Организация онлайн конференций

Содержание

18 отличных советов по организации конференций


Я очень везучий. Тому есть две причины:
Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.
Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?
Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?
— Джонатан Кан (#dareconf)
Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:
Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.
— Джефф Крам (Delight Conference)
Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.
Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.
Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES
Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.
Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.
Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:
Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.
— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.
— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)
Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.
Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:
Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.
— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.
— Кристина Халворсон (Confab Events)
Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)
Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:
Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.
— Брайан Салливан (Big Design)

7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:
Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:
Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.
И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:
Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)
В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).
Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.
Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов

— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)
Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.
Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.
— Кристиан Манзелла (Giant)
Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.
Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.
— Ева Каниасти (UXPA Boston)

11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками
— Энди Бад (UX London)
Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.
Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.
— Брэд Смит (WebVisions)
Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.
— Энди Бадд (UX London)
Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.
Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.
Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.
— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)
Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.
— Энди Бад (UX London)
Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.
— Джеффри Зельдман (An Event Apart)
Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?
— Кевин Хоффман (IA-Summit)

14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.
Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…
Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!
— Кристина Халворсон (Confab Events)
Другие же рекомендуют личные опросы.
Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
Не забудьте опросить и докладчиков:
Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.

— Арии Стайлс (Environments for Humans)

16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.
— Ари Стайлс (Environments for Humans)

17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.
На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.

Источник: https://habr.com/post/285780/

Лекция 13. Конференции: виды, формы и правила участия.

Основные понятия:

Конференция — форма организации научной деятельности, при которой исследователи (не обязательно учёные или студенты) представляют и обсуждают свои работы. Конференции имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными семинарами и тренингами. Самое важное из которых то, что выступление участников на похожие темы позволяет рассмотреть вопрос с нескольких сторон, исчезает однобокость, присущая при обучении одним преподавателем. Конференции позволяют услышать о различных подходах к решению одной задачи.

Конференции, в зависимости от критерия, делятся на несколько видов.

В зависимости от направления:

Научно-теоретическая конференция (НТК)

НТК – это конференция, на которой обсуждаются теоретические подходы к решению различных научным проблем и вопросов, постоянно возникающих в ходе исследований или экспериментов.

1. Научно-практическая конференция (НПК)

НПК – это такая конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по, различного рода, практическим и прикладным задачам.

2. Научно-техническая конференция (НТехК)

НТехК – конференция, на которой осуществляется обмен опытом и знаниями по различным техническим и технологическим вопросам.

Однако в последнее время стали выделять 4-й вид – бизнес-конференцию . БК – конференции, на которых обсуждаются бизнес-проблемы, особенности действующего законодательства, политика государства по отношению к определенным отраслям и т.д.

В зависимости от охваченной территории:

1. Локальные (школьные, факультетские, внутривузовские, межвузовские)

2. Региональные, областные

3. Всероссийские

4. Всероссийские с международным участием

5. Международные

По тематике конференции делятся:

1. Узкоспециализированные, т.е. посвященные какой-либо отдельной тематике:

— общественным и гуманитарным наукам (журналистика, история, педагогика, социология, экономика, управление и т.д.);

— техническим наукам (биотехнология, машиностроение, нанотехнологии, телекоммуникации, электротехника и т.д.);

— естественным наукам (археология, химия, геология, биология, математика, фармакология и т.д.).

2. Конференции широкой тематики, охватывающие общенаучные вопросы (например, «Наука в современном мире», «Современные проблемы гуманитарных и естественных наук»)

Существует несколько форм конференций:

1. Очные (участник приезжает на саму конференцию и принимает непосредственное участие)

2. Заочные (участник отправляет свои тезисы и заявку на почту оргкомитета конференции, конференция проходит без его непосредственного участия)

3. Internet-конференции (конференция проводится на сайте конференции или организации, чаще всего на форуме, в виде коллективного обсуждения)

Конференция проводится в несколько этапов:

1. Планирование.

Продумывается форма конференции и определяется ее название. Конференция может быть посвящена какому-нибудь юбилейному событию (разовые конференции) или проводиться через определенные промежутки времени (например, ежегодные), что позволяет специалистам поддерживать и расширять контакты с разными группами исследователей, быть в курсе современных разработок и быстрее получать нужную информацию.

2. 1-й организационный этап.

Назначаются и распределяются рабочие группы, оргкомитет, определяется председатель и сопредседатель оргкомитета конференции. Чётко определяется тематика, сектора конференции и т.п.

3. Информационный этап.

Чаще всего о конференциях сообщается в информационном письме (т.н. циркуляре) или на стендовом объявлении. Обычно информационное сообщение – это один лист, часто сложенный вдвое или втрое, формат которого может меняться в широких пределах. Как бы ни выглядело информационное сообщение, в нем обязательно должны быть указаны:

— название конференции и эмблема, дата и место проведения;

— организаторы конференции, тематические направления, контактные номера телефонов и факсов, адреса (почтовые и электронные) и адрес сайта конференции, где доступна более подробная информация;

— информация о том, где и как можно зарегистрироваться для участия в конференции, а также что и в какие сроки нужно представить;

— рабочий язык конференции, а также информация о том, где и как будут опубликованы материалы конференции.

4. 2-й организационный этап.

Поступают заявки, тезисы и оргвзносы от будущих участников конференции, задаются вопросы, появляются проблемы, разворачивается большой круг задач, которые должны быть решены к началу конференции. Проводится отбор участников из числа людей, подавших заявку. Чаще всего, на этом этапе рассылается 2-ое информационное письмо отобранным участникам.

5. Собственно конференция.

На этом этапе проходит заселение участников, открытие конференции (часто сопровождается небольшим концертом) слушанье докладов, просмотр стендовых докладов. Во время конференции обычно устраиваются различные экскурсии в НИИ, университеты, музеи, на предприятия, обзорные экскурсии по городу. Если конференция длится несколько дней, то, скорее всего, один из дней посвящен научным или научно-популярным лекциям для участников. Между длинными докладами устраиваются кофе-брейки на 15-20 минут. После конференции жюри обсуждают работы, представленные на ней, и присуждают места лучшим докладчикам. Проходит награждение победителей (а зачастую и всех участников). Чаще всего на награждении вручаются и сборники работ, в которых присутствуют отправленные участником тезисы. После конференции практически всегда проходит фуршет или банкет со всеми участниками и оргкомитетом.

Правила участия в конференции определяются оргкомитетом данной конференции и оговариваются в информационном письме. Поэтому каких-то определенных строгих правил нет. Чаще всего, в зависимости от вида конференции, участником ее может стать школьник или студент, а также молодой ученый в возрасте до 35 лет. Участник должен заполнить заявку на участие по форме, которая прилагается в информационном письме либо на сайте конференции. После этого участник должен написать и отправить тезисы своей работы (краткое описание проделанной работы) на электронную почту конференции или организации, которая ее проводит. Для написания тезисов обычно предписаны строгие правила, это необходимо для того, чтобы не возникло проблем при печати сборника тезисов. Если конференция международная или всероссийская с международным участием, то обычно просят выслать в дополнение к русскому варианту тезисов еще и английский сокращенный вариант. После того как тезисы отправлены, остается только ждать ответа от оргкомитета. В случае положительного ответа, участник вправе попросить прислать ему пригласительное письмо, чтобы получить деньги на поездку от командирующей стороны (школы, вуза). Пригласительное письмо должно содержать в себе Ф.И.О. участника, название конференции, дату и место ее проведения, название работы участника, контакты оргкомитета (секретаря) и подпись ответственного лица.

Список использованной и рекомендуемой литературы

Вопросы для повторения

1. Назовите основные этапы проведения конференции.

2. Конференции какой тематики наиболее приоритетны в науке на сегодняшний день?

3. Какие аспекты должны обязательно рассматриваться в информационном письме?

4. Какой спецификой обладает конференция в отличие от традиционных семинаров и тренингов?

5. В чем отличие научно-теоретической и научно-практической конференции?

Задания для самоконтроля

1. Отобразите в схеме типологию конференций (основные критерии, виды конференций).

2. Приведите по одному примеру конференций: локальных, региональных, всероссийских, всероссийских с международным участием, международных.

Источник: http://u4isna5.ru/konspektlekcii/38-putvnauku/156-putvnauku213

Событийно-туристический холдинг «Фаворит»

При правильном разделении обязанностей вместе с вами мы создадим уникальное мероприятие и неповторимую конференцию, ведь Вы и Ваша команда сможете сосредоточиться на смысловой нагрузке мероприятия и на продумывании научной или бизнес программы, а мы в свою очередь сосредоточим свой профессионализм и умения на том, чтобы выбрать идеальный конференц-зал на 300 или более участников в Сочи или Крыму, например, на организации трансферов для участников конференции, встречи и проводы в аэропорту, на том, чтобы продумать и составить разнообразную экскурсионную и развлекательную программу для конференции или симпозиума.

С объединением усилий инициатора конференции и нас, как профессиональных организаторов по проведению форумов и симпозиумов и сложных деловых мероприятий достигается максимальный эффект как для бизнеса, так и для науки. Спланировать время начала секций, распределить всех участников и секции по залам и переговорным комнатам, вовремя проверить исправность всего оборудования, организовать и проконтролировать синхронный перевод, не только с точки зрения переводчика, но и подобрать, отладить и настроить оборудование для синхронного перевода, сделать декорирование президиума конференции, проверить и провести питание для участников мероприятия: кофе-брейки и паузы, а также обеды и ужины, и чтобы они проходили в самых необычных ресторанах и местах города, где проводится конференция или симпозиум, а также пригласить всех участников на гала- ужин или банкет в честь закрытия программы семинара или формуа, и организовать необычную шоу= программу — всё это и многое другое делает уже на протяжении многих лет событийно-туристический холдинг Фаворит и наши специалисты! Заказать организацию форума или конгресcа, а также получить смету на проведение конференции, задать интересующие Вас вопросы и посоветоваться про город организации Вашего мероприятия Вы всегда можете позвонив по нашим контактным телефонам или написав нам запрос на электронную почту!

Источник: https://conferencerussia.ru/

Организация форумов: делимся успехами, перенимаем опыт

Наряду с конференцией форум – эффективный инструмент взаимодействия субъектов рынка в определенной бизнес-отрасли. Проведение форума является предлогом для обмена информацией с клиентами, партнерами и рабочим коллективом. В частности, такого рода мероприятия подразумевают раскрытие достижений компании, обозначение актуальных проблем в сфере вашей деятельности, а также поиск вектора дальнейшего развития.

Вы хотите:

  • «раскрутить» бренд предприятия;
  • обзавестись новыми клиентами, привлечь свежие кадры;
  • перенять опыт других игроков рынка.

Решение:

  • организация форума.

Организация выставок и конференций: некоторые особенности

Организация конференций и выставок – один из первых шагов для выхода на новый уровень деятельности компании. И, несмотря на то, что форум немного отличается от конференции, где основной упор ставится на разработку методов решения бизнес-вопросов, такой вид делового мероприятия как форум также способствует укреплению бренда предприятия.

Главное задание на начальном этапе проведении конференций, форумов, выставок и прочих событий – четкая формулировка темы и точные акценты в рекламной кампании. Именно некорректный посыл становится камнем преткновения в достижении желаемых результатов.

Второй этап в организации пресс-конференций и других деловых мероприятий также касается подготовительных моментов. Речь идет об оформлении площадки проведения форума в соответствии с тематикой события. Не менее важный момент – планирование питания. Наиболее оптимальным вариантом является кейтеринг в виде банкета или фуршета.

Последним шагом является контроль технической стороны мероприятия и соблюдение программы форума. Кстати, для реализации сценария мероприятия нередко приглашается спикер – человек, который умеет держать участников заинтересованными на протяжении всего форума.

Проводим форум вместе с «БИГ ДЖЕК»

Любое деловое мероприятие отличается большим количеством подготовительных работ. Это аренда выставочного оборудования и его доставка, подбор и аренда оптимальной площадки, оформление стендов, наем переводчиков в случае приглашение иностранных делегатов, обеспечение гостей транспортом. Не меньше вопросов нужно решить при непосредственном проведении форума. Воспользовавшись услугами event-агентства «БИГ ДЖЕК», вы, как заказчик, забудете об этих проблемах.

Также «БИГ ДЖЕК» организует и поддерживает PR-кампанию на всех этапах проведения мероприятия. Event-агентство может как заняться производством сувениров и другой брендированой продукции, так и онлайн-рекламой и выпуском публикаций в СМИ касательно вашего форума.

«БИГ ДЖЕК» занимается организацией форумов не только в Москве, но и других города РФ. Обратившись за помощью в event-агентство, вы платите деньги за работу профессионалов и за уверенность в высшем уровне проведения мероприятия.

Источник: https://BigJack24.ru/uslugi/delovye-meropriyatiya/organizaciya-forumov.html