Служебный автобус для доставки работников

Расходы по доставке сотрудников на работу

Марина Косульникова, главный бухгалтер компании «Галан»
Источник: журнал «Актуальная бухгалтерия»

В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на такую доставку при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье.
Компании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.
Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.

Доставка как расход

При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы (п. 26 ст. 270 НК РФ):
1) обусловлены технологическими особенностями производства;
2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435). А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи (пост. ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07). При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах (пост. ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 (определением ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13115/09 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано), ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008).
Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.

Расходы на доставку связаны с технологическими особенностями производства?

В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:
— производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18);
— недостаточность рейсов общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198);
— время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.

Документооборот расходов по доставке

Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.
Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.

Расходы по доставке на такси

Налоговики считают (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют (письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 № 20-12/5434) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.
С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию (пост. ФАС МО от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).

Учет НДС

Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.
В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения НДС отсутствует (п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ВВО от 29.10.2007 № А29-1926/2007).

Учет страховых взносов

Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ)).
По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда (определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).
Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании (пост. ФАС ЦО от 03.09.2012 № Ф10-2647/12 (определением ВАС РФ от 22.11.2012 № ВАС-15286/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано)).
По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников (определение ВАС РФ от 10.01.2013 № ВАС-17525/12). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.

Учет НДФЛ

Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников (письмо Минфина России от 04.12.2006 № 03-03-05/21). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809, от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435).
По мнению Минфина России (письмо УФНС России по г. Москве от 16.11.2007 № 28-11/109498), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ).
В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). По мнению автора, сделать это не так просто. Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.

Бухгалтерский учет расходов по доставке

В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Отражают их по дебету счетов учета затрат (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).
Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.
Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Пример
Фирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС — 9000 руб.).
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 9000 руб. — НДС принят к вычету;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.
Мнение
Ольга Ястребкова, ведущий юрисконсульт компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»
Обязательно ли соблюдение двух условий?
Налоговый кодекс устанавливает, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в следующих случаях:
1) в силу технологических особенностей производства;
2) когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Конструкция данного пункта допускает неоднозначные толкования. При его практическом применении часто возникает вопрос, всегда ли необходимо соблюдать эти два правила одновременно или достаточно наличия одного из оснований.
Здесь необходимо отметить, что ни у судов, ни у чиновников нет четкого и однозначного ответа на этот вопрос, однако некоторые общие тенденции прослеживаются.

Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при одновременном соблюдении двух условий является совершенно безрисковым и бесспорным вариантом как с точки зрения контролирующих органов, так и с точки зрения судов (письма Минфина России от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 04.12.2006 № 03-03-05/21, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435, от 02.08.2005 № 03-03-02/43).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только второго условия также поддерживается на сегодняшний день официальной позицией Минфина России и судебными органами (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198; пост. ФАС ЗСО от 15.03.2013 № А27-11302/2012, ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только первого условия, скорее всего, придется отстаивать в суде, так как это не отвечает официальной позиции налоговиков. Однако у предприятия есть хорошие шансы этот спор выиграть (пост. ФАС ДВО от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011, ФАС ЗСО от 24.06.2009 № Ф04-3764/2009(9413-А27-40), ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 по делу № А40-17745/08-80-41, ФАС ПО от 13.03.2008 № А55-8279/07).

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/expenditure/a30/805156.html

НК РФ — о расходах на доставку

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются: любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах; компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда; расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В то же время, согласно п. 26 ст. 270 НК РФ, при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением:

  • сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
  • случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Порядок изложения данной нормы предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении налогооблагаемой базы, и не содержит никаких указаний о возможности учета указанных расходов только при наличии совокупности таких условий. То есть для признания расходов достаточно выполнения хотя бы одного из условий:

  • либо осуществление доставки вызвано технологическими особенностями, которые подтверждены соответствующим образом, при этом в трудовых (коллективных) договорах такая возможность не предусмотрена. В этом случае расходы относят к прочим на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ;
  • либо возможность осуществления доставки предусмотрена трудовыми договорами вне зависимости от наличия технологических особенностей. Тогда затраты на доставку учитываются как расходы на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.

О возможности признания расходов на доставку работников (естественно, при соблюдении условий ст. 252 НК РФ), удовлетворяющей хотя бы одному условию, говорится и в Письмах Минфина (от 13.11.2007 N 03-03-06/1/809, N 03-03-06/1/810). Правда, так было не всегда. Ранее Минфин настаивал на том, что должны соблюдаться оба условия, в противном случае расходы нельзя признать обоснованными. Например, в Письме от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, отвечая на частный запрос, финансисты указали: да, в рассматриваемых случаях доставка работников к месту работы и обратно возможна только специальным транспортом и может рассматриваться как технологическая особенность производства, однако в связи с тем, что она не предусмотрена трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, расходы по договорам, заключенным с транспортными организациями по доставке работников, не могут быть отнесены к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли.

Налоговые инспекторы на местах также нередко настаивают на одновременном выполнении обоих условий, о чем свидетельствует арбитражная практика, но судьи придерживаются иного мнения. Например, ФАС ПО в Постановлении от 30.05.2008 N А65-16782/07 указал: наличие в трудовых договорах условия об оплате проезда к месту работы и обратно является самостоятельным случаем, предоставляющим право учитывать соответствующие расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций.

Аналогичный вывод сделан и в Постановлениях ФАС УО (от 23.12.2008 N Ф09-9741/08-С3, от 24.11.2008 N Ф09-8697/08-С2): понесенные обществом затраты по доставке работников к месту работы и обратно правомерно учтены как расходы, учитываемые в целях налогообложения, поскольку такие расходы предусмотрены трудовыми договорами.

Что такое «технологические особенности производства»?

К сожалению, в НК РФ не содержится определения понятия «технологические особенности производства». Поэтому организациям порой приходится доказывать в суде, что именно эти особенности потребовали транспортной доставки работников к месту работы и обратно.

Рассмотрим ситуации, когда налоговый орган признавал необоснованным отнесение к расходам, уменьшающим облагаемую базу по налогу на прибыль, затрат на доставку, а организации удавалось отстоять свою правоту в суде.

Постановление ФАС МО от 17.09.2009 N КА-А40/9077-09. Организация понесла затраты по оплате дополнительных рейсов трамваев, организованных для доставки на работу и обратно своих работников. Суд установил, что общество представляет собою предприятие с непрерывным технологическим циклом и повышенной пожаро- и взрывоопасностью, что обусловлено спецификой нефтеперерабатывающего производства; использование налогоплательщиком транспортных услуг является следствием технологических особенностей производства и связано с производством.

Суд пришел к выводу об обоснованном включении обществом в состав расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, спорных затрат, понесенных по договору с ЗАО «Р-ский трамвай». По мнению судей, в данном случае инспекция не учла, что предметом названного договора является оказание услуг по организации дополнительных рейсов трамвая, а не оплата проезда сотрудников заявителя, в связи с чем не принимается ссылка на нарушение п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования.

Постановление ФАС ВСО от 27.09.2010 N А33-18167/2008. Суд признал расходы организации на доставку работников обоснованными, так как эти траты связаны с технологическими особенностями производства — отсутствием у организации собственного транспорта для перевозки работников, режимом работы торговых объектов и их удаленностью от населенных пунктов и места проживания работников.

Постановление ФАС МО от 17.06.2009 N КА-А40/4234-09. Суд установил, что необходимость приобретения транспортных услуг по доставке работников от места жительства к месту работы и обратно обусловлена графиком, связанным с непрерывным циклом добычи сырого газа. Арбитры пришли к выводу: исходя из буквального смысла п. 26 ст. 270 НК РФ, если доставка работников необходима в силу технологических особенностей производства, организация может признавать данные расходы для целей налогообложения. В связи с этим не была принята во внимание ссылка налоговой инспекции на пп. 12.1 п. 1 ст. 264 (регулирующий порядок признания указанных расходов при применении вахтового способа работ) и на п. 26 ст. 270 НК РФ (в соответствии с которым, по мнению налогового органа, данные расходы в обязательном порядке должны быть включены в условия трудового или коллективного договора).

Постановление ФАС СКО от 24.02.2010 N А53-13622/2009. Налоговики решили, что общество необоснованно учло расходы по оплате транспортных услуг, оказанных третьими лицами, так как данными услугами пользовались и работники иных предприятий.

Оплата обществом услуг по доставке работников к месту работы и обратно связана с технологическим процессом производства и не является выплатой им вознаграждения.

Ссылка налоговой инспекции на то, что совместно с работниками общества перевозились сотрудники иных организаций, не влияет на право общества уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных затрат. Кроме того, организация вела учет «сторонних» работников и удерживала с них часть расходов на перевозку.

Постановление ФАС СКО от 22.05.2007 N Ф08-2834/2007-1181А. В обоснование правомерности признания расходов на доставку своих работников налогоплательщик сослался на то, что предприятие расположено на окраине поселка, который не может обеспечить потребность предприятия в рабочей силе. Нанятые работники проживают в разных населенных пунктах, расположенных на значительном расстоянии друг от друга. Маршрут движения общественного транспорта от места жительства работников до предприятия не охватывает все населенные пункты, расписание движения маршрутных такси нерегулярное и не обеспечивает своевременность прибытия к началу рабочей смены. В материалах дела имеется справка администрации округа о наличии и расписании движения общественного транспорта.

Постановление ФАС УО от 02.02.2009 N Ф09-36/09-С2. Судом установлена правомерность отнесения обществом оплаты услуг доставки работников, оказываемых ему транспортными организациями, в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, в силу технологических особенностей производства, таких как удаленность производственных площадей от жилого массива, сменный характер работы, низкая пропускная способность общественного городского маршрута и значительные интервалы в его движении.

Постановление ФАС ЦО от 16.07.2008 N А68-9814/07-447/12. Как установлено судом и не опровергается налоговым органом, к технологическим особенностям производства организации относятся непрерывный производственный процесс, круглосуточный режим работы по сменному графику. Кроме того, производство находится в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта для работников отдельных смен.

Вывод

Факторы, позволяющие (по мнению арбитражных судов) говорить о наличии технологических особенностей производства в случаях отнесения затрат на доставку работников до места работы и обратно в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль:

  • круглосуточный режим работы по сменному графику, вызванный непрерывностью производственного процесса;
  • нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта для работников отдельных смен;
  • удаленность производственных площадей от жилого массива;
  • режим работы объектов и их удаленность от населенных пунктов и места проживания работников;
  • значительные интервалы в движении общественного транспорта, что не обеспечивает своевременность прибытия к началу рабочей смены;
  • низкая пропускная способность общественного городского маршрута в совокупности с высокой численностью работающих на предприятии, а также на других предприятиях, расположенных на данной территории.

>Документальное подтверждение

Теперь поговорим о документах, которыми необходимо подтвердить произведенные расходы по доставке сотрудников до места работы и обратно.

Трудовой (коллективный) договор…

Начнем с трудового (коллективного) договора. Еще раз отметим, что понятие «технологические особенности производства» Налоговый кодекс не раскрывает. Поэтому зачастую (см. предыдущий раздел) свою правоту приходится доказывать в судебном порядке. А ведь этого можно избежать, всего лишь прописав в трудовом (коллективном) договоре или приложении к нему обязанность работодателя нести расходы на оплату проезда своих сотрудников к месту работы и обратно.

(Еще раз подчеркнем, что соблюдение двух условий одновременно — трудовой договор и технологические особенности — не обязательно для признания расходов на доставку, тем не менее для подстраховки рекомендуем делать соответствующую запись в коллективном (трудовом) договоре.)

Рассмотрим примеры из арбитражной практики, где отнесение затрат на доставку в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль осуществлялось исходя из того, что такая обязанность предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Постановление ФАС ЗСО от 15.01.2010 N А27-6748/2009. Суды, удовлетворяя требования налогоплательщика, исходили из того, что коллективным договором предусмотрена обязанность по доставке работников до места работы и обратно при определенных критериях; доставка работников производилась как до самого предприятия, так и до отдельных участков; маршруты движения служебного транспорта были сформированы как по городу, так и из другого города. Согласно коллективному договору в случае недоставки к месту получения наряда оплата работнику производится за время его отсутствия исходя из тарифной ставки за счет средств предприятия, в связи с чем налогоплательщик, организуя доставку работников до места работы и обратно, улучшил условия работы своим сотрудникам при существующих технологических условиях производства.

Постановление ФАС ПО от 15.03.2007 N А65-42354/2005-СА1-37. Коллективный договор предусматривает обязанность налогоплательщика обеспечивать своевременную доставку работников на работу и с работы в соответствии с режимами и графиками работ.

В отсутствие у организации собственного транспорта для осуществления пассажирских перевозок выполнение вышеуказанной обязанности предполагает необходимость заключения договоров со сторонними организациями на оказание услуг перевозки, а также оплату расходов по доставке работников заявителя на работу и с работы. Таким образом, заключение договоров на пассажирские перевозки персонала организации следует признать осуществленным во исполнение коллективного договора.

Существовавший порядок расчетов за услуги по перевозке, в соответствии с которым часть затрат нес сам работник, оплачивая стоимость проезда по единым установленным тарифам, соответствовал оптимальной структуре распределения затрат между участниками коллективного договора.

С учетом изложенного суд пришел к выводу о правомерности отнесения налогоплательщиком расходов по оплате услуг по доставке работников в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, в силу наличия технологических особенностей производства заявителя и наличия соответствующего условия в коллективном договоре.

Постановление ФАС ПО от 26.01.2009 N А55-9610/2008. В ходе судебного разбирательства установлено, что в состав ЗАО входят четыре территориально обособленные производственные площадки, находящиеся в разных районах города, работающие по многосменному графику, при котором график сменности не совпадает с графиком движения городского транспорта. Согласно имеющемуся в материалах дела письму мэрии города до производственных площадок маршруты муниципального транспорта не проходят, режим работы городского транспорта с 5.30 до 22.00.

С учетом представленного текста типового трудового договора, заключаемого ЗАО с работниками, положения «О доставке сотрудников ЗАО транспортом к месту работы и обратно» суд установил, что заключение договора с автотранспортным предприятием на организацию пассажирских перевозок работников ЗАО произведено во исполнение условий трудовых договоров.

Ссылка налогового органа на наличие у налогоплательщика в собственности автобусов не принята судом во внимание, поскольку данное обстоятельство не свидетельствует об экономической необоснованности данных транспортных расходов.

Постановление ФАС ПО от 15.06.2006 N А65-9328/2005-СА1-37. Налогоплательщик взял на себя обязанность обеспечивать своевременную доставку работников на работу и обратно согласно режимам и графикам работ, указав это в коллективном договоре. Однако налоговая инспекция пришла к выводу о несоответствии понесенных организацией расходов по оплате стоимости проезда критерию экономической оправданности по п. 1 ст. 252 НК РФ, исходя из того, что указанными маршрутами имеют возможность пользоваться не только работники предприятия, но и любой желающий, в связи с чем предприятие компенсирует перевозчику расходы, связанные с осуществлением перевозки в том числе лиц, не участвующих в процессе производства и получения прибыли.

Между тем, как следует из договоров на осуществление пассажирских перевозок, налогоплательщик несет расходы по оплате услуг перевозчика лишь в части, не оплаченной самим работником. Работники и иные лица оплачивают стоимость проезда по установленному в городе тарифу путем покупки проездных билетов. Налогоплательщик оплачивает услуги перевозчика исходя из тарифа, установленного за каждый километр проезда, независимо от количества перевезенных пассажиров за вычетом выручки от продажи проездных билетов, формируемой в том числе за счет лиц, не являющихся работниками. Суд пришел к выводу, что данный порядок свидетельствует об экономической оправданности существующего порядка расчетов, позволяя заявителю уменьшать собственные расходы по оплате услуг пассажирского транспорта.

…и другие документы

Какие еще документы будут необходимы налогоплательщику для обоснования своих расходов, связанных с доставкой? Обратимся снова к арбитражной практике.

В деле, которое рассматривал ФАС ЗСО в Постановлении от 24.06.2009 N Ф04-3764/2009(9413-А27-40), налогоплательщик в обоснование своей правоты привел следующие аргументы:

  • дополнительное соглашение к трудовым договорам общества предусматривает обязанность работодателя обеспечивать доставку работников от места жительства на работу и обратно служебным транспортом, если место жительства находится на расстоянии более 3 км;
  • от административных зданий общества общественный транспорт не может обеспечить передвижение соответствующих работников в рамках графика рабочего времени;
  • необходимость доставки работников общества наемным транспортом была связана с тем, что предприятием привлечено к работе 23 работника аппарата управления, проживающих в соседних городах, расстояние до которых составляет более 3 км (время пути более 40 минут); добраться до работы и обратно данные лица могут лишь на единственном общественном транспорте (автобус), но используя его, не имеют возможности доехать до места работы к началу рабочего дня.

В этом случае, а также в других аналогичных случаях организации необходимо представить в качестве оправдательных следующие документы:

  • договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, отрывные талоны, путевые листы;
  • расписания движения междугородных автобусов и пригородных электропоездов, на основании которых можно сделать вывод, что доставка работников к месту работы и обратно наемным автотранспортом соответствует оптимальной организации производственной деятельности, в связи с чем затраты налогоплательщика отвечают критериям ст. 252 НК РФ.

Не будем лишний раз говорить о важности документального оформления. Приведем лишь пример из арбитражной практики (Постановление ФАС СЗО от 01.12.2010 N А56-95584/2009) не в пользу налогоплательщика (что совершенно не характерно для судебных дел по данному вопросу), где недобросовестное отношение к оформлению документов привело к проигрышу организации. Суть дела заключалась в следующем. В ходе проведения проверки налоговый орган выявил нарушение налогоплательщиком ст. 252, п. 26 ст. 270 НК РФ в результате неправомерного включения в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затрат на услуги такси для работников, что повлекло доначисление налога на прибыль.

Представленными в ходе выездной налоговой проверки документами подтверждается, что в соответствии с заключенным с транспортной компанией договором оказания услуг налогоплательщик оплачивал эти услуги на основании актов сверки расчетов по итогам работы за месяц. Фактически услугами такси пользовались сотрудники организации, чтобы добраться к месту работы и обратно в промежуток времени с 00.00 до 6.00 (вне режима работы офисов налогоплательщика).

В ходе проверки налоговая инспекция установила, что трудовыми договорами расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно не предусмотрены, коллективный договор не заключался, приказы по личному составу о работе в сверхурочное время в связи с производственной необходимостью отсутствуют. Суд согласился с выводом инспекции о том, что затраты на услуги такси для работников не отвечают требованиям, установленным ст. 252 НК РФ (документально не подтверждены), поэтому не подлежат включению в налоговую базу по налогу на прибыль.

Документы, которые помогут подтвердить расходы на оплату проезда к месту работы и обратно:

  • трудовые и коллективные договоры, содержащие обязательства работодателя об обеспечении доставки работников;
  • правила внутреннего распорядка, где указан график работы, свидетельствующий о сменном характере работы или наличии непрерывного производства;
  • приказ руководителя об организации доставки работников к месту работы и обратно (или, как вариант, в одну сторону, если в другую есть возможность добираться самому работнику);
  • порядок доставки сотрудников к месту работы и обратно с указанием места сбора, маршрута, остановок и т.д.;
  • договоры о перевозке пассажиров, заключенные с транспортными организациями, с указанием расписания движения и маршрутов автобусов (если доставка осуществляется сторонними организациями);
  • документы самой организации, свидетельствующие об использовании собственного или арендованного транспорта для перевозки работников (если доставка осуществляется самой организацией);
  • документы местных органов власти, подтверждающие, что данное направление не обслуживается транспортом общего пользования, либо содержащие информацию о неподходящем графике его движения и количестве автобусов на маршруте;
  • документы (письма) «местных» автотранспортных предприятий об имеющихся маршрутах, расписании движения транспорта, остановках и т.д.

Л.И.Баянова

Эксперт журнала

«Налог на прибыль:

учет доходов и расходов»

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/70454-rasxody-dostavku-sotrudnikov-mestu-raboty-obratno

Когда претензий не должно быть

Начнем с того, что, по мнению Минфина, организация может учесть расходы на доставку сотрудников, только если одновременно соблюдаются два условияп. 26 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49.

УСЛОВИЕ 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства

В частности, суды к ним относятПостановления ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008; ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09; ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, от 17.12.2007 № Ф09-10398/07-С3:

  • <или>удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;
  • <или>отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;
  • <или>непрерывный или многосменный график работы организации;
  • <или>круглосуточный или многочасовой режим работы торговых объектов (то есть рабочий день заканчивается поздно, когда транспорт уже не ходит).

Наличие перечисленных факторов можно подтвердить, например, такими документами:

  • графиком работы компании, где указано время начала и окончания каждой смены;
  • технологической картой, подтверждающей непрерывный процесс производства;
  • справкой от местной администрации или местных автопредприятий о наличии маршрутов или их расписании в конкретном городе, районе, поселке.

Не так давно московский суд отверг доводы налоговиков о нецелесообразности расходов на доставку рабочих ввиду нахождения стройплощадок близко от метро и автобусных остановок. При этом суд признал технологической особенностью производства тот факт, что в процессе строительных работ одежда рабочих сильно загрязняется, при этом на стройплощадке им негде переодеться и принять душ. А по правилам проезда на столичном общественном транспортепп. 6.4.1, 6.4.11 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 02.09.2008 № 797-ПП; п. 2.11.16 Правил, утв. Постановлением Правительства Москвы от 16.09.2008 № 844-ПП находиться в транспорте в пачкающей и зловонной одежде запрещено. Также суд учел необходимость одновременной перевозки больших групп рабочих, которые невозможно перевезти общественным транспортомПостановление 9 ААС от 11.11.2011 № 09АП-28208/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11).

УСЛОВИЕ 2. Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

Заметим, что на самом деле из п. 26 ст. 270 НК РФ прямо не следует, что затраты на доставку работников до работы и обратно можно включать в расходы, только если соблюдаются оба названных условия. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые судыПостановления 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008. Однако проверяющие наверняка будут руководствоваться подходом Минфина.

Итак, при соблюдении названных условий налоговый учет расходов на доставку будет выглядеть так.

Налоги/взносы Доставка производится собственным или арендованным транспортом Фирма обращается к услугам сторонней компании
Налог на прибыль Затраты учитываются как:

  • материальные расходы (ГСМ, запчасти для транспорта)подп. 1 п. 2 ст. 253, подп. 2, 5 п. 1 ст. 254 НК РФ;
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя)подп. 2 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 255 НК РФ;
  • амортизация ОСподп. 3 п. 2 ст. 253, п. 1 ст. 256, п. 2 ст. 259 НК РФ;
  • арендные платежи
Затраты учитываются как прочие расходыподп. 4 п. 2 ст. 253, подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
Налог при УСНО («доходы минус расходы») Затраты учитываются какп. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ:

  • материальные расходы (ГСМ, запчасти, оплата услуг сторонней фирмы)подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 2, 5, 6 п. 1 ст. 254 НК РФ;
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя)подп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ;
  • арендные платежиподп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
НДС Не начисляется, так как расходы на доставку принимаются к вычету при исчислении налога на прибыльподп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ
Входной НДС со стоимости ГСМ, запчастей, а также с арендной платы принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ
Входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмой, принимается к вычетуп. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ
НДФЛ Не начисляютсястатьи 41, 209 НК РФ; Письмо Минфина от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680; Постановление ФАС СЗО от 08.02.2011 № А56-12834/2010; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, поскольку:

  • нет выплат в пользу конкретных работников;
  • доставка вызвана производственной необходимостью
Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС
Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев

Когда и какие проблемы возможны

СИТУАЦИЯ 1. Компания организовала доставку работников в силу технологических особенностей производства, но нигде это не закрепила.

В этом случае налоговики могут:

  • убрать сумму доставки из «прибыльных» расходов и доначислить налогПостановления ФАС МО от 29.02.2012 № А40-50862/11; 19 ААС от 17.10.2011 № А08-2729/2011; ФАС ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008;
  • доначислить НДС на стоимость доставки служебным транспортом, расценив ее как услуги для собственных нужд, расходы на которые не учитываются при налогообложении прибылиподп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ, либо исключить из вычетов входной НДС, относящийся к стоимости услуг по доставке, оказанных сторонней фирмойПостановление ФАС ЦО от 20.12.2011 № А14-12623/2010;
  • начислить соответствующие пени и штрафыст. 122 НК РФ.

А особо ретивые проверяющие из фондов могут доначислить страховые взносы на стоимость доставки. Правда, суды охлаждают их пылсм., например, Постановление 11 ААС от 09.11.2011 № А49-2814/2011.

Специалист Министерства труда и социальных отношений подтвердил нам, что в данном случае взносов не будет.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КОТОВА Любовь Алексеевна Заместитель директора Департамента социального страхования и государственного обеспечения Минтруда России

“Если доставка работников до места работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства (удаленное местонахождение организации, многосменный график работы и проч.), то в этом случае страховые взносы на стоимость доставки не начисляются”.

СОВЕТ

В этой ситуации подстраховаться от возможных налоговых неприятностей можно, включив в трудовые и (или) коллективный договоры условие о доставке сотрудников.

СИТУАЦИЯ 2. Производственной необходимости в доставке нет, работники могут сами добираться до работы и обратно. Однако фирма обеспечивает им доставку, предусмотрев это в трудовом (коллективном) договоре.

Многие думают, что в этом случае затраты на доставку можно включить в расходы на оплату трудап. 25 ст. 255 НК РФ. Однако Минфин недавно дал понять: то, что вы закрепили какие-либо выплаты работникам в коллективном договоре, еще не означает, что их автоматом можно учесть в «прибыльных» расходах по п. 25 ст. 255 НК РФПисьмо Минфина от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8 (см. , 2012, № 7, с. 9). Правда, доставку Минфин в своем Письме не упоминал.

То есть в этой ситуации логично ожидать тех же неприятностей, что мы перечислили выше. Кроме того, если работодатель обеспечивает своим работникам доставку, руководствуясь исключительно заботой об их комфорте, то независимо от учета «доставочных» расходов для целей налогообложения прибыли он должен:

  • удерживать НДФЛ со стоимости доставкиПисьмо Минфина от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728 как с дохода, полученного работниками в натуральной формеподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. А для этого работодателю надо каким-то образом организовать персонифицированный учет работников, пользующихся услугой по доставке, и рассчитывать стоимость доставки, относящуюся к каждому работникуПисьмо Минфина от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110; п. 8 Информационного письма Президиума ВАС от 21.06.99 № 42.

Для этого Минфин предлагает воспользоваться табелем учета рабочего времени (другим аналогичным документом) и рассчитывать доход каждого работника путем деления разовой стоимости доставки на количество работников, явившихся в этот день на работуп. 2 Письма Минфина от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247. Но работодатель может установить и свой способ учета, например использовать талончики или билетики, требовать, чтобы работники, пользующиеся ведомственным транспортом, отмечались в специальном списке.

Отдельные суды считают, что, поскольку услуги по доставке, производимой сторонним транспортом, оказывались не работникам, а непосредственно работодателю, стоимость доставки не является вознаграждением за выполненные работы (услуги) по трудовым договорам и не облагается НДФЛПостановления ФАС МО от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11; ФАС ЗСО от 17.11.2010 № А45-26455/2009;

  • начислять страховые взносы, в том числе и на «несчастное» страхованиеч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Но если доставка производится собственным транспортом, который используется и для других поездок, то персонификация расходов на доставку потребует от организации чересчур много трудозатрат. Если она на это не пойдет, то просто не сможет правильно начислить НДФЛ и страховые взносы. Но проверяющих это вряд ли будет волновать, поэтому оспаривать доначисления придется в суде.

ОБМЕН ОПЫТОМ

МАКСИМЕНКОВА Ольга Геннадьевна Главный экономист по бухгалтерскому, налоговому учету и анализу хозяйственной деятельности ООО «БГ Эдельвейс» (Аэропорт «Внуково»)

“Доставку сотрудников обычно организуют фирмы, для которых эта статья расходов — далеко не в первом десятке. Кроме того, при налоговой проверке инспекторы не часто доходят до анализа экономической обоснованности и правильности исчисления налогов с расходов на доставку.

Если же проблема доставки существует у холдинга, то, как правило, при нем создается специализированная организация-перевозчик, которая не имеет большого оборота, аккуратно платит налоги, не имеет ни НДС к возмещению, ни убытков, ни каких-либо иных факторов, которые могли бы навлечь проверку”.

***

Итак, безопаснее и спокойнее учитывать доставку сотрудников, когда в ней действительно есть нужда и когда обязанность по доставке прописана в локальном акте. Обратите особое внимание на то, чтобы производственная необходимость доставки была документально подтверждена.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

Источник: https://glavkniga.ru/elver/2012/13/1008-dostavka_sotrudnikov_raboti_obratno_uchet_strakha_upreka.html