Тайм менеджмент в продажах

Глава 2

Тайм-менеджмент в продажах

Что мешает вам достигать еще более высоких результатов в продажах? Что мешает вам или вашим продавцам продавать больше?

Ничто так не крадет продажи, как неправильное использование своего рабочего времени и неправильное использование рабочего времени подчиненными.

Возьмем успешного продавца.

Он хорошо продает. И вы знаете, что он хорошо продает и может теоретически продавать больше. Давайте посмотрим, что ему мешает. Вполне возможно, что часть своего продуктивного времени он тратит на рутинную работу, вместо того чтобы совершать новые продажи.

Есть очень полезная техника в тайм-менеджменте – хронометраж рабочего дня. Попросите своего суперпродавца записывать в течение недели каждый день, что именно и как долго он делал. Вы удивитесь, сколько времени потрачено нерационально. И он тоже удивится, а какие-то вещи исправит сам еще до вашего вмешательства. Кстати, и вам рекомендую записывать за собой – прочищает мозги великолепно. Потому что одно дело – иметь некое представление о том, как ты провел рабочий день, и совсем другое – иметь документ, где все беспристрастно записано. Разница вас впечатлит.

Так вот, провели хронометраж рабочего времени вашего сейлза, и теперь ваша задача понять, от какой части рутинной работы вы можете его освободить, чтобы это время он тоже посвящал продажам.

Приведу два примера.

Первый от Дэна Кеннеди – американского гуру продаж:

«Один из самых успешных агентов недвижимости, которого я знаю, – не брокер, а агент – имеет трех ассистентов, работающих для него. Это личный помощник, занимающийся стиркой и сушкой одежды в химчистке, мытьем машин, делопроизводством, покупкой подарков, ресторанами и резервированием билетов для путешествий; помощник по продажам, ищущий потенциальных клиентов, отвечающий на звонки, заполняющий контракты; офисный помощник, ведущий учет, размещающий объявления, ведущий рассылку». Это правильно. Каждый должен делать то, что у него получается лучше всего. Лучший продавец должен посвящать как можно больше своего времени именно продажам.

Второй пример я тоже прочитал в какой-то американской книге: речь шла о двух менеджерах, которые продавали финансовые продукты. Один из них пожаловался другому, что у него есть клиентка – пожилая женщина, которая очень хорошо и много всего покупает. Но требует к себе особого внимания. Клиентка живет за городом, и ему приходится каждый раз к ней ездить, что занимает огромное время на дорогу и пробки. В результате страдают другие продажи. Второй менеджер ответил: «У меня тоже есть такая клиентка, но я поступил просто: каждый раз, когда нам надо с ней увидеться для заключения очередной сделки, я заказываю ей лимузин туда и обратно, что обходится мне долларов в двести, но зато я экономлю три-четыре часа рабочего времени и за это время зарабатываю гораздо больше. И клиентка довольна: ей оказано внимание и уважение».

Таким образом, основной посыл моего сообщения звучит так: чтобы продавать больше, надо увеличить количество времени, которое вы тратите непосредственно на продажи.

Может быть, вы сочтете нецелесообразным нанимать своему продавцу ассистента для решения бытовых вопросов – это уже ваше дело. Моя задача – дать вам информацию к размышлению: возможно, у вас будет своя версия, как организовать процесс, чтобы высвободить время у лучших продавцов.

Если вы сами продаете, то, вероятно, такой ассистент нужен вам. А возможно, продавца надо просто освободить от рабочих мелочей: написания отчетов, подготовки каких-то бумаг, поиска клиентов и т. д. Может быть, какую-то часть времени он тратит на выполнение просьб других сотрудников. Например, в компании одного моего клиента был бухгалтер, который очень любил делегировать свои обязанности всем вокруг, включая сотрудников отдела продаж, которые по просьбе этого бухгалтера тратили драгоценные минуты и часы на прозванивание бухгалтерии клиентов, уточнение каких-то реквизитов и выяснение вопросов по документам. Когда директор об этом узнал, он был в бешенстве, и бухгалтер, конечно, получил по заслугам. Но менеджеры сами не решались отказать бухгалтеру в просьбах и покорно выполняли его поручения, отнимая время от собственных продаж.

Если сотрудник является классным продавцом, он должен только продавать. И чем больше времени он будет тратить именно на продажи, тем больше будет у вас этих самых продаж.

Но и с самими продавцами необходимо поработать в этом плане, чтобы привить им хотя бы минимальные навыки тайм-менеджмента. Рассказать о поглотителях времени, о необходимости говорить «нет», когда коллеги отвлекают от работы, и т. д., чтобы в течение рабочего дня никто и ничто не отнимало время продавца на дела, не ведущие к финансовому результату.

Ну и, разумеется, надо, чтобы в процессе продаж ваши сотрудники не тратили свое время впустую на объяснения и переговоры с людьми, не принимающими решения, потому что это время можно потратить более эффективно.

Но это уже вопрос на стыке тайм-менеджмента и техники продаж.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Источник: https://marketing.wikireading.ru/1611

>Управление временем для менеджеров

Содержание

Основные принципы

Под тайм-менеджментом понимают технологию организации времени и повышения эффективности его использования. Управление рабочим временем позволяет повысить продуктивность труда. Широко известное правило «шести П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Кайдзен

Еще одна распространенная стратегия, японская система Кайдзен, строится на 5 основных моментах:

  • Аккуратность.
  • Порядок.
  • Чистота.
  • Стандартизирование.
  • Дисциплина.

Руководствуйтесь этими принципами при составлении своего плана работы. Не держите списки задач в голове – составляйте план в бумажном или электронном виде, так вы исключите риск забыть что-то важное и сможете лучше контролировать процесс исполнения.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности. Соблюдайте чистоту не только на рабочем месте, но и в голове. Возьмите за правило ежедневно составлять план и неотступно ему следовать.

Приступая к планированию, отбросьте все лишнее, тщательно продумайте список дел и упорядочьте их в соответствии с критерием важности.

SMART-подход

Начните планирование с постановки целей. Учитывайте, что у каждой цели должны быть следующие качества:

  1. Конкретность. Она должна быть определена в одной области, применительно к одному аспекту и отвечать на вопрос: что в итоге нужно достигнуть. При этом не должен нарушаться принцип: одна цель – один результат. Если цель подразумевает достижение нескольких результатов, ее необходимо разбить на несколько более узких.
  2. Измеримость. В процессе постановки цели должны быть определены критерии, позволяющие установить прогресс выполнения, а также уровень или значение, по достижении которого можно считать ее выполненной. В случае качественного показателя должен быть определен эталон.
  3. Достижимость. Она осуществляется с учетом имеющихся внутренних и внешних ресурсов и ограничений.
  4. Актуальность. Каждая отдельная цель должна устанавливаться своевременно и соотноситься с глобальными стратегическими целями.
  5. Ограниченность во времени. Для достижения каждой цели должны быть установлены конкретные сроки.

В соблюдении этих параметров состоит суть SMART-подхода.

Принцип Парето

После того как цели определены, необходимо расставить приоритеты. Принцип эффективности по Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. В то время как оставшиеся 80% дают на выходе лишь 20%. Поэтому важно выделить 20% задач, выполнение которых даст максимальную отдачу.

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэром была предложена матрица, позволяющая разделить список дел на 4 группы по важности и срочности:

  • Важные и срочные следует выполнять незамедлительно.
  • Для важных и несрочных задач целесообразно установить конкретное время и сроки выполнения.
  • Неважные и срочные по возможности следует делегировать.
  • Неважные и несрочные следует вычеркнуть.

Важные и срочные следует выполнять незамедлительно.

Метод АБВГД

Он распределяет дела по значимости на 5 категорий. Дела А1, А2, А3 наиболее приоритетны. Пока не выполнены они, к делам группы Б вы не приступаете. После завершения дел группы Б приходит очередь В. Группы Г и Д – это все, от чего можно отказаться. Если времени на них не остается, стоит перепоручить их подчиненным или полностью избавиться.

Закон Паркинсона

Согласно закону Паркинсона, на любую работу тратится столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы не дать минутному делу затянуться на часы, определите средние затраты времени на выполнение каждого типового задания, используя хронометраж: на протяжении нескольких дней или недель записывайте с точностью до 5-10 минут, сколько времени у вас занимает та или иная работа. Учитывайте полученные результаты при планировании своего рабочего времени.

Другие принципы

Составив чересчур суровый план, вы рискуете загнать себя в угол, что чревато нереализованностью намеченных целей и излишним стрессом. Чтобы избежать этого, пользуйтесь рядом дополнительных хитростей:

  1. Метод лягушки заключается в том, чтобы в самом начале выполнить самое неприятное дело («лягушку»): например, встретиться с «тяжелым» клиентом. Запланировав эту задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел, поскольку будете находиться под гнетом ожидания и не сможете должным образом сосредоточиться на текущей работе.
  2. Метод помидора учитывает особенности организма. Человек способен максимально концентрироваться на задаче в течение получаса, потом мозговая активность снижается. Поэтому каждые 25 минут работы необходимо предусматривать 5-минутный перерыв.
  3. Метод швейцарского сыра хорош для задач важных, но несрочных. Если дело объемное, но постоянно откладывается в дальний ящик из-за того, что вы не знаете, с чего начать, разбейте его на части. Выполните часть работ, например, из середины – сделайте «дырку». На другой день запланируйте еще часть, и еще. Когда «дырок» станет слишком много, задача уже не будет представляться такой пугающей, и вы без труда с ней справитесь.

Запланировав самую сложную задачу на конец дня, вы существенно снизите эффективность всех прочих дел.

Все это поможет вам с легкостью следовать плану, не ощущая себя под давлением.

Управление временем в продажах

По словам гуру продаж Дэна Кеннеди, самый быстрый способ для профессионального продавца удвоить свои продажи – это удвоить количество времени, которое вы фактически тратите на продажи.

Тайм-менеджмент в продажах базируется на всех ключевых принципах этой технологии, но обладает и своей спецификой. Для расставления приоритетов используется матрица активностей продавца:

Действия, которые от вас требует ваш работодатель (+) Действия, которые от вас не требует ваш работодатель (-)
Имеет непосредственное отношение к продажам (+) Высший приоритет

(встречи с клиентами, телефонные звонки, предложения)

Бонусные действия

Приоритет № 2

(бонусное обслуживание после совершения сделки, рекламные рассылки с новостями компании, поздравление клиентов с праздниками; посещение тренингов)

Не имеет непосредственного отношения к продажам (-) Рутина

Приоритет № 3

(планерки, отчеты, бумажная волокита)

Деньгодробилки

(отмененные встречи, неисправности оргтехники, потерянные или испорченные документы)

Принцип Парето в продажах также приобретает иное звучание: 20% клиентов приносят 80% дохода, 80% клиентов – 20% дохода, чем также вызвана необходимость расставлять приоритеты. В первую очередь необходимо работать с постоянными и крупными клиентами, приносящими наибольшую прибыль компании, а от наименее прибыльных, но отнимающих непозволительно много времени лучше отказываться.

Уменьшить неопределенность, связанную с продолжительностью цикла сделки, поможет следование алгоритмам общения с клиентом. Так, например, для совершения сделки по телефону существует схема «часы продавца» (автор – Дмитрий Ланц), обычно изображаемая в виде циферблата. Она включает в себя 3 этапа:

  • Установление контакта (приветствие, представление, смысл звонка, техника «зацеп»).
  • Продажа (вопросы, активное слушание, предложение, обработка возражений).
  • Закрытие сделки (закрытие сделки, обязательства, следующий звонок, прощание).

Эффективное использование менеджером своего времени во многом зависит от ряда решений руководства:

  • Система оплаты труда.
  • Перспективы роста как дополнительная мотивация.
  • Структура отдела продаж и распределение обязанностей.
  • Использование современных технологий и автоматизация части работ.
  • Корпоративные стандарты.

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

  1. Каждый день с утра составлять список дел.
  2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

  • строгий учёт времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
  • организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента:

  1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.

Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть:

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта». Объясню, как это выглядит на практике.

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория: срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе «Важные — Не срочные».

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория: срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Дела Срочные дела Несрочные дела
1 Важные дела Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты Планирование новых задач, налаживание отношений
2 Неважные дела Деловые телефонные звонки, письма, совещания Рутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.

Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.

Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова «Хозяин времени».

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую вам посмотреть видео Глеба Архангельского:

Управление временем

Согласно принципу Парето, лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

История

Россия

В конце XIX века крупный русский физиолог Введенский Николай Евгеньевич как-то сказал «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Управление рабочим временем

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе.

Анализ использования рабочего времени

  • Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэ = (Ф — Р)/Ф = 1 — Р/Ф, где Ф — фонд рабочего времени, мин; Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

  • Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кп = Пз/Ф, где Пз — потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

  • Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

Кп = По/Ф, где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

  • Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

Кол = ОЛ/Ф, где ОЛ — затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т. п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т. п.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

  • Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;
  • Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определённый момент рабочего дня;
  • Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
  • Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
  • Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
  • Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
  • Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;
  • Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

  • Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
  • Несоответствие работника и занимаемой им должности;
  • Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
  • Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
  • Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);
  • Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

  1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
  2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
  3. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
  4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
  5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

  • Упорядочение заданий;
  • Оценка продолжительности действий;
  • Резервирование времени (в соотношении 60:40);
  • Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
  • Контроль учёта выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа.

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

  • Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
  • Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
  • Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

  • составить список всех будущих задач;
  • систематизировать их по важности и установить очерёдность;
  • пронумеровать эти задачи;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
  • задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
  • задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;
  • задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

  1. срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
  2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
  3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
  4. менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

Оперативное планирование деятельности исполнителей

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25—30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Ежедневное оперативное планирование работы исполнителей менеджер осуществляет путём выдачи им заданий на следующий день. Причём следует одновременно выдавать основные и запасные задания (можно выдавать 2—3 запасных задания). Выданные менеджером исполнителю задания записываются в его рабочую тетрадь. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению запасного. При этом экономится его время на переход к другой работе, а менеджер занимается решением своих задач, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания. В случае невозможности выполнения основного задания исполнитель обязан немедленно доложить об этом менеджеру. Если это сделать невозможно, исполнитель должен информировать менеджера в конце рабочего дня о выполнении им запасного задания. Эту информацию он может передать лично менеджеру, через секретаря-референта или сделать запись в журнале ведения работ.

Управление свободным временем

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. В американских компаниях, если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше, чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в своё рабочее время. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их.

Литература

  • Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. — 368 с. — ISBN 978-5-91657-147-9.
  • Александр Горбачев. Тайм-менеджмент в два счета. — С-Пб.: «Питер», 2009. — 256 с. — ISBN 978-5-388-00402-4.
  • Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 272 с. — ISBN 978-5-91657-335-0.
  • Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров. Тайм-менеджмент. Полный курс. — М.: Альпина Паблишер, 2012. — 312 с. — ISBN 978-5-9614-1881-1.
  • Мария Хайнц. Тайм-менеджмент для молодых мам, или Как все успевать с ребёнком. — С-Пб.: Речь, 2011. — 128 с. — (Речь о детях). — ISBN 978-5-9268-1052-0.
  • Успевай с детьми! Тайм-менеджмент для родителей. Бесплатный электронный журнал
  • Жесткий тайм-менеджмент, Дэн Кеннеди — 2013 г.
  • Тайм-менеджмент: начни с себя. Журнал «Кадровое дело» № 7, 2005 г.
  • Инструменты эффективного планирования — матрица Эйзенхауэра. Статья из цикла Тайм-менеджмент.
  • Гранин Д. А. «Эта странная жизнь» (документальная биографическая повесть о А. А. Любищеве) — М., Советская Россия, 1974.
  • Александр Верещагин. Как все успевать? 4 навыка эффективного управления временем. — С-Пб.: «Весь», 2016. — 224 с. — ISBN 978-5-9573-3105-6.
Для улучшения этой статьи желательно:

  • Проставив сноски, внести более точные указания на источники.
  • Исправить статью согласно стилистическим правилам Википедии.
  • Переработать оформление в соответствии с правилами написания статей.
  • Викифицировать статью.

Источник: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B2%D1%80%D0%B5%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BC

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Онлайн-курс

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Поделитесь материалом с друзьями:

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/