Специалист по дебиторской задолженности обязанности

Такое явление, как дебиторская задолженность, возникает в деятельности практически любой организации. «Дебиторкой» бухгалтера называют те финансовые обязательства, которые должны выплатить вашей организации сторонние лица либо другие компании. Не стоит относиться к дебиторской задолженности слишком легко и пускать всё на самотек, ведь это может привести к определенным неблагоприятным последствиям для предприятия.

Управление дебиторской задолженностью следует рассматривать как системный процесс, который содержит в себе немало стадий. И начинать это управление нужно еще до заключения договора с клиентами, партнерами или другими лицами, с которыми вашу компанию связывают финансовые взаимоотношения.

Для четкого понимания того, о чем далее пойдет речь в статье, приведем общепринятое определение дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность – это сумма долгов клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и различных подотчетных лиц, которую они должны выплатить организации в течение определенного времени. Чаще всего, говоря о дебиторской задолженности, подразумевают её выплату в течение одного года. Если речь идет о тех долгах, выплату которых компания ожидает в срок, превышающий рамки 12 месяцев, то такая задолженность уже называется долгосрочной.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Устранение дебиторской задолженности однозначно повлечет за собой увеличение суммы средств, которыми владеет компания. Это выгодно для любой организации, и поэтому методам борьбы с «дебиторкой» нужно уделить особое внимание. Если с дебиторской задолженностью не работать, она может перейти в статус «мертвой» и тогда вы вряд ли уже получите этот долг. Чтобы такого не допустить, придерживайтесь следующих правил:

1. Работать с дебиторской задолженностью должен отдельный сотрудник в организации. Не нужно поручать обязанность «выбивания» денег из должников тем сотрудникам, в прямые задачи которых это не входит. Менеджер по продажам, маркетолог и любой другой сотрудник должен заниматься своим делом. Часто, если компания сравнительно небольшая и не имеет возможности нанять для выполнения данных обязательств отдельного человека, то этим начинает заниматься бухгалтер. В принципе, вариант может и не самый лучший, но вполне приемлемый.

2. Часто в борьбе с дебиторской задолженностью хорошо работает стратегия «хорошего и плохого полицейского». Если с должником общается один сотрудник в жесткой и принудительной форме, а затем другой уже более лояльно и понимающе, то шансы на то, что вам в скором времени вернут долг, повышаются. Однако, с применением такой стратегии нужно быть осторожным – не перегните палку с «плохим полицейским».

3. Конкретно «выбиванием» долгов занимаются коллекторы. Для этого даже создаются целые коллекторские агентства. И всем известно, что коллекторы особо не церемонятся с должниками, а всегда действуют напористо и может даже жестоко. Используйте это в работе со своими должниками. Обзвоните своих должников и поставьте следующее условие: если в течение определенного времени задолженность не будет погашена (или какая-то её часть), то ваша компания передаст сведения о должнике коллекторской службе. После сообщения о том, что коллекторы будут использовать жесткие способы получения денег, обычно какой-то процент должников пугается и начинает искать способы погасить задолженность немедленно.

Чтобы такой разговор с должником не выглядел как угроза с вашей стороны, в конце скажите, что вам очень жаль, что всё так получается, но организационная политика вашей компании предписывает поступать в этой ситуации именно так, и вы ничего не можете с этим сделать.

4. Если по истечению указанного вами срока задолженность так и не была погашена, ваш сотрудник (выполняющий обязанности коллектора) должен начинать обзванивать каждого должника. Действовать нужно вежливо, но настойчиво. Должник должен понять, что он «на крючке», и его не оставят в покое, пока он не выплатит долг.

Ко всему прочему, ваш сотрудник должен знать меру в общении с должниками. Не нужно сразу же начинать звонить по несколько раз в день или трезвонить по ночам. Можно начинать звонить с более менее большими промежутками, постепенно сокращая их интервал (то есть, чем дальше – тем чаще звонки). Так должник будет еще больше чувствовать, что «обстановка накаляется» и что-то предпримет.

5. При обращении за помощью в коллекторское агентство, помните, что за свои услуги оно возьмет с вас немаленький процент. Если сумма задолженности не такая уж и большая, попробуйте справиться с должником своими силами. К услугам коллекторов есть смысл прибегать только, если речь идет об очень крупной задолженности.

6. Если коллекторы в представлении большинства людей – это жесткие, грубые люди, которые любыми способами (даже самыми жестокими) получат деньги, то сотрудник вашей компании, выполняющий роль коллектора, должен наоборот быть понимающим и желающим помочь.

Если с вашим должником уже пообщался настоящий коллектор, то будет неплохо, если через короткое время должнику позвонит ваш сотрудник и искренне его поддержит, посоветует, где можно взять денег, чтобы отдать долг, и немного посетует на «этих зверей коллекторов, которые уже совсем утратили облик человечности». Однако, помните: всё должно быть в меру.

7. При общении с должниками не нужно бросаться пустыми угрозами. Фразы «у вас будут серьезные проблемы, если не заплатите через три дня» и т.д. может и звучат устрашающе, однако, если вы не собираетесь создавать должнику эти проблемы или понятия не имеете, как это сделать – лучше не говорите об этом. В конце концов, если по истечению указанных трех дней должник не заплатил, а вы так и не создали ему обещанные «проблемы», он просто перестанет воспринимать вас всерьез.

8. Старайтесь вести переговоры о задолженности только с одним сотрудником компании-должника. Если вас постоянно будут перенаправлять с одного сотрудника на другого (говоря о том, что «я не занимаюсь этими вопросами, поговорите с тем-то и тем-то»), вам придется с каждым из них начинать вести свою стратегию разговора по дебиторской задолженности с самого начала. Если же такое происходит, до последнего добивайтесь разговора именно с тем человеком, с которым изначально начали вести переговоры.

9. В некоторых случаях можно применить хитрость, притворившись, например, клиентом или потенциальным партнером компании, которая вам должна. Попав под «прикрытием» к самому главному человеку в компании (ген.директору, например), начните говорить о том, за чем собственно и пришли – об их задолженности перед вашей организацией.

10. Когда должник наконец-то выплатил вам долг, остался только заключительный этап работы с данной дебиторской задолженностью. И заключается он в том, что нужно поблагодарить вашего, уже не должника, а просто клиента, заказчика и т.д. и сообщить, что вы будете рады с ним сотрудничать и в дальнейшем.

Как не допустить дебиторской задолженности

Еще несколько полезных советов о том, как минимизировать дебиторскую задолженность либо вообще её не допустить:

Старайтесь не предоставлять клиентам кредит или делайте это только в крайних случаях. У вашей компании должна быть четкая стратегия касательно финансовых вложений. Если компания располагает свободными средствами, то предоставление кредита может послужить хорошим вложением денег за счет полученных процентов от кредита. Если же вы понимаете, что от предоставления кредита ваша компания может только пострадать, лучше вообще откажитесь от такой услуги клиентам.

Не медлите с выставлением счетов. Как только клиент получил партию вашей продукции или ему была предоставлена услуга, сразу же присылайте счет. Пока вы не выставите счет, клиент не будет вам платить. Политика некоторых компаний, заключающаяся в выставлении счетов всем клиентам или заказчикам в конце месяца, не совсем рациональна. Так они теряют большое количество времени, если, например, сделка была совершена в начале месяца.

Всегда указывайте крайние сроки оплаты на чеке. Избегайте неопределенности по типу «оплата при получении». Лучше укажите конкретную дату, в срок которой должен уложиться ваш клиент (заказчик, партнер) при оплате за товар или услугу.

Поощряйте оплату по счетам до указанного срока. Если вы поставили условие оплатить в течение 30 дней, а клиент готов сделать это раньше, предоставляйте небольшую скидку. Может скидка будет и небольшая (1-2%), однако, клиент почувствует вашу проявленную благодарность за быструю оплату.

И напоследок, помните о том, что долги – это явление, которое было, есть и будет в любом бизнесе. Не нужно впадать в панику, когда вам не заплатили в срок, и совершать необдуманные поступки в отношении должника, но и пускать это дело на самотек также не стоит. В конце концов, во время работы с должниками, вы вырабатываете и укрепляете в себе такие качества, как настойчивость, упорство и твердость. А это, несомненно, пригодится вам в вашей дальнейшей деятельности как бизнесмена.

Источник: https://dengodel.com/management/165-kak-spravitsya-s-debitorskoy-zadolzhennostyu.html

Дебиторская задолженность: методы борьбы

Как предупредить дебиторскую задолженность и как вернуть свои деньги.


Работа с «дебиторкой» строится по двум направления: предупреждение возникновения и работа с должниками.

    Превентивные меры

  • В первую очередь работа ведется по недопущению возникновения задолженностей такого рода.
    Понятное дело, что работать по предоплате 100% наиболее безопасно, но вследствие развития экономики и усиления конкуренции это не всегда возможно.
  • Постоянный аудит возникновения и погашения дебиторской задолженности: соотношение «дебиторки», возникающей в течение срока действия договора (нормального явления, которое сопутствует деятельности предприятия) и «дебиторки», возникающей из-за просрочки или отсутствия оплаты по договорам.
  • Анализ деятельности предприятия, которому выдается финансовый или материальный кредит.
    Грубо говоря: если о фирме ходит дурная слава как о «мошенниках, кидалах и по жизни подлецах», то выдавать какой бы то ни было кредит опасно.
    Точно также нужно учитывать уже имеющийся опыт работы с фирмой.
  • Расчет срока, в течение которого кредит должен быть погашен и строгое следование правилу: пришло время — нужно платить.
    Продолжительность срока рассчитывается с учетом рентабельности предприятия, нельзя давать кредиты в ущерб своей фирме.
  • Определение объема максимального кредитования.
    Также решается при помощи контроля после простых расчетов в «1-С» и на калькуляторе.
    Помимо работы с должниками здесь необходимо соответствующим образом мотивировать собственных менеджеров по продажам — от премирования менеджеров, имеющих сумму «дебиторки», меньше допустимого, до штрафных санкций за превышение лимита.
  • Контроль оплаты счетов. Необходимо осуществлять своевременный мониторинг оплаты по договорам. Методом простых расчетов вычисляется средний срок оплаты от момента выставления требования об оплате до 100% по договору до момента оплаты.
    Отдельно заметим, что сроки оплаты у проблемных клиентов и клиентов, имеющих положительную историю, должны быть разными. Соответственно за некоторое количество времени до момента полного взаиморасчета по договору менеджеры по продажам начинают регулярно, четко и недвусмысленно напоминать о необходимости оплаты.
    Начинается все с письменного требования в стиле «прошу Вас произвести оплату до 100% по такому-то счету на основании договора №….»
  • Стимулирование покупателей к изначальной оплате в 100% до счету — это может диктоваться как реалиями рынка (все только так и работают и имеют нулевую «дебиторку», а значит и клиента этим не переманят), различного рода дополнительные скидки, бонусы в виде бесплатной доставки и рекламы.

Как вернуть кровное

Действие №1: Направление претензии
В ней указывается суть требований, причины их возникновения, сумма требований и возможные санкции за отказ возврата долга.
Как правило, такая претензия вразумляет большинство должников.
В противном случае можно перейти к №2

Действию №2:Арбитражный суд
Из плюсов — возврат своих денег и отсутствие необходимости уплаты судебных пошлин.
Из минусов — судебное производство затягивается на долгое время.
Фирма-неплательщик гарантированно выбывает из числа клиентов.
Опять же не забываем про возможное банкротсво.

Действие №3:Взыскание денег с имущества бюджетной организации
«Бюджетники» отвечают по своим обязательствам только своими деньгами, но не своим имуществом.
Если оно ведет коммерческую деятельность (оказывает платные услуги), то в судебном порядке возможно покрыть долг из этих средств.
Если доходов нет и не предвидится, то изначально необходимо в исковом заявлении указывать не только должника, но и владельца имущества должника.

В этом случае долг будет взыскиваться с того, у кого найдется нужная сумма.
Практика показывает, что взыскать неустойку с «бюджетников» маловероятно — только сумму основного долга.
Однако обычно с бюджетниками можно работать достаточно спокойно: если договор утвержден, то счета будут оплачены.
Единственное уточнение — реальное финансирование бюджетников начинается в марте месяце.
Это обстоятельство может привести к задержкам платежей по договорам, оплаты по которым должны быть в начале года.

Действие №4: «Блокировка» телефона
При нахождении должника на приличном удалении от кредитора (не наездишься) возможно звонить ему с определенным небольшим периодом (например, полчаса).
Директор, конечно, «уехал по делам и когда будет — неизвестно»…
Как правило, в приличных фирмах трубку не бросают.
Значит нужно заставить выслушать историю о своих проблемах всех сотрудников фирмы («Ваш директор нам денег должен») и довести их до паники.

Ведь у сотрудников тоже есть нервная система.
Тем самым создается «пятая колонна» — в итоге сами сотрудники будут умолять отдать деньги «этим прилипалам».

Дополнительно блокируется нормальная работа фирмы-должника, т.к. рабочее время сотрудников тратится на выслушивание жалоб — рано или поздно руководство посчитает свой моральный ущерб и решит отдать деньги — только бы отвязались.

Необходимые ресурсы: время секретаря или офис-менеджера.
От обычной свои сотрудники работы не отвлекаются.
Дополнительно их можно заинтересовать, пообещав оплату процента от добытых денег.

Отрицательная сторона: срок возврата долга зависит от крепости нервной системы сидящих на другом конце провода.

Если фирма-неплательщик не собирается сворачиваться и менять офис, юридический адрес и учредителей, т.е. обычная «белая» фирма, то при помощи приведенного метода можно достать практически любую организацию вне зависимости от отрасли, суммы долга и крепости нервной системы «тех, кто на том конце провода».

Действие №5: «Блокировка» офиса
Аналогичные действия только с физическим присутствием в офисе неплательщика.
Вполне легко добиться того, что директор не сможет появляться у себя на работе.
Гарантированно ставится «на уши» вся фирма.
Если после нескольких визитов деньги не возвращаются — за небольшую сумму нанимаются старушки (по легенде «родственницы»), которые устраивают бесконечные истерики с просьбами отдать деньги ее сыну (брату, свату).
Абсолютно законно.
Эффективно до ужаса.

При этом попытки вывести «просителей» при помощи охраны или милиции могут только ухудшить общий расклад дел для должника.
Если в ходе судебного разбирательства всплывет, что кредиторов выгоняли в ответ на их законные требования, то это обстоятельство дополнительно ухудшит положение должника.

Действие №6: Рекламная «жаба»
Касается в первую очередь сотрудников отделов продаж рекламных продуктов и услуг.
Специфика их труда такова, что всеми правдами и неправдами заказчик уговаривается на подачу рекламы на каком-либо рекламоносителе — в том числе и в кредит или с минимальной предоплатой.
После оказания услуги начинается процесс выбивания долгов.
В худшем случае рекламщики могут сделать модуль в журнале (газете, сайте, ТВ) с описанием недобросовестного поведения своего должника.

Как правило, угроза сделать «жабу» никого не пугает — привыкли.
Мол, «плавали, знаем».
Но если выслается сверстанный журнал в формате *.pdf с такой «рекламой» — сломается даже самый упорный неплательщик.
При этом на оплату дается неделя — если оплатят, то «жаба» удаляется, если деньги не пришли, то идет в номер.

Если заказчик упорствует — с почти нулевыми издержками модуль можно повторять до бесконечности.
Даже если данный конкретный заказчик не заплатит (имеет объективные причины), то такая «рекламная компания» настроит других заказчиков на волну оплаты по счетам.
В итоге общий уровень дебиторской задолженности значительно снизится.
Как вариант можно дать в журнал статью о проблемном заказчике:
«Компания «Сигаретница» предупреждает о недобросовестности своего бывшего поставщика — фирмы «Мокрый табак LTD».

Самое забавное, что немало случаев, когда после такого жесткого выбивания долгов фирмы продолжают сотрудничать.
Видимо есть понимание, что кредиторы идут на такие меры вынужденно, а сами должники признают справедливость претензий.

Действие №7: Интернет
С помощью мировой паутины можно творить чудеса:
С указанием всех реквизитов рассылаются сообщения о произошедшем на доски объявлений, базы пресс-релизов, базы «черных фирм» — «black list».
В итоге для фирмы-неплательщика создается WWW окружение, которое в долгосрочной перспективе весьма негативно повлияет на ее работу с ее заказчиками.
Если после официального предупреждения долг не был возмещен, то делается первая партия рассылок, после чего требование повторяется.

Необходимо обратить внимание, что Интернет дает большую свободу действий, но не вседозволенность.
Современные технические средства позволяют находить и отслеживать источники негативного PR.
Поэтому злоупотреблять этим методом не стоит, т.к. вполне можно нарваться на ответные иски, которые многократно перекроют сумму неплатежа, из-за которого все началось.

Действие №8: «Езда по нервам»
Самый простой и эффективный способ.
Руководство фирмы-кредитора дает задание своим секретарям отловить руководство фирмы-неплательщика (в случае весьма вероятного отсутствия последнего за жабры берется оставшийся за главного).
И вот попавшемуся объясняется:

/вся глубина их морального падения
/что вы терпите убытки
/что так неправильно
/что надо платить
/что вы не хотите решать дело через суд или «как-то иначе», но свое законное получите
/»я все понимаю, но давайте разберемся»
/ и т.п.

Также делается несколько приездов, в течение которым всем причастным и непричастным многократно обосновывается законность требований, а также необходимость и неизбежность платежей.
В конечном итоге должник платит, так как парадоксальным образом спокойный разговор по душам пугает больше угроз.

Действие №9: Отказ поставлять (отгружать) товар
Хорошо работает при наличии более-менее регулярных поставок.
Особенно хорошо — если поставщик занимает лидирующее положение на рынке, поставляет эксклюзивный и высоколиквидный товар или в силу тех или иных причин может предложить особые ценовые условия поставок товара.

Например, рассмотрим схему:
Оптовик — предприятие, потребитель расходных материалов.
Поставщик оконной фурнитуры — фирма, производящая окна.
Разговор с должником следующий:
«Пока не оплатите по старым счетам — не получите необходимые комплектующие».

В итоге деятельность производителя окон блокируется, фирма несет убытки, т.к. не имеет возможности отгружать продукцию своим заказчикам.

Действие №10: Внесение в базы данных неплательщиков
На WWW фирмы организуется «black list».
Такие же списки есть в каждом регионе.
В него вносятся реквизиты злостного неплательщика.
На обозрение всем.

Действие №11: Сговор с конкурентами
О злостном неплательщике предупреждаются все поставщики.
Если к ним обратятся из данной конторы, то, как минимум, они будут крайне осторожны и не будут давать кредита.

Резюме
Большинство проблем предупреждается при помощи своевременного аудита дебиторской задолженности, регулярного анализа деятельности должников, своевременного анализа экономической ситуации.
В случае возникновения задолженности и задержек в платежах необходимо занимать четкую, жесткую и недвусмысленную позицию, которая должна давать понять неплательщику, что свои деньги вы все равно получите, а дальнейшие нормальные коммерческие отношения будут возможны только после закрытия текущих задолженностей.
В подавляющем большинстве случаев (если только дело не ведется с откровенными мошенниками) люди сами осознают неправоту своей позиции и при требовании отдать деньги платят по счетам.

Нюансом бизнеса в России является то обстоятельство, что платят тем, кто требует оплат.
И платят тогда, когда требуют.

Простая аналогия
Весной птицы откладывают множество яиц, из которых вылупляются птенцы.
Их родители выбиваются из сил в попытках накормить своих детей.
При этом принесенные червяки (мошки, рыба и т.п.) отдаются не самым голодным, не раздаются поровну.
Пища отдается самым крикливым птенцам.
А молчуны умирают с голоду.

Не дайте умереть своему бизнесу.

Однако стоит помнить
Любое действие рождает противодействие.
Думайте, что делаете.
Думайте о последствиях.
Сперва думайте, только потом делайте.

И никогда не загоняйте друг друга в угол.
Перегиб во вроде бы справедливом выбивании денег может привести к затяжной войне, в которой еще неизвестно кто больше проиграет.
А вот будут ли победители — не факт…
По СМИ регулярно проходят новости, как разорившиеся предприниматели устраивали кровавую бойню, физически уничтожая лишивших их дела жизни.

НИКОГДА НЕ ЗАГОНЯЙТЕ ЛЮДЕЙ В УГОЛ!
Всегда оставайтесь людьми…

Источник: http://www.czyan.org/2009/04/debitfight/

Распределение деятельности в сфере дебиторской задолженности

Первым делом требуется установить размер задолженности, который будет для компании критическим показателем, а также нормальным и рабочим. Эти типы показателей будут играть роль индикаторов, которые смогут регулировать усиление либо ослабление методов работы с должниками.

Лучше внести при помощи регламентов положения, регулирующие деятельность в сфере дебиторской задолженности. Требуется прописать, какие сроки оплаты в соглашениях разрешается согласовывать, период, через который требуется направить уведомление об необходимости оплаты, какая служба организовывает судебную защиту и несет ответственность за степень оборачиваемости ДЗ.

Внимание! Эффективные методы работы с дебиторской задолженностью – гарантия наличия у него оборотных средств, которые способны обеспечить постоянную деятельность организации.

Работу с задолженностью необходимо распределять так, чтобы каждый работник был в курсе, в какие именно сроки необходимо произвести конкретные действия по взысканию долга.

Существуют три варианта:

  1. Обязанности по работе с задолженностями распределить между сотрудниками: мониторинг сумм и видов задолженности, переговоры с клиентами, оформление и отправка писем, судебные дела, общением с судебными приставами.
  2. Выделить в кадровой структуре спецединицу либо целое подразделение, которое будет нести ответственность за работу с должниками.
  3. Всю деятельность по задолженностям передать в аутсорсинг юридическому лицу, которое специализируется на этом виде бизнеса. Цена на такого рода услуги находится в зависимости от периода образования долга, его суммы и прочих деталей.

Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей

Рекомендации по работе с ДЗ

По большому счету вся дебиторская задолженность может быть поделена на такие виды:

  • нормальная (срок между отгрузкой и датой выплаты средств по соглашению);
  • просроченная (когда сумма по соглашению не была отправлена своевременно, по дате договора);
  • безнадежная (если нет вариантов возврата финансовых средств).

Для того чтобы не получить просроченную либо вовсе безнадежную задолженность, важно следовать следующим рекомендациям:

  1. Отслеживание должников с помощью компьютерных программ следует производить каждую неделю. Сейчас все программы для учета имеют функцию формирования отчетов в короткое время. Это дает возможность следить за финансовым положением постоянно.
  2. Систематическое напоминание о сроке платежа покупателю. Чем раньше будет выставлен счет, тем быстрее по нему будут перечислены финансовые средства. Можно к счету приложить письмо, либо прописать эти сведения внизу счета. Это совершается с целью посеять мысль о необходимости оплаты в мозге дебитора.
  3. Скидочная структура для своевременной оплаты – хороший метод стимуляции покупателей вовремя погашать долги. То есть клиент видит перспективу скидки, к примеру, в 3%, если оплата будет произведена вовремя, например, в срок 10 дней, в то время как в соглашении прописан период в 30 дней с момента получения счета.
  4. Стабильная, регулярная деятельность в направлении получения долгов с должников сильно повышает шансы на получение средств. Письменные уведомления должны сопровождаться телефонными напоминаниями. Безусловно, не стоит сразу же напоминания приравнивать к преследованию. Беседовать лучше вежливо, но твердо. Необходимо интересоваться, когда они смогут выплатить долг.
  5. Прописывание в соглашении такого пункта, как штрафы и проценты за несвоевременную оплату — довольно эффективный метод. Посмотрите на счета за коммунальные услуги, чтобы ознакомиться с борьбой против дебиторской задолженности в этой сфере. Причем надо отметить, довольно успешной борьбой.
  6. Передача задолженности в агентство по выкупу долгов — крайний метод, когда испробованы все методы по взысканию, поскольку фирма обязательно возьмет свой процент с полученного долга.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов

Этапы работы с дебиторкой

Задаваясь вопросом, что такое дебиторская задолженность и как с ней работать, сперва следует понять, с чего нужно начинать.

Работу с дебиторкой, которая образовалась из подписанных соглашений, условно можно разделить на несколько этапов:

  1. Подготовительный – контроль контрагентов, с которыми предполагается дальнейшее сотрудничество (насколько они способны выплачивать долги, их надежность и ответственность и прочее).
  2. Документальный – на момент подготовки проекта соглашения и установки его условий (распорядок выплат и их даты, санкции за нарушение условий соглашения, рассрочка и прочее).
  3. Контрольный – при нем требуется следить за выполнением клиентом обязательств по соглашению.
  4. Оперативный – комплекс процедур, которые способствуют понижению риска прогрессирования задолженности в сомнительную и безнадежную.
  5. Взыскательный – это взаимодействие с дебитором в суде либо при помощи специальных методов получения финансовых средств.
  6. Заключительный – списание долгов, которые стали безнадежными, переквалификация долгов в сомнительные, учитывая все последствия, которые следуют из этого.

Каждый этап работы с дебиторской задолженностью клиентов подразумевает применение особых методов и способов, которые предприятие должно разрабатывать самостоятельно и описывать в регламентах, инструкциях, положениях и т.д.

В качестве стимула и мотивации сотрудников для работы по сокращению ДЗ и КЗ можно использовать систему введения денежного вознаграждения сотрудников, добившихся снижения дебиторки по контрагентам, которых им доверили для взыскания долга.

На каждом этапе работы с дебиторской задолженностью можно использовать различные приемы установления контакта, его ведения и аргументации

Управление кредиторской задолженностью

Управление кредиторской задолженностью – одна из главных задач бизнеса в наше время. От эффективности ее решения зависит не просто функционирование организации, но и его существование в бизнесе вообще.

Работа с кредиторской задолженностью предполагает следование основным правилам:

  • руководствуясь бизнес-структурой предприятия, необходимо установить рациональную схему кредиторки и систематически проводить анализ соотношения типов задолженности;
  • не допускать появления просроченной дебиторской задолженности, которая в перспективе приводит к приостановке либо вовсе остановке функционирования предприятия;
  • постоянно подсчитывать оборачиваемость всех типов задолженности и производить корректировку коммерческих предложений по отсрочке выплат;
  • осуществлять инвентаризацию всех видов обязательств и вовремя принимать меры для ее стабилизации.

Перечисленные методы управления задолженностью корректны для всех видов деятельности. Однако, любая компания имеет свои, дополнительные методы, которые делают управление задолженностью в конкретной организации максимально эффективным.

Важно! Управление кредиторской задолженностью в процессе деятельности организации занимает ведущее значение, поскольку понижает риски финансовой несостоятельности и даже банкротства предприятия.

Когда расчеты производятся в валюте, то одним из методов может быть хеджирование (страхование) валютных рисков. Сейчас, когда валюта особенно нестабильна, хеджирование может существенно понизить размер кредиторской задолженности в рублевом исчислении. Это не стандартный метод.

Смысл хеджирования в подписании договора с банковским учреждением, по которому банк обещает в установленные сроки произвести реализацию валюты по фиксированному курсу, а организация – произвести покупку валюты по фиксированному курсу.

Управление кредиторской задолженностью — это работа с источниками ее возникновения, формирование кредитной политики предприятия и организация договорной работы, а также управление долговыми обязательствами

По большому счету сфера контроля задолженности и работа с этой проблемой требует от организации отработанной и налаженной системы. Необходим постоянный контроль и выработка собственных норм. Управление КЗ в этом случае заключено в четком следовании графику платежей и обеспечении выгодного уровня курса валюты на момент платежа.

Задолженность по дебиторам попадает в итоговый баланс предприятия-кредитора в едином разделе с финансовыми средствами и оборотными активами. Однако, мобильность дебиторки гораздо ниже финансов, поэтому необходимы дополнительные действия по работе с дебиторской задолженностью. Что это предполагает в результате такой деятельности: производится выплата долгов и занесение в баланс корректного показателя дебиторки.

Деятельность по взысканию дебиторской задолженности можно рассматривать в комплексе процедур, которые работают на своевременную оплату счетов, а так же взыскание долгов с минимальными убытками. Методы работы с долгами находятся в зависимости от вида и состава долга. Каждая организация самостоятельно выбирает и разрабатывает методы работы с дебиторской задолженностью, которые максимально работают именно в их случае. Требуется предпринимать все возможные и допустимые в рамках закона методы по получению денежных средств, поскольку именно задолженность организации как дебиторская, так и кредиторская максимально влияет на финансовое положение компании.

Источник: https://lichnyjcredit.ru/dolgi/debit-kredit/texniki-i-priemy-raboty-s-dz.html

Долги дебиторов: где отражаются в балансе и для чего с ними работать

Долги дебиторов отражаются в балансе кредиторов в одном разделе с денежными средствами и иными оборотными активами. Однако мобильность дебиторки существенно ниже денег, и она требует дополнительных усилий (работы с дебиторской задолженностью). Результат такой работы — своевременное погашение долгов и отражение в балансе дебиторской задолженности в достоверной оценке.

Работу с дебиторской задолженностью можно представить в виде набора процедур, позволяющих своевременно получить или взыскать с наименьшими потерями причитающиеся деньги. Способы работы с задолженностью дебиторов зависят от состава и структуры самой задолженности.

Обычно дебиторская задолженность включает:

  • долги контрагентов за товары, работы, услуги;
  • не отработанные подрядчиками и поставщиками авансы;
  • переплаченные налоги и страховые взносы;
  • не возвращенные работниками фирмы подотчетные суммы, ссуды и займы;
  • иную задолженность (санкции за нарушение условий хоздоговоров, компенсацию причиненных фирме убытков и др.).

Как воздействовать на нерадивого дебитора, узнайте из материалов:

  • «Пишем претензию по дебиторской задолженности – образец»;
  • «Иск о взыскании задолженности по договору поставки».

Как работать с отдельными видами дебиторской задолженности, расскажем далее.

Задолженность за поставленные товары и услуги: основные этапы работы с дебиторкой

Работу с дебиторской задолженностью, возникающей из договорных обязательств, можно разделить на несколько этапов:

  • подготовительный — проверка потенциальных контрагентов (их финансового положения, платежеспособности, надежности и др.);
  • документальный — этап подготовки проекта договора и определения основных его условий (порядка и сроков погашения, санкций за их неисполнение, рассрочек, скидок и др.);
  • контрольный — отслеживание исполнения контрагентом сроков и объемов погашения долгов по договору;
  • оперативный — набор процедур, способствующих снижению риска перехода долгов дебитора в разряд сомнительных и безнадежных;
  • взыскательный — этап работы с дебитором в судебных органах или с применением специальных способов взыскания задолженности (например, с помощью уступки права требования);
  • заключительный — своевременное списание безнадежных долгов, перевод задолженности в состав сомнительной со всеми вытекающими учетными последствиями.

На каждом этапе работы с дебиторкой применяются специальные способы и методы. Например, проверку контрагентов проводят с помощью критериев отбора, анализа и расчетов финансовых показателей с учетом сложившейся практики работы с конкретным партнером.

Как оценить надежность партнера, см. материал «Проверка контрагента на сайте налоговой (нюансы)».

Эти методы фирма разрабатывает самостоятельно и описывает их в отдельном локальном акте (инструкции, положении, методике).

Об одном из методов работы с дебиторкой узнайте из следующего раздела.

Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженности

Взаимозачет можно рассматривать как один из методов работы с долгами дебиторов — ускорить расчеты и упростить расчетные процедуры с его помощью можно в том случае, когда между дебитором и кредитором существуют взаимные долги.

Для проведения взаимозачета необходимо, чтобы:

  • требования дебитора и кредитора были однородными (сопоставимыми);
  • срок исполнения обязательств наступил.

Необходимо учесть еще и дополнительные условия:

  • договор не должен содержать запрета на проведение взаимозачета и противоречить закону;
  • срок исковой давности долгов не истек.

Перед оформлением взаимозачета проводится сверка долгов и согласование их суммы.

Когда оформление акта сверки нежелательно, см. в сообщении «Чем грозит сверка с «безнадежным» контрагентом?».

Законом не регламентируется форма документа о взаимозачете, поэтому контрагенты могут составить его, например, в виде:

  • соглашения или акта о взаимозачете;
  • договора о зачете взаимных требований.

Как упрощенцу оформить взаимозачет, см. в статье «Порядок взаимозачета при УСН “доходы”».

Нюансы работы с подотчетной дебиторкой

Дебиторская задолженность по подотчетным суммам может возникнуть, если, например:

  • в компании отсутствует отлаженная система выдачи денежных средств под отчет (не определены процедуры выдачи денег сотрудникам, не установлены сроки возврата и отчета по ним и др.);
  • сотрудник уволился и подотчетные суммы не вернул, а при окончательном расчете их удержать не удалось;
  • работник находится в долговременной командировке и у него отсутствует возможность отчитаться в срок за полученные под отчет деньги.

Наладить своевременный возврат подотчетных средств и процесс регулярной отчетности подотчетных лиц помогают следующие меры:

  • утверждение в компании положения о порядке выдачи денег под отчет;
  • издание приказа со списком лиц, которым допустимо выдавать деньги на хозяйственные нужды;
  • закрепление отдельного сотрудника бухгалтерии для контроля над своевременностью и полнотой отчетности по полученным сотрудниками денежным средствам.

Что предусмотреть в обязанностях бухгалтера по работе с подотчетниками, см. в материале «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов

Отсутствие в компании отлаженной системы работы с долгами может негативно отразиться на ее:

  • финансовой устойчивости и платежеспособности — отсутствие своевременно полученных от контрагентов денег не позволяет фирме расплачиваться с персоналом, бюджетом, закупать материалы, то есть осуществлять свою обычную деятельность;
  • репутации — отсутствие необходимой и достаточной денежной массы не позволяет фирме своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками и бюджетом;
  • конкурентных преимуществах — замороженные деньги, выпавшие из оборота из-за просроченных долгов контрагентов, могли бы использоваться компанией для разнообразных целей (ее развития, получения альтернативных доходов и др.);
  • внутреннем потенциале — отвлеченные на взыскание долгов ресурсы фирмы могли бы использоваться на новых проектах и ее развитии;

Кроме того, недостаточная работа с дебиторами, приводящая к судебному истребованию задолженности, требует дополнительного отвлечения денег и трудозатрат (которых можно было бы избежать при отлаженной системе работы с дебиторами).

Должностная инструкция менеджера по ключевым клиентам

Реализация процедур, входящих в процесс возвращения просроченной дебиторской задолженности. 3.2. Дальнейшее развитие существующего алгоритма работы с просроченной дебиторской задолженностью. 3.3. Расчет просроченной дебиторской задолженности для передачи дела в суд.

Подготовка отчетов по должникам. 4. Права Специалист по работе с дебиторской задолженностью имеет право: 4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии. 4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.4.

ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА Работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором и должностной инструкцией; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; соблюдать трудовую дисциплину; выполнять установленные нормы труда; соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; бережно относиться к имуществу Работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у Работодателя, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников; незамедлительно сообщить Работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у Работодателя, если Работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

Обязанности специалиста по взысканию задолженности

Иначе этого специалиста называют коллектором. Основная цель его деятельности – оказание содействия в поиске должников и возврате занятых денег.
Коллекторские агентства сотрудничают с финансовыми организациями, находя (за определенные проценты) среди машинистов электропоездов недобросовестных плательщиков.

В обязанности данного работника входит: — изучение документации; — поиск местонахождения проблемных должников; — установление с ними, для начала, заочного контакта посредствам почтовых уведомлений и телефонных разговоров; — выяснение мотивов, препятствующих погашению задолженности; — информирование о возможных последствиях; — очные переговоры с должниками на его территории или в офисе; — контролирование выплаты основного долга и процентов.

По результатам предоставляется отчет заказчику.

ВажноИх надо прессовать и требовать возврата денежных средств. Но такие люди, как правило, стрессоустойчивы и им по барабану звонки коллектрских агентств.

Однако, есть те, кто стал должником по воле злого рока. Уволили мужика с работы, у него дома жена с грудничком, а несколько месяцев назад он кредит взял и отдавать сейчас нечем.

И банк вместо того, чтобы пойти на встречу такому должнику, продает долг коллекторам. Ну а те начинают работать. Звонки ночью, запугивания, угрозы!!! Какой нормальный человек пойдет на такую работу.

ВниманиеПоэтому и получается, что 99% таких агентств просто обычные бандюки под официальным прикрытием. На мой взгляд, коллекторы — моральные уроды, которые самореализуются за счет угнетения более слабых.

Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с поставщиками

Утверждаю [организационно-правовая [должность, подпись, Ф. И. О.

Специалист по работе с дебиторской задолженностью в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и распоряжениями непосредственного руководителя. 2. Функции 2.1. Основной функцией специалиста по работе с дебиторской задолженностью является работа с должниками, просрочившими погашение задолженности, в том числе: — ведение переговоров об оплате долга; — консультирование по вопросам возникновения/погашения долга; — разрешение конфликтных ситуаций.

В сфере, соответствующей направлению деятельности Работодателя; реализации полномочий коллектора; ведения деловых переговоров; информационного обеспечения, анализа, участия в подготовке проектов решений и их выполнение; владения компьютерной техникой и необходимыми программными продуктами.

ЕЖЕМЕСЯЧНО: — оборотно-сальдовых ведомостей за отчетный месяц, в срок к 12 числу месяца следующего за отчетным. — книги продаж, в срок к 16 числу месяца следующего за отчетным. 5. Права Бухгалтер по расчётам с покупателями имеет право: 5.1.Вести переписку с поставщиками и покупателями по возникающим проблемам, связанным с выполняемыми им обязанностями.

5.2.Запрашивать, и получать от сотрудников автоцентра информацию, способствующую выполнению своих должностных обязанностей.