Организация участия в выставке

Организация участия в выставках

Чтобы выставка на рынке В2В оказалась удачной, то определяясь с методами достижения всех поставленных целей и задач, стоит подойти к процессу организации участия в выставочном мероприятии с профессионализмом. Если в компании нет такого специалиста, стоит нанять его на время подготовительного и выставочного периода.

Незначительное увеличение выставочного бюджета не будет критичным, а сама компания получит возможность организовать свое участие на самом высоком уровне. Найти таких профессионалов можно в компаниях, которые занимаются организацией участия в выставках. В подавляющем большинстве случаев такие компании предлагают комплексную услугу, то есть берут на себя все организационные проблемы от разработки целей участия и концепции стенда до поиска стендистов.

Если у компании имеется собственный штат специалистов, который на профессиональном уровне способен провести подготовку к выставочному мероприятию, то услуги сторонних организаций могут понадобиться только для разработки проекта и изготовления стенда, POS-материалов и промо-сувениров, которые являются обязательным элементом успешной выставочной деятельности.

Основные ошибки при подготовке к организации выставки

  • Стенд и экспозиция не продвигаются до выставки. Предвыставочная подготовка включает в себя не только создание стенда и подготовку команды стендистов, крайне важно подготовить еще и потенциальных потребителей. Они должны ехать на выставку с твердым намерением посетить ваш стенд. Для этого используются всевозможные каналы информации от отраслевых СМИ до писем и форумов на отраслевых интернет-порталах. Если рекламой выставки в СМИ занимаются сами организаторы мероприятия, то экспонент может отправить своим постоянным и будущим клиентам письма с приглашением посетить стенд на выставке.
    В письме можно указать гарантированно интересные для потенциального клиента моменты экспозиции, это может быть демонстрация новой технологии, оборудования, привлекательные условия сотрудничества и пр. Имеет смысл напомнить о выставке несколько раз – за полгода, за несколько недель и несколько дней до проведения мероприятия. Потенциальному целевому посетителю стоит выслать приглашение на выставку, выставочный каталог и приглашение на стенд, если он закрытого типа. В подавляющем большинстве случаев после первого приглашения можно получить координаты должностного лица, которое поедет на выставку, далее с ним можно общаться по телефону и даже условиться о времени посещения стенда.
  • На выставке не присутствует демонстрационное оборудование. Буклеты, проспекты и даже видеопрезентации, которые демонстрируются на панели на стенде, не производят такого впечатления, как работающий агрегат. Буклеты и видеосюжеты при желании можно увидеть и на сайте компании, тогда как на выставке заказчики приезжают для оценки потенциальных производителей, их ассортимента и качества этого ассортимента. Демонстрация производимых товаров на рынке В2В может быть очень затратной, если речь идет о машино- или станкостроительных, металлургических предприятиях, но эти затраты окупаются. Более того, всегда можно продать привезенное для показа оборудование – на отраслевых выставочных мероприятиях всегда много желающих забрать оборудование прямо со стенда после его тестирования.
  • Отсутствие работы с пресс-службой.

Организаторы выставок всегда размещают на официальном сайте мероприятия пресс-релизы компаний, всевозможные отраслевые новости – это входит в перечень оплаченных услуг для каждого экспонента. Можно сообщать в пресс-центр информацию о полученных наградах, корпоративных юбилеях, слияниях, новых назначениях и проектах. Такие новости всегда держатся на первой странице сайта выставочного центра, который ежедневно посещают десятки тысяч представителей целевой аудитории. Так что тесное взаимодействие с пресс-службой компании-организатора позволит провести рекламную кампанию прямо на сайте выставки.

Помимо выставочного каталога, в котором размещается информация обо всех участниках выставки, стоит разместить информацию о компании или бренде в видеорепортажах с выставки, к примеру, посвященных открытию и пр. С журналистами СМИ, которые будут освещать работу выставки в различных изданиях, можно познакомиться на пресс-конференции до начала работы выставочного мероприятия.

Источник: https://www.expocentr.ru/ru/articles-of-exhibitions/organizaciya-uchastiya-v-vystavkah/

Что дает участие в выставках

Организация участия в выставках может помочь Вашей компании:

  • выйти на рынок региона (или подготовить этот выход);
  • увеличить узнаваемость в регионе Вашего продукта, бренда, торговых марок или компании в целом;
  • повысить продажи (поддержать непосредственный контакт с конечным потребителем в регионе);
  • донести до клиентов в регионе новые предложения, представить новую продукцию (услуги).

На выставке Вам будет проще провести переговоры, подписать контракты, найти новых клиентов. Отличается ли региональная выставка от столичной или зарубежной? Конечно, отличается, и стоимостью участия, и уровнем участников, но главное — региональные выставки, как правило, решают более локальные задачи. Чаще всего компании берутся за организацию участия в выставке для увеличения продаж и установления новых контактов; реже ставится задача улучшить имидж.

  • Участие компании в выставках: 4 секрета привлечения внимания к бренду

Говорит Генеральный Директор

Владимир Зайцев, Генеральный Директор ООО «Кыштымский огнеупорный завод», Кыштым (Челябинская область)

Я считаю, что организация участия в выставке — это действенный рекламный инструмент. Мы стараемся активизировать участие нашего завода в выставках. Цели — нахождение клиентов и формирование положительного имиджа предприятия. Но хочу отметить, что для нас эффективно участие только в специализированных выставках.

Шаг 1. До выставки

Сбор информации. Очень часто можно найти статистику, официально объявляемую организаторами: «Выставку посетило свыше 20 000 специалистов. Было представлено 140 компаний-экспонентов, 20 стран» и т. д. Приходится надеяться на порядочность выставочных центров, но так как их основная задача — привлечь как можно больше участников, то зачастую информация бывает некорректной. А проверить после выставки число посетителей невозможно. Поэтому основной способ получения достоверной информации — данные от выставочных центров, прошедших независимый выставочный аудит и имеющих знак РСВЯ и UFI.

Чтобы предварительно оценить эффективность выставки, я советую:

  1. Если Вы планируете участие в выставке более чем за год, сходите на выставку предварительно в качестве посетителя.
  2. Посмотрите на сайте выставочной компании списки участников прошлогодней выставки. Обратите внимание, есть ли среди компаний-экспонентов Ваши конкуренты, каков уровень участников в целом.
  3. Поручите Вашим сотрудникам проанализировать публикации в СМИ. Были ли статьи по итогам мероприятия, как оно оценивалось?
  4. Прочитайте релизы, опубликованные на сайте выставки. Если материалы написаны неинтересно, коротко или их вообще нет, это свидетельствует о пренебрежительном отношении организаторов как к мероприятию, так и к участникам выставки.
  5. Поищите упоминания в Интернете.
  6. Самый результативный способ — позвонить участникам прошлогодней выставки и попытаться с ними откровенно поговорить: как оценивают общий организационный уровень, много ли было посетителей.

Подготовка к участию в выставке. После того как Вы выбрали выставку и определили цель участия, можно поручить сотрудникам подготовку к мероприятию. Необходимо задать себе и своему директору по маркетингу, рекламе и PR следующие вопросы:

  1. Каков уровень участия в этой выставке конкурентов компании?
  2. Четко ли мы представляем портрет потенциального клиента?
  3. Какой ожидается поток посетителей? (Предварительная оценка необходима для определения количества раздаточных материалов.)
  4. Исключена ли раздача дорогостоящих материалов (листовок, буклетов и т. п.) случайным посетителям (обращение к нецелевым группам)?
  5. Разработаны ли BTL-акции?

На этой стадии Вы должны назначить ответственных за конкретные этапы подготовки к участию в выставке, определить бюджет участия и приступить к обсуждению деталей. На этой же стадии нужно начинать тесную работу с дирекцией выставки.

&gt ;

Организация участия в выставках: детали

  1. Выставочный стенд. Тип стенда, его место на выставке, занимаемая площадь, дизайн и оформление, организация функциональных зон на стенде. Представление товара и услуг на стенде, привлечение к нему внимания посетителей.
  2. Рекламная кампания. Приглашение потенциальных посетителей: рассылки, анонсы, личные приглашения.
  3. Полиграфическая и сувенирная продукция. Что будет раздаваться на Вашем стенде (рекламные и информационные материалы, сувениры).
  4. Персонал. Подбор персонала для работы на стенде. Подготовка и обучение персонала (создание полноценной команды). Мотивация персонала.
  5. Предвыставочная подготовка. Составление перечня необходимых вещей на выставке. Монтаж выставочного стенда. Заказ гостиницы. Доставка выставочного оборудования. Заезд на выставку.

На чем можно экономить

  1. Подумайте, чего Вы хотите добиться, участвуя в выставке. Не стоит руководствоваться соображениями: «это престижно», «мы должны демонстрировать свое присутствие» и т. п. Это ведет к неоправданным затратам.
  2. Определите, какие площади стенда для Вас оптимальны, подумайте, как обеспечить их максимальную функциональность.
  3. Не размещайтесь отдельно от делегации: Ваше присутствие очень облегчит координацию деятельности.
  4. Не делайте делегацию слишком большой.

Говорит Генеральный Директор

Ирина Сироткина, Генеральный Директор имидж-агентства «Ген гениальности», Саратов

Чаще всего цель участия предприятий в региональных выставках — налаживание деловых связей (например, поиск дилеров для реализации своей продукции). Однако не исключены некоторые подвохи, с которыми может столкнуться предприятие-экспонент. Дело в том, что в большинстве пресс-релизов региональных выставок сообщается: выставку посетят «представители бизнес-элиты, Генеральные Директора, руководители отделов маркетинга и продаж» и т. п. Однако в действительности гостями выставки будут случайные прохожие, получившие бесплатный билет. Такие посетители лишь создают видимость заинтересованной толпы, но реальной пользы для развития бизнеса принести не могут. Именно поэтому, прежде чем принимать решение об организации участия в выставке, следует выяснить, какие предприятия были представлены на ней, например, в прошлом году, а потом не полениться узнать мнения их руководителей о мероприятии. Кроме того, стоит обратить внимание, в какой степени участвуют в организации выставки Торгово-промышленная палата региона и региональная администрация. Тогда риск бесцельно потратить средства будет снижен.

Юрий Кузьмичев, Генеральный Директор компании «Магазин готового бизнеса», Нижний Новгород

У нас специфический бизнес: услуги по продаже предприятий малого и среднего бизнеса, сопровождение сделок, франчайзинг. Поэтому, прежде чем брать за организацию участия в выставке, мы пытаемся понять, будет ли на ней присутствовать наша целевая аудитория — собственники бизнеса, люди, принимающие решение о продаже или покупке предприятий. Продавая какой-то бизнес из определенной сферы (например, строительство или деревопереработка), мы иногда посещаем мероприятие в качестве гостей.

Шаг 2. На выставке

Сотрудники, работающие на выставке, должны решать такие задачи:

  1. Регистрация посетителей.
  2. Распространение информационных материалов на стенде и на выставке в целом.
  3. Рекламные акции.
  4. Посещение деловых и научных мероприятий.
  5. Сбор информации о конкурентах.
  6. Формирование портрета потенциального клиента.
  7. Заключение предварительных соглашений — вплоть до подписания договоров (если такая задача ставится).

Нужно ли Генеральному Директору ехать на региональную выставку самому или можно послать туда своих представителей? Если цель участия — увеличение продаж, Генеральному Директору присутствовать необязательно, достаточно, чтобы на выставке работал руководитель этого блока (например, директор по продажам). Если же задачей является имиджевое позиционирование или выход на рынок — присутствие Генерального Директора необходимо, по крайней мере, в течение первых двух дней (когда выставку посещают официальные делегации).

Шаг 3. После выставки

Когда выставка завершится, Ваши сотрудники должны обработать полученные контактные данные и представить Вам аналитический отчет. Обязательно нужно оценить эффективность участия. Можно использовать разные методы в зависимости от целей, которые Вы ставили. Расскажу о двух способах оценки эффективности.

Способ 1. При проведении выставки регистрируются посетители стенда (имеются в виду активные посетители, а не сборщики макулатуры), а затем бюджет делится на количество посетителей и получается себестоимость одного контакта.

Способ 2. Это более сложный вариант: нужно следить, откуда приходят клиенты и какие контакты приносят компании положительный финансовый результат. В результате Ваши финансисты смогут рассчитать, какой доход и какую рентабельность дали инвестиции в выставки.

Вы можете совместить эти два способа и сначала определить стоимость установления контактов, а потом отдачу от этих контактов.

  • Маркетинговые исследования — виды, примеры

Говорит Генеральный Директор

Юрий Кузьмичев, Генеральный Директор компании «Магазин готового бизнеса», Нижний Новгород

Мы оцениваем организацию участия в выставках по нескольким параметрам:

  1. Количество новых контактов (визитки, анкеты) и переговоров, проведенных на выставке.
  2. Количество контактов после выставки: звонки, запросы дополнительной информации, рост посещаемости нашего сайта.
  3. Количество упоминаний о нашем участии в выставке в СМИ и Интернете.
  4. Количество договоров и сделок с клиентами, с которыми мы познакомились благодаря выставкам (самый важный показатель).

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Источник: https://www.gd.ru/articles/4060-organizatsiya-uchastiya-v-vystavkah

Цели участия в выставках

Цели принятия участия в экспозиции – это обнародование новых разработок и достижений, а также приоритетной их раскрутки, получение сведений о компании, сбор данных о конкурирующих производствах. В большинстве случаев после участия в таком мероприятии компания принимает решения о новых направлениях продвижения, начинает работать с новыми партнерскими контактами, определяет для себя выгодную клиентскую аудиторию.

Участвовать в выставке – это развивать имидж своей компании. Необходимо иметь точное понятие о том, что на экспозиции будут задействованы не только соперники по бизнесу, но и потенциальные партнеры, дилеры и целевая публика. Именно поэтому данные, которые компания будет предоставлять, должны быть оценены со стороны безопасности предприятия и важности абсолютно всех участников мероприятия.

Нужно осуществить подготовку печатных материалов, примеров экспонатов, каталоги, которые могут заинтересовать посетителей. Большое значение в образовании имиджа фирмы на экспозициях имеют сувенирные изделия, которые должны показывать собой бренд компании.

Если предприятие имеет вероятность участвовать в выставке, то этим нужно обязательно пользоваться. Фирмы, которые тщательно продвигают свою экспозиционную деятельность, в основном имеют опыт демонстрации собственных конкурентных достоинств и всегда имеют огромный наплыв покупателей и потребителей. Также сразу видно, что такие компании будут еще долго существовать на рыночной площадке.

Участие компании в выставочных мероприятиях

Организация участия фирмы в выставочных мероприятиях – это серьезное и важное задание, которое должны реализовать профессионалы. В настоящих условиях организаторские центры предоставляют свои услуги в помощи реализации выставки или иного мероприятия, а также созданию сувенирной продукции, раздаточных материалов и т. д.

Одним из прекрасных центров, который предложит полное сервисное обслуживание, является «Экспоцентр». Компания занимается организацией и проведением экспозиций различного масштаба и направленности. «Экспоцентр» расположен в Москве на Красной Пресне. Это крупный комплекс, который имеет в наличии 9 павильонов и несколько открытых площадок для проведения летних мероприятий.

Эта компания имеет полувековой опыт в проведении как национальных, так и зарубежных выставочных кампаний. Она проводит различного уровня экспозиции. «Экспоцентр» имеет поддержку местных властей.

Идеальными залами для выставки владеет именно этот комплекс, так как его залы включают самое инновационное оборудование, технологическое оснащение, и множество других приспособлений, которые понадобятся во время осуществления экспозиции.

«Экспоцентр» ежегодно занимается реализацией больше 100 экспозиций, причем специализация таких мероприятий может быть разнообразной: от творчества до промышленности. Множество выставочных мероприятий владеют узконаправленной спецификой и привлекают внимание только специалистов конкретной отраслевой сферы, но некоторые кампании постоянно доступны для широкого круга публики.

Организация участия в выставке

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной; контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

В идеале подготовка к участию в выставке должна начинаться за 12 месяцев (иногда и более) до открытия выставки. Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования. К этим вопросам относятся:

-Площадь, необходимая экпоненту для представления товаров и услуг. Для этого надо решить что экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и знать, сколько стоит квадратный метр площади.

— спрашивай посетителя для какой компании он работает и какова его роль в компании;

Правила работы у стенда:

  • — обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;
  • -носи символику/значок своей компании;
  • -разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду;
  • -давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;
  • -если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя;
  • -представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена

Существуют также правила, относительно того, чего следует избегать персоналу у стенда:

  • -не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду;
  • -не стой, болтая на углах с другими сотрудниками;
  • -не рассиживай, постоянно куря или попивая кофе;
  • -не оставляй посетителей одних на продолжительное время;
  • -не спрашивай просто — могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа;
  • -не обещай выписать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом;
  • -не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей;
  • -Не собирайся в группы с другими членами штата;
  • -не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду;
  • -не рассиживай, читая газеты;
  • -не позволяй посетителям чувствовать себя помехой. Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.

Организация освещения участия вашей гостиницы в выставке в специальной и местной прессе. Для этого необходимо подготовить и разослать пресс-релизы. Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован. При этом используется прямая рассылка в том числе, в университеты, общественные организации. Организаторы выставок в гостинице «Полярная звезда» в городе Якутске, например, помещают в газетах бесплатные (или дающие скидку к цене билета) купоны для посетителей, работающих в государственных организациях или занятых в конкретной сфере.

Ведение работ по проекту участия фирмы в выставке требует составления соответствующего графика и контроля его исполнения.

В день открытия выставки или накануне отели-организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции, помочь сделать снимки или видеозапись вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.

Компании могут проводить коллективные экспозиции, получив поддержку правительственных структур, торговых ассоциаций. В Якутии, например, правительство поощряет выставочную деятельность, способствующую сбыту сельскохозяйственной продукции товаров.

Организация собственной выставки гостиницы требует выполнения всех организационных работ самой гостиницей:

  • — генерирование и разработка идеи экспонирования;
  • — выбор места ( выставочный или конференц-зал современной гостиницы)

плакирование экспозиции — стенды, ширмы и экраны;;

  • -управление потоком посетителей;
  • -прием важных гостей и знаменитостей;
  • -обеспечение работы пресс-центра;
  • -организация рекламы;
  • -информирование всех участников и отделов вашей организации.

Выставки можно подкреплять конференциями и наоборот эти мероприятия дополняют друг друга. Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно использоваться участниками для дальнейшей рекламы или в собственной газете.

Компании-организаторы собственных выставок или специализированные экспозиционные фирмы решают комплекс вопросов технического обеспечения работы выставочного комплекса. В числе этих вопросов выбор месторасположения и планирование комплекса, доставка грузов и людей, транспортные потоки, зоны отдыха, техническое обеспечение и расположение павильонов, коммерческие службы, питание, автостоянки, офисы для фирм, производственная база, охрана и уборка комплекса, медицинские пункты.

Источник: https://vuzlit.ru/295317/organizatsiya_uchastiya_vystavke

Процесс организации участия в выставке. Работа персонала во время выставки

Любая фирма, желающая принять участие в выставке, ставит определенные цели. Однако для окончательного принятия решения необходимо знать ответы на ряд вопросов:

— Почему необходимо участвовать именно в этой выставке?

— Каких результатов вы хотите достичь?

Основные цели, ради которых фирмы участвуют в выставках, практически можно свести к нескольким важным направлениям:

— демонстрация своих достижений;

— позиционирование на рынке;

— изучение современных тенденций развития отрасли;

— формирование или поддержание имиджа;

— поиск новых партнеров и клиентов;

— изучение конкурентов.

Каждая цель формулируется исходя из интересов фирмы и имеющихся ресурсов, которые она может использовать.

Схема 2. Требования к целям участия в выставке.

Любые две цели участия фирмы в выставке не должны быть противопоставлены друг другу.

При анализе долгосрочных, среднесрочных и текущих целей компании формулируются конкретные цели — количественные или качественные:

— увеличить объем продаж в данном регионе на столько-то процентов;

— показать имеющийся ассортимент продукции и определить спрос на предполагаемый ассортимент;

— продемонстрировать новые товары и их основные технические характеристики;

— дать возможность покупателям сравнить продукцию компании с конкурентами;

— осуществить немедленную продажу, опробовать новые методы продаж;

— сформировать, поддержать положительный имидж фирмы;

— увеличить узнаваемость предприятия на столько-то процентов;

— продемонстрировать удобство и легкость технологических работ.

Решение о выборе подходящей выставки должно приниматься при планировании ежегодного бюджета компании и расходов на маркетинг и рекламу. По моему мнению, не нужно делать выбор выставок прерогативой одного человека. В этом процессе обязательно должен принимать участие Генеральный Директор, а также руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т. п. При этом нужно учитывать:

• тематику выставки (состав участников и посетителей);

• престижность;

• сроки проведения (насколько они сочетаются с остальными маркетинговыми мероприятиями);

• стоимость участия (оправдает ли она предполагаемый результат).

Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:

Схема 3. Этапы участия в выставке

Генеральному Директору следует назначить руководителя выставки, который будет полностью отвечать за качество проведения мероприятия: от выбора формы участия до анализа эффективности.

Форму участия нужно выбирать в зависимости от стратегии компании, поставленных целей и возможностей компании. Можно остановиться на одной или нескольких из перечисленных ниже форм:

• Полноценное участие (собственный стенд). Рекомендуется компаниям, которые являются лидерами своего рынка и не намерены терять эту позицию.

• Заочное участие или кооперация с партнерами (размещение на стойках или раздача промоутерами материалов о Вашей компании). Такой способ участия, на мой взгляд, лучше использовать на региональных или смежных выставках.

• Спонсорство (совместные рекламные кампании, выпуск пригласительных и выставочных каталогов, организация деловых программ);

• Участие в деловой программе выставки: презентации, конференции, круглые столы, семинары, которые компания может проводить и организовывать, не имея собственного стенда.

Далее следует этап подготовки к выставке, лучше если подготовка начнется за несколько месяцев до начала выставки.

Схема 4. Подготовка к выставке.

Бюджет.

Для начала необходимо определить бюджет мероприятия, для этого составляется список товаров и услуг, которые необходимо продемонстрировать на выставке, далее определяется, как их следует показать. Нужно установить виды и объемы необходимых материальных, финансовых и трудовых ресурсов для достижения каждой цели, составить примерные статьи расходов и определить сроки оплаты.

Своевременное составление бюджета является важнейшим компонентом. В зависимости от числа и опыта предыдущих участий в выставках степень детализации статей расходов будет различной.

Если фирма участвует в выставке первый раз, то трудно точно рассчитать сметную стоимость. Однако существуют общие рекомендации, которые помогут сориентироваться.

Схема 5. Необходимые расходы.

Подготовка стенда.

Важно определить основные параметры стенда: размеры, оформление, расположение. Выбор зависит от целей, стратегии компании, уровня участвующих конкурентов, значимости выставки.

Типы стендов зависят от того, как они территориально расположены, как они соприкасаются с соседними стендами — как они открыты по отношению к проходам.

Различают следующие виды стендов:

— стенд в ряду (Как правило, открыт только с одной стороны, слева и справа обычно размещаются соседние стенды. В зависимости от соотношения длины и глубины стенда различают узкие и глубокие или широкие и менее глубокие стенды в ряду. Стенд в ряду имеет минимальную стоимость, за остальные типы стендов надо доплачивать);

— угловой стенд (Открыт с двух сторон, одна сторона открыта на один проход, а другая — на поперечный проход, либо одна стена граничит с другим угловым стендом, другая с соседним стендом в ряду. Наличие двух открытых сторон увеличивает обзорность углового стенда. Стоимость углового стенда выше, чем стоимость стенда в ряду, при одной и той же площади);

— головной стенд (Головной стенд открыт на три стороны. Он существенно превосходит стенд в ряду и угловой стенд, поскольку позволяет посетителю войти с трех сторон, то есть с любого из трех проходов);

— блок-стенд (Блок-стенд или изолированный стенд окружен проходами со всех сторон. Он привлекает практически всех посетителей, поскольку расположен отдельно от всех остальных. Блок-стенд качественно превосходит все другие стенды. Он является идеальным для представительских целей. Такой стенд значительно более сложен по сравнению с другими в оформлении и размещении рекламы. Блок-стенд имеет более высокую стоимость по сравнению с остальными и требует дополнительных затрат на монтаж и оборудовани);

— стенд на открытой площадке (Стенд на открытой площадке, как правило, предназначен для очень крупных изделий, таких как машины, оборудование, спецтехника и т. п., которые обычно демонстрируются в практической деятельности. Часто экспоненты используют крытые помещения или тенты для проведения переговоров).

Хорошими для расположения стендов считаются места:

— направо от входа;

— в центральной части выставочной площади;

— наиболее приближенные к входу;

— на пересечении главных проходов;

— на пересечении главных и второстепенных проходов;

— в главных проходах;

— на пересечении второстепенных проходов.

Невыгодными для расположения стендов считаются места:

— возле дверей для вноса и выноса грузов;

— возле запасных выходов, тупиков, также возле колонн и за колоннами;

— возле туалетов, буфетов, тёмных пространств;

— возле более сильных конкурентов;

— возле мест проведения массовых мероприятий.

В зависимости от успешности участия в выставке необходимо зарезервировать хорошее место на следующую выставку.

Независимо от того, где и как будет размещен стенд, для эффективного привлечения внимания посетителей необходимо знать и умело применять определенные правила. Прежде всего это правило «трех секунд», суть которого в том, что посетителю достаточно трех секунд, чтобы он заметил ваш стенд и решил его посетить или не посещать.

Для того чтобы посетитель заметил ваш стенд, необходимо эффективно использовать различные световые эффекты, движущиеся элементы и красочную полиграфию. Это может быть достигнуто с помощью броских заголовков, которые легко читаются, быстро запоминаются, красочно и живописно оформлены.

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Желательно, чтобы он был гармоничным по соотношению своих размеров и выставленных на нем экспонатов.

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

— презентационную площадь;

– место для переговоров;

– подсобные помещения.

Стенд должен:

— производить благоприятное, но не показное впечатление;

— казаться скромным, но не убогим и скупым;

— выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

Цвет — это самое простое и дешевое средство эффективного представления товара, компонентов стенда, рекламной продукции, униформы сотрудников.

Необходимо обратить внимание на освещение стенда. Это мощный инструмент для привлечения посетителей и создания на нем благоприятной атмосферы. Тип и количество осветительных приборов зависят от размеров стенда. Необходимо учитывать не только площади поверхностей, но и объем стенда. Кроме того, важно, какие экспонаты размещены на стенде, каковы их размеры, цвета и оттенки.

Важно рационально применять графические и иллюстрационные средства. К первым относятся логотипы, символы, графики, таблицы, гистограммы, используемые на стенде или на открытой территории выставки, целью которых являются установление месторасположения экспонента и визуализация его предложения.

Особого внимания требуют графическое оформление самого стенда, величина логотипа, плакатов, сообщений, лозунгов и размеры шрифтов. Желательно выдерживать соответствие между желаемым расстоянием, с которого посетитель может узнать логотип, прочитать текст, и размерами символов и букв.

К иллюстрационным средствам относятся фотоматериалы, слайды, видеофильмы, электронные средства и т. д.

Постарайтесь предусмотреть, чтобы все средства оформления были однозначно связаны с фирменным стилем предприятия, то есть с символами, логотипом, шрифтом, цветами, изображениями и формами.

Подготовка рекламных и информационных материалов.

Приступая к разработке материалов, прежде всего нужно определить, какие из них раздавать всем посетителям, а какие — лишь избранным в обмен на визитную карточку. Ориентиром может быть количество материалов, израсходованных на других (сопоставимых по масштабу) выставках.

Кроме полиграфической продукции среди раздаточных материалов очень уместны CD, так как полная подборка каталогов, буклетов, листовок и т.д. нередко бывает достаточно тяжела и посетители либо отказываются ее брать, либо выбрасывают по дороге. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Например, многие туристические компании распространяют карты городов, стран и т. п. с напечатанными на них своими контактными данными. Кроме того, для участия в выставке нужно подготовить сувенирную продукцию: ручки, календари, брелоки и т. п.

Заранее, еще до начала выставки необходимо подготовить некоторые документы, которые потребуются либо во время работы на выставке, либо сразу же после ее закрытия. Как правило, минимальный набор должен включать комплект документов для работы непосредственно на выставке и комплект документов для послевыставочной деятельности.

Комплект документов для работы непосредственно на выставке:

— анкеты посетителей;

— отзывы реальных потребителей;

— анкеты потенциальных покупателей;

— анкеты потенциальных поставщиков;

— анкеты потенциальных дилеров;

— заявки-заказы на существующую продукцию;

— заявки-заказы на разрабатываемую продукцию.

Информирование клиентов и партнеров.

Чтобы выставка была результативной, необходимо не только правильно сформулировать цели, выбрать целевую аудиторию, но и грамотно организовать процесс приглашения клиентов к вашему стенду. Информировать нужных компании людей следует не менее чем за месяц до начала выставки. Чтобы понять, кто из них посетит мероприятие, Ваши маркетологи должны подготовить информационное письмо. Желательно составить его таким образом, чтобы партнеры или клиенты обязательно на него отреагировали. Например, в конце письма предложить адресату обратиться к Вам за пригласительным билетом или планом павильона. Недели за две до начала выставки следует напомнить о ней тем, в чьем внимании Вы заинтересованы.

Наиболее эффективным методом является прямая почтовая рассылка приглашений.

Прямая почтовая рассылка может осуществляться:

— сотрудниками вашей фирмы;

— специализированной фирмой по вашему заказу.

Подготовка персонала.

В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке — пять-шесть человек. В большинстве случаев необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного — для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами. Также на выставке должен работать сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, он может входить в число названного персонала.

Для сбора данных о конкурентах необходим специальный сотрудник (например, маркетолог). В подготовке исследования обязательно должен участвовать Генеральный Директор, именно ему надлежит определить направление исследования.

Если стенд находится не в лучшем месте выставочного зала, стоит подумать о привлечении промоутеров — распространителей рекламы и информации о Вашей компании. Работа с ними может принести больший эффект и обойтись намного дешевле, чем размещение стенда на престижном месте. Число распространителей, работающих в зале, будет зависеть от тиража рекламных и информационных материалов.

Основные принципы отбора персонала для работы на выставке:

— Отбирайте сотрудников, имеющих позитивное отношение к посетителям, работникам выставочного комплекса и своим коллегам.

— Отбирайте сотрудников, имеющих высокую степень уверенности в себе.

— Отбирайте коммуникабельных сотрудников, которые легко вступают в контакт с самыми разными людьми.

— Убедитесь, что сотрудник будет работать с желанием и энтузиазмом, а при необходимости выложится на 100 %.

— Выявляйте наиболее наблюдательных сотрудников, способных подмечать нюансы в общении, используя вербальные и невербальные контакты.

— Удостоверьтесь, что сотрудники смогут ответить на различные вопросы посетителей.

— Выбирайте хороших «слушателей», способных задавать наводящие вопросы и умеющих внимательно слушать собеседника.

Руководитель стенда должен:

— быть целеустремленным;

— сознавать ответственность;

— иметь высокое самообладание;

— уметь принимать эффективные решения;

— иметь опыт работы на ярмарках и выставках;

— иметь организаторский и импровизационный талант;

— обладать высокой эрудицией;

— обладать уверенной и свободной манерой держаться;

— иметь хорошо поставленную речь;

— иметь хорошую память на лица;

— иметь опрятный внешний вид;

— иметь отличные или хорошие знания в предметной области;

— обладать высоким качеством управления эффективной мотивацией сотрудников;

— быть в постоянной готовности к любым переговорам;

— владеть основами знаний в области науки, техники, психологии и торговли.

Каждый сотрудник, который будет работать на выставке, должен пройти определенную теоретическую подготовку, освоить методы и приемы работы и приобрести практические навыки. Специалист должен отлично знать свой продукт, его преимущества перед аналогичными товарами конкурентов. выставка сбыт персонал реклама

Очень важно, чтобы для каждого сотрудника стенда были определены:

— функциональные обязанности, иерархия сотрудников;

— график индивидуальной работы, время приема пищи, отдыха.

Каждый сотрудник, работающий на стенде, обязан:

— всегда вести себя приветливо, быть аккуратно и чисто одетым;

— никогда не показывать усталость, не суетиться;

— не произносить фраз «Этого я не знаю», «Это не мое дело…»;

— не стоять у входа на стенд;

— не ходить за посетителем, всегда поворачиваться к нему лицом;

— дать возможность посетителю рассмотреть все, чем он интересуется.

Обязательно ведите журнал учета посетителей, который должен содержать следующие графы: порядковый номер, Ф.И. О., фирма, должность, контактная информация, содержание переговоров, примечание.

Кроме того, целесообразно иметь журнал для отзывов, причем после занесения отзыва всегда интересоваться, не будет ли возражений, если данное мнение будет опубликовано в печати или рекламных буклетах и листовках.

Работа на выставке. Кроме основной цели (продвижения компании и ее продукта на рынке), немаловажные задачи в период работы на выставке — это поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.

Поиск новых партнеров. Чтобы облегчить установление контактов, Генеральному Директору и другим руководителям нужно обязательно обозначить время посещения выставки. Лучше всего, если оно совпадет с какими-то важными мероприятиями, на которых будут присутствовать интересные для компании лица. Поэтому руководитель выставки должен предоставить расписание всех мероприятий и список их участников.

Исследование посетителей — это анкетирование гостей стенда. Не стоит задерживать их надолго — желательно задавать три-четыре вопроса.

Исследование конкурентов можно поручить сотруднику отдела маркетинга. Как правило, изучают выставленные новинки, преимущества конкурентов, их слабые места. Собранные данные должны оперативно обрабатываться, чтобы по возможности успеть решить возникающие вопросы в ходе выставки.

Участники выставки заинтересованы в том, чтобы посетители унесли с собой раздаточный материал (сувениры, буклеты).

Кроме того, реклама вашей фирмы может быть размещена в буклетах, листовках и газетах.

Сотрудники на выставке должны демонстрировать товар в действии. При демонстрации товара нужно занимать активную позицию, предлагать посетителям трогать товар, испытывать в действии и т. п.

Стратегия и тактика работы персонала на выставке определяется целями и задачами, которые поставлены перед руководителем стенда и персоналом.

Организация работы выставочного стенда является наиболее значимой, существенной для компании и видимой для всех участников выставочного процесса, прежде всего для посетителей. Работа персонала на стенде для стороннего наблюдателя должна проходить легко, свободно и эффектно. Для руководителей фирмы — результативно.

Работа после выставки. Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения.

Оценка заканчивается подведением общих итогов:

• сравнение сметных и реальных расходов;

• сравнение затрат на рекламу и отдачи от нее;

• отзывы посетителей о стенде;

• эффективность работы персонала;

• состав посетителей;

• определение стоимости одного контакта и стоимости одного результативного контакта;

• сравнение количества заключенных контрактов, соглашений, договоров с клиентами и партнерами и планировавшихся.

Правильный и детальный анализ оценки эффективности участия в данной выставке с учетом «последействия» позволяет получить более или менее объективные результаты о целесообразности участия в последующих выставках. Кроме того, при правильном подходе подготовка и участие в выставке позволяют ярко выявить слабые и сильные места во всей деятельности фирмы.

Источник: https://studbooks.net/798265/marketing/protsess_organizatsii_uchastiya_vystavke_rabota_personala_vremya_vystavki