Приемы тайм менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. Тот есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

  • чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
  • чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
  • чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
  • чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
  • чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2019 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2019 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2019 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Оффлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

  • цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
  • вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
  • вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
  • вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

  • в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
  • с помощью SEO-продвижения;
  • с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
  • с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

  1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
  2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
  3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

  1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
  2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел все необходимые современные функционал.
  3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько оффлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

  1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
  2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
  3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянное обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будет привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

  1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
  2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
  3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решение — никакое управление временем не спасет.
  4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
  5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/taym-menedzhment

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

  1. Перфекционизм
  2. Прокрастинация
  3. Недостаток знаний
  4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

онлайн-тест «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

  1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
  2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

  1. Принцип Парето
  2. Матрица Эйзенхауэра
  3. Интеллект-карты или Mind maps
  4. Пирамида Франклина
  5. Метод АБВГД
  6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Матрица Эйзенхауэра

Дела Срочные Несрочные
Важные

А

Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.

В

Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.

Неважные

С

Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.

D

Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

  1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
  2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
  3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
  4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
  5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

  • Об авторе
  • Последние записи

Раиса Сорокина

Узнать больше на www.raisasorokina.ru Коуч-консультант по поиску работы и построению карьеры. Единственный в России тренер-интервьюер, который готовит к прохождению всех видов собеседований. Эксперт по написанию резюме. Автор книг: «Я боюсь собеседований!», «Сразить наповал #Резюме», «Сразить наповал #Сопроводительное письмо».

Последние записи от Раиса Сорокина (Посмотреть все)

  • Составляем резюме: коммерческий директор — 19.05.2019
  • Пример резюме: инженер, BIM-менеджер — 02.05.2019
  • Экспертная оценка резюме — 25.04.2019

Источник: https://bosshunt.ru/tajm-menedzhment-luchshie-metody-upravleniya-vremenem/

Тайм-менеджмент в системе социального управления Текст научной статьи по специальности «Социальное управление»

О. Ф. Морозова

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Определяется гносеологический статус тайм-менеджмента, показана его эволюция. Доказывается, что тайм-менеджмент является важным элементом социального управления.

Ключевые слова: социальное управление; тайм-менеджмент.

Социальное управление в широком смысле можно определить как целенаправленное воздействие на социальную систему, ее содержание и формы бытия. Всякая социальная система, будучи элементом объективной реальности, существует во времени и пространстве. Сегодня осознано не только то обстоятельство, что хро-нальная форма бытия социальной системы небезразлична к ее содержанию; мы так же «можем говорить о возможности хронотопического моделирования цивилизационной динамики» в целях оптимизации социального управления, а исследование и практическое применение хронотопических представлений, доминирующих в обществе, «способны радикальным способом развернуть модусы цивилизационных процессов» .

Прежде чем обратиться непосредственно в предмету обозначенной в названии статьи проблемы, отметим, что фактором социальной организации время становится еще на заре цивилизаций, и если бы наши предки не научились пользоваться фактором времени в обыденной жизни, сознательная преобразовательная деятельность была бы невозможной. Мифологические образы Леты, всемогущественного Хроноса свидетельствуют, что на начальных этапах цивилизации люди интуитивно чувствовали наличие и влияние временной формы своего существования. Первые темпоральные модели организации жизнедеятельности появляются в связи с необходимостью регуляции практики собирательства, бортничества, скотоводства и земледелия, строятся на основе обобщения наблюдений за природными циклами и служат факторами приспособления жизни коллективов к ритмам явлений природы. Но на том этапе время выступало не в виде нейтрального вектора, а как могущественная таинственная сила, управляющая «всеми вещами, жизнью людей и даже богов» . Признание присутствия этих могущественных сил стало первым, пусть даже робким и неуверенным, шагом к воплощению мечты овладением временем. Без практического учета времени, контроля над соблюдением его ритмов, человек не смог бы целерационально организовать даже примитивное производство, т.к. все, в окружении чего живет человек, что им преобразуется, вплетено в нить времени, которая тянется от прошлого к будущему. Задача жрецов — а именно они были самой значительной управляющей силой — заключалась в том, чтобы следить за ненарушением заданных Космосом циклов. Но постепенно темпоральные модели организации жизнедеятельности, возникнув как средство адаптации, превращаются в значительный фактор управления. В ходе развития социальной практики возникают своеобразные центры управления количественными показателями времени, и культура времяиспользования становится атрибутивной составляющей культуры труда и быта социальных объединений. Обозначаются зачатки циклической и векторной модели времявосприятия, и их соче-

тание в процессе культурогенеза приобретает различные, иногда противоречивые формы.

Фалес одним из первых в античной философии и науке не только вычислил продолжительность года, зафиксировал неравенство количественных показателей времен года, но стал, по большому счету, пионером научного исследования метрических свойств времени. Осмысление времени не может обойти Аристотель, разрабатывая модели управления полисами и высказывая чрезвычайно глубокую идею о связи движения небесной сферы и времени: «Оттого время и кажется движением небесной сферы, — пишет Стагирит, — что этим движением измеряются все прочие движения, и время измеряется им же. Отсюда и обычная поговорка: человеческие дела называются круговоротом и переносят это название на все прочее, чему присущи природное движение, возникновение и гибель» .

Целенаправленные попытки упорядочения временной организации постоянно предпринимались в Древней Руси. Поскольку язычество многие века было социально организующей силой, то в связи с потребностями внутреннего объединения возносится культ Перуна и религиозная обрядность стандартизирует социально важные ритмы. Введение христианского календаря значительно изменило хрональную картину. Модель времени как океана, вращающегося колеса, веретена сменяется в христианской культуре линейным, векторным пониманием времени. С конечностью существования земного соотносится вечность, безвременье внеземного, непостижимого для человеческого разума. В целом в Средние века церковь как важнейший институт управления «держала социальное время под своим контролем, духовенство устанавливало и направляло все течение времени феодального общества, регулируя его ритмы» .

Задачи управления временем актуализируются в периоды активных социальных трансформаций. Особые модернистские усилия были предприняты в России Петром 1. И дело здесь не только в переходе к Юлианскому календарю, по которому жила Европа, началось невиданное для средневековой России «сжатие» времени. Нововведением стало разделение времени религиозного и светского, которое «положено отдавать государству. Измеряя и облагая налогами время людей, подавая личный пример интенсивного, распределенного времени рабочего графика, Петр Великий положил начало вековой традиции соединения службы стране, подчинения государству и исчисления временного хода жизни» .

Но как особое направление тайм-менеджмент обязан капиталистическому способу производства, который характеризуется невиданной ранее упорядоченностью деятельности, регулированием длительности и последовательности процессов. Образование наций,

новой исторической формы общности людей потребовало синхронизации деятельности элементов социального целого и — как результат — породило стремление подчинить ритмы общества единому астрономически выверенному, математически рассчитанному абстрактному времени. Развитие промышленности и рынка поставило задачу точного измерения времени. Для проведения измерений целенаправленно создаются образцовые меры — эталоны и специальные приборы. Х. Гюйгенс, И. Ньютон предприняли усилия по определению метрических свойств времени. Непреложной заслугой И. Ньютона стали его философские выводы об объективности времени, положенные в основание физической картины мира. Метафизическая направленность мировоззрения создавала иллюзию, что время существует само по себе, вне и независимо от социальной системы и для отдельного человека оно превращается во фрагмент объективной реальности, довлеющей над ним. В качестве управленческих задач предполагается учет и контроль над часовым временем и формирование времени графического, конструируемого на основе проведенных ранее измерений с помощью часов для соотнесения одного события с другими событиями и процессами.

К радикальному пересмотру представлений о времени привели научные изыскания А. Эйнштейна. Его теория относительности вскрывает имманентную связь пространства — времени — движущейся материи. Для нас важно здесь отметить, что само существование времени и все его свойства связывались с качественными изменениями, происходящими в материальных вещах, явлениях и процессах, т. е. время социальной системы взаимосвязано с ее качественными изменениями и сами качественные изменения детерминированы временной формой. Наряду с общетеоретическими, философскими трактовками активизируются конкретные экономические и социологические исследования. Реализуется возможность получения количественной и качественной характеристики социального процесса, понятия о бюджете времени связываются с показателями образа жизни, развитии социальной среды, личности. Создаются предпосылки для целерационального использования временных интервалов, обусловленные практическими задачами, теоретически обоснованные реляционной концепцией, связывающей время с жизнедеятельностью разных социальных групп. Данные о времяпрепровождении этих групп позволяют делать выводы о характерных чертах жизни в обществе, объяснять те или иные поступки.

Образование мирового рынка, нуждающегося в разделении труда и едином временном измерении, предопределило выработку гринвического времени, что стало своеобразной «материализацией гегемонии Британской империи» . В субъективном восприятии время начинает осознаваться как ценность: «Время -деньги». И, естественно, социальным заказом науке становится «переоткрытие времени» (И. Пригожин), которое возможно благодаря научно-техническому прогрессу.

Самый существенный шаг в целерациональном воздействии на временную форму бытия сделан Ф. Тейлором, применившим в системе научного ме-

неджмента точные расчеты и формально-логические процедуры, высоко оценивая временную и пространственную упорядоченность трудовых операций. На предприятиях Тейлора вводится нормирование, т. е. на практике показано, что труд (один из видов социального движения) можно структурировать и количественно измерить. Количественному соотношению подвержено соотношение поставленной задачи и затраченного времени. Тейлор не занимался философскими обобщениями, но именно он связал воедино рабочие движения, пространственную координацию и темпоральные затраты. На эмпирическом уровне была доказана действенность принципа экономии сил, который стал движущим механизмом в геометрии труда. Достоинством предложенного подхода является не только то, что Тейлором был усовершенствован трудовой процесс, главное доказано, что рабочее время оказывает существенное влияние на социальное время в целом, можно сказать более конкретно — оно структурирует все время жизнедеятельности. «Работа является, и будет оставаться на протяжении обозримого будущего ядром человеческой жизни» .

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

Как глубокий мыслитель Ф. Тейлор понял, что потери рабочего времени проистекают из трех причин.

Первая — неумение рабочего рационально использовать общественно значимые временные промежутки. Длительность и последовательность трудовых операций может быть весьма различной. Задачи управленца сводятся к построению математически выверенной технологии движений.

Вторая — работа с прохладцей — рестрикционизм -существует наряду с открытыми способами недовольства рабочих. Саботируя и бойкотируя исполнение управленческого решения, рабочие «тянут время», выполняя дневную норму на две трети или даже на треть. Практически это означает, что рабочее время сокращается в два-три раза при сохранении астрономического. В задачи управленца входило выяснение причин (например, условия труда, отсутствие согласованности между подразделениями, негативная мотивация и т.д.) и их устранение.

Третья — неумение и нежелание личности организовать свое время. Это относится как к отдельным представителям управляемого коллектива, так и к самому менеджеру. Менеджер лишь в том случае имеет право требовать от рабочих четкости трудовой деятельности, трудовой дисциплины, если сам является ее примером.

Насколько изменилась ситуация сегодня? Динамизм социальной жизни в конце ХХ и начале ХХ1 в., быстротечные изменения, когда на глазах одного поколения происходят невиданные ранее коренные преобразования в области науки и техники, политической и государственной жизни, возрастает сам ритм все менее стихийных, сознательно проводимых преобразований, делает исследование управления временной организацией еще более актуальным. Два фактора — глобализация и развитие новых информационных технологий -делают очевидными противоречия начиная от межгосударственного до личностного уровня. С одной стороны, возможности радио- и телекоммуникаций способствуют не только мгновенному распространению информации, но и создают иллюзию одновременности,

хотя временные формы бытия каждого социального ло-куса могут существенно различаться. С другой — несин-хронность в развитии стран и народов в условиях глобализации порождает проблемы в отношениях между странами-гегемонами и «отсталыми» (в развитии по времени) государствами, ставит не всегда выполнимую задачу «догнать», «ускорить». Внутри государств мы говорим о наличии передовых или отстающих предприятий, технологий, а педагогов и психологов беспокоят явления ускоренного, по сравнению со сверстниками, (акселерация) и замедленного развития личности.

Исследование темпорального аспекта социального управления актуализируется в связи с осознанием психологами того факта, что на уровне бессознательного включаются особые механизмы интеграции времени, его переживания и поведения в соответствии с этим. В центре внимания оказываются духовные факторы управления темпоральностью. Например, Э. Гуссерль стремится выяснить феномен осмысления индивидом пространственно-временных связей в смыслообразующем потоке сознания, экзистенциалисты рассуждают о трагизме конечности бытия человека в этом мире, его «временном присутствии» и бессилии перед грядущим, отчужденным внешним временем. В отличие от Гуссерля, интенциональность (направленность на) М. Хайдеггером рассматривается не как характеристика сознания, а представлена способом бытия личности. Конечность, временность есть трансцендентальная структура бытия, следовательно, время представляется важнейшей характеристикой бытия человека.

Применение новых компьютерных технологий способствует возникновению новой модели времени. Некоторые исследователи склонны называть господствующую темпоральность нашего общества виртуальным или вневременным временем .

Отмечая, что личность становится все более свободной в распоряжении временем, Н.К.Серов еще в 1980 г. с сожалением отмечал, что никто из нас не «рискнет утверждать… что он знает какой-либо учебник по искусству использования времени. Наверняка нет такого учебника, хотя он был бы крайне нужен» . На настоящий момент мы можем зафиксировать массу практических пособий по оптимизации использования времени, и все они, как правило, используют термин «тайм-менеджмент». Тайм-менеджмент — новая отрасль менеджмента, не получившая достаточного дисциплинарного оформления. В современной литературе практически не различаются понятия «управление временем» и «тайм-менеджмент». «Управление временем (Time Manaqement), — определяет СИ. Калинин, — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности» .

Как ответ на практические проблемы, в отечественном обществознании в конце ХХ — начале ХХ1 в. активизируются исследования по тайм-менеджменту. При этом авторы, как правило, отдают себе отчет в том, что тайм-менеджмент в России развивается на иной социокультурной основе. Сегодня к актуальнейшей проблеме социального управления — проблеме организации времени — обратился Г.А. Архангельский. Отмечая разли-

чие в восприятии времени в европейской и отечественной культуре, автор иронически замечает: «Мы не можем сконструировать время и пространство! Это, скорее, к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся… Жить по часам, соблюдать распорядок, технологию. нам скучно, и мы на это не способны» . В результате можно согласиться, что «Управление временем (во всяком случае в современной России) — это пока еще достаточно «маргинальный» род деятельности, где-то посредине между высокими управленческими технологиями и дремучим знахарством» .

Проводимые социологические опросы выявляют, к сожалению, неутешительную картину. Большинство респондентов жалуются на нехватку времени, хотя изначально каждый человек располагает достаточным временным ресурсом. С помощью группы инициативных студентов мы провели собственное исследование среди студентов второго курса четырех вузов г. Красноярска. Студенческая аудитория при достаточно четкой организации (студент всегда поставлен во временные рамки, которые обязывают его выполнять учебный план) и хороших «биологических часах» ненамного опередила в плане оптимального времяиспользования опрошенные производственные группы. Большинство из респондентов отметили хроническую нехватку времени. Особенно это ощущается накануне сессии, когда образуются «хвосты» по различным дисциплинам. Практически никто не задумывался о самотайм-менеджменте. Итоговый семинар выявил наличие образа внешне господствующего времени, созвучного следующему: время необратимо, безвозвратно — вплоть до трагичности — протекают дни и месяцы, время нельзя накопить, оно ставит перед человеком не всегда выполнимые и трудные задачи «догнать», «соответствовать» и т.п. Студенты согласны, что формирование делового человека, успешной личности немыслимы без умения ценить время. Если человек воспитает в себе убежденность в ценности даже крошечного промежутка времени, успеет многое, хотя астрономического времени у него будет не больше, чем у других. Практические задачи были сформулированы в соответствии с рекомендациями уже существующих «самоучителей по тайм-менеджменту», где расписаны технологии планирования и контроля над временем жизнедеятельности. Однако при этом каждое практическое предложение обрастало таким множеством условий его реализации, что вновь вставали теоретико-методологические вопросы.

Мы порой забываем, что Россия начала ХХ в. имела интересный опыт организации времяиспользования. Параллельно с развитием тайм-менеджмента в Америке проводятся изыскания Центральным институтом труда (ЦИТ), возникает лига «Время», которая ставит актуальнейшую для нашей страны задачу организовать по-новому жизнедеятельность молодой республики. Но если ЦИТ и сторонники лиги «Время» ставили задачи качественной трансформации временной формы бытия социалистического общества, то в последующем попытки реформирования времени приобретают более простой характер. Досрочное выполнение пятилеток потребовало уплотнения временных интервалов, и была введена непрерывная рабочая неделя. Однако прак-

тика показала, что волюнтаристское обращение с временем, когда рабочие графики различных предприятий не совпадали и — особенно, что резко бросалось в глаза, — несинхронность в деятельности промышленных рабочих и колхозного крестьянства вызвало опасность культурного раскола. Здесь обнаружилась глубина «временного основания социальной жизни» , которая не была, к сожалению, учтена во время реализации лозунгов ускорения перестройки, проводимой под руководством М.С. Горбачева. Далеко неоднозначно оценивается сегодня перевод часов весной и осенью.

Однако здесь справедливо заметить, что в зависимости от социокультурных условий обозначились вполне определенные методологии управления временем. Тайм-менеджмент есть конструирование времени «сверху», навязывание волеизъявления управляющего экономикой предприятия субъекта, который преследует цель — максимальное извлечение прибыли в короткие сроки. Есть только одни часы — часы, отсчитывающие прибыль, и нет дела до биологических часов чело-века-исполнителя, астрономических циклов, времени страны и человечества. Иная методология в научной организации труда (НОТ) в социалистической России. Научная организация труда после Октябрьской революции встроена в принципиально новые социальные условия. Мы считаем возможным обратить внимание на следующие характерные черты: во-первых, Тейлор -дитя общества, где господствует частная собственность, он организует эксперимент только на своих предприятиях и только в рамках рабочего времени, не заботясь о других интервалах жизнедеятельности человека. Хронометраж на социалистическом предприятии соотнесен с темпоральными характеристиками общей системы коллективной собственности. Поэтому реформирование, предлагаемое лигой «Время», приобрело более значительные масштабы. Во-вторых, активные участники лиги, такие как П. М. Керженцев, призывают организовать время в рамках всего общества, на государственном уровне. Это требует иного уровня институализации. В-третьих, ценности индивидуалистического общества приводят к ситуации, при которой временная форма бытия настолько отчуждается, что время превращается в безликого противостоящего человеку идола, требованием становится, чтобы управляемый человек «был туп, флегматичен и похож на вола» , и сама временная форма бытия настолько отчуждается, что человек превращается в механизм, который произвольно можно менять, что и произошло с теми рабочими (а это 67 человек!), которые не смогли вписаться в новый хронометраж. Гуманистические ценности, в-четвертых, не позволили противопоставить время рабочее, время свободное и время быта; хронометраж движений преследует не только цель нерационального использования телодвижений; ЦИТ исследует трудовые движения в целях поддержания трудоспособности, здоровья трудящегося, психофизиологический механизм труда. Алексей Капитонович Гастев разрабатывает памятку, где рекомендуется не работать до изнеможения, крайней усталости, равномерно распределять нагрузку, чередовать отдых и работу. В-пятых, если в системе Тейлора хрональные требования разрабатываются специальными людьми,

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

то ЦИТ ставит задачу формирования культуры времени общества и отдельного человека. Сам человек должен научиться управлять своим временем, быть убежденным и заинтересованным в необходимости его оптимизации. Борьба за устранение организационной безграмотности становится приоритетной для руководителей всех уровней.

К сожалению, традиция лиги «Время» не получила в России должного развития. На западе же почти вековая история обогатила тайм-менеджмент многочисленными эмпирическими наблюдениями. Но, решая прикладные задачи, тайм-менеджмент столкнулся с практическими трудностями, которые потребовали теоретического осмысления более общего уровня.

Для России, которая достаточно продолжительное время развивалась несколько обособленно от капиталистического мира, эта «логика пространственно-временного сжатия», которой сопутствует «мировая дерегуляция финансов и доступность новых информационных технологий и новых способов управления», приводит к аннигиляции времени и манипулированию им «посредством управляемых с помощью электроники глобальных рынков капитала» и может послужить «источником новых форм опустошительных экономических кризисов, маячащих в ХХ1 в.» . Антропокосмоцентризм отечественного менталитета постоянно влечет к расширению предметно-проблемного поля тайм-менеджмента. В соответствии с объектом управленческого воздействия выделяются типы тайм-мененджмента: индивидуальный

(«осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития»), ролевой, (привязанный к решению конкретных профессиональных или карьерных задач и. требует участия в процессе управления временем профессионала- консультанта по ТМ») и социальный, имеющий объектом группу людей .

Определяя место тайм-менеджмента в системе социального управления, обнаруживается, что наряду с явными достоинствами тайм-мененджмент в его «западном варианте» не является самодостаточным. Во-первых, несмотря на рекомендации по стратегическому планированию, это методология «здесь и сейчас». Существует «пространственная» ограниченность деятельности по организации времени. Рекомендации, во-вторых, разрабатываются в целях вполне определенной практической задачи, не синтезируя все многообразие функционирования социума. В-третьих, тайм-менеджмент есть технология рационального использования времени, в основном рабочего. Конечно, ее можно использовать и при организации времени свободного, но тогда происходит нивелирование качественно различных временных интервалов жизнедеятельности. В-четвертых, время рассматривается вне культурно-исторического контекста. В-пятых, не соотносится время индивида и время общества. Даже рациональная организация времени индивида без культуры социального времени остается невостребованной жемчужиной. В-шестых, превалирует «время-Я», а время остальных представителей социальной системы не учитывается. Седьмое: речь постоянно идет о количественных, метрических показателях времени. В тайм-менеджменте, как в прикладной отрасли знания, мы владеем лишь количественной концепцией времени атрибута социума, но сегодня уже явно недостаточно исследовать количествен-

ную определенность бытия, назрела потребность обращения к качественным характеристикам пространственновременного описания мира . И, наконец, временная форма бытия рассматривается без анализа связи с социальным субстратом и пространственной организацией.

Практика временной организации столкнулась также с гносеологическими трудностями. Чтобы управлять неким объектом, необходимо знать его сущность.

Метафоричное употребление термина «время» часто скрывает сложность понятия, употребляемого в естественных, общественных, гуманитарных, экономических науках, при этом, естественно, существует предметная специфика терминологии. В тайм-менеджменте речь шла о продолжительности периодов трудового процесса, сокращении длительности интервалов, оптимизации моментов жизнедеятельности человека или организации. Но при глубоком анализе «общечеловеческого социального и культурного развития нам не так уж трудно будет заметить, что время есть нечто несопоставимо более фундаментальное, чем «длительность», «момент» или «интервал», чем все то, что может быть выражено положением часовых стрелок или положением светил на небосклоне, что может быть измерено как сумма или разность положений» . И вместе с тем «время — и в обыденном представлении, и в глубинном научно-теоретическом смысле — остается, как правило, интуитивной очевидной данностью» .

Просуществовав уже столетие, тайм-менеджмент не может «поместиться» в сложившуюся систему экономических дисциплин, «частично его функции «вкраплены» в основные функции менеджмента (планирование, контроль и др.)» , но самое главное — это непрора-ботанность широких междисциплинарных связей с естественными науками (физикой, биологией), общественными и гуманитарными. При современном уровне интеграции научного знания единственное, что может стать своеобразной панацеей, — это философско-методологический анализ управления временем, образующий основания для прикладных исследований. Проблемная ситуация вызвана также тем, что несмотря на практическую значимость и появление новой отрасли — тайм-менеджмента, темпоральный аспект социальных процессов (и процесс социального управления не составляет исключения) не выделен в отдельную область знания,

хотя для описания многообразия исследований времени стал употребляться термин «темпоралистика» или, иначе, «темпорология» .

Таким образом, мы зафиксировали противоречивую ситуацию: с одной стороны, наличествует тайм-менеджмент как отрасль знания, порожденная неудовлетворенностью практиков-управленцев общими философскими, умозрительными конструкциями, описывающими время. С другой — возникли названные непреодолимые тайм-менеджментом в силу предметной ограниченности препятствия, преодоление которых требует освещения проблемы времени на более высоком уровне обобщения. Исходя из этого, мы считаем справедливым утверждение: «Выявление препятствий, неизбежно сопровождающих философский дискурс о времени, возможно, сделает более явными прозрения, так или иначе присутствующие в этом дискурсе, пусть даже имплицитно. решая эти проблемы, философия может стать соразмерной со-временности, а не плестись в хвосте региональных дисциплин» .

Выводы из представленных выше теоретических положений могут быть сформулированы таким образом:

— тайм-менеджмент возникает как ответ на практические задачи по совершенствованию социального управления;

— тайм-менеджмент имеет социокультурные основания, которые необходимо исследовать и учитывать при временной организации жизнедеятельности общества;

— разработка стратегии и тактики тайм-менеджмента особо актуальна для современной России, столкнувшейся с проблемой со-временности глобальному социальному процессу;

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— тайм-менеджмент является прикладным научным направлением, которое базируется на научном исследовании времени. Главным методом познания времени здесь становится измерение;

— теория социального управления должна опираться как на естественно-научные данные о времени общества и человека, так и на философские обобщения, касающиеся культуры времяиспользования.

Методологически неверно отождествлять естественно-научное и философское понимание времени. Не умаляя достоинств тайм-менеджмента как теории и практики, следует отметить необходимость разработки его философско-методологических оснований.

ЛИТЕРАТУРА

1. Горин Д.Г. Пространство и время в динамике российской цивилизации. М.: Едиториал УРСС, 2003. 280 с.

2. ГуревичА.Я. Категории средневековой культуры. М.: Искусство, 1972. 318 с.

3. Аристотель. Сочинения: В 4 т. / Под общ. ред. И.Д. Рожанского. М.: Мысль, 1984. Т. 3. 830 с.

4. КастельсМ. Информационная эпоха: экономика, общество и культура / Пер. с англ. О.И. Шкаратана. М.: ГУВШЭ, 2000. 607 с.

5. СеровН.К. Время и мы. Л.: Лениздат, 1980. 125 с.

6. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. СПб.: Речь, 2006. 371 с.

7. Архангельский Г.А. Организация времени. 2-е изд. СПб.: Питер, 2006. 448 с.

8. Резник С.Д. Персональный менеджмент: Учеб. 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2008. 558 с.

9. Ушакова Е.В. Общая теория материи (Основы построения). Барнаул: Алтайское отделение философского общества; Алтайск. гос. агр. ун-т,

1992. Ч. 1. 128 с.

10. Трубников Н.Н. Время человеческого бытия. М.: Наука, 1987. 265 с.

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

11. Керимов Т.Х. Поэтика времени. М.: Академический проект, 2005. 192 с.

12. Любинская Л.Н., Лепилин С.В. Философские проблемы времени в контексте междисциплинарных исследований. М.: Прогресс-Традиция,

Источник: https://cyberleninka.ru/article/n/taym-menedzhment-v-sisteme-sotsialnogo-upravleniya