Кассовые книги, образец

Порядок заполнения кассового отчета кассира

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир — операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной — двумя кассами кассир — операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно — кассовых машин и выручке организации» (форма N КМ-7).

Порядок заполнения формы КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»

Сначала заполняются реквизиты предприятия:

  • а) ИНН
  • б) структурное подразделение — адрес торговой точки (магазина)
  • в) модель кассового аппарата
  • г) номер производителя — заводской номер машины
  • д) номер регистрационный — номер карточки регистрации по которой зарегистрирован ККМ в налоговых органах
  • ж) наименование прикладной программы (при работе ККМ в составе с компьютером)
  • з) номер документа — порядковый номер (совпадает с номером Z-отчета)
  • и) дата и время составления берется с вечернего Z-отчета, по которому заполняется справка

Графа 1 — порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены), то есть номер Z-отчета на конец рабочего дня. Если с одного кассового аппарата в течение дня снимается более одного показания (снимаются вечерние отчеты), можно делать запись по порядку (сначала показания по одному вечернему отчету, на другой строке по другому вечернему отчету).

Графа 2 — номер отдела

Графа 3 — номер секции

Графа 4 — показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов суммирующих счетчиков на нули.

В форме КМ-6 столбец №4 (показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов суммирующих счетчиков на нули) — не актуален, так как в современных кассовых аппаратах с криптографическим блоком ЭКЛЗ (которые пошли с 2004 года) ничего и никогда не обнуляется! Со своей стороны форма КМ-6 была утверждена постановлением №132 Госкомстата России 25 декабря 1998 года, как Вы понимаете тогда они об этом и близко не подозревали… Поэтому в графе №4 ничего не пишем.

Графа 5 — показания суммирующего денежного счетчика на начало рабочего дня (смены). Соответствует графе № 6 Журнала кассира-операциониста КМ-4.

Графа 6 — показания суммирующего денежного счетчика на конец рабочего дня (смены). Соответствует графе № 9 Журнала кассира-операциониста КМ-4.

Графа 7 — сумма (руб., коп.) выручки за рабочий день (смену) по счетчику. Определяется как разница между графами 6 и 5. То есть, это общая «валовая» выручка за день (рабочую смену) по главному суммирующему денежному счетчику, включающему в себя и возможные возвраты по ошибочным (неиспользованным) чекам. В этой графе сумма возвратов покупателям на основании КМ-3 не вычитается из общей «валовой» суммы выручки за рабочий день. Соответствует графе № 10 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4.

Графа 8 — сумма (руб., коп.) денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Соответствует графе № 15 Журнала кассира-операциониста КМ-4. В графу 8 вносится сумма возврата (ов), если он(и) был(и) на основании КМ-3. Если возвратов не было, ставится прочерк.

Графа 9 — заведующий отделом (секцией): Ф.И.О., подпись. Если, к примеру, в штате фирмы нет кассира, то в форме КМ-6 должны расписываться продавец, сдающий выручку.

Ниже, в графе «Итого» дублируются данные столбцов 7 и 8, а в строке «Итого выручка в сумме» прописью записывается фактическая наличная сумма выручки, полученная из показателей выручки за рабочий день по общему накопительному счетчику за минусом суммы возврата(ов) на основании КМ-3. Если в этот день снято больше одного Z-отчета, то на каждый из них формируется отдельная справка кассира КМ-6 и сумма выручки предприятия по этим отчетам суммируется. Далее в КМ-6 указывается номер приходного кассового ордера, который был выдан кассиру-операционисту бухгалтерией в день сдачи выручки, указываются банковские реквизиты предприятия куда будет происходить кассация предприятием. В строке «Квитанция» проставляются номер и дата квитанции, которую выдает банк при фактическом приеме наличных денег.

В приеме денег и их оприходовании в основную кассу предприятия в отчете КМ-6 подписываются кассир-операционист, старший кассир и руководитель организации.

Образец 1

Заполнение формы КМ-6 по нескольким отделам (в том числе, при осуществлении оплат банковскими картами)

Если Ваша контрольно-кассовая машина работает на несколько отделов (секций) в связи с теми или иными признаками раздельного налогового учета (акцизный товар, другой НДС, ЕНВД в структуре классической формы налогообложения, безналичные расчеты по банковским картам и прочее), мы считаем целесообразным заполнение данных в КМ-6 строго отдельно по отделам. Если у Вас отделы заведены лишь только для Вашего личного удобства (секции разных групп товаров или услуг), то отражать их разбивку в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 и справке КМ-6 мы не видим особого смысла, так как это не входит в полномочия проверки ИФНС.

Если же разбивка по отделам связана с выделением на отдельную секцию ККМ оплат банковскими картами (безналичный расчет), оформлять КМ-6 следует по-другому. Это связано с тем, что изначально форма КМ-6 имеет(ла) отношение только к наличному обороту и является прямым продолжением информации, берущейся из «Журнала кассира-операциониста» КМ-4. Но вынуждены отметить, что она разрабатывалась в 1998 году и является на сей день несовершенной.

Образец 1 «Заполнение формы КМ-6 по отделам»:

  • 1 отдел — основная реализация;
  • 2 отдел — НДС 10%;
  • 3 отдел — акцизные товары;
  • 4 отдел — ЕНВД в структуре классической формы налогообложения (УСН, ОСН).

Обратите внимание на заполнение граф 5 и 6 в вышестоящем рисунке-образце: показания общего накопительного счетчика «гросс-итог» прописаны дополнительно (разбиты) еще и по каждому из отделов точно также, как и сумма выручки за рабочий день (графа 7). Эта информация вносится в форму КМ-6 на основании данных Z-отчетов, которые можно снимать по каждому из отделов отдельно. Это возможно для некоторых моделей контрольно-кассовых машин, таких как: «ОРИОН»-100К, «МЕРКУРИЙ»-115К, «МЕРКУРИЙ»-130К, «МЕРКУРИЙ»-180К, «ЭКР»-2102К. У этих моделей ККМ, отчет по отделам возможно сделать только после общего Z-отчета с гашением. При выполнении отчета по отделам печатаются суммы за день и общий нарастающий итог по каждому отделу. У модели ККМ «ОКА»-102К информацию для заполнения суммы выручки за рабочий день по каждому из отделов (графа 7) можно взять из Z-отчета, а графы 5 и 6 (показания разбивки общего накопительного счетчика «гросс-итог» по отделам) позволяет заполнить так называемый «Итоговый отчет по секциям» (наподобие X-отчета).

А вот у моделей контрольно-кассовых машин «АМС»-100К, «АМС»-110К, «КАСБИ»-02К (версии 02/ 07), «МИНИКА»-1102.1(.3)К, «ЭЛВЕС-МИКРО»-К, «ШТРИХ-МИНИ»-К и фискальных регистраторов «МЕРКУРИЙ»-MS-K (версия 02, «ТОРНАДО»-K), «ФЕЛИКС»-02K, «ФЕЛИКС»-РK, всех фискальных регистраторов серии «FPrint» можно посмотреть суммы выручки по отделам только за текущий день, так как счетчики накоплений по отделам после каждого снятого общего Z-отчета обнуляются. Чтобы корректно заполнить форму КМ-6 в этом случае, Вам необходимо будет самостоятельно произвести расчеты в графах 5 и 6 на основании данных о произведенных оплатах.

У моделей фискальных регистраторов серии «ШТРИХ» и «МЕРКУРИЙ»-MS-K (с ПО «ГЕПАРД») также счетчики по отделам после каждого снятого Z-отчета обнуляются, однако все данные накоплений по отделам возможно реализовать в управляющей программе на ПК.

К сожалению, не все модели кассовых аппаратов позволяют снимать отдельно Z-отчеты по отделам. К числу ККМ, по которым можно посмотреть только общий накопительный итог без разбивки по отделам относятся «МИКРО»-103K, «МИКРО»-104K, «МИКРО»-106K, «КАСБИ»-03К.

Источник: https://studwood.ru/1754511/buhgalterskiy_uchet_i_audit/poryadok_zapolneniya_kassovogo_otcheta_kassira

Кассовая книга (форма КО-4) в 2019 году

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/ko-4/

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

  1. На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.
  1. На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё

Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.

Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.

Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.

Кассовая книга не применяется в целях документирования финансовых операций в рамках эквайринга — приема (перечисления) денежных средств с использованием банковских карт (и альтернативных им электронных средств платежа), несмотря на то, что на онлайн-кассах осуществляется фискализация таких операций. Эквайринговая выручка выводится на расчетный счет предприятия. В кассе она не остается и не влияет на лимит.

Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

Скачать бланк Кассовой книги в формате Excel можно ЗДЕСЬ.

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н ().

Весьма желательно включать ссылку на данный нормативный акт в должностную инструкцию бухгалтера или кассира, которые в силу своих должностных обязанностей будут работать с Кассовой книгой.

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

  1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).
  1. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.

  1. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

  • обычной (полной) оплате за товар;
  • частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
  • предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

  1. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).
  1. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

Нужно иметь в виду, что по умолчанию правомочия по работе с Кассовой книгой и ордерами имеют только руководитель фирмы (либо сам ИП, если он ввел в оборот соответствующие кассовые документы) и главный бухгалтер организации (в некоторых случаях лица, которые подотчетны ему).

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

Резюме

Кассовая книга — документ, который применяется независимо от того, используются ли на предприятии онлайн-кассы или нет.

В КК фиксируются все приходные (на основании данных по приходным кассовым ордерам) и расходные (по расходным кассовым ордерам) операции с наличными денежными средствами. Эквайринговые операции — не фиксируются (несмотря на то, что проходят фискализацию на онлайн-кассе, если она применяется на предприятии), поскольку проводятся через расчетный счет, а не через кассу.

При этом, сведения по фискальным документам — чекам, отчетам, используются в качестве первичных при заполнении РКО и ПКО, на основании которых, в свою очередь, заполняется КК.

Ее и ордера обязаны вести все юридические лица. ИП применяют ПКО, РКО и Кассовую книгу по желанию.

На основании данных по Кассовой книге устанавливается факт соблюдения лимита кассы. ИП вправе его не соблюдать.

Посмотрите другую статью про порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации и лимит остатка наличных денег в кассе предприятия.

Сколько времени занимает регистрация онлайн-кассы в Налоговой службе и как она выполняется узнаете из статьи.

Какой штраф за неприменение ККТ https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/shtraf-za-neispolzovanie-onlajn-kassy.html предусмотрен для ИП и юридических лиц.

Видео — как вести Кассовую книгу:

Источник: https://onlain-kassy.ru/normativ/buhgalteriya/kassovye-operatsii/vedenie-kassovoy-knigi.html

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Этот документ заслуживает повышенного внимания, поскольку регулярно проверяется представителями различных инстанций.

По закону в учреждении, работающем с наличными деньгами, должна быть только одна кассовая книга. Но если речь идет о крупном предприятии, которое имеет обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, то каждое такое подразделение ведет собственную кассовую книгу. Ее оригинал находится в обособленном подразделении, а в головное учреждение передаются только копии первичных документов и кассовой книги. Все данные об остатках денежных средств в кассе такого подразделения в этом случае показываются в его балансе и учитываются при составлении сводного баланса по предприятию.

Как оформляется кассовая книга?

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. Скачать бланк кассовой книги можно на нашем сайте.

Кассовая книга ведется в течение календарного года по нарастающей, а с наступлением нового года необходимо заводить новую кассовую книгу. Как правило, стандартная кассовая книга, которая выглядит, как журнал, имеет пятьдесят или сто листов. Если на предприятии ведется активное использование наличных средств, то на календарный год одного журнала может и не хватить. В этом случае можно начать другой журнал, но тогда на титульном листе должен быть указан четкий временной промежуток, записи за который находятся в данной книге.

Титульный лист кассовой книги должен отображать информацию о предприятии, а именно:

  • ОКПО предприятия.
  • Фамилии, имя, отчество (если речь идет об индивидуальном предпринимателе).
  • Год (или период, если за один календарный год использовалась не одна, а несколько книг).
  • Наименование структурного обособленного подразделения (если речь идет о подразделениях одного учреждения, выведенных на отдельный баланс).

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). Образец кассовой книги можно найти на нашем сайте.

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

  • В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
  • В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
  • В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
  • При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
  • «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
  • Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня + приход – расход.
  • В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

  • нумерация должна быть сквозной;
  • нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при ЕНВД скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

Размер штрафов:

  • на организацию 40-50 тыс. руб.;
  • на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

  • кодировка подразделения (филиала);
  • кодировка дохода;
  • номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Главное

  1. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется в локальных нормативных актах.
  2. Нумерацию обычно начинают с начала года, реже — квартала, но допускается и сквозная нумерация по другим периодам.
  3. Нумерация ПКО и РКО должна быть организована так, чтобы сведения о приходных и расходных операциях по кассе отражались достоверно и полно.
  4. Принципы сквозной нумерации и соблюдения хронологии являются основными.
  5. Номера приходных и расходных ордеров по кассе в филиалах и подразделениях присваивают с использованием дополнительных записей в номере документа: через дробь или дефис.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/numeraciya-pko-i-rko-s-nachala-goda/