Отчет по задолженности

Содержание

Дебиторская и кредиторская задолженность организации

Дебиторская и кредиторская задолженность (ДЗ и КЗ) – неотъемлемая часть хозяйственной жизни любого предприятия.

ДЗ – это активы предприятия, свидетельствующие о том, что оно может позволить себе давать покупателям некоторую отсрочку по оплате. Наличие КЗ означает, что в деятельности задействованы сторонние средства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Само по себе наличие ДЗ и КЗ еще ни о чем не говорит. Важны объемы и соотношение ДЗ и КЗ между собой.

Слишком большая величина КЗ свидетельствует о финансовых проблемах и наличии сложностей с окупаемостью бизнеса. Полное отсутствие КЗ говорит о том, что компания развивается только за счет собственных средств, а значит, упускает возможность использования более высоких темпов развития за счет привлечения инвестиций извне.

Малые объемы ДЗ (равно как и ее отсутствие) – это, с одной стороны, осмотрительность компании в выборе контрагентов, не допускающих длительных просрочек в оплате. Вместе с тем некоторые добросовестные клиенты могут не иметь возможности расплатиться сразу, поэтому, отсеивая их, компания теряет некоторый потенциальный доход.

В связи с этим важно иметь четкое представление о текущем соотношении ДЗ и КЗ, знать их величину и понимать, какие изменения нужны для их приведения в оптимальное соответствие. Поэтому высокий приоритет для любой организации имеет задача по корректному формированию данных по ДЗ и КЗ.

Учет и инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Учет ДЗ и КЗ осуществляется на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Для отражения ДЗ используются, как правило, счета 60, 62, 68, 69, 71, 73, 75, 76. КЗ обычно образуется на счетах 60, 62, 66, 67, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

ДЗ – это актив предприятия, учитываемый по дебету соответствующих счетов. КЗ же, напротив, является пассивом, поэтому отражается по кредиту указанных счетов. В балансе ДЗ попадает в раздел II, а КЗ – в раздел IV либо V.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как КЗ, так и ДЗ для целей учета принято классифицировать по срокам погашения: до 12 месяцев (краткосрочная) и свыше 12 месяцев (долгосрочная).

Подробнее об организации учета ДЗ и КЗ читайте в статье «Ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности».

Для контроля за правильностью данных ДЗ и КЗ важно своевременно проводить инвентаризацию задолженности.

С этой целью создается специальная инвентаризационная комиссия, которая занимается сверкой остатков по счетам учета ДЗ и КЗ, оценивает обоснованность отражения тех или иных сумм, а также осуществляет проверку ДЗ и КЗ на предмет просроченности.

О порядке проведения ежегодной инвентаризации читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выявление просроченной ДЗ и КЗ является одной из первоочередных задач проведения инвентаризации, поскольку такая задолженность должна быть списана не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете организации. Последнее имеет значение для формирования налоговой базы: списанная ДЗ – это расход, уменьшающий базу по прибыли, а просроченная КЗ, наоборот, должна быть включена в налогооблагаемый доход.

О том, как осуществляется списание ДЗ и КЗ в обоих учетах, читайте в статьях:

  • «Порядок списания дебиторской задолженности»;
  • «Списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности».

Результаты проведенной инвентаризации ДЗ и КЗ компания оформляет актом по форме ИНВ-17 в 2 экземплярах.

Форму ИНВ-17 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму ИНВ-17

О правилах заполнения этого документа читайте в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Вместе с тем, если компания решает привлечь заемные средства либо крупного инвестора, то простого понимания масштабов ДЗ и КЗ будет недостаточно. Инвестору (кредитору) важно знать, какая именно задолженность преобладает в организации (краткосрочная или долгосрочная, перед партнерами по бизнесу либо перед банком/бюджетом, каковы объемы просроченной задолженности и т. д.). Для этого компании следует сформировать расшифровку ДЗ и КЗ.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности: случаи и порядок составления

Расшифровка ДЗ и КЗ – это детализация величины ДЗ и КЗ в разрезе отдельных оснований, а также отражение динамики по каждому контрагенту (основанию).

По общему правилу расшифровка ДЗ и КЗ составляется организацией как пояснение к бухгалтерскому балансу и предоставляется в налоговые органы вместе с ежегодной отчетностью. Кроме того, необходимость составления расшифровки ДЗ и КЗ может быть обусловлена требованием банка, инвестора или иного кредитора.

Расшифровка ДЗ и КЗ приводится в разделе 5 пояснений к бухгалтерскому балансу (форма пояснений утверждена приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н) отдельно по каждому контрагенту, виду задолженности, срокам (ожидаемым) погашения.

Для этого в разделе 5 пояснений предусмотрено составление 4 таблиц:

  • 5.1. Наличие и движение дебиторской задолженности.
  • 5.2. Просроченная дебиторская задолженность.
  • 5.3. Наличие и движение кредиторской задолженности.
  • 5.4. Просроченная кредиторская задолженность.

Бланк пояснений к бухбалансу можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк пояснений к бухгалтерскому балансу

Образец заполнения таблиц 5.1–5.4 пояснений вы также можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец расшифровки ДЗ и КЗ

Расшифровка дебиторской задолженности

В таблице 5.1 следует расшифровать строку 1230 баланса. Т. е. отразить актуальную информацию о размере ДЗ по состоянию на начало и конец года (отчетного периода), а также зафиксировать увеличение/уменьшение ДЗ за соответствующий промежуток времени.

Таблица предусматривает отдельную расшифровку краткосрочной и долгосрочной ДЗ. Кроме того, необходимо отразить изменение статуса ДЗ (перевод из долгосрочной в краткосрочную). При этом детализация приводится в разрезе каждого вида ДЗ (абз. 6 п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В таблице 5.1 пояснений, в отличие от баланса, отражается совокупная величина ДЗ, без учета факта создания резерва по сомнительным долгам – РСД (п. 35 ПБУ 4/99, п. 73 ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Поэтому при определении остатков на начало/конец периода соответствующую сумму не нужно уменьшать на величину РСД.

Подробнее о формировании РСД читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам: порядок создания и расчет отчислений».

Для заполнения таблицы 5.1 пояснений организация использует данные аналитических счетов учета долгосрочной и краткосрочной ДЗ.

В строке 5501 отражается величина совокупной долгосрочной ДЗ и ее динамика за отчетный период (в отношении краткосрочной ДЗ используется строка 5510).

Графы «На начало года» заполняются на основании данных дебетовых остатков соответствующих счетов бухучета (60, 62, 73 и т. д.).

ВАЖНО! При этом величина РСД на начало года определяется как кредитовое сальдо по счету 63.

Графы «Изменения за период. Поступление» заполняются соответствующими дебетовыми оборотами счетов учета ДЗ. При этом в графе «Поступление. В результате хозяйственных операций» не указываются проценты и штрафы, которые компания должна будет получить от контрагентов по условиям договоров. Они отражаются в следующей графе – «Причитающиеся проценты, штрафы и иные начисления».

Графы «Изменения за период. Выбыло», напротив, заполняются на основании данных о кредитовом обороте по соответствующим счетам.

Операции, связанные с РСД (создание, восстановление, списание за счет него ДЗ), отражаются по данным корреспонденции со сч. 91.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перевод ДЗ из состава долгосрочной в состав краткосрочной отражается в таблице на основе данных о внутреннем обороте между счетами учета соответствующей ДЗ (дебет счета учета краткосрочной ДЗ и кредит – долгосрочной). При этом значение показателя в таблице может фиксироваться без круглых скобок (если данные для строки «Краткосрочная ДЗ») либо в круглых скобках (если для строки «Долгосрочная ДЗ»).

Строка 5521 содержит аналогичные показатели за прошлый год. Поэтому ее, как правило, заполняют на основе таблицы 5.1 за предшествующий период (для краткосрочной ДЗ – срока 5530).

Строки 5502, 5503, …; 5522, 5523… содержат расшифровку долгосрочной ДЗ по видам за текущий и предшествующий периоды (для краткосрочной КЗ строки 5511, 5512, …; 5531, 5532, …).

В строке 5500 указывается совокупная ДЗ на конец отчетного периода.

ВАЖНО! Значение в строке 5500 должно совпадать с суммой величин строк 5501 и 5510.

В таблице 5.2 пояснений компании следует привести расшифровку состава ДЗ, по которой истек срок давности. Здесь указываются сведения по просроченной задолженности за текущий год, а также за 2 предшествующих года.

Просроченная задолженность в таблице 5.2 отражается по балансовой стоимости и стоимости согласно договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Тот факт, что задолженность обеспечена (либо нет), не играет роли при заполнении таблицы. В случае если ДЗ обеспечена залогом, поручителем либо банковской гарантией, РСД в отношении такой ДЗ не создается, а ее балансовая стоимость принимается равной договорной.

Расшифровка кредиторской задолженности: краткосрочные кредиты и займы в балансе строка 1510 и др.

В таблице 5.3 приводится детальная расшифровка долгосрочных и краткосрочных обязательств компании (строки 1410, 1450, 1510, 1520, 1550 баланса).

Таблица предусматривает отдельную расшифровку краткосрочной и долгосрочной КЗ, а также отражение изменения статуса ДЗ (из состава долгосрочной в состав краткосрочной).

Чтобы корректно заполнить таблицу 5.3, необходимо использовать данные (начальные остатки и обороты) аналитических счетов учета долгосрочной и краткосрочной КЗ по расчетам с контрагентами, а также по расчетам за предоставленные финансовые ресурсы.

В строке 5551 отражается величина совокупной долгосрочной КЗ и ее динамика за отчетный период (в отношении краткосрочной КЗ используется строка 5560).

Графы «На начало года» заполняются на основании данных кредитовых остатков соответствующих аналитических счетов (60, 62, 69 и т. д.).

Графы «Изменения за период. Поступление» заполняются соответствующими кредитовыми оборотами счетов учета КЗ. При этом обороты, связанные с процентами по коммерческому кредиту, штрафами и неустойками за нарушение договоров отражаются в графе «Причитающиеся проценты, штрафы и иные начисления».

Графы «Изменения за период. Выбыло», напротив, заполняются на основании данных о дебетовом обороте по соответствующим счетам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перевод КЗ из состава долгосрочной в состав краткосрочной отражается аналогично описанному выше для ДЗ способу. И может быть зафиксирован в таблице как в круглых скобках, так и без них.

Строка 5571 содержит аналогичные показатели за прошлый год. Поэтому ее, как правило, заполняют на основе таблицы 5.3 за предшествующий период (для краткосрочной КЗ – срока 5580).

Строки 5552, 5553, …; 5572, 5573… содержат расшифровку долгосрочной КЗ по видам за текущий и предшествующий периоды (для краткосрочной КЗ строки 5561, 5562, …; 5581, 5582, …).

В строке 5550 указывается совокупная КЗ на конец отчетного периода.

ВАЖНО! Показатель строки 5550 должен быть эквивалентен сумме значений строк 5551 и 5560.

Строка 5570 отражает совокупную КЗ за предыдущий период.

Таблица 5.4 используется организациями в целях отражения объемов просроченной КЗ за текущий и два предыдущих отчетных периода. Расшифровка приводится также в разрезе каждого вида КЗ.

Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности

Целью составления отчётов о дебиторской и кредиторской задолженности является знание в любой момент времени составления расчётов с партнёрами, поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами, рабочими.

Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности позволяет:

отслеживать динамику производства, продаж и закупок. Анализ отчёта предоставляет информацию о количестве продаж (сумме выручки), о количестве покупок (затраты по ним), количество имеющихся свободных средств (их источники и место их размещения);

чётко представлять о состоянии своих расчётов (это позволяет сориентироваться в случае возникновения нештатных, незапланированных ситуаций). Отчёт о дебиторской задолженности позволит определить срок необходимости кредита и кому из дебиторов можно дать отсрочку платежа. Отчёт о кредиторской задолженности даёт представление о том, какие платежи можно пока отсрочить;

планировать доходы и расходы. Своевременное планирование даёт возможность подсчёта суммы ожидаемой выручки (при учёте «по оплате») и суммы предстоящих налоговых платежей из знания, когда и сколько поступит денежных средств на расчётный счёт, а также о количестве и сроках оплаты налогов, закупки сырья, выплаты заработной платы. При расчётах встречными поставками, взаимозачётами (что широко практикуется на ФГУП «ССС»), то это тоже должно быть включено в отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности;

оценивать своих покупателей через анализ динамики возникновения и погашения задолженности за достаточно длительный срок. Исходя из правила, что 90% проблем создают 10% клиентов, с которыми происходит общение, следует ранжировать клиентов по степени их платёжеспособности, что позволит в зависимости от надёжности клиентов устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.д.);

анализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам. Эффективность политики предоставления отсрочек по платежам позволяет отследить отчёт о дебиторской задолженности. Какие это отсрочки и как это влияет на уровень продаж, просчёт уровня применяемых цен, чтоб не было потерь от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента оплаты;

своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности. Отчёт позволяет ориентироваться во времени, когда наступает время перестать верить обещаниям и пора принимать меры через установление критического срока неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе через суд);

регулировать отношения с поставщиками через оценку собственной не пунктуальности по отношению к каждому из партнёров. Всё в смысле «пока можно не платить» — если взгляды по этому вопросу не совпадают с партнёром, то тщательный контроль за отсрочками и просрочками позволит хотя бы избежать штрафов и неустоек.

Источниками информации являются счета, выставленные покупателям, счета, полученные от поставщиков, накладные на отгрузку товаров, накладные на получение товара, сведения об оплате (банковские и кассовые документы), заключённые договоры. Лучше составлять сводный отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение М), так как эти виды задолженности могут переходить во времени друг в друга. Сводный отчёт составляется на основании отчёта о дебиторской и кредиторской задолженности. Сводный отчёт детализирует данные по дебиторской и кредиторской задолженности, по крупным должникам, по просроченным долгам (всех сторон). Сводки содержат актуальную на определённый момент информацию о сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженностью.

Группировать информацию можно по следующим признакам:

по продуктам;

покупателям;

продавцам;

по дебиторской и кредиторской задолженности в виде денежных средств;

по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

Информация сводки может быть выстроена в порядке значимости поступлений (расходов), по ожидаемым датам платежа.

Для ФГУП «ССС» можно предложить составление справок о продажах и справок о закупках по каждому покупателю (поставщику), содержащих информацию о покупателе (поставщике) и информацию о заключённом договоре, о сроке и условиях поставки, виде поставляемой продукции, дате и виде платежа.

Бухгалтер проверяет полученный отчёт (сверяет внесённые в него данные с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, указать сводную корреспонденцию счетов, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей или уплаченного поставщикам, рассчитать суммы полученных и закрытых авансов в отчётном периоде).

На основании отчёта бухгалтер делает следующие записи:

Дт 191 Кт 6013 — 37717,70 руб.

начислен НДС, полученный от поставщиков;

Дт 151 Кт 6013 — 226306,21 руб.

— отражена стоимость услуг, оказанных поставщиками;

Дт 6023 Кт 51 — 41883,20 руб.

— отражены суммы авансов за услуги;

Дт 6013 Кт 51 — 61998,70 руб.

— оплачены услуги поставщикам через расчётный счёт;

Дт 6013 Кт 6023 — 141860,00 руб.

— оплачены услуги поставщикам авансами (снятие с предоплаты);

Дт 6211 Кт 9011 — 9265962,49 руб.

— отгружены баллоны покупателям;

Дт 9031 Кт 764 — 1544327,08 руб.

— отражена сумма НДС за баллоны, подлежащая получению;

Дт 6213 Кт 9013 — 5654709,57 руб.

— отгружена продукция ЗИМа покупателям;

Дт 9033 Кт 764 — 942451,59 руб.

— отражена сумма НДС за продукцию ЗИМа, подлежащая получению;

Дт 51 Кт 6221 — 469058,20 руб.

— отражена сумма авансов, поступивших за баллоны;

Дт 6221 Кт 683 — 78176,36 руб.

— начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 51 Кт 6223 — 956580,00 руб.

— отражена сумма авансов, поступивших за продукцию ЗИМа;

Дт 6223 Кт 683 — 159430,00 руб.

— начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 6223 Кт 51 — 200000,00 руб.

— отражена сумма аванса, возвращённая покупателю продукции ЗИМа за невыполнение условия договора;

Дт 683 Кт 6223 — 33333,33 руб.

— начислена сумма НДС, подлежащая возмещению из бюджета;

Дт 51 Кт 6213 — 1752708,63 руб.

Дт 51 Кт 6211 — 6739172,44 руб.

Дт 51 Кт 6210 — 11100,00 руб.

— оплачена готовая продукция покупателями;

Дт 6223 Кт 6213 — 1575335,00 руб.

Дт 6221 Кт 6211 — 407989,62 руб.

оплата готовой продукции авансами, полученными от покупателей (снятие с предоплаты);

Дт 683 Кт 6223 — 262555,83 руб.

Дт 683 Кт 6221 — 67998,27 руб.

начислены суммы НДС, подлежащие возмещению из бюджета.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут содержать следующую информацию:

вид продукции;

информация о поставщике (покупателе);

дата погашения задолженности, сгруппированная по времени: 0-30 дней, 31-60 дней, 61-90 дней, 91-180 дней, 180 дней -1 год, более 1 года;

% каждой из категорий, сгруппированных по времени к общему объёму задолженности;

проблемы, если таковые есть, со сбором дебиторской задолженности;

данные о встречных поставках (если по ним есть задолженность).

Отдельно можно вести сводки о просроченной задолженности для более пристального внимания на эти факты, в эти сводки следует включать графы об информации, о времени просрочки.

Для бухгалтерии отчёт, составленный по отдельным поставщикам (отчёт о кредиторской задолженности) заменит журнал-ордер №6, составленный по покупателям (отчёт о дебиторской задолженности) заменит ведомость №16.

Если отчёт составляется, в основном, для бухгалтерских целей, то сводка о дебиторской и кредиторской задолженности — для управленческих, составляется на основе отчётов.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут составляться в разрезе отдельных дебиторов, кредиторов, просроченной задолженности, встречных закупках. Полезно включить в сводку графу количества просроченных дней платежа на текущую дату.

Сводки отражают не совершение хозяйственной операции за отчётный период, а лишь регистрируют состояние дебиторской и кредиторской задолженности на определённую дату. Сводка по своей сути является отдалённым аналогом инвентаризационной ведомости, но не может использоваться в её качестве, так как не соответствует утверждённой типовой форме.

Ведомость расчётов с покупателями и поставщиками, применяемая ФГУП «ССС» для анализа состояния расчётов и принятия управленческих решений в некоторой степени удобна в применении, тем не менее, её не мешало бы дополнить данными (итоговыми данными) о задолженности, сгруппированной по срокам просрочки и процентным отношением каждого вида просрочки к общему итогу. Эти данные могут быть как включены в итоговую строку действующего отчёта, так и дополнены отдельной формой, приведённой в приложении Н.

Источник: https://studwood.ru/2085839/buhgalterskiy_uchet_i_audit/otchyot_debitorskoy_kreditorskoy_zadolzhennosti

Любое предприятие сталкивается с кредиторскими или дебиторскими долгами. В первом случае речь идёт о задолженности предприятия перед различными компаниями, во втором случае какие-либо организации являются денежно обязанными по отношению к нему.

Задолженность может возникнуть при нарушении временных сроков оплаты после получения продукции. Долг сразу уже учитывается в расчётах между двумя компаниями. Задолженность в обязательном порядке следует фиксировать, объясняется это необходимостью поддерживать порядок взаиморасчетов.

Что позволяет узнать документация по дебиторской задолженности

Отчёты в этом плане имеют структуру аналогичную отчётам по финансовой активности компании в отношении её приобретений и закупок. Но существует и ряд отличий. При анализе документации по задолженностям можно узнать ответы на ряд вопросов:

  1. Какой объём денежных средств был уже получен от должников?
  2. Какой объём денежных средств был выплачен кредиторам?
  3. Какой объём денежных средств на счету компании в данный момент?

Вышеперечисленные вопросы позволят вовремя изменить финансовую политику компании. Если же предприятию потребуются дополнительные денежные средства, отчёт поможет рассчитать хватит ли имеющихся средств для своевременных расчетов или же придётся обращаться к организациям, предоставляющим кредит.

При необходимости оформления кредита с помощью отчёта по дебиторской задолженности можно рассчитать, на какой срок придётся оформлять договор. Документация по задолженности даёт возможность определить примерные поступления денежных средств и неотложные выплаты на ближайший срок.

При помощи отчёта по дебиторской задолженности можно освободить часть денежных средств, откладывая некоторые выплаты по долгам. На основе этой документации фирма может вынести решение, кому из должников предоставить отсрочку на выплату.

Имею информацию о прогнозируемых поступлениях на счёте, можно узнать следующие данные:

  1. Общая сумма задолженности.
  2. Период выплаты налогов.
  3. Период выплаты заработной платы работникам.
  4. Объём выплат на приобретение необходимого оборудования.

Задолженность может погашаться не только при помощи денежных средств, возможна и бартерная оплата. По этой причине требуется внимательно следить за отчётами по дебиторской задолженности. При анализе этой документации можно установить недобросовестных плательщиков и уточнить причины такой задержки.

Виды дебиторской задолженности. Фото:mosbuhuslugi.ru

Некоторые компании без необходимого контроля не в состоянии понять высокую степень важность своевременных выплат по задолженностям. Руководителю организации в такой ситуации требуется принять решение, как действовать дальше.

Любая организация должна уметь правильно вести контроль расчетов с покупателями или заказчиками. Строгий учет помогает вовремя узнать причины задержек выплаты денежных средств и сроки их ожидаемого поступления на лицевой счёт организации.

Существует большое количество программ, которые упрощают весь процесс ведения отчётов дебиторской задолженности, самая популярная из них – 1С. Рекомендуется вести таблицу или схему. При ее помощи можно более наглядно представить всю необходимую информацию на определенное число любого месяца.

Если же список задолжников слишком велик, значительно упростит восприятие информационного потока диаграмма. Подготовка отчёта подразумевает 2 этапа. Первый – это составление сводки, второй – это вся остальная работа.

Как оформить сводку

Сводка по дебиторской задолженности необходима для лучшего управления компанией. Сюда включаются все кредиторские обязательства. В сводке можно узнать следующую информацию.

  1. Информация о продавце или покупателе продукции.
  2. Даты выплат.
  3. Информация о продукции компании.
  4. Сроки выплат по договору.

Вышеописанные сведения должны быть в сводке в обязательном порядке, однако в ней может быть указана дополнительная информация. Ответственность за составление сводки лежит на финансовой группе компании. В сводке может быть указана следующая информация:

  1. Документация, подтверждающая факт купли-продажи.
  2. Договор, который является предметом обязательств.
  3. Документация, которая подтвердит оплату продукции.
  4. Бухгалтерская документация по финансовым отчётам.

Сводка пригодится для отдела сбыта, поскольку она поможет оптимизировать кредитную политику при сотрудничестве с другими компаниями. Сводка поможет установить наилучшую для компании ценовую политику, что снизит вероятность просрочить оплату задолженности.

На основе информации, полученной из сводок, можно выяснить, насколько платежеспособны клиенты. В соответствии с этим проходит их ранжирование.

Как оформить отчёт

Отчёт по дебиторской задолженности подразумевает документацию, в которой указаны сведения по всем сводкам. В отчёте должен быть отображен общий объём просроченных платежей. В большинстве компаний отчёт по дебиторской сумме составляется раз в месяц.

Вся информация в документации распределяется по группам. Критерии при группировке могут отличаться, самые распространённые из них следующие.

  1. Продавцы.
  2. Покупатели.
  3. Категория товара.

Для отчёта, основанием которого послужила дебиторская задолженность, характерны следующие формы.

  1. Задолженность, представленная в форме денежной валюты.
  2. Задолженность, представленная в форме бартера.
  3. Просроченная задолженность, которая может быть представлена в форме денежных средств или бартера.

Помимо этого, в любом отчёте должны содержаться следующие данные.

  1. Информация о продукции и покупателе.
  2. Сроки погашения задолженности.
  3. Проценты по кредиту или просрочке выплат.

Если существуют какие-либо трудности при взыскании денежных средств, они должны указываться в отчёте. Помимо вышеперечисленных данных в отчёте может быть указана дополнительная информация. Для примера можно привести ситуацию, когда речь идёт о бартерной сделке.

В отчёте указывается вместо денежной суммы тип товара и его объёмы. При помощи отчёта о дебиторской задолженности финансовый отдел компании сможет рассчитать оптимальный курс денежной политики. Юридическое лицо при анализе отчётного документа определяет примерный объём работы по процессам взимания задолженностей.

Как учитывать дебиторскую задолженности, рассмотрено в этом видео:

Для руководителя организации отчёт также имеет важное значение. При его помощи можно анализировать изменения в производстве и деятельности компании и в связи с этим изменять планируемые объёмы покупки оборудования или продукции.

Какие возможности открывает ведение отчётности

Отчёт по дебиторской или кредиторской задолженности даёт возможность отслеживать финансовое взаимодействие с другими компаниями и сотрудниками своей организации. Отчётность должна вестись в обязательном порядке, это способствует управленческой деятельности, а также позволяет планировать дальнейший курс кредитной политики.

При помощи отчётного документа появляется возможность быть в курсе следующих параметров работы организации.

  1. Отчёт по дебиторской задолженности помогает отслеживать изменения в производстве, а также рассчитывать общий объём потраченных и заработанных денежных средств.
  2. Отчётный документ позволит создать объективное представление о расчетах организации. Для примера можно привести ситуацию, когда компании неожиданно потребовались дополнительные денежные средства. Откуда их можно получить, позволит узнать отчёт по дебиторской задолженности. Если глава компании решил оформить кредит, отчётный документ поможет рассчитать срок, на который следует оформить кредитный договор. Если у компании возникает обратная ситуация, то есть имеется большой объём денежных средств, отчёт о дебиторской задолженности поможет оптимально распределить деньги.
  3. Документация по дебиторской или кредитной задолженности поможет спланировать дальнейшие расходы и доходы организации. Отчёт значительно облегчит определение суммы ожидаемых денежных средств от должников. В свою очередь это позволит распланировать сумму налогов и общую прибыль. Документация несёт в себе информацию об общей сумме денежного долга и общего направления по выплате.
  4. Документ позволит более объективно оценивать клиента. На основании отчёта по дебиторской задолженности можно создать список надежности клиентов, в зависимости от того, как они выплачивают свои задолженности. Это позволит определить общую платежеспособность компании и выяснить круг наиболее добросовестных плательщиков. Также это даст возможность расторгнуть договор сотрудничества с теми организациями, которые часто задерживают выплату по договору купли-продажи.
  5. Если в организации присутствует плановая кредитная политика, отчёт позволит выяснить степень ее эффективности. При больших убытках руководитель организации сможет заметить назревающую проблему значительно раньше и предпринять соответствующие действия для её решения.
  6. Отчёт по дебиторской задолженности позволяет своевременно требовать выплаты по договору с дебиторов. Документация наглядно показывает просроченные платежи, для получения которых наступает время предпринимать особые меры. Например, обратиться в суд или поговорить напрямую с должником.
  7. Отчёт позволит заблаговременно выяснить, перед какими предприятиями накопилось большое количество долгов. Это даст возможность избежать конфликтных ситуаций, дополнительных денежных взысканий и сохранить репутацию своей организации.

Анализ дебиторскойй задолженности для отчета. Фото:encrypted-tbn0.gstatic.com

Главе любой компании следует понять, что отчёт по дебиторской задолженности нужен не только для формальности.

При помощи этой документации можно значительно раньше среагировать на изменения динамики в отношениях с клиентами и заказчиками, отчёт позволит планировать деятельность компании на основе более чётких и конкретных данных.

Как организовать бюджет

Как было сказано выше, для этих целей разработана специальная программа 1С – предприятие. На её основе можно составить отчёт по дебиторской задолженности. Для этого у неё имеются следующие функции.

  1. 1С позволяет сформировать прогнозы по финансовому состоянию компании при помощи анализа доступной информации.
  2. 1С создает финансовые отчёты и может вести управленческий баланс, который основан на объективных значениях. Это позволяет не только рассчитывать и анализировать прибыль, но и сравнивать ее значения с прошлыми показателями.
  3. Дает возможность сравнить бюджеты за разные периоды.
  4. Помогает осуществить анализ на предмет наличия отклонений.
  5. Программа автоматически сравнивает задолженности у ваших клиентов и ваши кредитные обязательства по трём отрезкам за определённые периоды и рассчитывает конечную сумму за конкретные периоды.

Как в 1С сделать отчет по дебиторской задолженности, смотрите в этом видео:

В 1С встроены все необходимые формулы для вышеописанных расчётов.

Какие данные включить в отчет по дебиторской задолженности

Сформируйте отчет по дебиторской задолженности на последнюю актуальную дату в разбивке по контрагентам, а внутри них — по договорам. Обычно это список контрагентов с итоговыми сальдо взаиморасчетов. Данные берите из вашей системы учета.

В отчет по дебиторской задолженности включайте данные по счетам 60, 62, 76 или аналогичным учетным регистрам (счетам 71, 73 и т. д.). Если отчет не настроен, обратитесь к администратору базы данных или программисту и проведите первичную настройку системы.

Разбейте контрагентов на три блока

Чтобы понять особенности работы с каждым контрагентом, разделите их на три блока:

  • покупатели;
  • поставщики;
  • должники, не вошедшие в два первых блока.

Если в силу специфики вашего бизнеса у вас есть контрагенты, которые одновременно являются вашими покупателями и поставщиками, отнесите их к одному из блоков, в зависимости от того, какое направление является основным в бизнес-отношениях. Если оба направления существенны для вашей компании, отражайте контрагента и там, и там, в разбивке по соответствующим договорам (покупки и продажи), либо ведите по нему отдельный единый подреестр дебиторской и кредиторской задолженности.

Пример

У нашей компании был контрагент, который с периодичностью раз в две недели привозил нам товар на склад согласно нашему заказу. Чтобы не гнать машину обратно пустой, он после разгрузки закупался у нас и уезжал обратно. Поставка товара и продажа были юридически оформлены на разные компании, принадлежащие одному собственнику. Соответственно, каждая компания имела свои долги, которые юридически не пересекались. Привозил контрагент по предоплате, и поэтому отслеживался долг поставщика. Закупал он частично с отсрочкой платежа, и срок по покупателю также был на контроле. Основным учредителем в обоих случаях был один и тот же человек. Поэтому действовало правило: если очередная поставка товара покрывала предоплату не полностью и оставался долг, то сумма закупки, по которой можно было получить отсрочку платежа, также уменьшалась.

Для оперативного контроля, когда клиент приезжал, данные в систему по поставке вводились сразу и запускался отчет по дебиторской задолженности. А оператор, который обслуживал клиента, после обработки отчета на выписке товара узнавал сумму лимита, на которую этот клиент мог получить отсрочку по оплате.

В третий блок попадают:

  • долги финансовых институтов, например депозиты в банках;
  • долги сотрудников, например по договорам материальной ответственности;
  • долги налоговых инспекций (возврат НДС или авансы по налогам), государственных фондов или институтов (государственное субсидирование, компенсации и т. п.), других аналогичных по сути организаций;
  • прочие долги.

Внутри каждого блока разделите суммы по валютам. Составьте список долгов:

  • рублевых;
  • в у.е, привязанных к доллару США;
  • в в у.е., привязанных к евро, юаню и т. д. — в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

Далее в каждом из трех блоков сформируйте классический реестр старения дебиторской задолженности в любой удобной форме. Отразите суммы, даты, контрагентов и договоры. Выделите долги, которые в сумме дают 80 процентов от суммы всей задолженности в подгруппе. Согласно закону Паретто, обычно это 20 процентов всех дебиторов в подгруппе.

Список значимой дебиторской задолженности

Сделайте отдельный список значимых долгов, которые нужно контролировать в еженедельном режиме. Вы, как финансовый директор, должны знать все о каждой сумме этого списка, о договоре и контрагенте.

Если сроки оплаты срываются и дебитор попадает в «красную зону», принимайте управленческое решение.

Незначительную задолженность поручите контролировать вашему подчиненному. В зависимости от структуры компании это может быть заместитель главного бухгалтера, экономист или финансовый менеджер. Обозначьте этому сотруднику алгоритм действий:

  • звонок;
  • письмо-напоминание неофициальное;
  • письмо-напоминание официальное;
  • доклад руководству, исполнение принятого им решения.

Поясните, что, если контрагент не возвращает долг, эту сумму надо отметить в отчете красным цветом. В примечании указать, какие действия он предпринял. Обычно хватает неофициального письма, чтобы клиент оплатил.

Пример

Я использую несколько форм отчета по дебиторской задолженности. Руководству могут быть интересны только данные из «красной зоны» или только по ключевым клиентам. А финансовому директору нужна более полная информация. Мы утвердили для руководства отчет в формате «зеленая зона» — непроблемные долги, все согласно срокам; «красная зона» — проблемные долги и пояснения к ним. Для финансовой службы разработали алгоритм, описанный в таблице. При формировании отчета система компоновала данные Клиент/Договор в одной валюте по дате последней отгрузки (более ранние — «выше», более поздние — «ниже»). Далее по внутреннему курсу пересчитывались валютные долги в рубли и в конце выводился итог. Так же формировались отчеты по поставщикам и прочим должникам. Они выгружались в Excel, где уже основные суммы выделялись и анализировались. Добавлялись пояснения по срокам оплаты и другая необходимая информация.

Как оформлять операции с контрагентами

Порой дебиторку невозможно вернуть просто потому, что документы не в порядке. Важно, чтобы у продавца были правильно составленные:

  1. Правоустанавливающие документы на сделку (договор, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные и другие), оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ и подтверждающие факт совершения операции. Необходимо, чтобы они были подписаны уполномоченными контрагентом лицами (доверенности должны прилагаться). Если подписант контрагента — генеральный директор, стоит проверить соответствие его полномочий уставу.
  2. Документы обеспечения по сделке (если оно предусмотрено договором). Они также должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и иметь юридическую силу. Например, банковская гарантия может быть недействительна без документа, подтверждающего ее оплату, — платежного поручения с отметкой банка о проведении платежа или кассового документа о приеме наличных.
  3. Акты сверок. Со всеми дебиторами необходимо периодически проводить сверку взаиморасчетов и оформлять акты. Может быть, достаточно раза в год в процессе инвентаризации дебиторской задолженности. Однако если операций по дебиторам много — лучше ежеквартально или даже ежемесячно.

Есть «особенные» клиенты, которые придираются к документам, тянут до последнего и регулярно срывают сроки оплаты (). При этом компания не может отказаться от сотрудничества с ними в силу различных причин. Возьмите их на отдельный контроль. Как только приходит срок платежа — запускайте процесс напоминаний: звонок, тут же письмо-напоминание, через два дня официальное письмо. Не сработало — доклад руководству и согласование мер воздействия.

Собирайте статистику задолженности, анализируйте изменения ее структуры по всем должникам.

Пример

У нас был контрагент, который очень аккуратно оплачивал рублевые долги и регулярно срывал сроки оплаты валютных. Клиент был крупный, и поскольку валютные долги оплачивались по курсу на день оплаты, то руководство не видело в этом большой проблемы. К юридическому сроку оплаты по факту добавляли еще неделю и только потом просили сделать «звонок вежливости» — напомнить о долге. Когда такая практика устоялась, что подтверждалось отчетами, стало понятно, что клиент по факту добавил себе еще неделю отсрочки. Руководство компании использовало информацию при обсуждении условий очередного договора.

Обратите внимание на условия по срокам оплаты. Момент начала отсчета этого срока может быть описан как выполнение нескольких условий одновременно. Если не выполнено хотя бы одно из них, то обязательство по оплате еще не наступило. Чтобы оценивать сроки «рождения» долгов, заведите подреестр будущих долгов по ключевым договорам — клиентам, проектам, направлениям.

Если ваша компания реализует отдельные крупные проекты, нужно понимать, что это — будущая дебиторская задолженность, фактической она станет, только когда проекты завершатся. Если основной бизнес — продажа товаров или услуг, то долги возникают после закрытия сделки — подписания акта выполненных работ или счета-фактуры. Вы можете быстро определить «маркеры», которые требуется отслеживать, чтобы учитывать будущие долги. В этом вам поможет файл Excel с записями, личный рабочий дневник или ответственный сотрудник.

Пример

У нашей компании было небольшое направление — мы отгружали товар покупателям контейнерами и использовали модальных перевозчиков. Они отвечали за доставку груза. Часть постоянных клиентов имели отсрочку при оплате товара. Срок начинался с момента доставки контейнера покупателю. Появлялся временной лаг между фактической отгрузкой товара и юридическим возникновением долга покупателя. Такие отгрузки имели свой тип договоров и код и попадали в отчет по дебиторке с отметкой в пояснениях «дата отгрузки/товар в пути». Когда от перевозчика поступала информация о дате доставки груза покупателю, то в документ в системе вносились изменения и в новом отчете отгрузка числилась в разделе «обычных» долгов. Это позволяло контролировать будущие долги и «сводить сальдо» по движению товара в пути при проверке сумм.

Смотрите на реакцию руководителя, собственника — потребителя отчетности. Если отчет востребован, то он будет часто подвергаться корректировкам и изменениям со стороны пользователей. Если вас постоянно просят доработать форму, значит ею пользуются.

Создавайте востребованную отчетность по дебиторской задолженности

Формат отчетности должен быть удобен руководству, отражать важную информацию и позволять принимать управленческие решения. То есть важен не только состав данных, но и их оформление, вплоть до корпоративного стиля, принятого в компании. Это может быть и подробная таблица Excel, и мини-презентация на пяти слайдах. Периодичность отчетности задается внутренними регламентами компании — обычно неделя. Но бывает и чаще.

Пример

Во второй половине 90-х годов я работал в торговой компании, которая занималась оптовой торговлей бытовой химией, парфюмерией и другими сопутствующими товарами. Занимался учетом товарного движения — закупок и реализации. Руководство часто давало мне задачу срочно подготовить отчет о долгах компании. Мы с финансовым директором упростили работу — решили делать отчет регулярно. Обсудили и согласовали с руководством формат отчета, сроки представления. Время и дата были выбраны с учетом проведения еженедельных рабочих совещаний по понедельникам во второй половине дня. Каждый понедельник перед совещанием к 3 часам дня мы отправляли отчет руководству. При этом на внутреннем рабочем совещании договорились о том, что:

  • сотрудник казначейства в понедельник до 12.00 обязан разнести все платежи и банковские выписки за прошлую неделю;
  • старший менеджер операционного зала обязан проследить, чтобы до того же времени в систему были занесены все отгрузки и все поступления ТМЦ за прошлую неделю;
  • старший оператор склада также был обязан проследить, чтобы в учетную систему были внесены все пересортицы и недостачи за прошлую неделю.

Один из моих подчиненных сотрудников в момент наступления времени «Ч» уточнял исполнение процедур у ответственных лиц и запускал формирование предварительного отчета в системе. Мы его выверяли, используя текущую рабочую информацию, и готовили итоговый отчет для руководства. Запустив регулярный процесс, мы в итоге добились нескольких выигрышей:

  • руководство привыкло к определенному алгоритму предоставления данных и запрашивало их не в рамках процедуры, только по отдельным клиентам и в рамках «новых вводных» от внешней ситуации;
  • выросла актуальность данных в системе, так как сотрудники несли ответственность за выявленные ошибки;
  • появилась история отчетов — можно было при анализе обнаружить определенные тенденции.

Расчет количества просроченных дней

Ситуация, когда необходимо вычленять клиентов с задолженностью, может возникнуть на предприятии, которое работает с отсрочками платежей. Т.е., например, товар отгружается 1 числа, и покупателю дается отсрочка на 2 недели. Т.е. до 15-го он должен внести платеж. Составим базовый отчет дебиторской задолженности в Excel , чтобы понять принцип.

В ячейке B2 текущая дата прописана не цифрами, а формулой, чтобы при открытии документа всегда проставлялась актуальная дата. Столбец с датами отгрузки товара представлен в формате ДАТА, а с суммами задолженности – в финансовом.

Чтобы рассчитать количество просроченных дней по дебиторской задолженности, нужно из фактической даты, на которую должен был быть произведен платеж, вычесть текущую. Добавим еще один столбец, в котором запишем простую формулу: прибавим к дате отгрузки количество дней отсрочки. И протянем формулу до конца таблицы.

По дебиторке получилось, что, ИП «Карпов», например, должен был выплатить задолженность еще 4 февраля, а сегодня уже 3 марта. А вот у предприятия ИП «Стригунова» еще есть 6 дней для выплаты, т.к. ее крайний срок – 9 марта.

Теперь подсчитаем количество просроченных дней, не забыв изменить формат ячеек нового столбца на числовой.

Т.е. из текущей даты мы вычитали дату оплаты и получили количество просроченных дней. Обратите внимание, ячейка B1 абсолютная (заключена в значки $), поэтому при протягивании формулы она остается неизменной. Кстати, у нас получилось два отрицательных значения. Это значит, что ИП «Стригунова» и ИП «Малышев» еще имеют 6 и 2 дня, соответственно, на внесение платежей.