Эвент агентство

Содержание

Регистрация предприятия

На какой организационно-правовой форме остановиться, зависит от основной специализации вашей компании. Так, если главное направление вашей работы – организация свадеб, достаточно зарегистрировать индивидуального предпринимателя. Если же основными клиентами будут юридические лица, лучше регистрировать ООО, поскольку с организациями такого типа компаниям проще взаимодействовать с юридической точки зрения.

Чтобы зарегистрировать ООО, вам понадобится подготовить такие документы:

  • устав;
  • договор об учреждении (если компания учреждается двумя людьми и более);
  • решение об учреждении компании, если учредитель один, или протокол собрания, если их два и более;
  • заявление о регистрации (форма Р11001).

Зарегистрировать юридическое лицо государственные органы должны в течение пяти дней. Примерно столько же времени вам понадобится на оформления счета в банке, изготовление печати. Хотя чаще процесс регистрации затягивается на месяц.

С финансовой точки зрения оформление потребует примерно таких инвестиций:

Наименование Стоимость (тыс. руб.)
1. Услуги юриста 5
2. Услуги нотариуса 1,5
3. Уставной капитал 10
4. Юридический адрес 10
5. Открытие расчетного счета 3
6. Госпошлина 4
7. Изготовление печати 1,5

Всего на открытие юридического лица потребуется около 35 тыс. руб. Регистрация индивидуального предпринимателя обойдется существенно дешевле.

Как найти и удержать клиента

Считается, что в этом бизнесе не работают обычные рекламные приемы, как расклейка объявлений, подача их в СМИ, раздача листовок и прочее. Также плохо работает система холодных звонков – достаточно сложно объяснить людям преимущество товара, который они не могут предварительно посмотреть или потрогать. Кроме того, база холодных звонков очень быстро теряет свою актуальность, буквально за полгода. То есть к следующему сезону она на 90% может оказаться бесполезной. Поэтому основную ставку участники рынка делают на сарафанное радио. Но оно хорошо работает, когда у вас есть хотя бы два-три довольных клиента. Откуда же взять первых, которые запустят эту бесплатную рекламу?

Прежде всего, это личные знакомства. Достаточно организовать несколько праздников знакомым, родным, близким, как у вас уже появится какая-то репутация. Но основную часть клиентов специалисты рекомендуют искать по системе горячих звонков. Для этого надо как можно чаще посещать специализированные выставки с визитками и буклетами, лично общаться с потенциальными клиентами, составляю эту самую базу для горячих звонков. А после личного общения, можно звонить и вести разговор на конкретные темы.

Открываем праздничное агентство!

Ивент-агентство с нуля: стоит ли им заниматься и что нужно делать, чтобы добиться успеха? Подробный анализ бизнеса.

Навигация по статье

  • Каковы особенности бизнеса?
  • Плюсы и минусы бизнес идеи
  • Анализ рынка
  • Определение целевой аудитории
  • Определение ценовой политики
  • SWOT-анализ
  • Стоит ли работать по франшизе?
  • Бизнес-план агентства
  • Сколько денег нужно для старта бизнеса?
  • Какое оборудование выбрать?
  • Сколько денег нужно ежемесячно?
  • Сколько можно заработать?
  • Окупаемость бизнеса
  • Как открыть бизнес по организации праздников?
  • С чего начать бизнес по организации праздников
  • Регистрация праздничного агентства
  • Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства
  • Помещение для праздничного агентства
  • Складское помещение праздничного агентства
  • Подбор персонала в event-агентство
  • Какие услуги может предоставить event-агентство
  • Как раскрутить агентство?
  • Реклама праздничного агентства
  • Возможные «подводные камни» и полезные советы

Ивент-агентство – это коммерческое предприятие, специализирующееся на проведении различных праздников. Подобные услуги оказывались всегда: организация детских утренников, свадеб, школьных выпускных вечеров – нередко поручалось фирмам, в которых трудились настоящие профессионалы. Ведущий, называемый тамадой, контролировал ход торжества, поддерживал уровень веселья среди гостей, а нанятые артисты обеспечивали развлекательную часть праздника.

Ранее не использовалось англоязычное понятие event-агентства. Это зарубежное слово в переводе означает «событие», в данном контексте – радостное. Иногда употребляется не совсем корректная транскрипция «эвент». Агентство этого типа может работать напрямую или оказывать посреднические услуги между творческими коллективами исполнителей и заказчиками.

Найди свой бизнес!

Event-бизнес специфичен. Заниматься им может не каждый, и далеко не все знают, с чего начать. Возможно, данная информация будет полезна тем, кто решил посвятить себя искусству создания праздничной атмосферы. Самое интересное – в конце.

Каковы особенности бизнеса?

Организация бизнеса по организации праздников (пусть читатель простит за тавтологию, но в этом случае без нее не обойтись) может иметь несколько направлений, аналогичных по форме, но различных по содержанию.

  1. Продюсерская фирма. Такое предприятие само инициирует торжество с целью раскрутки какого-то конкретного проекта, для чего привлекает спонсоров. На праздничное шоу продают билеты, оно рекламируется в СМИ. Ивент-бизнес, в отличие от продюсерских центров, построен на выполнении конкретных заказов.
  2. PR-компания. Она формирует позитивное общественное мнение. Возможно, кто-то и получит удовольствие от участия в PR-акции, но цель мероприятия состоит не в развлечении гостей, и тем более хозяев праздника. Эвент-агентство как бизнес «продает» радостную атмосферу, и внешним пресс-релизом не занимается.
  3. BTL (Below The Line). Промо-акции, проводимые с целью коммерческого продвижения товаров и услуг, оформляются празднично, с помпой. Event-бизнес отличается отсутствием рекламной составляющей, а также своей локализованностью.

Ниже описан типовой проект бизнеса на праздниках, и приведен его примерный план с расчетами.

Плюсы и минусы бизнес идеи

Растущее количество ивент-агентств свидетельствует о привлекательности этого вида деловой активности. К плюсам развлекательного бизнеса можно отнести:

  • Низкий финансовый порог вхождения. Нет необходимости в инвестировании крупной суммы.
  • Небольшой начальный штат организации. Есть примеры, когда ивент-агентство открывал всего один предприниматель.
  • Быстрая окупаемость.
  • Экономическая свобода выбора специализации.
  • Малые текущие издержки и риски. Как правило, ивент-фирмы работают по предоплате. Есть вероятность, что предоставленные услуги клиенту не понравятся, но в этом случае пострадает только репутация. Случаи требований возврата денег крайне редки – для этого нужно уж очень сильно оскандалиться.
  • Моральное удовлетворение позитивным результатом. Если предпринимателю действительно нравится заниматься организацией торжеств, он, несомненно, добьется высоких финансовых результатов.

Недостатки ивент-бизнеса состоят в некоторых его специфических чертах:

  • Перенасыщенность рынка конкурентными предложениями.
  • Ограниченность деятельности. В городах с населением до миллиона жителей начинать бизнес практически бессмысленно.
  • Сезонность. Невозможно провести новогодний праздник летом, а свадьбы чаще играют осенью.

Браться за ивент-бизнес рекомендуется энергичным людям, имеющим ярко выраженные творческие склонности.

Анализ рынка

Для ивент-бизнеса изучение существующих предложений – наиболее важная задача. Идея, кажущаяся свежей, может на поверку оказаться совсем не оригинальной. Услуга, на которую делается основная ставка, не будет пользоваться спросом. Возможны и другие варианты неблагоприятного развития событий. Без скрупулезного анализа рынка невозможно прогнозировать коммерческий успех.

Определение целевой аудитории

Результатом количественной и качественной оценки совокупности людей, составляющих потенциальную клиентуру, становится выбор главного направления деятельности.

Первое, что приходит на ум при упоминании ивент-бизнеса, организация свадеб. Следует учитывать, конкуренция в этой сфере очень высока. Что-то новое придумать трудно, а если это и удастся, инициатива обречена на провал из-за консервативности обряда бракосочетания. Молодожены и их родственники надеются, что событие состоится раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.

Организацию традиционной свадебной церемонии поручают компаниям с безупречной репутацией.

Но не стоит унывать! Есть множество других направлений, допускающих самое дерзновенное творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы – от детей до пожилых людей.

Важно понять, на какую часть общества позиционированы услуги ивент-агентства. Критериями служат такие параметры, как степень состоятельности, возраст, профессия и другие признаки, объединяющие возможных потребителей в условные группы.

Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, на аудиторию моряков и их семей.

Определение ценовой политики

Спрос на ивент-услуги довольно высок. Они очень востребованы для проведения корпоративных и прочих мероприятий. Руководитель компании заранее знает сценарий, и если ему, примерно за то же самое предложат заплатить меньше, он согласится.

Конкуренты тоже знают об этой особенности, а потому их «обойти на повороте» будет сложно. В пользу соперников работает больший опыт, сложившееся многолетнее сотрудничество, связи с привлекаемыми исполнителями и другие объективные ресурсы.

Заведомо убыточный демпинг в ивент-бизнесе не рекомендуется. Надежды на восполнение потерь после завоевания господства вряд ли сбудутся. На подобные недозволенные методы последует предсказуемый ответ – «подножка», раз и навсегда убивающая репутацию. В последний момент откажется выступать приглашенный артист, или кто-то «нечаянно» испортит реквизит. В общем, это как раз случай со стеклянным домом и камнями, которыми не следует бросаться.

SWOT-анализ

SWOT-анализом называется элемент планирования будущей деятельности, учитывающий внешние и внутренние факторы, с высокой вероятностью способные повлиять на финансовый результат. Каналы воздействия разделяются на четыре вида:

  1. Преимущества.
  2. Слабые стороны.
  3. Возможности.
  4. Угрозы.

Процесс SWOT-анализа состоит в составлении таблицы-матрицы указанных факторов и умозрительной оценке их силы воздействия. Рассмотрим пример для ивент-фирмы:

Факторы
Внутренние Внешние
Преимущества
Квалифицированная команда Вероятность высокой востребованности
Уникальные идеи Возможность расширения набора услуг
Наличие начального капитала Отсутствие аналогичных предложений на рынке
Имеющаяся первичная клиентская база
Угрозы
Недостаточный опыт в оказании услуг Сезонность спроса
Зависимость от привлекаемых артистов и специалистов Нестабильность доходов целевой аудитории
Трудности привлечения клиентуры и ее удержания
Возможности
Рост спроса на услуги
Расширение спектра предложений
Создание уникальной event-площадки
Преимущества
Отсутствие антирейтинга
Низкая конкуренция на выбранном направлении
Доступность расценок
Широкий спектр целевой аудитории
Слабые стороны
Малая известность компании
Кадровый дефицит
Сезонная нестабильность спроса
Зависимость от сторонних специалистов

Результатом SWOT-анализа становится выработка мер, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В данном случае они могут выражаться в рекомендации принятия следующих мер:

  1. Повышение качества услуг.
  2. Диверсификация источников найма специалистов и закупки расходных материалов.
  3. Расширение спектра предложения по сезонам и ассортименту.
  4. Обучение собственных кадров.

Проведение указанных мероприятий обеспечит устойчивое положение на локальном рынке ивент-услуг.

Бизнес-план агентства

В силу разнообразия event-бизнеса невозможно составить универсальный бизнес-план агентства организации праздников. При этом наблюдается единство затратных и доходных статей, на основании которых можно произвести примерные расчеты и определить срок окупаемости.

Сколько денег нужно для старта бизнеса?

«Цена входа» в ивент-бизнес относительно невысока, но ее необходимо знать, чтобы правильно оценить свои финансовые возможности. Сумму разовых расходов составляют следующие пункты сметы:

Статья расходов Сумма, тыс. руб.
Регистрация предприятия 20
Приобретение офисного оборудования 140
Аренда помещения за первый месяц 30
Ремонт и оформление офиса 100
Рекламное продвижение компании и услуг 50
Расходные материалы 10
Итого 350

Как видно из таблицы, львиную долю начальных издержек составляют затраты на помещение, его ремонт и оснащение. По этой причине предприниматели, имеющие в распоряжении собственный офис и оргтехнику, получают фору перед конкурентами.

Какое оборудование выбрать?

Есть еще одна статья, не упомянутая в смете: реквизит. Он может быть недорогим или напротив, своей ценой перекрывать все остальные расходы. Существует выбор между арендой, лизингом или приобретением реквизита в собственность (в отдельных случаях – это животные).

Обладание главным «средством производства» часто служит побудительной причиной, по которой, собственно, и открывается event-агентство. Например, предприниматель, владеющий подходящей аппаратурой и музыкальными инструментами, в состоянии создать специализированную развлекательную фирму.

В случае, когда реквизит берется в лизинг или аренду, ежемесячные выплаты включаются в текущие расходы, а начальный взнос – в вышеприведенную таблицу стартовых затрат.

Рекомендации в отношении офисного оборудования стандартные: оно должно обеспечивать полноценное функционирование предприятия, возможность ведения бухгалтерского и налогового учета, делопроизводства.

Сколько денег нужно ежемесячно?

Составить бизнес-план праздничного агентства невозможно без учета ежемесячных расходов, в том числе, не зависящих от интенсивности работы предприятия. Типовые статьи приведены в таблице:

Статья ежемесячных расходов Сумма, тыс. руб.
Аренда помещения 30
Реклама услуг 10
Зарплата сотрудников 60
ЖКХ 10
Расходные материалы 5
Налоги и сборы 20
Итого 135

В таблицу можно добавить гонорары привлекаемых исполнителей. Другой метод предполагает учет в доходной части только прибыли, составляющей разницу между ценой услуги и вознаграждением субподрядчиков.

Сколько можно заработать?

Прибыль ивент-компании может быть высокой, низкой и отрицательной – все зависит от рассмотренных выше внешних и внутренних факторов, влияющих на финансовый результат. Согласно статистике, сумма среднего чека развлекательной фирмы составляет 50 тыс. руб. Если компания работает уже несколько месяцев и набрала клиентскую базу, можно предположить, что она еженедельно обслуживает 1-2 мероприятия.

Приток денежных средств в этом случае составит 350-400 тыс. руб. От этой суммы нужно отнять рассчитанные выше ежемесячные расходы. Прибыль-брутто составит 215-265 тысяч рублей.

Регистрация праздничного агентства

Чтобы открыть праздничное агентство, в большинстве случаев не требуются лицензий и других специальных разрешительных документов, за исключением деятельности, представляющей потенциальную опасность здоровью и жизни людей.

Для начала предпринимателю следует обратиться в ближайшее отделение ФНС и изложить свою идею. Он может зарегистрироваться как ИП, но для сотрудничества с корпоративными заказчиками (юридическими лицами, плательщиками НДС) предпочтительней форма ООО.

В зависимости от рода деятельности выбирается ОКВЭД: «организация праздников и мероприятий», «постановка театральных и оперных представлений», «фотографирование» или что-то иное, соответствующее направленности фирмы.

Покупать кассовый аппарат не обязательно – еще одно преимущество развлекательного бизнеса.

Затем предстоит регистрация субъекта хозяйственной деятельности в СЭС, Роспотребназоре и пожарной инспекции. После получения всех разрешений можно начинать работу. Стоимость оформления, как указывалось выше, составляет примерно 20 тыс. руб.

Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства

Для event-агентства оптимальной является упрощенная система налогообложения (15% с оборота). Возможно также использование шестипроцентной ставки, но в этом случае необходимо документальное подтверждение всех издержек, вычитаемых из дохода, что излишне трудоемко и не всегда возможно.

При достижении высокой прибыли ООО переходит на общую систему налогообложения.

Помещение для праздничного агентства

В промышленных зонах офисы развлекательных фирм не размещаются. Поиск event-агентства должен быть максимально упрощен, необходимо наличие остановок общественного транспорта вблизи адреса, указанного в рекламных материалах. Лучше всего подходит центр города. Эти требования удорожают аренду, но, к сожалению, такова специфика бизнеса.

Нормальная площадь офиса event-компании обычно не превышает 50 м². Она разделена на функциональные зоны:

  • гостевая, она же переговорная;
  • рабочая;
  • складская.

Важную роль играет оформление интерьера. Если атмосфера помещения не поднимает настроение посетителей, они вряд ли остановят свой выбор на таком event-агентстве.

Дополнительное оборудование составляет видеоаппаратура, предназначенная для демонстрации изображений и роликов, иллюстрирующих успешную деятельность предприятия.

Складское помещение праздничного агентства

Склад нужен, если для работы необходим объемный реквизит, и в офисе его держать неудобно или невозможно. Требования к помещению стандартны: оно должно обеспечивать сохранность предметов и возможность оперативной доставки.

Подбор персонала в event-агентство

Хорошо это или плохо, но в настоящее время нет учебной базы, готовящей кадры для ивент-агентств. Рынок не терпит пустоты, и возможно, вскоре появятся специализированные курсы или даже профильные факультеты. Пока же при наборе персонала учредители и управленцы руководствуются опытом претендента и его способностями – креативными и коммуникативными.

Ивент-менеджеру необходимо уметь договориться с клиентом, убедить его в преимуществах сотрудничества с фирмой, на которую работает. Это – главное, потому что все остальные вопросы можно решить, имея на руках нужную сумму.

Предприятию необходимы и другие штатные единицы – бухгалтер, водитель, кладовщик, администратор и т. д.

Какие услуги может предоставить event-агентство

Организация вечеринок как бизнес предполагает предоставление спектра развлекательных услуг. Из них наиболее типичны:

  • Анимация для детей и взрослых. В былые советские годы специалист в этой области назывался массовиком-затейником.
  • Выступление приглашенных или штатных артистов и музыкантов.
  • Предоставление тамады, не устающего произносить тосты и веселить участников застолий.
  • Подготовка и праздничное оформление помещений, в которых проводятся мероприятия.
  • Выезд на природу.
  • Написание сценария торжества.
  • Видеозапись и последующее оформление DVD-диска с использованием эффектов.
  • Дискотека.

Возможны другие варианты, в том числе, уникальные, если они востребованы.

Рекомендуется следовать современным трендам индустрии развлечений:

  1. Квесты, желательно, тематические.
  2. Использование популярных компьютерных игр и возможностей виртуальной реальности.
  3. Наличие живого уголка. Общению с милыми зверюшками гости праздника всегда рады.
  4. Участие художника, способного быстро создавать шаржи, портреты и прочие изображения на глазах у публики.
  5. Присутствие двойников разных знаменитостей, если оно не нарушает авторских прав.
  6. Мини-сафари в экопарках и фермах, например, страусиных. Разумеется, речь не об убийстве животных, но фотоохота вполне допустима.
  7. Технологические «прибамбасы» – всякие светящиеся инопланетяне, роботы и прочие атрибуты блокбастеров нравятся многим.
  8. Мастер-классы. Вечеринка запомнится, если гости не просто будут развлекаться, но еще и научатся готовить коктейли, тропические сендвичи или что-то еще.
  9. Выступление циркачей. Это могут быть иллюзионисты, клоуны, акробаты – да мало ли кто еще?
  10. Караоке. Уже не ново, но работает безотказно.
  11. «Поджаривание» начальства». Не каждый руководитель решится стать объектом шуток, но, если такой смельчак найдется, будет очень весело.
  12. Эксплуатация местного колорита. Особенно эффективно, если на корпоративе или фуршете по случаю выставки присутствует множество гостей из других городов.
  13. Фотозона. Отличная идея – получить свой снимок, сделанный на памятном мероприятии. Правда, сейчас у всех смартфоны… Если добавить какой-то интересный реквизит, желающие всегда найдутся.
  14. Голограммы. Это дорого, но если бюджет позволяет – почему нет?

Современный подход к event-бизнесу предполагает максимальное вовлечение публики в развлекательный процесс. Чем меньше пассивных созерцателей, тем лучше. В идеале, участниками становятся все.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

  • Собственный сайт. Этот интернет-ресурс необходимо создавать профессионально. Он просто обязан быть ярким, содержать движущиеся изображения, видеоролики и расценки, к которым применимо слово «всего».
  • Промо-акции. В данном случае event-агентство само себе BTL и PR-компания. Творческого потенциала коллектива должно хватить на продвижение собственного предприятия. Отличная возможность проявить креативность и набраться опыта.
  • Соцсети. Использовать этот эффективный инструмент необходимо. Люди любят праздники, и это их свойство нужно эксплуатировать. Посты непременно привлекут внимание. Удобство еще и в том, что есть возможность точечного воздействия на узкие секторы целевой аудитории.
  • «Сарафанное радио». Об этом способе распространения информации сказано много. Задача в том, чтобы талантливо «включить передатчик».

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

  1. Наружная вывеска.
  2. Витрина (если она есть на фасадной части здания).
  3. Полиграфическая продукция.
  4. Радио, телевидение, журналы газеты – все СМИ местные.
  5. Билборды и растяжки.
  6. Безвозмездные благотворительные акции.
  7. «Холодные» и «горячие» телефонные звонки потенциальным корпоративным клиентам.

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

Возможные «подводные камни» и полезные советы

Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.

Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат. Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение». Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.

Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.

Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.

Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.

Необходимо защищать свою интеллектуальную собственность. Всегда найдутся охотники перенять хорошую идею, приносящую прибыль. Регистрация авторских прав избавит от пиратов и обеспечит немалый доход.

И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.

Источник: https://Delen.ru/nyuansy-biznesa/chto-takoe-ivent-agentstvo.html

Концепция мероприятия должна не только соответствовать стандартам компании, быть креативной и оригинальной. При выборе стоит учитывать и её соответствие современным трендам. Особенно, если вы хотите впечатлить СМИ или партнеров. Еще лучше — создавать собственные тенденции, что положительно повлияет на имидж компании. Но для того, чтобы опережать тренды, нужно быть в курсе актуальных направлений.

Что же было модно в 2017 году и останется таким в 2018? Основная тенденция — акцент на обучение сотрудников, тимбилдинг и проведение мероприятий с выгодой для компании. Такие форматы заменили простые пьянки и развлечения. В этой статье мы расскажем о самых горячих трендах event-индустрии.

Сезонность мероприятий

В проведении корпоративных мероприятий прослеживается четкая сезонность. Высокий сезон начинается летом и длится до нового года. Уже с начала лета начинаются тендеры на новый год. Агентство должно хорошо разбираться в трендах, чтобы еще летом предложить то, что будет актуально зимой. В декабре-январе проводят новогодние корпоративы, летом наиболее востребованы квесты, мероприятия на природе, спортивные соревнования.

Основные тренды

Полезное действие

Общая направленность — традиционные корпоративы и широкие гуляния с выпивкой сменились проведением времени с пользой для сотрудников и компании. Тимбилдинги, игры, обучение, деловой туризм — вот, что актуально сейчас.

Особенно популярны:

  1. Квесты — это могут быть интерактивные игры или турниры внутри помещения, даже в самом офисе. Участникам раздают реквизит, объясняют правила. Еще один вариант — квест в специально оборудованной комнате или помещении, оформленном под конкретную концепцию. Очень интересны квесты в реальности, когда организаторы оборудуют под игру несколько локаций в выбранной местности.
  2. Тематические игры — можно разработать аналоги игр «Мафия» или «Монополия», либо использовать другие игровые форматы, связанные с деятельностью компании.
  3. Деловые поездки — например, на обучающие семинары, конференции, встречи с партнерами.
  4. Спортивные состязания — подходят для молодых коллективов, можно организовать аналог Олимпийских игр, провести спортивную эстафету.
  5. Экскурсии — можно выбрать интересное историческое место или организовать совместное посещение музея.

Для топ-менеджеров PepsiCo мы организовали выездной квест и одновременно экскурсию по Тоскане на итальянских раритетных автомобилях

Нестандартные площадки

Обычные банкетные залы со сценой уходят в прошлое так же, как традиционные вечеринки и гулянки. Корпоративные мероприятия модно проводить на нестандартных площадках. Например, в таких локациях как яхт-клубы, вагоны поездов, фабрики, полигоны, бункеры, креативные пространства — места, которые раньше даже не ассоциировались с проведением праздника. Под них придумывают оригинальные концепции и идеи.

Популярны глобальные концепции, когда идея мероприятия выходит за пределы площадки: в онлайн и офлайн, например парки или точки продаж.

Новые технологии

Корпоративные мероприятия становятся технологичными. Конечно, современных людей уже не удивишь выступлением артистов или фокусами со сцены. Интерактивные стенды, видео-игры, очки виртуальной реальности — подобные развлечения можно увидеть почти на каждом крупном празднике. Обычно их используют в качестве дополнительного элемента, позволяющего развлечь гостей при встрече или в перерывах основной программы.

В концепции могут быть задействованы следующие технологии:

  1. VR/виртуальная реальность — например, аттракционы виртуальной реальности, помогающие гостям праздника перенестись в атмосферу тематического экшена или хоррора. Видеоигры и очки виртуальной реальности должны лишь дополнять основную программу, ведь люди собираются на мероприятии, чтобы пообщаться, а не только побывать в виртуальном мире.
  2. AR/дополненная реальность — отличается от виртуальной тем, что виртуальные объекты накладывают на реальный мир. Например, можно сделать стенд, где участники смогут фотографироваться в разных образах, примеряя виртуальные костюмы. Или организовать интерактивный квест в духе нашумевшей игры Pokemon Go.
  3. MR/смешанная реальность — гибрид виртуальной и дополненной реальности. Вместо простого проецирования виртуальных объектов как в AR, технология позволяет создавать действительно новые объекты на основе полученных данных. Специальный шлем дает возможность управлять созданными предметами с помощью рук и голоса. Человек одновременно видит и пространство, и голограммы, слышит звуки игры и реального мира. В результате происходящее максимально реалистично.
  4. Интерактивные стенды и гаджеты — интерактивные инсталляции с динамически меняющейся информацией помогут развлечь гостей. Можно создать стенд для записи музыки, рисования, фотостойку и многое другое.
  5. 3D mapping или видеомэппинг — проекционные шоу, создание и проецирование 3D изображений на рельефные, объемные поверхности: людей, автомобили, здания, специально созданные конструкции, практически любые движущиеся или неподвижные объекты. От обычных световых шоу отличаются объемностью изображений и использованием проектора вместо лазера.
  6. Искусственный интеллект на мероприятиях — например, виртуальные помощники / хостесы, которые встречают гостей в welcome-зоне.

Новые технологии применяют и для съемки мероприятия. Панорамные фотографии в 360 градусов, гоу-про, дроны — используется все, что человечество придумало для фото- и видеосъемки за последнее время. Так можно получить красивые фотографии и ролики, которые не сделать обычной камерой или при съемке изнутри мероприятия.

Nike построила 200-метровую беговую дорожку, которая сверху выглядит как форма подошвы кроссовка. При помощи LED-дисплеев по периметру всей дорожки, участники могут посоревноваться с собой за самый быстрый круг. Так Nike продвигала новую модель обуви

Смешение офлайн и онлайна

Очевидна тенденция диджитализации корпоративных мероприятий — смешение онлайн и офлайн. Старые форматы совмещают с цифровыми решениями. Актуальны прямые эфиры с мероприятий в интернете и стриминги — потоковые трансляции в режиме реального времени. Они помогают произвести впечатление на тех, кто не присутствует в месте событий: клиентов, партнеров, потенциальных сотрудников, что положительно сказывается на имидже компании в целом.

Не редкость онлайн-вовлечение посетителей перед корпоративным мероприятием, например, проведение конкурсов через интернет, разработка специальных сайтов, рассылки с приглашениями на почту. Также на отдельный сайт или в группу в социальных сетях собирают видео, фото, отзывы, отчеты о мероприятии, чтобы с ними могли ознакомиться его участники или все желающие.

Технологии взаимодействия

На масштабных мероприятиях используют технологии упрощения взаимодействия между гостями. Они особенно актуальны, если на празднике собрались сотрудники, которые не знакомы друг с другом, например, работают в разных отделениях компании или даже приехали из разных городов. Облегчить гостям знакомство и общение поможет приложение для знакомств на мероприятиях и конференциях MeYou. Оно позволяет участникам познакомиться друг с другом и рассказывать о себе. Сервис показывает гостей, их компетенции и контакты.

Взаимодействие между организаторами и гостями также можно организовать в реальном времени. Для этого используют сервисы опросов, выводящие результаты сразу после того, как гости введут свои варианты ответов.

Иммерсивные постановки и интерактивные кинофильмы

Иммерсивные спектакли и шоу отличаются от обычных тем, что зритель максимально вовлечен в происходящее, является участником постановки. Актеры находятся среди зрителей, а последние также становятся актерами. Единственный момент, который ограничивает применение такого формата на корпоративных мероприятиях — сложность подготовки, невозможность проведения при значительном количестве приглашенных. Формат подходит для небольшой аудитории, например на мероприятии для топ-менеджеров. Желательно использовать специально подготовленную площадку. Сама постановка может быть как спектаклем, так и захватывающим квестом.

Наиболее высокое вовлечение гостей в мероприятие достигается тогда, когда сам гость — главный герой ивента

Интерактивные кинофильмы напоминают видеоигру. Действиями героев могут управлять гости, что влияет на развитие сюжета. Такой фильм вовлекает сотрудников в праздник, а также может стать средством коммуникации между участниками действия. Например, гости могут выбирать, куда отправится и что сделает герой, путем голосования или обсуждения в команде.

Интерактивное кино для Райффайзенбанка

Новые возможности для анализа эффективности мероприятий

Появляется больше возможностей для сбора статистики и анализа вовлеченности гостей. Например, могут быть использованы опросы по почте и в социальных сетях, интерактивные форматы для оценки вовлеченности и удовлетворенности сотрудников. А также системы расчета ROI — коэффициента окупаемости инвестиций, позволяющие в долгосрочной перспективе оценить эффективность вложений в корпоративные праздники. Пока сложно прогнозировать, как дальше будут развиваться технологии в этом направлении, но оно выглядит перспективным.

Погружение агентства в бизнес клиента

Раньше процесс взаимодействия компании и event-агентства заключался в том, что клиент обращался к подрядчику и получал концепцию, которая могла быть креативна, но обычно была оторвана от самого бизнеса. Сейчас чаще встречаются комплексные решения с глубоким вовлечением ивенторов в бизнес клиента и его особенности. Агентства стараются понять, как устроены бизнес-процессы и какой тип мероприятий лучше всего подойдет в конкретном случае.

Выводы

Итак, в трендах на 2018 год прослеживаются такие особенности:

  1. Смещение акцента с развлечения сотрудников на пользу для их профессионального и командного развития.
  2. Применение новейших технологий: от искусственного интеллекта до виртуальной реальности.
  3. Подбор нестандартных площадок и креативные концепции, выход мероприятия в онлайн, диджитализация.
  4. Шоу и постановки с максимальным вовлечением участников мероприятия в происходящее действие.
  5. Более глубокое погружение ивенторов в бизнес клиента, подбор наиболее подходящих концепций с учетом специфики компании.

Теперь вы знаете, и что будет в тренде в наступившем году — эта информация поможет вам . А в следующей статье мы расскажем, как взаимодействовать с выбранным event-агентством в процессе организации мероприятия и как контролировать работу, чтобы все прошло идеально.

Источник: http://www.creativevents.ru/articles/trends/

Основные задачи, решаемые в рамках event-индустрии

Чтобы получить ясное представление об основной проблематике, которой занимается event-индустрия, следует перестать воспринимать компании, работающие в этой сфере, просто как агентства по проведению праздников. Профессионалы, специализирующиеся на проведении культурно-массовых мероприятий, решают и более глубокие задачи:

  • Продвижение товаров и услуг на рынке при помощи событийного маркетинга.
  • Организация мероприятий делового характера – конференций, симпозиумов, переговоров, круглых столов и т.п.
  • Осуществление мероприятий по формированию, укреплению и развитию корпоративной культуры – праздники для персонала, тренинги, форумы и т.п.

Можно без преувеличения утверждать, что некоторые из event-агентств вполне можно успешно использовать в качестве эффективного инструмента для развития компании и её продвижения на рынке. При этом не следует забывать и о том, что агентство по проведению праздников может использоваться по своему «номинальному» назначению – для организации и проведения массовых мероприятий развлекательного характера.

Основные проблемы

Главное проблемой отечественной event-индустрии является недостаток квалифицированных кадров – он обусловлен тем, что это направление является сравнительно новым. Поэтому следует очень ответственно подходить к выбору агентства, которому можно доверить проведение культурно-массового мероприятия – необходимо убедиться, что его возможности позволяют решить задачу эффективно.

Компания «TN GROUP» — это команда профессионалов, способных качественно и эффективно решать задачи любой сложности, обращайтесь!

Источник: http://tn-dv.ru/index.php/dopinfo/104-event-industriya-v-rossii-osnovnye-zadachi-napravleniya-i-problemy

Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.

Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.

Что это такое и в чем суть

Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.

Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.

Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:

  • детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
  • корпоративные встречи и тим-билдинги;
  • семинары, образовательные тренинги и конференции
  • загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.

То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.

С чего начать

Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:

  1. Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
  2. Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.

  1. Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
  2. Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
  3. Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.

Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.

Что еще учесть

Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:

  • Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
  • Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
  • Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
  • Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.

  • Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.

Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.

С кого брать пример

Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.

Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.

  1. Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
  2. Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
  3. Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
  4. Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.

  1. Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
  2. Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
  3. Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
  4. Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.

  1. Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
  2. ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.

В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.

Источник: https://MimiEvent.ru/event-agentstvo/

Business event или Бизнес мероприятия

Проведение деловых мероприятий (business event) – регулярная необходимость компаний с планами на долгосрочное процветание. Это эффективный инструмент коммуникации с бизнес-сообществом, клиентами, партнерами, конкурентами и собственными сотрудниками.

Вы хотите повысить статус вашей компании, донести ее ценности до общественности, расширить партнерскую сеть? Тогда вам следует обратить внимание на организацию бизнес-мероприятий. Кроме того, business event идеально подходит для презентации сложных продуктов, раскрутки бренда, обучения персонала и клиентов, мотивации дистрибьюторов и дилеров.

Как правило, организация бизнес-мероприятий (business event) работает на репутацию, позволяет укрепить и увеличить присутствие компании на рынке, а в долгосрочной перспективе проведение деловых мероприятий ведет к развитию бизнеса и росту прибыли.

К деловым мероприятиям можно отнести все то, что скрывается за аббревиатурой MICE (Meetings, Incentive, Conferences, Events): выставки, конференции, круглые столы, межотраслевые совещания, деловые встречи, бизнес-семинары, тренинги, мастер-классы, деловые приемы, презентации, съезды дилеров, дни открытых дверей, брифинги, пресс-туры и т.д.

Вы можете выступать как организатор бизнес-мероприятий или же в качестве приглашенного участника. Также возможно спонсорство – выставок, конференций, форумов. Больше всего проводит бизнес-мероприятий Москва.

Хотите обсудить возможные варианты бизнес-мероприятия Москвы? Звоните: +7 (967) 168 23 23!

По большому счету, проведение бизнес-мероприятий направлено на привлечение внимания к самой компании, ее деятельности, продукту или какой-то проблеме различных целевых групп – клиентов, деловых партнеров, инвесторов, сотрудников, СМИ.

В этих условиях ни одна деталь не останется незамеченной. Проведение деловых мероприятий требует особо тщательной подготовки. Организатор бизнес-мероприятий должен:

  • грамотно подобрать место и время проведения;
  • разработать и согласовать программу события;
  • найти спикеров для проведения бизнес-мероприятий;
  • составить список потенциальных участников и разослать приглашения;
  • разработать регламент проведения бизнес-мероприятий;
  • подобрать все необходимое оборудование;
  • обеспечить трансфер и размещение участников business event;
  • не менее важно в организации бизнес-мероприятий — питание (кофе-брейки, ланч, торжественный ужин) и развлекательная часть программы и др.

Организация бизнес-мероприятий требует не просто профессионального подхода, но и знания всех деталей делового этикета. Business event — это сложность, которую могут решить только профи. Компания MediaEvent, как организатор бизнес-мероприятий с многолетним опытом работы, может обеспечить качественное проведение бизнес-мероприятий любой сложности!

Хотите провести достойную презентацию нового продукта? Звоните прямо сейчас: +7 (967) 168 23 23.

Какие виды деловых событий берется провести на высшем уровне компания MediaEvent как опытный организатор бизнес-мероприятий?

  • Инсентив (Incentives) — поощрительные поездки для отличившихся сотрудников компании или партнеров. Это эффективный инструмент мотивации персонала и стимулирование лояльности партнеров. Мы можем отправить ваших заслуженных работников в любую точку мира и подготовить захватывающие развлекательные программы.
  • Презентация — представление нового товара, услуги, проекта или компании. Этот способ продвижения работает на узнаваемость бренда, создание положительного имиджа фирмы и формирование постоянной лояльной клиентуры, благодаря чему растут объемы продаж.
  • Конференция и круглый стол. Задача участников – обмениваться опытом, обсуждать проблему и совместными усилиями искать ее решение. Мы проследим за всем остальным – соберем докладчиков, подготовим раздаточные материалы, проверим микрофоны и организуем своевременный кофе-брейк.
  • Выставка – отличный способ продемонстрировать свои достижения, наработать бизнес-контакты, проанализировать целевого потребителя.
  • Бизнес-тренинги и семинары. Рассчитаны, в первую очередь, на сотрудников компании. Призваны развивать, обучать и мотивировать персонал.
  • Пресс-ланч, брифинг, пресс-тур. Любые мероприятия для СМИ – у нас большая база журналистов.

Если вы хотите быть уверены, что ваше бизнес-мероприятие пройдет на высшем уровне — обратитесь в компанию MediaEvent!

Мы обеспечим вам решение всех организационных задач на любом этапе подготовки и проведения вашего мероприятия и поможем вам добиться желаемого результата! Доверьте проведение деловых мероприятий профессионалам! Звоните: +7 (967) 168 23 23.

Источник: https://mediaevent.ru/uslugi/business-events.html