Счета управленческого учета

Что включить в управленческий план счетов

Чтобы решить, какую информацию нужно включить в управленческий план счетов, нужно обсудить с пользователями управленческой отчетности (руководством компании, менеджерами, финансовыми аналитиками, сотрудниками отдела бюджетирования и др.), какие отчеты, с какими показателями им требуются.

Стоит попросить их представить примерный формат отчетов – это позволит понять, какая информация им нужна и в какой детализации. Желательно также показать им имеющийся план счетов и обсудить, каких сведений в нем не хватает для их работы.

Проанализировав полученные формы отчетов, нужно составить список данных, которые требуется включить в управленческий план счетов, удалив повторяющиеся запросы разных подразделений.

К примеру, помимо финансовых показателей, пользователям могут быть нужны количественные (об объемах производства или продаж и т. д.). Может требоваться разделение по структурным единицам предприятия. Если план счетов разрабатывается для группы компаний, между которыми существуют хозяйственные связи, в нем стоит предусмотреть счета для учета внутригрупповых операций (подробнее о создании корпоративного плана счетов управленческого учета см. Как обеспечить качественный учет внутригрупповых операций) и т. д.

Пример дополнения плана счетов в соответствии с запросами пользователей управленческой отчетности

Мария Тихомирова , финансовый директор ООО «Петрол Плюс Регион»

Финансистам компании «Альфа», входящей в холдинг, предстоит разработать управленческий план счетов. Управляющая компания требований и ограничений в этом вопросе не устанавливает.

В ходе рабочих совещаний с менеджерами холдинга специалисты финансовой службы выяснили, что руководству отдела продаж требуется ежемесячный отчет с детализацией данных по типам выручки, который ранее в компании не составляли (см. таблицу 1. Выручка без НДС).

Таблица 1. Выручка без НДС

Тип выручки Сумма, тыс. руб.
Продажи на территории РФ третьим лицам, в том числе: Х
– товары, опт; х
– товары, розница; х
– услуги х
Продажи на территории РФ внутригрупповые, в том числе: Х
– товары; х
– услуги х
Продажи за границу, в том числе: Х
– товары, опт; х
– товары, розница; х
– услуги х
Итого Х

Отделу капитальных вложений необходим ежемесячный отчет о движении основных средств в детализации по группам. Его форма представлена в таблице 2.

Таблица 2. Движение основных средств, тыс. руб.

Показатель Группа основных средств Всего
Здания и сооружения Машины и оборудование Мебель Компьютеры и оргтехника Прочие
Первоначальная стоимость на начало периода х х х х х х
Остаточная стоимость на начало периода х х х х х х
Поступление х х х х х х
Выбытие х х х х х х
Переоценка х х х х х х
Первоначальная стоимость на конец периода х х х х х х
Амортизация на начало периода х х х х х х
Амортизация, начисленная за период х х х х х х
Амортизация по выбывшим основным средствам х х х х х х
Амортизация на конец периода х х х х х х
Остаточная стоимость на конец периода х х х х х х

Кроме того, отделу закупок необходима детализация данных по кредиторской задолженности перед поставщиками, а отделу бюджетирования – по видам операционных затрат.

Сотрудники финансовой службы проанализировали все запросы. Взяв за основу бухгалтерский план счетов, его преобразовали в управленческий. Для этого потребовались следующие изменения.

1. Счет 01 «Основные средства» разделили на следующие субсчета:
– 01.01 «Здания и сооружения – первоначальная стоимость»;
– 01.02 «Машины и оборудование – первоначальная стоимость»;
– 01.03 «Мебель – первоначальная стоимость»;
– 01.04 «Компьютеры и оргтехника – первоначальная стоимость»;
– 01.05 «Прочие ОС – первоначальная стоимость».

2. Счет 02 «Амортизация основных средств» разделили на субсчета:
– 02.01 «Здания и сооружения – амортизация»;
– 02.02 «Машины и оборудование – амортизация»;
– 02.03 «Мебель – амортизация»;
– 02.04 «Компьютеры и оргтехника – амортизация»;
– 02.05 «Прочие ОС – амортизация».

3. На счете 90.01 «Выручка» выделили субсчета второго уровня:
– 90.01.01 «Выручка от продаж в РФ третьим лицам, товары, без НДС»;
– 90.01.02 «Выручка от продаж в РФ третьим лицам, услуги, без НДС»;
– 90.01.03 «Выручка от продаж в РФ внутригрупповые, товары, без НДС»;
– 90.01.04 «Выручка от продаж в РФ внутригрупповые, услуги, без НДС»;
– 90.01.05 «Выручка от продажи за границу, товары»;
– 90.01.06 «Выручка от продажи за границу, услуги».

4. Детализировали каждый субсчет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», выделив:

  • расчеты с третьими лицами за сырье;
  • расчеты с третьими лицами по прочим операциям;
  • внутригрупповые расчеты;

5. Все затраты со счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 91.02 «Внереализационные расходы» (кроме курсовых разниц и процентов по кредиту) для целей управленческого учета решили считать операционными затратами. Для каждого их вида в управленческом плане счетов создали отдельные счета, предусмотрев счет для внутригрупповых расчетов:
– 30 «Зарплата и налоги с ФОТ»;
– 31 «Аренда»;
– 32 «Коммунальные платежи»;
– 33 «Канцелярские принадлежности»;
– 34 «Сотовая связь»;
– 35 «Амортизация»;
– 36 «Транспортные расходы»;
– 37 «Прочие операционные затраты»;
– 38 «Внутригрупповые операционные затраты».

Как детализировать управленческий план счетов

Детализировать данные в целях управленческого учета можно с помощью субсчетов и аналитических признаков (подробнее о подходах к их созданию см. Как вести управленческий учет на основе плана счетов). За основу можно брать уже имеющиеся в базовом плане счетов (например, бухгалтерском) субсчета и аналитики, дополнив их необходимыми информационными разрезами (в соответствии с запросами пользователей управленческой отчетности).

Сформировав перечень аналитических признаков для всех счетов (субсчетов), нужно установить, каких данных нет в текущем учете, и разработать справочники значений для каждой аналитики (см. таблицу 4. Справочник значений аналитического признака «Предмет договора»).

Если данные по учету хозяйственных операций вводят в информационную систему единожды (одновременно для целей как бухгалтерского, так и управленческого учета), необходимо, чтобы их отражали в требуемой детализации. Сотрудников бухгалтерии необходимо проинструктировать о том, что, помимо стандартной аналитики (например, контрагент, договор и т. д.), нужно также вносить дополнительные данные, используемые только для управленческого учета (например, канал продаж, регион покупателя).

Пример разработки аналитических признаков для счетов управленческого учета

Мария Тихомирова , финансовый директор ООО «Петрол Плюс Регион»

Финансисты группы компаний «Альфа» сформировали перечень аналитических признаков для новых счетов управленческого учета. Специалисты выделили наиболее важные признаки – не более трех для каждого из счетов (исходя из технических возможностей учетной программы). Полученные данные представили в виде таблицы (см. таблицу 3. Аналитические признаки счетов управленческого учета).

Таблица 3. Аналитические признаки счетов управленческого учета (фрагмент)

Счета управленческого плана счетов Аналитические признаки
Аналитика 1 Аналитика 2 Аналитика 3
Здания и сооружения – первоначальная стоимость Основные средства Места хранения Ответственный
Машины и оборудование – первоначальная стоимость Основные средства Места хранения Ответственный
Мебель – первоначальная стоимость Основные средства Места хранения Ответственный
Компьютеры и оргтехника – первоначальная стоимость Основные средства Места хранения Ответственный
Прочие ОС – первоначальная стоимость Основные средства Места хранения Ответственный
Здания и сооружения – амортизация Основные средства Места хранения Ответственный
Машины и оборудование – амортизация Основные средства Места хранения Ответственный
Мебель – амортизация Основные средства Места хранения Ответственный
Компьютеры и оргтехника – амортизация Основные средства Места хранения Ответственный
Прочие ОС – амортизация Основные средства Места хранения Ответственный
Выручка от продаж в РФ третьим лицам, товары, без НДС Номенклатурные группы Каналы продаж Контрагенты
Выручка от продаж в РФ третьим лицам, услуги, без НДС Номенклатурные группы Контрагенты
Выручка от продаж в РФ внутригрупповые, товары, без НДС Номенклатурные группы Каналы продаж Контрагенты
Выручка от продаж в РФ внутригрупповые, услуги, без НДС Номенклатурные группы Контрагенты
Выручка от продажи за границу, товары Номенклатурные группы Каналы продаж Контрагенты
Выручка от продажи за границу, услуги Номенклатурные группы Контрагенты
Расчеты с третьими лицами за сырье Контрагенты (поставщики) Предмет договора Договоры
Расчеты с третьими лицами по прочим операциям Контрагенты (поставщики) Предмет договора Договоры
Расчеты с компаниями группы Контрагенты Предмет договора Договоры
Зарплата и налоги с ФОТ Подразделение
Аренда Подразделение Контрагенты
Коммунальные платежи Подразделение Контрагенты
Канцелярские принадлежности Подразделение Контрагенты
Сотовая связь Подразделение Контрагенты
Амортизация Подразделение Контрагенты
Транспортные расходы Подразделение Контрагенты
Прочие операционные затраты Подразделение Контрагенты
Внутригрупповые операционные затраты Подразделение Контрагенты

Для каждого аналитического признака составили справочник значений (например, как показано в таблице 4).

Таблица 4. Справочник значений аналитического признака «Предмет договора»

Код Наименование
01 Сырье
02 Комплектующие
03 Транспортные услуги

В карточке каждого контрагента необходимо отражать информацию о его региональной принадлежности (РФ или другие страны), а также о том, входит ли он в тот же холдинг, что и компания «Альфа». Исходя из этих данных программа будет автоматически выбирать счета для учета выручки и затрат.

Как систематизировать данные в управленческом плане счетов

Чтобы составить полный список счетов управленческого учета, нужно совместить вновь созданные (именно для целей управленческого учета) и уже применяемые в учете компании счета (скопировать их из базового плана счетов). Так будет сформирован полный перечень счетов управленческого учета активов, затрат, расчетов, капитала, финансового результата и т. д.

Отдельный вопрос – расположение счетов внутри вновь созданного плана. Оно может быть иным, чем в базовом плане счетов. Например, управленческий план счетов может начинаться со счетов учета наиболее ликвидных активов или же выручки и затрат. Все зависит от требований используемых стандартов (внутренних регламентов компании) и удобства пользователей.

Всем счетам управленческого учета необходимо присвоить уникальный номер или код. За основу можно взять принцип нумерации в базовом плане счетов (например, бухгалтерском) или разработать свою систему кодов (подробнее об этом см. Как кодировать справочники в управленческом учете).

Как соотнести управленческий и бухгалтерский планы счетов

Чтобы понимать, как соотносятся показатели управленческой и бухгалтерской (налоговой) отчетности, а также чтобы облегчить ведение учета в компании, стоит продумать логику соотнесения применяемых в компании планов счетов. В идеале данные должны вноситься в учетную систему один раз: например, бухгалтеру нужно выбрать счета для проводки из бухгалтерского плана, а на счета управленческого плана счетов проводка должна «лечь» автоматически.

Правила взаимосвязей счетов из различных систем учета зависят от особенностей конкретной компании, пожеланий пользователей. К примеру, на одном счете управленческого плана счетов могут аккумулироваться данные с нескольких счетов бухгалтерского учета. Правила взаимосвязи счетов удобно представить в виде таблицы (см. таблицу 5. Взаимосвязи счетов управленческого и бухгалтерского учета).

Таблица 5. Взаимосвязи счетов управленческого и бухгалтерского учета (фрагмент)

Счет управленческого плана счетов Описание взаимосвязи со счетами бухгалтерского плана счетов
Здания и сооружения – первоначальная стоимость На этом счете отражать суммы с РСБУ счета 01 по всем основным средствам, имеющим принадлежность к соответствующей группе ОС
Здания и сооружения – амортизация На этом счете отражать суммы с РСБУ счета 02 по всем основным средствам, имеющим принадлежность к соответствующей группе ОС
Выручка от продаж в РФ третьим лицам, товары, без НДС На этом счете отражать выручку со счета 90.01 по всем номенклатурным группам, имеющим принадлежность «Товары», в справочнике контрагентов которых в поле «Принадлежит к группе компаний?» НЕ стоит галочка, и по всем регионам, имеющим принадлежность «РФ» в справочнике регионов, в карточке каждого контрагента за минусом НДС

Источник: https://fd.ru/recommend/2213-kak-razrabotat-upravlencheskiy-plan-schetov

Выбор информационной системы для автоматизации управленческого учета компании зависит от ее потребностей. Крупные предприятия, которым необходима полная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшие же компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем очень многие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем. Мы решили подробнее рассказать об этом способе организации управленческого учета, опросив пользователей самой распространенной в России учетной программы «1С: Бухгалтерия», а также специалистов компаний, занимающихся ее внедрением.

Журнал «Финансовый директор» № 3 (март) 2004

Сбор информации

Можно выделить три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С», характерные для работы в любых учетных системах.

Первый вариант. Данные управленческого и бухгалтерского учета собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением информационных баз не возникает, поскольку в этом нет необходимости. Однако этот вариант очень трудоемок.

Второй вариант. Данные управленческого учета получают путем преобразования данных бухгалтерского учета. Но полностью автоматизированный перенос данных вряд ли возможен, поскольку бухгалтерскую информацию необходимо дополнять. Например, отгрузка собранного компанией компьютера может отражаться в бухучете как отгрузка комплектующих, а сборка их в цельную модель — как отдельная услуга. В то же время в управленческом учете отгрузка компьютера может отражаться как ряд операций (перемещение комплектующих на сборку, сборка, отгрузка единицы продукции). Поэтому такие операции проще отражать в бухгалтерском и управленческом учете раздельно.

Участники исследования:Татьяна Борисовец,руководитель по внедрению «1С» ЗАО «Каландр» (пос. Мамонтовка, Московская обл.). В компании установлены программы «1С: Предприятие», «1С: Торговля и Склад», «1С: Производство и Услуги», «1С: Финансовое планирование»;

Вадим Лебедевич,руководитель отдела консалтинга «МАСАН Бизнес-консалтинг» (Москва). В компании установлены программы «1С: Бухгалтерия», собственные разработки на основе «1С»;

Сергей Порфирьев,начальник отдела внедрения консалтинговой компании «1С: Автоматизация» (Москва);

Евгений Фадеев,директор консалтинговой компании «Дельта IT» (Ижевск);

Станислав Шарипов,генеральный директор консалтинововй компании «АВРО-БУС» (Москва);

Марина Шелудько,финансовый директор компании «Идеальная чашка» (Санкт-Петербург). В компании установлены программы «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация», «1С: Финансовое планирование».

Третий вариант. Данные бухгалтерского учета получают из данных управленческого учета. При этом операции, связанные с основной деятельностью (закупки, продажи, производство), чаще всего выгружаются из управленческой базы в бухгалтерскую. Ведется также параллельный раздельный учет операций, которые в бухгалтерском и управленческом учете различаются по содержанию. Этот способ самый технологичный. Однако поскольку данные управленческого учета заносятся в базу, как правило, непосредственными исполнителями или экономистами, а потом автоматически переносятся в бухгалтерскую базу, то бухгалтерия может потерять контроль над учетным процессом. Чтобы этого не произошло, обычно автоматизируются наиболее типичные операции, а учет остальных ведет бухгалтерия.

Наше исследование показало, что пользователи учетных модулей «1С» чаще всего применяют первый вариант. Это, в частности, связано с тем, что бухгалтеры средних и мелких компаний, как правило, не хотят брать на себя дополнительную нагрузку и ответственность по ведению управленческого учета и в то же время выступают против вмешательства в их сферу деятельности других сотрудников. В таких компаниях управленческим учетом занимается непосредственно финансовый директор (иногда руководитель предприятия) или же независимый от бухгалтерии отдел, например планово-экономический. Кроме того, управленческий учет и бюджетирование часто не поставлены как управленческие технологии и за принятие решений отвечают один-два человека, которые и являются потребителями финансовой информации, а сама информация четко делится на «черную» и «белую». В таких компаниях не возникает потребности в комплексных системах автоматизации, поэтому для ведения управленческого учета используется параллельная база в программе «1С: Бухгалтерия».

С ростом бизнеса и повышением квалификации управленческих кадров компании отказываются от упрощенного подхода, предпочитая полностью автоматизировать трансформацию данных, то есть переходят ко второму или третьему вариантам. Обычно при этом повышается и прозрачность бизнеса.

При втором и третьем вариантах рабочий план счетов, на основании которого ведется управленческий учет, строится аналогично плану счетов бухгалтерского учета с использованием дополнительных аналитических признаков или субсчетов для учета операций в управленческом учете1. В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путем выборки по аналитическому признаку или субсчетам создавать требуемые управленческие и бухгалтерские отчеты.

    Личный опыт Вадим Лебедевич

    Наша методика управленческого учета местами существенно отличается от методики бухгалтерского. Если вести управленческий учет непосредственно в тиражной версии «1С: Бухгалтерия» параллельно с бухгалтерским и налоговым учетом, то программу придется слишком часто перенастраивать после обновлений, связанных с изменением законодательства. Поэтому для нас более эффективным стало ведение управленческого учета в специализированной системе, разработанной на базе «1С: Предприятие».

    Евгений Фадеев

    Для того чтобы добиться однократного ввода данных, необходимо установить правила, по которым сведения из бухгалтерского учета могут быть перенесены в управленческий. Затем эти правила просто нужно описать в программе.

    Данные приходится обрабатывать повторно, если такие правила не разработаны, либо сотрудники, которые обрабатывают информацию для одного из учетных разрезов, например бухгалтерии, не могут определить, как эта информация должна трактоваться для целей управленческого учета. В этом случае переносом бухгалтерских данных в базу управленческого учета занимается экономический отдел.

    Татьяна Борисовец

    У нас весь учет ведется по месту возникновения операции, то есть проводку в систему вводят сотрудники отделов продаж, склада и производственных цехов, при этом вносятся все необходимые аналитические признаки. Позже бухгалтерия сверяет данные системы с первичными документами.

Чтобы учетная система стала комплексным инструментом сбора и анализа управленческой информации о деятельности компании, необходима ее доработка: сопоставление справочников управленческого и бухгалтерского учета, разработка аналитик, настройка и т. д. Для этого потребуются дополнительные финансовые (от нескольких сотен до десятков тысяч долларов) и временны’е (до одного года) затраты.

Рассмотрим различия между тремя способами получения управленческой информации на примере.

    Пример учета хозяйственной операции в «1С: Бухгалтерия»Описание операции

    Постановка на учет основного средства (компьютера) и регистрация выписки о состоянии счета.

    Первый вариант

    Постановка на учет. Компьютер учитывается в базе бухгалтерского учета, заполняется карточка основного средства, где указываются срок эксплуатации, дата постановки на учет, стоимость покупки и т. д. Затем поля карточки, которые будут одинаковыми для обоих типов учета (инвентарный номер, название, материально ответственное лицо, место эксплуатации, тип основного средства), копируются в параллельную базу. Остальные поля, необходимые для ведения управленческого учета (срок амортизации, стоимость основного средства, статья затрат и т. д.), заполняются вручную.

    При бухгалтерском учете основного средства в соответствующих документах отражается стандартный набор операций: ввод в эксплуатацию, передача основного средства, перемещение, поступление, списание. На основе этих документов в «1С: Бухгалтерия» автоматически формируются бухгалтерские проводки. В управленческом учете могут отражаться иные операции, поэтому проводки делаются вручную.

    Выписка о состоянии счета. Выписка регистрируется в бухгалтерском учете по стандартным правилам и копируется (автоматически или вручную) в базу управленческого учета.

    Второй вариант

    Постановка на учет. Принципиально не отличается от первого варианта.

    Выписка о состоянии счета. Информация о состоянии счетов поступает в бухгалтерию, как правило, оперативно. В управленческую базу данные можно просто импортировать. При излишней детализации бухгалтерской информации детализированная проводка «сворачивается». Например, для бухгалтерии важно разделение на «оплату» (счет 62.1) и «авансы» (счет 62.2). В управленческом учете подобное разделение в отдельных случаях неважно, поэтому такие проводки можно автоматически объединить.

    Третий вариант

    Постановка на учет. При переносе данных из управленческого учета в бухгалтерский придется заполнять поля карточки основного средства, необходимые для бухгалтерии. Кроме того, поскольку учет основных средств в управленческом учете ведется в форме двойной записи, в бухгалтерскую базу информацию о них также придется импортировать в виде проводок. Учитывать основные средства в бухгалтерской базе также придется с помощью проводок, а это трудоемко. Поэтому при большом количестве основных средств имеет смысл доработать программу так, чтобы можно было автоматически трансформировать проводки управленческого учета в документы бухгалтерского.

    Выписка о состоянии счета. Допустим, клиент заплатил аванс за отгруженный товар и бухгалтер внес в управленческую базу проводку: Дебет 51 Кредит 62. Для целей управленческого учета неважно, имеет место аванс или оплата. Для целей же бухгалтерского учета, напротив, необходимо четкое разделение на аванс и оплату. Поэтому автоматически трансформировать проводку из управленческого учета в бухгалтерский не получится. Чтобы решить эту проблему, необходимо предусмотреть возможность проставления типа платежа в электронном документе в управленческом учете.

    Пример подготовил Вадим Лебедевич

Дополнение данных учетной системы

Помимо различной трактовки операций в бухгалтерском и управленческом учете существуют еще проблемы совмещения этих типов учета2. В тиражных версиях учетных программ, в том числе и в «1С: Бухгалтерия», очень трудно организовать учет нефинансовых показателей (например, количество посадочных мест на квадратный метр площади, процент брака на одного сотрудника). Поэтому при ведении управленческого учета возникает необходимость дополнения и корректировки данных учетных систем.

Несмотря на то что в соответствующих модулях «1С: Предприятие» (например, «Финансовое планирование») есть возможность учета нефинансовых показателей, все участники исследования подчеркнули, что для этой цели обычно используется программа Excel. Так, в компании «Идеальная чашка» при расчете себестоимости продукции ее составляющие, которые отличаются от отражаемых в бухгалтерском учете, вручную переносятся из файлов Excel в модуль «Финансовое планирование». По словам Марины Шелудько, удобнее было бы вести учет в едином контуре. В настоящее время сотрудникам компании приходится с помощью настроек производить выгрузку части данных из «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация» в «1С: Финансовое планирование», а часть данных вводить вручную.

Еще одна проблема при автоматизации управленческого учета с помощью «1С: Бухгалтерия» — учет расчетов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. В бухгалтерском учете такие операции, как правило, не отражаются вовсе, а в управленческом их отражать необходимо. Эта проблема решается с помощью дополнительных настроек.

    Личный опыт Станислав Шарипов

    У наших клиентов потребность в автоматизации расчетов между внутренними подразделениями возникает не часто. Однако если нужен учет внутренних расчетов, то его можно настроить аналогично схеме учета взаиморасчетов между организацией и внешними контрагентами. Для этого обычно выполняются следующие действия:

    • вводится счет, на котором учитываются операции, способные влиять на расчеты между подразделениями (или регистр для компоненты «Оперативный учет»);
    • создаются новые документы, которые отражают различные операции, влияющие на взаимные расчеты между подразделениями;
    • разрабатываются специальные отчеты, позволяющие получить информацию о расчетах между подразделениями.

Бюджетирование и сопоставление плановых и фактических данных

Бюджеты у компаний-пользователей «1С: Предприятие» составляются либо в Excel, либо в соответствующих приложениях («1С: Финансовое планирование»). Если в качестве системы бюджетирования используется программа, совместимая с «1С», возможна автоматическая загрузка фактических учетных данных, поэтому отслеживать выполнение плана можно регулярно (даже ежедневно).

Ведение оперативного анализа отклонений фактических показателей от плановых возможно при условии, что бо’льшая часть данных вносится в систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию. При этом на момент ввода операции информация о ней может быть не подтверждена документально. Например, в компании «Каландр», где реализован такой подход, итог предыдущего дня по состоянию движения денежных средств компании попадает в модуль «1С: Финансовое планирование» ежедневно до 11 утра.

    Личный опыт Марина Шелудько

    В нашей компании планирование производится в модуле «1С: Финансовое планирование». Плановые показатели заносят руководители и сотрудники соответствующих подразделений. Фактические данные по исполнению плана движения денежных средств (из платежных поручений, служебных записок и т. д.) сначала попадают в модуль «Финансовое планирование», а затем передаются на обработку в бухгалтерию. Это позволяет ежедневно отслеживать состояние дел. В бухгалтерию же поступают только подтвержденные документы, которые и попадают в модуль «1С: Предприятие. Комплексная конфигурация». Контроль за денежными средствами ведется ежедневно, полную же отчетность мы составляем помесячно. Часть данных для полной отчетности сначала обрабатывается в блоке «Комплексная конфигурация», а затем поступает в блок «Финансовое планирование» (производство, потери и т. д.).

Анализ информации

Анализ собранных данных происходит с помощью либо инструментов одного из специализированных модулей «1С: Предприятие» («Финансовое планирование»), либо Excel. При этом все участники исследования используют как стандартные отчеты (отчет о прибылях и убытках, балансовый отчет и отчет о движении денежных средств), так и дополнительные отчетные формы.

    Личный опыт Татьяна Борисовец

    Для того чтобы данные управленческого учета были доступны всем руководителям среднего звена, нам пришлось добавить отчетные формы, отражающие деятельность разных подразделений. Так, технический отдел получил возможность анализировать расход сырья. Были добавлены отчеты «Отгрузка готовой продукции по видам» (для отдела маркетинга), «Оборот товаров по складам» (отдел продаж), «Учет движения материальных ресурсов», «Затраты на производство по видам продукции» и т. д. Сейчас мы отрабатываем ведение позаказного учета по определенным видам производства. Кроме того, мы настроили систему, чтобы можно было организовать оперативное (ежедневное) списание сырья. В результате весь анализ управленческой информации проводится в «1С: Предприятие».

    Марина Шелудько

    Использование модуля «Финансовое планирование» позволяет просматривать стандартные отчеты в различных разрезах (подразделения, статьи, показатели) и при необходимости детализировать эти отчеты, чтобы выявить причины отклонений от плана. Таким образом, мы узнаем, какие показатели влияют на значение той или иной статьи бюджета. Помимо трех основных мы используем и другие отчеты, но они формируются в основном в Excel, так как модуль «Финансовое планирование» является статичным инструментом.

Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С: Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчет, содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов; количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а при дополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (для сравнения — в специализированных системах бюджетирования 12 аналитических признаков считаются небольшим количеством).

Технические аспекты

Определенные проблемы при использовании учетных систем, в частности «1С: Бухгалтерия», связаны с тем, что пользователи стремятся использовать более дешевую (а следовательно, маломощную) версию программы и недорогое оборудование. Поэтому возникают трудности при обработке больших массивов данных. Однако этих проблем можно избежать.

По словам Татьяны Борисовец, на их предприятии (численностью около 700 человек) даже при формировании помесячного отчета о движении денежных средств выгрузка данных в отчет длится всего несколько минут. Станислав Шарипов считает, что точно оценить количество проводок, способное перегрузить систему, сложно: «Допустим, компания численностью от 300 до 900 человек покупает пакет модулей «1С» и оборудование для текущих нужд и при этом продолжает динамично развиваться. Если количество операций в месяц, отражаемых в системе, достигнет 5000—7000 и более, то компании придется потратиться на более мощную версию программы и более производительное оборудование через 1—2 года работы в таком режиме».

Еще один способ, который используют для «разгрузки» системы, — копирование информации о прошлых учетных периодах на резервные носители (компакт-диски, дополнительные серверы и т. п.). Это поможет снизить количество анализируемых данных, к которым при необходимости можно будет обращаться как к архиву.

Что касается ограничения доступа к данным системы, то опрошенные нами пользователи применяют стандартные средства: запрет просмотра по группам данных и редактирования закрытых периодов и т. д. Можно также использовать дополнительные уровни защиты, например электронные ключи, шифрование базы данных и т. п. В большинстве случаев затраты на них минимальны.

Итоги исследования

Исследование показало, что организация управленческого учета на основе программы «1С: Бухгалтерия» подходит компаниям, у которых требования к управлению и анализу данных о своей деятельности невысоки. К ним относятся небольшие и средние предприятия или же отделения крупных корпораций, управленческие функции в которых осуществляются главным образом из «центра». Эта система в большей степени отвечает интересам бухгалтеров, а не руководителей, в том числе финансовых директоров. Поэтому для получения информации о деятельности компании необходимы дополнительные модули «1С: Предприятие» и может потребоваться их доработка с учетом требований менеджеров.

Хотя ведение управленческого учета в «1С» — наиболее простой и экономный способ организации управленческого учета как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения трудозатрат, все равно он потребует от предприятия дополнительных ресурсов.

    Татьяна БорисовецПосле автоматизации управленческого учета количество функций у рядовых сотрудников увеличилось. Если раньше работник склада только принимал или отпускал товар, то сейчас он принимает деньги, проверяет карточку клиента и историю платежей. Отдел продаж начал продавать услуги и выписывать акты об их оказании. Удалось упорядочить документооборот на предприятии. Мы целенаправленно сделали «1С» единой для всех подразделений учетной системой.

При достаточно динамичном развитии компании и росте профессионализма управленческого персонала наступает момент, когда для ведения управленческого учета на смену учетной системе должна прийти система более высокого уровня. Так, Марина Шелудько утверждает, что текущую версию «1С» ее компания решила использовать в течение максимум двух лет даже с учетом всех доработок. В то же время, если компания в ближайшие годы не планирует активно расти (увеличивать количество подразделений, открывать филиалы и т. д.), имеет смысл рассматривать «1С» как недорогой и адекватный инструмент для учета и управления и развивать эту систему «вглубь». Учетная система подойдет и компаниям, которые только начинают внедрять управленческие технологии: она поможет научиться структурировать элементы управления для правильной организации работы.

Следует отметить, что все приведенные выводы не относятся к системе «1С: Предприятие 8.0», которая, по замыслу разработчиков, должна значительно расширить возможности управления компанией. Как только появится практический опыт использования этой системы, мы обязательно расскажем о нем на страницах нашего журнала.

Материал подготовлен экспертом журнала Анной Нетесовой

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Источник: https://www.klerk.ru/soft/articles/16207/

Разработка рабочего плана счетов: общие принципы

Нормативная база:

  • План счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденный приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203.
  • Типовое положение о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденное постановление КМУ от 26.01.11 г. № 59.

Общие принципы

С 01.01.17 г. информация о финансово-хозяйст­венных операциях бюджетных учреждений должна обобщаться в системе бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203 (далее – План счетов).

Поскольку План счетов должны использовать как бюджетные учреждения, так и учреждения государственных целевых фондов, он определяет методологию учета независимо от отраслевой принадлежности.

Очевидно, что создать унифицированный план счетов для разнопрофильных учреждений можно только путем формирования его по принципу сферы объединения, то есть включить в него бухгалтерские счета, используемые всеми субъектами госсектора. Однако использовать такой план счетов в полном его объеме, бесспорно, нет необходимости, и поэтому каждое учреждение или организация разрабатывает рабочий план счетов – подборку синтетических и аналитических счетов, предназначенных для отражения хозяйственной деятельности конкретного субъекта ведения учета.

Поскольку, как предусмотрено пп. 7 п. 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.11 г. № 59, главный бухгалтер подает предложения руководителю по дополнительной системе счетов, соответственно и рабочий план счетов разрабатывается под руководством главного бухгалтера бюджетного учреждения.

При включении счетов в рабочий план счетов главный бухгалтер руководствуется практическими нуждами учреждения. Так, небольшому учреждению достаточно иметь несколько десятков счетов, а крупному – нужно использовать тысячи счетов. Поэтому каждый субъект, исходя из своих потребностей, разрабатывает собственный рабочий план счетов, который отражает специфику отрасли, вида деятельности, определяет содержание аналитического учета и характеристику применяемой формы учета.

Рассмотрим более подробно основные требования к рабочему плану счетов.

Требования к рабочему плану счетов

Рабочий план счетов бюджетного учреждения должен отвечать следующим требованиям:

  • быть гибким;
  • соответствовать национальным стандартам бухгалтерского учета и финансовой отчетности;
  • полностью удовлетворять потребности как внешних, так и внутренних пользователей;
  • быть удобным в пользовании;
  • способствовать ведению контроля за финансовой, инвестиционной и операционной деятельностью учреждения путем создания действенной системы контроля.

Требования к рабочему плану счетов наглядно показаны на рис. 1.

1 из 1

Учитывая вышеизложенное, следует отметить, что рабочий план счетов должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Важно! Формируя рабочий план счетов, необходимо соблюдать требования п. 2 Плана счетов, согласно которым субъектом госсектора могут вводиться только аналитические счета к субсчетам Плана счетов. Соответственно новые субсчета могут включаться в План счетов только государственным регулятором в сфере бухгалтерского учета – Минфином.

Кроме того, рабочий план счетов должен гарантировать такую организацию бухгалтерского учета, чтобы учетные регистры велись систематизированным способом, данные счетов гарантировали в полной мере составление финансовой, бюджетной и статистической отчетности, а также чтобы эти данные можно было использовать для управленческих нужд бюджетного учреждения.

Для удовлетворения потребностей внутренних пользователей можно вести на счетах управленческого учета, используя соответствующие классификаторы, учет по центрам ответственности, сегментам деятельности, что способствует усилению контроля, аналитичности полученных данных и соответственно – принятию оптимальных управленческих решений.

Принципы построения рабочего плана счетов

Эффективность внедрения рабочего плана счетов в практику бюджетных учреждений и возможность его использования как инструмента организации учета определяется наличием концептуальных подходов и методики его формирования.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. В нем могут быть использованы столько счетов и субсчетов, сколько нужно для отражения хозяйственной деятельности.

Под субсчетом (в переводе с лат. sub – «под»; обозначает отношение подчиненности, зависимости) понимается идентификатор группы объектов низшего уровня по отношению к синтетическому счету, то есть зависимый от него идентификатор, облегчающий группирование учетной информации.

Субсчета используются с учетом потребностей управления, контроля, анализа и отчетности.

При разработке рабочего плана счетов следует руководствоваться соответствующими принципами. Сейчас общеизвестны семь основных принципов, которые применяются при построении рабочего плана счетов: легитимности; оптимизации критериев; однородности; системности; рациональности; адаптивности; многозначной кодировки. Характеристику этих принципов обобщим в таблице.

Таблица. Характеристика принципов разработки рабочего плана счетов

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/25642-0

Принцип

Характеристика принципа

Легитимности

Соответствие нормативным документам, прежде всего Плану счетов и национальным стандартам

Оптимизации критериев

Признаки включения счетов в рабочий план и их кодировки должны быть одинаковы на всех уровнях системы бухучета, благодаря чему обеспечивается определенность, однозначность рабочего плана счетов, возникает возможность выявить содержание каждого счета и его отличия от других счетов

Однородности

Позиции в рабочем плане счетов должны предусматриваться для качественно однородных объектов учета. Соблюдение по каждому счету единства экономического содержания, определенности структуры и назначения, однозначности в отношении баланса.
Один аналитический счет не может обобщать информацию о разнородных хозяйственных операциях или выполнять несмежные функции. Однозначность и разграниченность счетов, составляющих рабочий план счетов, определяется согласно их обоснованной классификации, при этом субсчета одного и того же уровня выделяются на основе классификации только по одному признаку

Системности

В рабочем плане счетов учетные позиции одного порядка (синтетические и аналитические) должны обеспечивать одинаковый уровень обобщения информации о хозяйственных операциях. Введение однопорядковых счетов позволяет правильно установить взаимосвязи между ними и существенно упорядочить их корреспонденцию. Смещение разных уровней учета лишает рабочий план счетов последовательности и четкости

Рациональности

Направлен на формирование разумного соотношения между количеством уровней субсчетов и аналитических счетов и полезностью разграничения информации, которая на них формируется

Адаптивности

В пределах каждого раздела следует предусматривать свободные позиции, которые могут быть заполнены в случае введения новых счетов

Многозначной кодировки

Позволяет обеспечивать максимальную аналитичность информации

Источник: https://uteka.ua/publication/budget-13-shkola-bughaltera-rozporyaditela-byudzhetnih-sredstv-66-razrabotka-rabochego-plana-schetov-obshhie-principy