Кадровые документы

Документопоток и структура документооборота кадровой службы предприятия.

Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут; соответственно документопоток кадровой службы — это совокупность документов кадрового подразделения.

Документопотоки различаются по направлению:

  • а) горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);
  • б) вертикальные (восходящие и нисходящие).

В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяют следующие документопотоки:

  • 1) поступающая документация (входящая);
  • 2) отправляемая документация (исходящая);
  • 3) внутренняя документация.

Количество документов, обрабатываемых кадровой службой за единицу времени, называется плотностью документооборота кадровой службы.

Каждая организация стремится оптимизировать количество документов. Однако под повышением экономичности документооборота следует понимать не столько уменьшение количественной составляющей, сколько повышение качества содержащейся в документах информации. Таким образом, целью оптимизации документооборота должно быть приведение его в соответствие с потребностями кадровой службы при одновременном снижении затрат на ведение документооборота. При этом важно понимать, что потеря части информации из экономических соображений способна привести к отрицательному эффекту для компании в целом. Процесс оптимизации документооборота может включать следующие этапы:

  • 1) сбор и детальное описание существующего документооборота;
  • 2) анализ качественного содержания информации;
  • 3) оптимизация документооборота;
  • 4) создание стандартов (инструкций, положений).

Документооборот в компании в целом должен быть организован таким

образом, чтобы он способствовал оптимизации информационного обеспечения принятия управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Источник: https://studme.org/258893/menedzhment/dokumentooborot_kadrovoy_sluzhby

Основы кадрового документооборота

Работа с различными видами кадровых документов является одной из основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы любой компании. Требования к документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом учете – одна из важнейших обязанностей организации.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у работодателя – юридического лица зависит от многих факторов: сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у работодателя, можно отнести:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– трудовые договоры с работниками;

– штатное расписание;

– приказы по основной деятельности;

– приказы по личному составу;

– график отпусков;

– табель учета рабочего времени;

– трудовые книжки работников;

– положение о защите персональных данных работников;

– инструкции по охране труда;

– книга учета движения трудовых книжек;

– другое.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ (нарушение требований законодательства о хранении документов). Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей, а на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).

Итак, подведем небольшие итоги:

– существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено ТК РФ и иными правовыми актами.

– за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие организации прибегают к использованию различных систем автоматического, компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:

– поддержка неограниченного количества состояний документов;

– гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния;

– возможность задания маршрута движения документов;

– справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;

– система оповещений о поступивших на подпись приказах;

– e – mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования документов;

– поддержка индивидуальных и групповых приказов;

– разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута;

– наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;

– наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office;

– полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;

– и многое другое.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Источник: https://econ.wikireading.ru/24500

Журнал регистрации актов составляемых кадровой службой

Журнал регистрации актов составляемых кадровой службой

Важнейшей функцией кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений.

Кадровые документы закрепляют трудовые отношения работника и работодателя и необходимы при ведении практической деятельности организации.

Составив акт, сотрудник кадровой службы обязан зарегистрировать его в Журнале регистрации актов составляемых кадровой службой, который обеспечивает учет, контроль исполнения, хранения и поиска актов.

Журнал регистрации актов составляемых кадровой службой состоит из девяти граф.

В первой графе ставят номер записи.
Во второй графе фиксируют дату составления.
В третьей графе описывают вид и краткое содержание акта.
В четвертой и пятой графах указывают ФИО составителя акта и должность.
В шестой и седьмой графах указывают ФИО и должности сотрудников, присутствовавших при составлении акта.
В восьмой графе описывают выполненные на основании акта действия.
Девятая графа предназначена для дополнительных сведений (примечание).

Типография Копи Бланк занимается не только изготовлением Журналов для разных подразделений предприятий, но и Журналов, используемых во всех отраслях.

Мы напечатаем и оформим для Вас любой журнал с оптимальным количеством листов для Вашей организации. У нас Вы можете выбрать два вида обложки Журнала и воспользоваться дополнительными услугами. Мы предлагаем Вам прошнуровать и опечатать Журнал, пронумеровать страницы и заламинировать обложку.

На нашем складе всегда есть необходимое для Вашей организации количество журналов самого высокого качества и по оптимальным ценам. По Вашему желанию мы всегда готовы изготовить журналы с предложенными Вами дополнениями и изменениями.

Осуществляем любые виды доставки – курьер, почта и самовывоз. Оплата любым удобным для Вас способом – наличный и безналичный расчет.

Мы рады приветствовать Вас на нашем сайте!

Источник: http://www.copyblank.ru/products/zhurnaly-i-blanky/zhurnaly-po-deloproizvodstvu-kadrovoj-rabote-i-bukhgalterskomu-uchetu/zhurnal-registratsii-aktov-sostavlyaemykh-kadrovoj-sluzhboj.html

Виды

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много. Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях.

Различают следующие виды актов:

  • Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
  • Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.
  • Регистрационные.
  • Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
  • Уничтожения материальных ресурсов или документов.
  • Разрешающие какие-либо действия.
  • Запретительные.
  • Ревизии.
  • Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
  • Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
  • Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
  • Учредительные.
  • Акты сверки.
  • Бумаги о признании чего-либо.
  • Регламентирующие и конкретизирующие.
  • Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
  • Ликвидации компаний.
  • Прокурорского реагирования.

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Вид акта.
  • Краткое содержание документа.
  • ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
  • Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
  • Выполненные на основе акта действия.
  • Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Оформление

Журнал состоит из обложки и основной части. Обложка может быть как из обычных листов А4, так и твердого переплета. Второй более удобен при обращении. Документ может вестись только в печатном виде, так как требует наличия подписей ответственных лиц. Обязательное требование – указывать сроки ведения журнала. Эти данные указываются на обложке сразу же после названия.

Согласно существующим нормам дата окончания может оставаться незаполненной вплоть до начала ведения нового журнала. Обычно подобного рода документацию рассчитывают на 1 год использования. Это удобно, так как именно такой срок разделяет два отчетных периода в бухгалтерии. Да и хранить и архивировать журналы с таким сроком удобнее.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины

Кадровая документация- совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Основная функция кадровой документацииэто оформление и закрепление трудовых отношений.

В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения- отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется как информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Кадровое делопроизводство— это понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы:

— о приеме на работу,

— о переводе на другую работу,

— о предоставлении отпуска,

— об увольнении,

— личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда:

— правила внутреннего трудового распорядка,

— положение о структурном подразделении,

— должностные инструкции,

— структура и штатная численность,

— штатное расписание.

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение о структурном подразделении;

— график отпусков;

— должностные инструкции.

2. Персональная документация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

6. Информационно-справочная документация.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

— Конституция Российской Федерации;

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

— Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

— Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

— ОКУД («Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299);

— Постановление Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

— ГОСТ Р 51141-98;

— ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

— Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

— Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);

— «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №298;

— «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37;

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

— Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;

— Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— Коллективный договор;

— Штатное расписание;

— Положение о должностной инструкции;

— Положение о защите персональных данных работников;

— Положение по оплате труда;

— Положения о структурных подразделениях и другие.

Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

Источник: https://StudFiles.net/preview/3858826/page:91/

Кадровая документация на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кадровая документация на предприятии

1. Основы ведения кадрового делопроизводства в организациях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация — это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения.

Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного баланса во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой — направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

— разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Главное значение кадровой документации — придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»

К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

2. Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Административный кодекс Российской Федерации.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации.

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

6. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г.

7. Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. №781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

8. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации.

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

10. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

11. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

12. Общероссийский классификатор управленческой документации.

13. ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477.

15. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

16. ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

17. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР).

18. «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93».

19. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года №37.

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

21. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

22. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.

23. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

3. Нормативно-методическая база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

Примерный перечень нормативных документов в области документационного обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии, политики и ответственности в области управления документами; требований к управлению документами; состава нормативной базы в области управления документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами; организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные разделы:

1. общие положения;

2. документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;

3. правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));

4. организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;

5. организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;

6. другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

3. Положение об архивном хранении документов включающая описание: порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии); порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования, фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное хранение;

4. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе;

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

4. Автоматизация кадрового делопроизводства

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:

— с документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц;

— практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т.д.;

— возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации

делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами;

— за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;

— секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

После проведения оптимизации бизнес-процессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации.

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

1. Системы Workflow;

2. Системы коллективной работы пользователей над документами;

3. Системы, предназначенные для хранения и поиска документов;

4. Системы электронной почты.

Системы Workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Системы коллективной работы решают все требуемые задачи по организации совместной работы пользователей над документами, чем значительно сокращает сроки реализации проектов.

Внедрение системы коллективной работы позволяет, с одной стороны, исключить риски утери важных документов и их версий при подготовке к исполнению — поскольку все версии документов хранятся в архиве, а с другой — обеспечить прозрачность процесса подготовки документов и неформального их согласования, а также обеспечить возможность внесения изменений и правок в электронные документы. Контроль исполнения документов ведется в режиме реального времени, что особенно ценно для руководителя: появляется возможность оценки состояния дел по проекту в любой момент времени. И, наконец, существенно уменьшается количество бумажных документов за счет совместной работы над их электронными версиями.

Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания и наполнения банка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития.

В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив — это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

1. хранение документов в единой базе данных;

2. структурирование информации;

3. быстрый поиск нужного документа;

4. подготовку документов к передаче в архив;

5. определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами;

6. уничтожение документов с истекшим сроком хранения;

7. формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя;

8. организацию резервной копии архива.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Электронная почта является основной системой, позволяющей осуществлять коммуникации как между сотрудниками предприятия, так и с внешними корреспондентами.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

1. обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2. составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3. адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

4. установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

5. окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

6. обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения — работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Библиографический список

1. Галахов В.В. // Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Более 120 документов; В.В. Галахов и др.; Под ред.: И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: Проспект, 2008. — 479 с.

2. Кабанов А.Т. // Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по группе спец. «Экономика и управление»; Рец.: А.Т. Кабанов, А.Е. Шелест, М-во образования РФ.-М.: ФОРУМ, 2009. — 176 с. — (Профессиональное образование).

3. Мартынова Л.А. // Документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования; рец.: Л.А. Мартынова, В.В. Галахов, М-во образования РФ.-М.: Академия, 2008. — 176 с. — (Среднее профессиональное образование. Экономика).

4. Автоматизация делопроизводста. Программы для делопроизводства. Особенности национального делопроизводства. // URL: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения 07.12.12).

5. Автоматизированная система делопроизводства в управлении организацией. URL: www.econ.asu.ru/inet_conf_kaf. Menedgmenta…/grudcina.pdf (дата обращения 11.12.2012)

6. Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. URL: http://www.directum.ru/425833.aspx (дата обращения 11.12.2012)

документация автоматизированный электронный кадровый

Размещено на Allbest.ru

Источник: https://allbest.ru/otherreferats/management/00234797_0.html

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.
К этому виду документации относятся:
• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
• информационно — расчетные документы;
• официальная внутренняя переписка;
• журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Распорядительные документы
Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы
Внутренняя служебная переписка
Журнал (книги) учета и регистрации
Приказы по личному составу :
— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания Приказы по основной деятельности — трудовые книжки
— трудовые договора и изменения к ним
— копии приказов по личному составу — личные карточки работников
— личные дела работников
— табель учета рабочего времени — заявление работника
— служебные записки
— объяснительные
— представления — регистрация трудовых договоров
— регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
— регистрация приказов о предоставлении отпуска
— регистрация приказов о командировках работников
— регистрация командировочных удостоверений
— регистрация служебных заданий
— регистрация локальных нормативных актов
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
— регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
— выдача справок по личному составу
— учета больничных листов

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:
— трудовая книжка,
— трудовой договор,
— справка о трудовой деятельности,
— копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.
К их числу относятся:
— личная карточка работника,
— штатное расписание,
— табель учета рабочего времени,
— личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется
Общие документы
Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189 ТК РФ Обязательно
Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г. Обязательно
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно
Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно
Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон
Индивидуальные документы
Трудовой договор Ст. 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно
Приказ о приеме на работу Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Трудовая книжка Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 Обязательно
Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Источник: https://www.bizneshaus.ru/kadry4.html