Тайм менеджмент для руководителей

Содержание

«Как перестать откладывать дела на завтра?»

«Как перестать откладывать дела на завтра?»

Трудно найти людей, которые не сталкивались с проблемой откладывания важных дел на завтра, хотя бы в какие — то периоды своей жизни. Иногда данную проблему объясняют просто склонностью человека лениться. Но, на самом деле привычка к откладыванию дел на завтра, на потом и вообще на неопределённый срок, не всегда объясняется только ленью или отсутствием личного интереса.

На практике доказано множество различных факторов, приводящих к нежеланию людей самоорганизовываться и приступать к действию. Даже существует определённый термин в психологии «прокрастинация» – это откладывание дел на потом, а человек соответственно называется «откладыватель». При длительном отсутствии мотивации к реальным действиям происходит разочарование в себе, нервные срывы, стрессы, депрессия. Появляется чувство вины из-за невыполненных обязательств, теряется продуктивность, и многие возможности остаются нереализованными.

Если у Вас, как провоцирующий фактор, откладыванием дел является отсутствие личной мотивации, потому что необходимо реализовать чужие цели, например: отчёт по работе, организация дружественного мероприятия и т.д., то Вам важно осознать механизм логической цепочки выполнения действий.

Во-первых, осознать, что Вам доверяют, как ответственному человеку. Во-вторых, окружающие ждут от Вас ощущения заинтересованности в реализации конечной цели. И тогда парадоксальность изменения себя к лучшему достижению заключается в том, что Вы получаете самое желаемое отдавая. В этом случае, конечная цель должна отвечать на следующий вопрос: «Что меня вдохновляет это сделать?» Таким образом, включается «механизм дарения и получения». Вы дарите окружающим свои способности, выполняя определенную работу и сами испытываете удовлетворение от того вдохновения как Вы это делаете. У Вас «горят глаза» и появляется искреннее желание сделать всё возможное сегодня, а не завтра, при этом выигрывают обе стороны. Попробуйте запустить свой такой механизм!!!

Однако не пытайтесь, одновременно, реализовать несколько целей. А лучше сфокусируйтесь на одной, самой значимой для Вас на данный момент, и достигните 100% результата.

Если же у Вас срабатывает фактор «нехватки времени», то лучшим личным убеждением для правильного распределения времени будет теория «86.400». Немногие размышляют об уникальности этих цифр. А они оказывают каждодневное влияние на каждого человека, без исключения, по закону природы. И искусство проживания во многом зависит от нашей способности правильно распределять эти 86.400 секунд за день, которые и укладываются в 24 часа. За сутки текут именно те секунды, которые Вы проживаете по- настоящему, превозмогая даже собственное бессилие. А те секунды лени (время бездействия) бесследно пропадают и не возвращаются никогда. Поэтому, дайте себе установку, чтобы в конце дня у Вас было как можно меньше неистраченных секунд.

Целостность человеческой личности проявляется, прежде всего, во взаимосвязи психических и физических сил организма. А если у Вас низкая стрессоустойчивость, то любые непредвиденные обстоятельства будут выбивать Вас «из колеи» обычных дел. И Вы будете заниматься чем угодно, кроме реально необходимых действий. Несделанные дела будут нарастать, как снежный ком, а для разбора накопившихся потребуется ещё больше сил и времени. Вот здесь может произойти и следующий этап самоуничижения и депрессии (Вы перестаёте верить в собственные способности). Чтобы избежать подобных состояний в помощь себе должна быть выработана чёткая формулировка: «Откладывать то, что можно сделать сегодня, завтра будет себе дороже в 2-3 раза».

Смысл жизни – это самостоятельный и осознанный выбор каждого отдельного человека и тех ценностей, которые ориентируют его не на то, чтобы иметь, а на то, чтобы быть и жить полноценной жизнью, не теряя ни секунды, а тем более не откладывать дела на потом. Живите «здесь и сейчас» и выполняйте посильные каждодневные задачи.

Источник: https://www.b17.ru/article/45110/

Как перестать откладывать всё на потом: 18 новых способов

Давайте не будем лукавить: с прокрастинацией каждый из нас знаком не понаслышке. Большинство даже способно мужественно признать, что время от времени мы намеренно (или нет?) оттягиваем принятие важного решения, способного повлиять на нашу жизнь. Это может быть поход к стоматологу, большая или маленькая задача, ожидающая выполнения, или банальная уборка дома. Сегодня мы постараемся выяснить, в каких ситуациях следует быть настороже и что может помочь в партизанской борьбе против этого невыгодного для человека качества.

Не откладывая в долгий ящик начнём.

1. Определите, действительно ли необходимо это делать

Возможно, причина вашей прокрастинации кроется в отсутствии веской причины, чтобы начать действовать. Работа, которую вы терпеть не можете, или что-то другое, нелюбимое с самого детства, от чего вам всегда хотелось избавиться, — это совсем из другой категории, к которой не относятся мечты и реальные цели.

В подобных ситуациях я бы посоветовал в первую очередь подойти к оценке предстоящей задачи критически: зачем тратить время на то, что решительно не по душе, если есть много других задач, взяться за которые одно удовольствие?

2. Проведите небольшую «разведку боем»

Выяснив, какие задачи находятся в состоянии простоя, возьмите одну из них и выполните небольшую её часть, чтобы понять уровень сложности выполнения. Опираясь на впечатления, полученные в процессе, примите решение, требуется ли вам помощь.

Зачастую мы перегружаем себя мыслями о том, как много дел необходимо успеть претворить в жизнь, а потом не можем сдвинуться с места, представляя себе бесконечный список задач: их много, а работник, то есть вы, один-одинёшенек. Такой подход является заведомо неправильным. А что если уделить насущному вопросу, скажем, 15 минут или полчаса? Вполне вероятно, что вы войдёте во вкус, тем самым сдвинувшись с мёртвой точки.

3. Прислушайтесь к себе. И сделайте наоборот

Лучший друг «сделаю завтра» — «что-то не хочется». Если в душе растут мятежные настроения, бороться с ними надо так же решительно и жёстко, как с международным терроризмом. Ведь если пойти на поводу у своего желания ничего не делать, что случится дальше? Правильно, ничего.

Итак, прежде чем взяться за то, чего никак не избежать, попробуйте настроиться на новый лад: помедитируйте, прогуляйтесь пешком или прибегните к иному способу, действенному для вас.

4. Порядок прежде всего

Окружающая вас обстановка может с успехом как способствовать прокрастинации, так и помочь в борьбе с ней же. Бегло осмотрите ваш рабочий стол, убранство дома или любое другое место, где вам предстоит работать.

Наверняка не всё вокруг вас находится в состоянии идеального порядка, поэтому найдите силы, чтобы прибраться: избавьтесь от мусора, расставьте всё по своим местам, чтобы и глаз радовался, и работа спорилась.

Кстати, после небольшой уборки и думается легче. Убедитесь в этом сами.

5. Приучите себя к мысли: теперь так будет всегда

Как правило, первые шаги в чём бы то ни было, будь то спорт или новые обязанности на работе, всегда даются нелегко. Наверное, самым простым примером будет ситуация, в которой каждый из нас оказывался хотя бы раз в жизни. Помните волшебную кнопку Snooze на будильнике? Держу пари, вы можете не знать, что означает это английское слово, но совершенно точно знаете, как эта кнопка работает: нет ничего проще, чем нажать на неё и спокойненько спать себе дальше.

Так вот, нельзя поддаваться такого рода искушениям, слушая свой внутренний голос, призывающий отложить все дела в долгий ящик. Забудьте о правилах этикета, когда он в очередной раз зазвучит у вас в голове: оборвите его тираду на полуслове и делайте, что должно.

6. Расскажите доверенному лицу о своём важном решении

Им может стать ваш партнёр по бизнесу, жена или лучший друг — да кто угодно, главное, чтобы он был в курсе. Озвучьте этому человеку свои намерения, обозначив ключевые моменты, даты и сроки выполнения. Попросите его проконтролировать вас в качестве эксперимента.

Очень может быть, что вашему союзнику в борьбе за продуктивность и самому требуется помощь и дополнительная мотивация в жизни. Посему мы призываем вас быть честными по отношению друг к другу: мягко, но решительно укажите на места, требующие, на ваш взгляд, особого к себе внимания. И действуйте.

7. Не позволяйте себе быть жертвой обстоятельств

Вы не задумывались, почему выражение «быть жертвой обстоятельств» столь популярно? Отчего рассказы из уст неудачников собирают толпы сочувствующих? Ответ прост: люди хотят быть уверенными, что всегда есть те, кто слабее, неудачливее, несчастнее их самих.

Давайте мыслить продуктивно: копание в собственных проблемах не поможет в поиске решений. Выше нос! Постарайтесь развеять уныние, убедите себя: «Я в порядке». Тогда всё должно получиться.

8. Извинения не принимаются

Вообще, извиняться надо как можно меньше. Извиняться — это, по сути, прощать самого себя, то есть нашего главного врага. Если прощать себе всё направо и налево, в конце концов вы отупеете и станете жить, руководствуясь лишь инстинктами и естественными потребностями. Разве это жизнь?

Поводов договориться с собой, пойдя по пути наименьшего сопротивления, может быть бесконечно много. Искорените в себе малейшие зачатки этой дурной привычки.

9. Учитесь сосредотачиваться за короткий срок

Если хотите быть успешным, учитесь управлять своим временем. Начинайте с малого: приучайтесь быть собранным в течение небольших временных отрезков, требующихся для выполнения той или иной задачи.

Овладев этой техникой в совершенстве, вы сможете приступить и к долгосрочному планированию. Как сказал мой любимый поэт, «большое видится на расстоянии».

10. Слушайте индийские мантры

twentyfreee/.com

Даже если вы не завсегдатай этнофестивалей и никогда не помышляли о поездке в Непал или Гоа, обратите внимание на национальную музыку страны слонов и соуса карри. Мантры — это позитивные установки, слушая которые и медитируя, вы можете обрести спокойствие и настроиться на нужный лад. Первое, чему стоит научиться, — это контролировать дыхание. Когда это будет вам по силам, можно приступать к постижению более сложных состояний — концентрации на том, что нужно именно вам.

Кстати, мантр существует немало. Вы можете поэкспериментировать и выбрать ту, что нравится и работает.

11. Покиньте зону комфорта

Наш извечный враг — внутренний голос. Если вы позволите ему звучать, он незаметно убедит вас в своей правоте. А нам достоверно известно, что в большинстве случаев он ошибается. Старайтесь отвлечься от него любыми известными вам способами.

Чаще всего он возникает в те моменты, когда мы склонны сомневаться в своих силах. Поэтому, если вы не уверены, дойдёте ли до конца пути, попробуйте заглушить слова сомнения положительными установками: «Я смогу, я дойду, я сделаю».

12. Визуализируйте цели. Представляйте успех

Визуализация — мощнейший инструмент для достижения целей. Уже не раз было доказано, что этот приём помогает убить прокрастинацию на корню, мотивируя вас на успех.

Взгляд в будущее способствует концентрации внимания на конечных целях, а также на том, как их достижение отразится на качестве вашей дальнейшей жизни. Обзаведитесь «доской желаний», если хотите добиться успеха как можно скорее.

13. Создайте себе немного проблем

Или много, это кому сколько потребуется. О чём я? Дело в том, что страдания и разного толка огорчения также являются источниками мотивации: чувство неустроенности толкает нас вперёд, и мы меняем работу, переезжаем, учимся чему-нибудь новому.

Дойдя до определённой точки осознания ситуации, которая не нравится, нормальный человек начинает действовать. Так вот, если вы всё ещё сидите на месте и предпочитаете не думать о проблеме, значит, вас всё устраивает, не иначе.

В общем-то, вы и есть тот самый волшебник, который может вам помочь со всем справиться. Как учил нас мудрый Махатма Ганди, если ты хочешь перемену в будущем — стань этой переменой в настоящем.

14. Кто отваживается, тот побеждает

Обуздайте свой страх! Боязнь чего-либо — самый верный пособник прокрастинации. Просто скажите себе: «Нет, я ничего не боюсь, у меня всё получится». Повторяйте это почаще, запишите на листке и повесьте на видное место — мы уже говорили о пользе визуализации мыслей в пункте под номером 12. Если у вас получится обрести контроль над страхом хотя бы раз, то будет получаться и впредь.

Как это сделать? Поговорите с самим собой — все ведь делали это хотя бы раз в жизни. Так почему же не сделать из этого хорошую, полезную привычку? Наедине со своими мыслями можно не кривить душой и не искать оправдания своим отрицательным чертам: страху, лени, нежеланию что-то менять. Постарайтесь выявить свои проблемные места и начните бороться с ними.

15. Работайте над самодисциплиной

Если честно, выбор зачастую не так уж велик: либо собрать всю волю в кулак сегодня и встать на путь изменений, либо пожинать горькие плоды разочарования в уже обозримом будущем. Оставить решение важных жизненных вопросов на потом — это слишком легко и, увы, совершенно неэффективно.

Многим известна пословица «Посеешь мысль — пожнёшь действие, посеешь действие — пожнёшь привычку, посеешь привычку — пожнёшь характер, посеешь характер — пожнёшь судьбу». Заряжайте себя правильными мыслями, обзаводитесь хорошими привычками, ведь всё в ваших руках.

Вообще, каждый из нас — не что иное, как совокупность привычек и укладов. Приучить себя можно абсолютно ко всему. Воспользуйтесь этой особенностью человеческого сознания в своих интересах!

16. Весы должны быть верными, а сроки — обозримыми

Легко давать обещания, не правда ли? На эту тему в мире спето немало песен и ещё больше сказано слов. Тоже относится и к срокам, дедлайнам, как сейчас стало модно говорить. Назначить их занимает от силы полминуты, на выполнение могут уйти недели и месяцы.

Как поступить? Давайте мыслить стратегически: представьте себе, что в наказание за срыв рабочего графика вы будете лишены возможности, скажем… пить кофе в течение месяца! Не очень радостная перспектива, не так ли?

17. Объявите войну перфекционизму

На самом деле в нём нет ровным счётом ничего хорошего. Для начала обратимся к определению. Перфекционизм — это убеждение, что наилучшего результата можно (или нужно) достичь. Казалось бы, ничего плохого, но, размышляя в подобном ключе, мы бесконечно отдаляемся от истинной цели, которая заключается в том, чтобы сделать дело — get sh*t done, как говорят за океаном.

Основная ошибка, которую склонны совершать многие, — подмена понятий. Перфекционизм не имеет ничего общего с высоким качеством. Кто бы что нам по этому поводу ни говорил, ответ будет один: время — деньги. Учитесь управлять им так же, как опытный полководец управляет своей армией.

18. Не забывайте поощрять себя

Бывает, что нам не хватает награды за дело, выполненное с успехом. Нельзя забывать о поощрении, ведь это один из самых сильных источников внутренней мотивации. Вот почему так важно праздновать свои победы, как большие, так и маленькие. Устройте внеочередной выходной, порадуйте себя покупкой, о которой давно мечтали, проникнитесь радостью триумфа!

В конце концов, борьба с прокрастинацией — дело непростое. Как сказал в своей книге «Витамины для ума» Джим Рон (Jim Rohn), известный американский оратор и бизнес-тренер:

Мы все должны испытывать два вида боли: боль дисциплины и боль сожаления. Разница в том, что дисциплина весит унции, в то время как сожаление весит тонны.

А вы подвержены прокрастинации? Что и по какой причине вы склонны раз за разом откладывать? Поделитесь с нами своим мнением и успешным опытом борьбы с напастью!

Источник: https://Lifehacker.ru/how-to-stop-procrastinating/

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION — лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию…

Основные рекомендации для эффективного управления временем

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

  • Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
  • Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
  • Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
  • Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
  • Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
  • Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
  • Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

  • Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
  • Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
  • Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
  • Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
  • Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

  • Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
  • Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Как правильно организовать рабочий день?

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

  1. Составляйте план задач на текущий день — десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорят процесс работы, помогут определиться с важными вопросами.
  2. Планировать следует 60% своего времени, остальные 40% — оставлять на текущие и непредвиденные вопросы.
  3. Определить основные помехи в работе, запишите, чем занимались в течение дня, что отвлекало от работы, как сократить эти пункты.
  4. Полезно разбивать задачи по блокам, глобализировать — работа с документацией, работа с сотрудниками. Старайтесь избежать «холостых ходов», лучше один раз пообщаться с бухгалтером или другим сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначьте время, пусть подготовит все вопросы и принесёт документацию. Срочные вопросы можно решить в телефонном режиме.
  5. Учитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, какие работы можете сделать только Вы, что можно поручить другим сотрудникам. Руководитель должен решать самые важные вопросы, не теряя время на мелкие задачи (отчёты, письма).
  6. Начинайте день с наиболее сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Сделав такой пункт плана, почувствуете облегчение и гордость, справились, можно продолжать спокойно работать дальше.
  7. Занимайтесь планированием дня регулярно, ставьте перед собой реальные задачи — до 10 задач максимум, если часть — небольшие, быстро решаемые.
  8. Оперативно реагируйте на изменения в течение дня, возможно, какие-то пункты стоит переставить, встречу перенести, утром согласовывайте, подтверждайте договорённости во избежание потерь времени. Сверяйте план в течение дня, вносите коррективы, пометки.
  9. План работы должен быть конкретным и содержать результат, не просто действие: не «позвонить господину X», а «договориться о встрече с господином Ч по вопросу заключения договора сотрудничества». Главное сразу поставить цель в каждой работе, это поможет в течение дня сконцентрировать внимание на важных моментах.
  10. Проставляйте временные рамки — совещание (40 мин.), если вопрос небольшой, зачем растягивать на 1-2 часа? Время — важный ресурс для вас и сотрудников, стоит беречь его и решать всё оперативно. Каждый докладчик должен быть готов — описать проблему, рассказать о вариантах решения, предложить свой выход.
    Это ускорит процесс рассмотрения задачи. Лучше рассмотреть один вопрос конкретно, чем десять обсуждать 2 часа, не приняв никаких решений. Время выполнения работы должно быть напротив каждого пункта, чтобы не затягивался процесс работы, будет срабатывать внутренний настрой.
  11. Определитесь с порядком выполнения дел, что является наиболее важным в списке, что можно перенести «на потом». Старайтесь выполнять всё спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок. Правильное планирование поможет избежать стресса срочных дел, которые нужны ещё «на вчера».
  12. Экономьте своё время — вопрос можно решить по телефону или письменно? Поступаем таким образом, а на встречи едем по необходимости, с важными клиентами, на заключение новых договоров.
  13. Эффективно используйте свободное время и поездки, занимаясь самообучением (полезная литература, тренинги).
  14. Распределяйте время на закрытые часы — решение крупных задач, мелкие задачи можно успеть сделать между делом в короткие промежутки времени.
  15. Необходимо в план работ включать обязательно планирование, творческую работу, повышение квалификации.
  16. Максимально сокращайте время на непродуктивную деятельность — ксерокопирование, неважные встречи, обсуждения вопросов.
  17. Находите альтернативные решения, имея запасные варианты решения вопросов.
  18. Чередуйте работы — долгосрочные и краткосрочные, одиночные и командные. Это позволит не уставать от однообразия, увеличит продуктивность труда.
  19. Сверяйте свой график с планами сотрудников по важным встречам, например, предупреждайте заранее о совещаниях.
  20. Постоянный контроль над движением к намеченным результатам обеспечит успешную работу в нужном направлении.

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

  1. написание задач;
  2. определение времени выполнения;
  3. резерв времени (в соотношении 60:40);
  4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
  5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

Читайте продолжение темы в статье «Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов»

Так же вам может быть интересно:

Источник: https://zazama.ru/lichnostnyy-rost/taym-menedzhment-rukovoditelya.html

Тайм-менеджмент современного руководителя дошкольного образовательного учреждения

Наталья Бурундукова
Тайм-менеджмент современного руководителя дошкольного образовательного учреждения

Работая руководителем детского сада, необходимо быть всегда в форме и начеку. Режим постоянной готовности — основная черта руководителя. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться — все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации нередки.

(практикум)

Рассмотрим обычное утро руководителя, время — 08.10.

Заведующий просматривает электронную почту. Раздается звонок телефона, заведующий снимает трубку и разговаривает с «кипящим» родителем, недовольным работой воспитателя.

это время другой родитель входит в кабинет директора и сообщает о наличии пакета с неизвестным содержимым за прогулочной верандой на территории детского сада. В коридоре своей очереди ждет младший воспитатель. Делопроизводитель приносит письмо с предписанием из Роспотребнадзора «О проведении комплекса мероприятий, направленных на локализацию и ликвидацию очага острой кишечной инфекции среди детей и персонала учреждения. На столе со вчерашнего дня лежит заполненный акт обследования и категорирования объекта и паспорта безопасности учреждения.

Распределите очередность выполнения дел.

Проблема управления собственным временем для меня стала актуальной, поэтому я обратилась к технологии тайм-менеджмента.

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Тайм-менеджмент в работе современного руководителя детского сада — одно из актуальных направлений современного менеджмента, относительно новая для России и динамично развивающаяся его отрасль. Ее основная задача- выявление принципов эффективного управление временем.

Менеджмент сегодня- это мотивация, раскрытие потенциала работника.

Тайм-менеджмент применим как к размеренной работе младшего обслуживающего персонала, так и к профессиональной деятельности педагогов и руководителей образовательных организаций.

Одним из инструментов повышения эффективности рабочего времени является внедрение методов тайм-менеджмента.

Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем (тайм-менеджмент) это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование,распределение, постановкуцелей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.

Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие время? Ответ очевиден — мы очень разные по своему отношению ко времени. Причин тому много, одна — из области психофизиологии, это понятие — «собственная единица времени». СЕВ — это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б. И. Цуканов).

Упражнение «Собственная Единица Времени»

Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего — бесполезное занятие.

Тайм-менеджмент— это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.

Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению.

В результате экспериментального измерения собственной единицы времени вы увидите, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:

1 — люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут там и потом). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;

2 — люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут там и тогда, планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;

3 — люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только здесь и сейчас, размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;

4 — люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (мое завтра начинается сегодня).

Куда уходит наше время?

По даанным французских социологов из материалов журнала «Наука и жизнь») за 70 лет современный средний европеец:

Стоит 30 лет.

Спит 23 года.

Сидит 17 лет.

Ходит 17 лет.

Работает 8-9 лет.

Ест 6-7 лет.

Едет в транспорте 3 года.

Разговаривает и слушает разговоры 2 года.

Смотрит телевизор 6 лет.

Смеется 623 дня.

Готовит еду 560 дней.

Болеет насморком 500 дней.

Занимается шопингом 440 дней.

Болеет 440 дней.

Отмечает праздники 340 дней.

Заполняет различные документы 305 дней.

Читает 250 дней.

Говорит по телефону 180 дней.

Одевается мужчины 177, женщины 531 день.

Ходит в туалет по малой нужде 106 дней

Прежде чем перейти к правилам планирования времени руководителя, я хочу познакомить вас со стариной притчей о времени

В траве лежало яблоко. Хорошее, лишь с одного боку пятнышко.

Учитель поднял яблоко и сказал:

— Есть две возможности. Можно его слегка обтереть и сразу есть. А можно достать ножик. Вырезать все сомнительные места, а потом уже есть. Но уже без брезгливости и опаски. И съесть удастся больше. Ведь в первом случае мы невольно оставляем сколько-то хорошего вокруг плохого. Правда, в первом случае мы можем начать есть сразу, а во втором — лишь после предварительной работы. Это две разные стратегии. Во всех делах. Во всех без исключения. Ничто на свете так не важно, как эта разница.

Правила планирования времени руководителя

(Современные приемы тайм-менеджмента)

1. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала.

Цель должна быть ясной, четкой и понятной. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет времени.

2. Существуют несколько основных правил планирования рабочего времени:

Основное правило классического планирования времени: 60% — запланированное время, 20% — резерв времени на незапланированные действия, 20% — творчество.

Вспомним функции управления

«Золотые» пропорции планирования времени сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

возвращаемся к правилам планирования времени

3. Важно фиксировать и перепроверять, как и на что вы используете свое время.

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

Постоянное выполнение работы за своих коллег (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

Хронофаги-поглотители времени:

Отсутствие целей

Нечеткая постановка целей

Отсутствие приоритетов

Попытка слишком много сделать за один раз

Плохое планирование дня

Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать

Недостаток мотивации

Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей

«Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности

Отрывающие от дел телефонные звонки

Болтовня на частные темы

Отсутствие самодисциплины

Медлительность

Длительное ожидание

Спешка, нетерпение

4. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.

5. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.

Как определить, какие из дел важные и срочные? В этом нам поможет метод Эйзенхауэра. Вернемся к обычному утру директора и распределим дела с применением решетки Эйзенхауэра.

Важное срочное — требует немедленного решения.

Важное не срочное — стоит поручить другому или наметить на не напрягающий вас срок его выполнения. (здесь главное- не затягивать до момента, когда оно станет важным срочным).

Неважное несрочное- дело лучше игнорировать, так же как и неважное срочное (его можно перепоручить кому-то сделать).

6. Работайте над своими планами регулярно и системно (доводите до конца начатое дело).

7. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования, планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.

8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени (н-р: лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течении следующего целого дня нагонять упущенное накануне).

9. Составляйте свои временные планы на формулярах собственного изготовления или на специально разработанных карточках. (вы всегда будете иметь полный обзор дел).

10. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние, а не просто действие.

11. Предусматривайте в плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

12. Устанавливайте точные сроки исполнения задач.

13. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

14. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные дела быть выполнены полностью.

15. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации, обход ДОУ.

16. Стремитесь сократить расход времени на непродуктивную деятельность.

17. Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и кратковременных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

18. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов как в плане личной жизни, так и карьеры.

Итак, рассчитаем личный капитал времени.

Исходные данные для расчета капитала времени

Показатель Условное обозначение Значение

Возраст, лет ВЛ 40

Пенсионный возраст, лет ВП 55

Число календарных дней в году NK 365

Число рабочих дней в году NP 250

Продолжительность рабочего дня ТЧ 7

Число свободных часов в течение рабочего дня ТС 2

Число выходных дней NB 115

Число свободных часов в течение выходного дня NC 10

Капитал личного времени КЛ состоит из капитала рабочего времени КР и капитала свободного времени КС:

КЛ = КР + КС

Капитал рабочего времени определяется как:

КР = (ВП – ВЛ) * NP* ТЧ = (55 – 40) * 250 * 7 = 26250ч

Капитал свободного времени:

КС = (ВП – ВЛ) * NР * ТС + (ВП – ВЛ) * NВ * NС = (55 – 40) * 250 * 2 +

+ (55 – 40) * 115 * 10 = 24750ч

Капитал личного времени:

КЛ = 26250+ 24750 = 51000ч

Расчеты показывают, что я располагаю ограниченным ресурсом времени. В моем распоряжении всего 24750 часов свободного времени. Гораздо больше времени (26250 часов) уходит на работу.

Что можно совершить за 26750 часов? Все зависит от того, какие цели я преследую. Это можно установить методом инвентаризации целей, т. е. разобраться в том, чего я желаю.

Если подытожить, что является основным в тайм-менеджменте?

Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Как только это произойдет, вы будете делать это так же, как чистить зубы по утрам. Это станет неотъемлемым ритуалом. И эффективность сильно возрастет. Будет время, чтобы заняться повышением профессионализма, подумать над стратегиями, заняться собой. Это и есть цель. Если тайм-менеджмент не войдет в привычку, результата приносить не будет. Он будет, но от раза к разу. Нестабильно. Так же, как если садиться на диету и правильно питаться 1-2 дня в неделю, а потом «отрываться». Эффекта не будет. Здесь обязательно должна быть система. Кроме того, необходимо постоянно развиваться в этом направлении: читать специальную литературу, посещать семинары и тренинги, практиковать новые техники. Рекомендую начать знакомство с тайм-менеджментом с книг Глеба Архангельского и Стивена Р. Кови.

Время — самый бесценный, самый незаметный ваш ресурс. Научитесь им управлять, научитесь ставить цели, планировать дела, жизнь, чтобы, однажды оглянувшись назад, вы увидели свое радостно улыбающееся Время, которого вам всегда и на все будет хватать!

Успехов в работе!

Источник: https://www.maam.ru/detskijsad/taim-menedzhment-sovremenogo-rukovoditelja-doshkolnogo-obrazovatelnogo-uchrezhdenija.html

Эффективный тайм-менеджмент: практическое применение

Управление временем — один из ключевых навыков, стоящий в ряду критически важных управленческих компетенций эффективного менеджера. Развитие этого навыка важно для руководителей и специалистов любого уровня, любой сферы деятельности.

Воснове мнения, выраженного в этой статье, лежит убеждение, что каждая минута планирования экономит 20 минут рабочего времени. Сэкономленное время — это новые возможности, использование которых ведет к росту показателей личной результативности.

Правило Парето

В прошлом популярный экономист и социолог Вильфредо Парето обнаружил занимательную закономерность в привычном ходе повседневных дел: 20% усилий дают 80% результата.

Парето в достаточно грубой форме утверждал, что все направления экономической активности, так или иначе, приходят к этой закономерности. Так скажем, 20% клиентов обеспечивают компании 80% спроса или 20% продуктов ассортимента дают 80% прибыли.Продолжительные размышления привели ученого к заключению, что 80% дел можно перенести или вообще не делать! Важно, что этот вывод сделан на основе эмпирического наблюдения и не стоит полностью на него полагаться. Но, приступая к какой-либо работе, следует ответить себе на вопрос: действительно эта работа важна и есть ли от нее польза?

«Фото рабочего дня»

Странное название этого метода озадачивает многих людей, в том числе и автора этой статьи. Но результаты его применения вызывают большой интерес.

Ежедневно, в течение 1 месяца, сотрудник кратко хронометрирует выполненные им задачи, используя для этого блокнот или бумажные бланки.

Через две недели ведения этих нехитрых записей у сотрудника появляется ощущение, что он расходует время не так эффективно, как ему казалось раньше. Мысли об этом начинают приносить такой дискомфорт, что он начинает прилагать усилия для выполнения все большего количества задач.

А через 1 месяц у него появляются способности:

1. Определять моменты потери времени;

2. Рассчитывать возможные затраты времени на ту или иную работу;

3. Определять, какой способ выполнения одной и той же работы является наиболее быстрым.

Практически ежедневно начинает усиливаться чувство времени. Возникает осознанная способность чувствовать «медленное» и «быстрое» время, определять периоды, когда оно, прямо сказать, «ускоряется». Развитие этой способности со временем позволит воздействовать на скорость течения времени с целью его «замедления» (не в буквальном смысле).

Работа в режиме «замедленного» течения времени — это выполнение большого количества дел за сравнительно небольшой промежуток объективного времени.

Поглотители времени

Во многих случаях причинами бесполезной траты времени является выполнение ненужной работы или выполнение работы других людей.

Порой руководитель размышляет так: «лучше я сам это сделаю, чем буду объяснять суть задачи другому человеку». И, несмотря на то, что задача имеет рутинный характер, он принимается за ее выполнение.

В случае действительного дефицита времени такой подход может привести к необходимости делегирования более важных дел, которые объективно требуют компетенций руководителя. Их делегирование будет связано с необходимостью коррекции работы исполнителя, что тоже отнимает время.

Среди рядового персонала часто встречаются ситуации перекладывания обязанностей. Например, отдел кредитования в коммерческом банке сообщает, что юридическое заключение по планируемой к заключению кредитной сделке должно быть в кратчайшие сроки получено сотрудником клиентского подразделения и передано в отдел кредитования.

Сотрудник клиентского подразделения берется за работу, хотя регламент взаимодействия структурных подразделений говорит об обратном. Сотрудник попросту не в курсе действующего положения и продолжает выполнять чужую работу.Некоторые сотрудники продолжают выполнять бесполезную работу только потому, что привыкли ее выполнять. Возможно, она кажется более комфортной по сравнению с другими задачами, и ей отдается больший приоритет. Более важные задачи откладываются.

Еще один «поглотитель времени» — привычка тратить чужое время. Сюда включены и лирические отступления на совещаниях, не полное информирование исполнителя о важных деталях задачи, назначение совещаний без указания темы обсуждения, что не дает возможность коллегам подготовиться, и другие примеры.

Ниже приведены рекомендации по борьбе с основными поглотителями времени.

Внеплановые посетители:

-спокойно, но уверенно скажите, что вы заняты, и назначьте удобное время для встречи;

-уберите дополнительный стул от вашего стола, ставьте его только тогда, когда назначена встреча;

-проводите деловые встречи не на своем рабочем месте, а в переговорной.

Телефонные разговоры:

-поручайте не самые важные телефонные переговоры вашим подчиненным;

-по возможности, отправляйте информацию по электронной почте или факсу;

-если вы знаете склонность человека растягивать телефонные разговоры, сразу обозначайте для него время, которым располагаете на беседу;

-имейте под рукой документы, которые могут понадобиться при разговоре;

-не бойтесь отключать телефон, если вы сосредоточены на срочной и важной задаче.

Неэффективные освещения:

-ставьте для себя цель каждого собрания, совещания и доводите ее до участников;

-убедитесь, что проведение совещания необходимо, его нельзя заменить на коллективную рассылку по электронной почте;

-приглашайте для участия в совещании только тех сотрудников, участие которых действительно необходимо;

-проработайте заранее повестку дня и разошлите всем участникам с просьбой подготовиться.

Время ожидания (очереди, пробки и т.д.):

-подготовьте черновики писем, служебные записки;

-прочитайте новости или статьи на профессиональных ресурсах; просмотрите планы, откорректируйте их, вычеркните сделанные дела;

-подготовьте вопросы к ближайшему совещанию;

-договоритесь о будущих встречах.

Делегирование

Руководитель не способен рационально использовать свое время, не прибегая к практике делегирования.

Задача должна быть делегирована, если конкретный сотрудник может выполнить ее на более высоком профессиональном уровне или с меньшим расходом ресурсов. Уровень сложности этой задачи должен быть адекватен уровню квалификации сотрудника. Так же следует позаботиться о том, чтобы у него было свободное время для выполнения этой работы.

Не зазорно делегировать те вопросы, работа над которыми позволит подчиненному повысить свой профессионализм и развить новые навыки. И совершенно точно нужно делегировать все рутинные и малозначимые рабочие задания.

На этот счет очень однозначно высказался один из ведущих специалистов в области тайм-менеджмента Брайан Трейси:

«Спросите себя: «Сколько я получаю в час?». Положим, вы зарабатываете 100 000 долларов в год. В год вы работаете примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долларов. Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долларов в час. Не нужно заниматься ксерокопированием или варить кофе, или просматривать газеты и т. д. Не нужно делать то, что стоит 5 долларов в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты».

В процессе делегирования важно быть максимально конкретным в постановке цели. Любое поручение, от которого руководитель ждет результата, должно отвечать всем критериям классической модели SMART. Несмотря на то, что модель включает в себя очень понятные характеристики любой цели, многие просто пренебрегают ее использованием.

Цель должна быть:

1. Specific — конкретной (быть описана, как четкий конкретный результат);

2. Measurable — измеримой с помощью характерных для нее индикаторов;

3. Achievable — достижимой;

4. Relevant — неслучайной и жизненно необходимой;

5. Time related — определенной во времени — иметь сроки исполнения.

Планирование в Outlook

Одним из лучших инструментов управления временем через планирование своей активности является Microsoft Outlook. Эта программа доступна каждому пользователю персонального компьютера. Миллионы организаций используют ее с целью ведения деловой переписки, и лишь единицы раскрыли дополнительный потенциал приложения с точки зрения оптимизации бизнес-процессов.

Планирование активности в календаре Outlook — привычка, от которой в будущем почти невозможно избавиться! И это естественно. Простой и эффективный метод теперь позволяет одновременно работать над целым комплексом задач без потери внимания к важным деталям.

Раздел «Календарь» в нижней части окна предлагает на выбор несколько периодов планирования: день, неделя, месяц, год. Объективно понимая, что функционал программы полезен для планирования оперативных дел, выбор периода планирования скорее целесообразно ограничить 1 неделей.

В конце рабочего дня, по средствам нехитрых внесений записей, календарь формируем план на следующий рабочий день:

1. Задачи, которые могут быть отложены, так называемые «плавающие задачи», отмечаем «зеленым»;

2. Встречи, переговоры, совещания и другие мероприятия, где предполагается участие других людей, отмечаем «синим»;

3. События, требующие особого внимания — «красным».

Созданный перечень задач необходимо периодически просматривать. В события, требующие особого внимания («красные»), рекомендуется добавить напоминание (интерфейс программы позволяет сделать это моментально).

«Плавающие задачи» можно выполнять не по порядку, переносить их на другие дни или вовсе удалять в случае их объективной ненадобности.

К «синим» задачам — переговорам, встречам и совещаниям — есть смысл добавлять участников. Программа дает возможность выбрать любого человека из перечня контактов и отправить ему уведомление о планируемом мероприятии.

Примечание: напоминания в Microsoft Outlook могут быть синхронизированы с мобильным устройством или личным календарем (например, Google Calendar).

Интерфейс программы позволяет открыть доступ к календарям других коллег, чтобы быть в курсе их текущей работы и уровня загрузки. Таким образом, для руководителя это может стать удобным средством контроля.

Нужно быть готовым к тому, что поначалу планирование в календаре может быть негативно воспринято коллегами. Сопротивление изменениям — классический атрибут процесса развития и реформирования привычного порядка вещей. Однако если Outlook заменит в компании целый ряд форм личных и групповых отчетов (а функционал программы позволяет это сделать), общее восприятие нововведения может быть положительным.

Концепция 5″S»

Концепция «5S» пропагандирует принципы верной сортировки предметов с соблюдением порядка и чистоты, вкупе с умышленной стандартизацией и стремлением к совершенству.

Эта стратегия изначально была разработана для организации рабочих мест на производствах послевоенной Японии. С точки зрения экономии времени и бережливого отношения к производству, она показала свою эффективность. Вполне разумно предложить популяризацию ее основных положений среди офисных сотрудников.

Несомненно, величина значимости каждого из параметров стратегии является исключительно личной мерой, при этом фундаментальные принципы «5S» предполагают, что:

1. Чёткое разделение вещей на нужные и ненужные (принцип сортировки) созидает намерению использовать в ежедневной работе только необходимые материалы и подручные средства;

2. Соблюдение порядка, реализуемое посредством адресного хранения принадлежностей, позволяет быстро и просто их найти, использовать и снова положить на место;

3. А стандартизация, предполагающая нехитрое письменное закрепления правил рабочего места и технологии работы, говорит о бизнесе, как о структуре с развитой формой контроля корпоративных стандартов;

4. При этом принцип совершенствования, как и принципы перечисленные выше, остается постоянной задачей на любом уровне, начиная от рабочего места руководителя и его коллег, продолжая всеми уровнями менеджмента и производства;

Источник: http://xn--80ab0ao1a1d.xn--d1ahtdf.xn--p1ai/menedzhment/jeffektivnij-tajm-menedzhment%3A-prakticheskoe-primenenie.html