Как организовать пресс конференцию

Правила проведения пресс-конференции

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь. Обязанности ньюсмейкера и ведущего пресс-конференции должны быть непременно разделены. Вступительное слово пресс-секретаря — это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.

Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию, в дальнейшем он же следит за его соблюдением. Можно заранее определить количество вопросов (задавать только по одному вопросу). Попытки нарушить регламент можно легко нейтрализовывать фразой — «…мы договорились задавать по одному вопросу». Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Ведущий пресс-конференции должен:

1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.

2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

3. Не стремиться убедить других в том, что успех — ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа «ДА», «НЕТ».

5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей.

7. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.

8. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

Пресс-конференция предполагает некое стартовое сообщение или заявление приглашающей стороны и, затем, вопросы журналистов с последующими ответами. Главный фактором, обеспечивающим успех пресс-конференции, является наличие статусной фигуры, выступающей на пресс-конференции и/или наличие действительно важной информации.

Пресс-конференция предполагает участие одного или нескольких представителей компании, ее клиентов, партнеров и представителей целевых СМИ. Распространенная ошибка — обилие выступающих (ньюсмейкеров) на пресс-конференции. Желая всесторонне познакомить общественность со своим проектом, организаторы предоставляют слово инвестору, спонсору, директору, главному инженеру, главному художнику, главному мастеру и т.п. На журналистов, да и на аудиторию, это производит удручающее впечатление.

Пресс — конференция — это синтезированный жанр, в котором объединяются ораторский монолог (заявление) и публичный диалог (ответы на вопросы). Достаточно одного выступающего, который может интересно рассказать о проекте и обладает достаточно высоким статусом для того, чтобы ссылка журналиста на его слова выглядела весомо в глазах общественности.

Выступления представителей организации должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы), с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Еще до начала мероприятия следует решить, что необходимо сказать прессе и общественности. Нужно иметь в наличии уже готовое заявление. В нем касаются наиболее важных тем. Постарайтесь предугадать вопросы, которые зададут и отрепетируйте ответы. Они должны быть спокойными, правдивыми и, по возможности, краткими.

Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещаются или на специальном столике, или на информационном стенде. Их включают и в информационный пакет документов (пресс-кит). Вполне допустимо читать текст по бумажке. Иметь печатный текст перед глазами не вредно в любом случае. Но сплошное чтение полностью снимет эффект естественности, который желателен на пресс-конференции.

На вопросы надо стараться отвечать без замешательства, авторитетно и доверительно. Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее:

— ответ «Не для записи» используйте как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично;

— когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него;

— такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже, — это нужно потом обязательно выполнить;

— нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа «без комментариев», постарайтесь иметь ответ на любой случай;

— продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо;

— и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они, далее, не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих согласуются с их компетенцией. По ходу встречи ведущий определяет, кому из ораторов более всего «подходит» вопрос.

Не отвечать на вопросы на пресс-конференции не принято. Нужно избегать здесь таких фраз, как «Без комментариев!», «Не для печати». Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Даже более важной частью, чем вступительное слово, является грамотно организованная концовка пресс-конференции. Иногда случается оказия такого рода: ведущий предлагает задавать вопросы, а вопросов-то и нет. Повисает неловкая пауза, создается впечатление, что тема никому не интересна. Чтобы этого не случилось, опытный ведущий отмечает про себя, сколько еще желающих задать вопрос осталось, и незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например объявив, что следующий вопрос будет последним. Тогда не повиснет пауз, и пресс-конференция закончится в управляемом режиме. А если же вдруг объявятся еще желающие задать вопрос, то создастся впечатление, что тема журналистам очень интересна и они не хотят отпускать спикера.

Можно заранее распределять некоторые вопросы из числа предполагаемых среди своих сотрудников в зале или знакомых журналистов. Этот прием можно использовать и для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Однако злоупотреблять этим приемом не стоит. Можно произнести фразу: «…перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (или поступило несколько звонков) с вопросами» и т. д.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

Последний этап пресс-конференции наступает после ее непосредственного завершения. Когда модератор говорит «спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается, ведь журналисты подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Это допустимо, ведь основной целью пресс-конференции является максимальный выход материалов в СМИ. Чем больше встреч и вопросов, тем больше и материалов. Более того, СМИ, получившие приглашения, но не приславшие на пресс-конференцию своих представителей не должны лишаться возможности рассказать об этом событии на своих страницах, в радио- или теле-эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции должны разослать в эти СМИ все необходимые материалы, а также текст или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

Существуют и вспомогательные цели последнего этапа — расположить к себе журналистов. Нужно найти возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, дать свои контактные телефоны.

Организаторы могут устроить для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия — создать неформальную обстановку для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ. Организаторы могут использовать фуршет для решения дополнительных задач: собрать с пришедших информацию для включения в медиа-карту, провести среди них социологический опрос по интересующим вопросам и т.д.

Источник: https://studbooks.net/601655/etika_i_estetika/pravila_provedeniya_press_konferentsii

1. Подготовка пресс-конференций

М.И. Никитин

кандидат филологических наук, доцент

Организация пресс-конференций и других информационных мероприятий

(Лекция по курсу «Паблик рилейшнз»)

План лекции

1. Подготовка пресс-конференции (20 мин.).

2. Проведение пресс-конференции и подведение её итогов (30 мин.).

3. Презентации, конференции, медиа-туры и приёмы журналистов (30 мин.).

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Вместе с тем, это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политичес­ких организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о своей деятельности.

Пресс-конференция предполагает авторитет­ность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Анализ российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший вы­ход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний хорош на этапе подготовки мероприятия, в том числе пресс-конференции.

Отметим, что пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы;

2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами.

Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.

В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяет­ся несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенно­сти.

Когда проводить пресс-конференцию? По мнению Д. Доти, наиболее подходящие дни пресс-конференций — со вторника по пятницу, лучшие часы — с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятни­ца — всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время- 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следуют правилам:

Дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним — на следующий день. В этом случае центральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ, что может не нравиться журналистам центральных газет. Начало в 14.00 позволяет утренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения назначается, если есть выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции;

Применительно к российским условиям, в идеале лучшие дни — вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то в следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как «состарится». А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информаци­онные контакты в начале недели довольно охотно.

Касательно времени: если вы хотите увидеть материал о пресс-кон­ференции в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если вы ориентируетесь на телеви­дение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс-конференции не имеют значения; если же у вас в руках действительно «горячая» новость, проводите пресс-конференцию в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т. д. — СМИ все равно соберутся), при промедлении новость «остынет».

Оповещение СМИ. Когда есть время «для разбега», первый анонс стоит дать за неделю, дубль — за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте.

Так или иначе, СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой (желательно, электронной), а затем по те­лефону. Извещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конференции, док­ладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер телефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события. Если позволяют сроки, извещение должно достичь адресата за 7—10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание;

Не стоит играть в фаворитов — приглашать нужно представителей из всех основных организаций, передающих новости. Это — редакторы отделов новостей газет, радио и телевидения, а так­же представители информационных агентств, располагающие ресурсами для оповещения своих подписчиков по каналам Интернет или телетайпной связи.

Тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции;

Как уже отмечалось, не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сде­лать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых, для выяснения вопросов: получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация?

Некоторые специалисты считают, что пресс-конференция предназначена только для журналистов. Скажем, С. Блэк пишет о нежелательности приглашения на нее «посторонних лиц», так как «это обычно не нравится журналистам». Однако вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся жур­налистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Пресс-конференцию следует проводить в комнате для встреч (заседаний, собраний), но не в чьем-либо офисе. Административные аудитории и комнаты для собраний, бизнес-центры в отелях — удачное место для пресс-конференций. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд — место для размещения камер. Докладчика (докладчиков) следует поса­дить за стол или поставить перед ним(и) кафедру — где обычно размещаются микрофоны и диктофоны. Импровизированная пресс-конференция может проводиться в аэропорту, у здания суда или прокуратуры, а также в иных местах, если у интервьюируемо­го нет другой возможности представить свою позицию широкой общественности;

Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов. Тогда никто не сможет жаловаться на недостаток времени;

Для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, — пресс-кит (медиа-кит), включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы;

За час до пресс-конференции. Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет, однако от того, как долго он будет его искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Поэтому не стоит пренебрегать таким моментом, как изготовление указателей: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Нагрудные указатели (баджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника должны иметь все органи­заторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода процедурным и иным вопросам.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. При всей кажущейся простоте вопроса о тексте на этих табличках оптимальные варианты встречаются не слишком часто. Оптимум нарушается в сторону «недогруза», когда вместо имени-отчества пишут только инициалы; в сторону «перегруза» — ког­да указывают должности и титулы. Фамилия, имя и отчество ньюсмейкера (англ. newsmaker — человек, «делающий» новости, интересная личность или носитель новостей), написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участник пресс-конференции без проблем мог найти свое место за столом), — наиболее приемлемый вариант.

На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения телевизионных камер. Если камер нет, логотип, или даже аккуратно сделанную надпись с наименованием организации, все равно необходимы, чтобы журналисты могли правильно обратиться к ведущим.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-конференции был пре­доставлен персональный «джентльменский набор», включающий микрофон, бутылку минеральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Источник: https://StudFiles.net/preview/5022255/