценным юридическим лицом с круглой печатью, бланками и штампом. Централизованная бухгалтерия строит свои отношения с обслуживаемыми учреждениями на основе договоров на бухгалтерское сопровождение. Поэтому централизованные бухгалтерии должны выполнять только нижеперечисленные функции:

организация и ведение бухгалтерского и налогового учета;

составление отчетности;

своевременное проведение расчетов с организациями и физическими лицами;

представление отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики и иные органы;

консультирование обслуживаемых учреждений по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета и отчетности;

представление интересов обслуживаемых учреждений по доверенности в различных организациях (налоговой инспекции, отделении Пенсионного фонда, фондах медицинского и социального страхования и других).

Арбитражная практика

—-T——————————T———————————T——————————¬
¦ N ¦ Реквизиты судебного решения ¦ Суть рассматриваемого дела ¦ Мнение судей ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+—+——————————+———————————+——————————+
¦ 1 ¦Постановление ФАС Восточно-¦Единый социальный налог за¦Штрафные санкции можно умень-¦
¦ ¦Сибирского округа от 29¦обслуживаемое учреждение перечи-¦шить, так как ответчик -¦
¦ ¦сентября 2005 г. N А19-¦сляла централизованная бухгалте-¦дошкольное учреждение социаль-¦
¦ ¦14873/04-44-41-Ф02-4748/05-С1.¦рия. На лицевой карточке учреж-¦ной направленности, финанси-¦
¦ ¦ ¦дения образовалась недоимка.¦руется из городского бюджета,¦
¦ ¦ ¦Инспекция начислила учреждению¦платных услуг не оказывает. ¦
¦ ¦ ¦штраф. ¦ ¦
+—+——————————+———————————+——————————+
¦ 2 ¦Постановление ФАС Западно-Си-¦Та же ситуация, как и в первой¦Штраф не может быть начислен¦
¦ ¦бирского округа от 8 февраля¦позиции. Однако речь идет о¦учреждению: оно не является¦
¦ ¦2005 г. N Ф04-353/2005¦налоге на доходы физических лиц¦налоговым агентом, так как¦
¦ ¦(8270-А46-19). ¦(НДФЛ). ¦начисление заработной платы и¦
¦ ¦ ¦ ¦удержание налогов произведены¦
¦ ¦ ¦ ¦централизованной бухгалтерией.¦
L—+——————————+———————————+——————————-

Т.М. Гронь,

редактор-эксперт журнала “Бюджетный учет“

“Бюджетный учет“, N 3, март 2006 г.

ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БУХГАЛТЕРИИ: ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ АСПЕКТЫ

Н.В. Фимина,
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и отчетности, советник государственной гражданской службы 3 класса

Передача учреждениями полномочий по ведению учета и составлению отчетности централизованной бухгалтерии в соответствии с соглашением о передаче полномочий (договором на бухгалтерское обслуживание) имеет ряд преимуществ. Поэтому такой вариант организации отношений является достаточно распространенным. В настоящей публикации будут рассмотрены некоторые организационные вопросы осуществления деятельности централизованными бухгалтериями.
Централизация ведения бухгалтерского учета позволяет повысить качество ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, минимизировать управленческие затраты на осуществление учетных и отчетных процедур, владеть оперативной информацией для принятия управленческих решений и повысить эффективность использования бюджетных средств.
Однако в настоящее время в отношении организации деятельности централизованных бухгалтерий у многих специалистов все еще остаются вопросы.

«Дорожная карта» по передаче функций централизованной бухгалтерии

План мероприятий по передаче функций централизованной бухгалтерии, как правило, включает:
— издание распорядительного акта о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности;
— назначение контактных лиц обслуживаемого учреждения и куратора учреждения в централизованной бухгалтерии;
— перенос копии учетных данных с составлением соответствующего акта передачи;
— оформление доверенностей на представление интересов обслуживаемого учреждения в государственных органах (при необходимости);
— инвентаризацию;
— передачу дел от бухгалтера обслуживаемого учреждения бухгалтеру централизованной бухгалтерии.

Распределение работы между сотрудниками централизованной бухгалтерии

Вопрос распределения обязанностей между сотрудниками централизованной бухгалтерии нормативными правовыми актами не урегулирован.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

  • Аутсорсинговая компания.
  • Инсорсинговые услуги.
  • Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

  • вариант с полной централизацией;
  • форму частичной централизации;
  • контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
  • подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

  • приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
  • коллективного договора;
  • положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
  • правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

  • подготовку отчетов;
  • отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
  • проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
  • мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
  • контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
  • реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

  • отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
  • управленческие расходы сокращаются;
  • реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
  • единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
  • контролирующие действия унифицированы;
  • использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
  • не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
  • риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

  1. Выбор правовой формы новой структуры.
  2. Регистрация организации.
  3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
  4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
  5. Составление штатного расписания и подбор персонала.
  6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

  1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
  2. Планово-аналитический или экономический отдел.
  3. Группа главных специалистов.
  4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
  5. Учетчики.
  6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

  • функции ЦБ;
  • права и обязанности сторон соглашения;
  • меры ответственности за конкретные виды нарушений;
  • указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
  • сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
  • правила документооборота;
  • особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Источник: https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/centralizovannaya-buhgalteriya/