Проводки авансового отчета

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50 Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги 6250 руб заявление сотрудника
10 71 Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов 7315 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
19 71 Учтен НДС по приобретенной бумаге 1116 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
71 50 ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250) 1065 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)

Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.

Командировочные расходы

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

  • проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
  • проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
  • суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».

В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50/1 Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург 27 500 руб. приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
19 71 Учтен НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС 19 Вычет НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
10 71 Учтены расходы по командировке 25 050 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
50/1 71 Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал» 2450 руб. приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-avansovyim-otchetam-sotrudnikov.html

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная
71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:

-основного производства;

— вспомогательного производства;

— общепроизводственных затрат;

— общехозяйственных затрат;

— обслуживающего производства;

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы
19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет
71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение
94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Бухучет командировочных расходов

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

Михаил Беспалов

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки – заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

– счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

– два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Командировочные расходы, в т.ч. суточные

Расходы, понесенные в связи с оплатой чартерных рейсов, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, оплата проезда директора организации в период нахождения в отпуске, не связана с его трудовой деятельностью в связи с чем, такие расходы не должны учитываться для целей налогообложения.

  • 17.02.2011 Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 n 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы n Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма n Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательны
  • 28.01.2010 Командировочные расходы не учитываются в первоначальной стоимоти основного средства
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013
    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со
  • 11.09.2013

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.

    Квалификация: Финансовый директор;Главный бухгалтер;Руководитель, Менеджер, Аналитик,Экономист. Сертификат CPA. Регистрация на обучение.

  • «СПЕЦИАЛИСТ ПО МСФО» Ф1, Ф2, ДипИФР, Трансформация, Консолидация на практике. Сертификат CPA. Регистрация на обучение. Очное или дистанционное. АКЦИЯ!
  • Новое в расчете НДС, налога на прибыль и страховых взносов во II полугодии 2017 г. Изменения в ТК РФ для бухгалтера (зачет часов ИПБ)
  • Защита и экономия в бизнесе: новые безопасные схемы 2017-2019 г. с учетом решений Верховного суда по холдингам и однодневкам (15-16 августа 2017 г.)
  • Дебиторская и кредиторская задолженности: отражение в бухгалтерском и налоговом учёте. Тарасова Н.А.
  • Все семинары
  • Картотека

    Инструкции для бухгалтера

    Тесты для бухгалтера

    Бухгалтерские тонкости командировок

    Разные командировки имеют свою специфику учета. Бухгалтер ее должен знать. Иначе организация «нарвется» как минимум на пятитысячный штраф.

    Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги. Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое. неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей. Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

    В командировку – как на работу

    Нередко работников отправляют в командировки, непосредственно связанные с производственной деятельностью фирмы. К примеру, если фирма оказывает услуги в соседнем регионе, то ей скорее всего придется отправить туда своих сотрудников. Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводкой: Дебет 20 Кредит 71 – утвержден авансовый отчет по командировке. Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай. В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

    Давайте познакомимся

    Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы, затраты на нее нужно списать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Такими командировками, например, будут поездки, в которых работник (чаще всего руководитель) проводит переговоры, подписывает контракты и т. д. К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде. Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом. При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться. В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

    За покупками

    Другой случай – когда сотрудников направляют для совершения покупок: товаров, материалов, основных средств и т. д. Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

    Пример 1 ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15. В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи: Дебет 41 Кредит 60 – 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары; Дебет 19 Кредит 60 – 36 000 руб. – учтен НДС по товарам; Дебет 41 Кредит 71 – 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров; Дебет 19 Кредит 71 – 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам. Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

    В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

    На выставку

    Если сотрудник поехал на выставку, чтобы узнать о ценах на товары, то расходы на командировку отнесите к затратам на изучение рынка, отразив на счете 44 «Расходы на продажу». Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты. При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу. Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

    Пример 2 Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками: Дебет 60 Кредит 51 – 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников; Дебет 60 Кредит 51 – 37 500 руб. – оплачена гостиница; Дебет 71 Кредит 50 – 3000 руб. – выданы командировочные; Дебет 44 Кредит 60 – 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 – – 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки; Дебет 19 Кредит 60 – 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам; Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списаны суточные; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу» – 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. + + 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

    Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

    совет Фирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п. то сможете списать командировочные расходы сразу.

    Н. Габец, эксперт ПБ

  • Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

    Подотчетник отчитался по командировке проводки

    Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 700 руб. Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы. Дт 26 «Общехозяйственные расходы» 5 000 руб. Дт 19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 900 руб. Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 900 руб. Произведен расчет с подотчетным лицом Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 10 000 3 500 17 700 5 900 10 000 27 100 17 100 Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 100 руб.

    Учет расходов К командировочным расходам относятся:

    • суточные;
    • оплата за проживание;
    • транспортные расходы;
    • прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

    Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

    ВниманиеСуточные Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы. Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен.

    Проводки по авансовому отчету

    Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма? Транспорт Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

    • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
    • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
    • оплата проезда в месте командировки.

    Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.
    Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты. Бухгалтерский учет и проводки В Плане счетов присутствует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который используется для учета всех расчетов с работником, направленным в командировку. В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм. При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50. При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.
    Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ. Пример проводок Пример: Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

    Источник: https://artlife-astrahan.ru/avansovyj-otchet-provodki/

    >
    Как используются проводки для авансового отчета?

    Как выдаются деньги под отчет

    Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете

    Итоги

    Как выдаются деньги под отчет

    В ходе осуществления деятельности предприятие несет расходы, которые оплачиваются как безналичным, так и наличным способом. В случае выдачи средств сотрудникам в качестве отчета по израсходованным суммам они обязаны сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы.

    Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.

    Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику, узнайте .

    Получить деньги под отчет сотрудник может, написав заявление с указанием целей получения денег. Данное заявление визируется руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Также основанием для выдачи подотчета может быть распорядительный документ руководителя — приказ, распоряжение. В этом случае писать заявление не обязательно.

    Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются. Наличие у работника незакрытых долгов по подотчету не является препятствием для выдачи еще одного аванса.

    Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете

    В зависимости от того, каким способом происходит выдача подотчетных сумм, в бухучете для авансового отчета проводки предусмотрены следующие:

    • Деньги, полученные подотчетником в кассе:

    Дт 71 Кт 50 «Касса предприятия».

    Подотчетные суммы в кассе фирмы получают по расходному кассовому ордеру, обязательно завизированному подписью руководителя предприятия.

    • Деньги, полученные безналичным способом:

    Дт 71 Кт 51 «Расчетный счет предприятия».

    После того как утвержден авансовый отчет, проводки, формируемые бухгалтером, могут различаться в зависимости от направления расхода подотчетных сумм:

    • Суммы, полученные на командировки, в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник:

    Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы»Кт 71.

    Отчитаться за данные суммы нужно в течение 3 дней со дня возращения из командировки.

    См. также: «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

    • Суммы, полученные на приобретение товарно-материальных ценностей:

    Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» Кт 71.

    См. также: «Выдано в подотчет на хозяйственные нужды — проводка».

    Если сотрудник организации погашает задолженность перед поставщиком, то представленный им авансовый отчет проводки будет содержать следующие:

    Дт 60 Кт 71

    Излишне выданные под отчет суммы должны быть возвращены в кассу фирмы. При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:

    Дт 50 Кт 71.

    Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, могут удерживаться из зарплаты работника:

    Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.

    Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, контролирующие органы склонны расценивать как доход сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы.