Что должен содержать регламент

В зависимости от условий применения определение понятия «правило» может иметь разные оттенки, в общем случае:

Правило — это условие, которое необходимо соблюсти, чтобы чего-то достичь.

Другие варианты:

Правило — предложение, выражающее при определённых условиях разрешение или требование совершить или воздержаться от совершения некоторого поступка (под «поступком» подразумеваться некоторое действие или бездействие). Такие правила, называют соответственно разрешениями и требованиями (приказами).

Правило — положение, выражающее определенную закономерность, постоянное соотношение каких-либо явлений.

Правило — принцип, служащий руководством в чем-либо. Отправное положение, установка, лежащая в основе чего-либо. Норма поведения, принятая кем-либо.

Положение – Свод правил, законов, касающихся чего-либо.

Иногда:

Положение — основная мысль, развиваемое и доказываемое утверждение; тезис.

Регламент — совокупность правил, положений или предписаний, определяющих порядок работы различных общественных структур: организаций, учреждений и предприятий.

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом.

Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

— согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;

— пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;

— утверждение регламента как стандарта структуры, на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего стандарта как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как стандарта формируется административная структура, штатное расписание и должностные инструкции.

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой.

Применение процедуры описывается в инструкции, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена.

Источник: https://maxpark.com/user/1092242589/content/1728541

Принципы и особенности регламента

Регламент – это документ, разработанный, принятый и обсужденный ответственными лицами в рамках каких-либо рабочих этапов для оптимизации работы учреждения, сообщества, проекта. В нем описываются все этапы, шаги, ключевые точки, которые должны выполнить или показатели, которых необходимо достигнуть участники данного условия.

Например, для оперативного и качественного исполнения бизнес-процессов важно обозначить сроки, рамки ответственности и указать ресурсы, на которые может опираться исполнитель.

Регламентируются права и обязанности сотрудников организации, правила работы профессиональных сообществ, корпораций, комитетов, палат и общественных учреждений.

Регламент является постоянным распорядком, который отражает внутренние принципы организации деятельности в фирме, политической партии, правительственной палате, в парламенте однопалатного типа.

Аналогичный распорядок отражает работу депутатов. Такие регламенты принимаются совместным решением всего парламента (сената), палатой на основе действующего законодательства – конституции, законов, подзаконных актов. Отмена регламента правительственных палат возможна только через решение специальных комитетов, которые контролируют соблюдение установленных регламентов.

Разновидности регламентов

Для управления организациями и упрощения стандартизации процедур менеджмента выпускаются специальные сборники регламентов. В них уже перечислены типовые наборы ситуаций, штатных и внештатных ситуаций, перечень вариантов действий и решений, общие правила урегулирования нарушений.

Например, таким известным сборником регламентов и распорядков является американская книга «Правил Роберта», выпущенная в 1876 году.

Иногда регламентом называют документ, принятый в форме акта разными интернациональными организациями, конференциями. Таким является Венский регламент, изданный в 1815 году. Постановления правительства Евросоюза являются, по сути, регламентами. Но он не может рассматриваться как директива, в нем присутствует описание условий, прямое руководство к действию.

Существуют также технические регламенты, которые имеют статус нормативно-правовых актов. Они диктуют неукоснительные требования и обязательные к соблюдению параметры эксплуатации разных технических объектов.

Эти правила применяются по отношению к зданиям, постройкам, сооружениям, производствам и их процессам. На базе технических регламентов делается перевозка, реализация товаров и ресурсов, хранение, эксплуатация, утилизация.

Регламенты в РФ

В СССР действовала обширная система государственных стандартов, которая регулировала требования к выпуску различной продукции и обеспечивала таким образом безопасность потребителей. Но в 1990-х гг. система устарела, она совершенно не соответствовала новым рыночным и техническим условиям.

Будучи очень запутанной и сложной для понимания, система провоцировала формальное соблюдение выставленных требований к товарам и услугам. Несмотря на внедрение процедуры обязательной сертификации, несоответствий было очень много. Чаще всего успешное решение вопроса и сам процесс обеспечивался взяткой.

Внедрение первого технического регламента в РФ произошло только в 1996 году. Он декларировал определенные характеристики разных услуг и продукции, методики их производства, процессы. С 2003 года утратил силу прежний закон, регулировавший действие системы стандартов.

Вместо ГОСТов начали действовать несколько десятков регламентов, которые сделали решение многих вопросов обобщенными, упрощенными. В этих же регламентах упоминались правила маркировки, терминологии, требования к упаковке.

Также внутренние регламенты принимаются руководствами организаций всех уровней.

Источник: https://fin-book.ru/reglament-chto-eto-takoe-prostymi-slovami/

9 шагов для написания бизнес-регламента

Из этой статьи вы узнаете, как написать регламент бизнес-процесса.

Часто в организациях, которые начинают расти или трансформироваться, появляется неразбериха в обязанностях, забытые клиенты, неоплаченные счета поставщиков и грустные лица загруженного персонала. А иногда такое происходит на протяжении всей жизни компании. Бизнес-процесс работает бесконтрольно.

Естественно, и рабочий персонал, и менеджеры, и собственники ощущают «проблемность» из-за этих факторов. Сотрудники работают слишком много, менеджеры требуют дополнительных фондов на ЗП или выжимают из персонала все соки. А собственники получают не так много прибыли, как хотелось бы.

Пример схемы

Избавиться от проблем поможет формализация бизнес-процессов, или написание документа, в котором указано: кто, что, когда, как, почему и с какой скоростью делает. Сами документы вам не помогут — поможет выполнение закреплённых правил и контроль за выполнением.

Под бизнес-процессом понимается совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Это определение с Википедии, и оно нам подойдёт.

Единственное дополнение к определению — названные мероприятия или задачи должны выполняться более, чем одним сотрудником.

2. Определите начало и конец процесса

Второй пункт — однозначно определяем начало и завершение бизнес-процесса.

Предупреждаю:

  • Процесс — мероприятия, направленные на создание продукта для потребителя. Потребитель в нашем случае — клиент. Он потребляет коммерческое предложение, т.е. описание «Что», «В какие сроки», и «За какие деньги» он получит, обратившись в вашу компанию.

Таким образом, процесс не может закончиться в соседнем отделе с задачей «Оценить КП». Это бессмысленно — продукт не готов, клиентом не получен, а компании от таких процессов нет никакой пользы.

При составлении регламента бизнес-процесса вы в первую очередь должны учитывать интересы потребителя, во вторую очередь — вашей компании, и только в третью — интересы отдельных ролей или должностей в процессе.

Еще одно важное замечание:

  • Процесс всегда должен заканчиваться тем, что продукт потребителем получен, а нами проконтролировано это получение. Мы тут говорим о продуктах в самом широком смысле — это могут быть документы, оказанные услуги, файлы, принятые решения и т.д. Потребители точно так же могут быть разные — департаменты, конкретные сотрудники, клиенты, информационные системы и т.д.

Таким образом, определяемся с выходом процесса — КП клиентом получено, а нами получено его решение по данному КП (готов покупать, не готов, думает и т.д.). В выходах процесса также следует указать продукт, полезный для компании — а именно решение клиента по КП.

Перейдем к входу процесса — вариаций может быть много, но, как правило, кто-то из нашей компании должен понять потребность клиента до такой степени, чтобы её можно было оценить. Потребности, от отрасли к отрасли, формируются по разному:

  • «Мне 2 UPS на 2.4kW с доставкой на завтра до м. Белорусская»;
  • «У меня есть квартира — двушка, 60 кв. м, хочу обменять на трёшку в Зеленограде»;
  • «Вот ТЗ на козловой кран, необходимо выполнить его в кооперации с Минским Автомобильным Заводом»;
  • » Дайте 2 американо» и так далее.

Но независимо от отрасли, мы всегда принимаем запрос клиента. Поэтому давайте так и запишем — на вход процесса приходит «Запрос клиента».

3. Опишите, что надо сделать подробно

Третий пункт отвечает на вопрос — а что нужно сделать, чтобы запрос клиента обработать? На этом пункте мы должны решить только «ЧТО» надо сделать, но не «кто». Для вышеперечисленных примеров сделать нужно разное:

  • Узнать, есть ли товар на складе или когда он будет, уточнить условия и стоимость доставки, созвониться с клиентом и назвать ему сроки и стоимость и получить от него информацию о том, какое решение он принял.
  • Выяснить подробности текущей квартиры, поискать подходящие квартиры, созвониться и договориться о встрече, показать квартиры и озвучить цены, получить информацию о том, какое решение принял клиент.
  • Выехать на объект, сделать исследование грунта, найти контакты в МАЗе, запросить дополнительные материалы от Заказчика, осметить поставку, осметить работу, просчитать план-график проекта, получить информацию о том, какое решение принял клиент.
  • Сказать, что стоит 400 рублей, после того, как клиент кивнул головой — перейти к процессу «Реализация заказа».

Как видите, деятельность внутри процесса совершенно разная, но идея у неё одна и та же — собрать достаточно информации, сформулировать сроки и стоимость и получить ответ клиента.

Частный вопрос — что взять за одну задачу? Выехать на объект и сделать исследование? Или заказать транспорт для выезда на объект? Здесь есть несколько важных моментов, которые помогут вам ответить на заданный вопрос.

Во-первых, чем больше у вас организация, тем сильнее такая раздробленность задач. Возможно, у вас есть департамент по заказу транспорта?

Во-вторых, в данный момент вы, очевидно, как-то выезжаете на объекты. Кто это делает в реальности, а не на бумаге. Именно эту реальность и занесите в будущий регламент.

Таким образом, в третьем пункте определитесь, ЧТО нужно сделать, чтобы от входа процесса прийти к его выходу.

9. Обработка исключительных случаев

Это тоже важная часть — не всегда всё бывает по схеме. Необходимо предусмотреть пути «отступления» для наших исполнителей процессов, если что-то пойдёт не так. Клиент не готов предоставить больше информации? Ставим его на паузу и звоним раз в 2 недели. Клиент хочет чего-то странного? Обратимся к менеджеру. Здесь тоже не рекомендую тратить много сил — практика лучше покажет, какие исключительные случаи стоит внести в основную часть регламента. Главное — чтобы у исполнителя всегда был вариант действий.

Подведём итоги:

1. Находим проблему и бизнес-процесс, её содержащий.

2. Определяем входы и выходы процесса.

3. Определяем перечень задач, которые нужно выполнить, чтобы превратить входы в выходы.

4. Определяем последовательность и взаимосвязь задач.

5. Назначаем исполнителей задач и ответственного за процесс.

6. Описываем, как задачи должны выполняться.

7. Разбираемся с показателями процесса.

8. Формируем правила контроля за показателями.

9. Обрабатываем исключительные случаи.

Как вы видите, процедура не очень сложная, но требует определённого навыка. Сначала опишите пару простых процессов, отработайте появившиеся мысли и идеи. А затем принимайтесь за ключевые процессы — ведь максимального результата можно добиться, описав именно их.

Успехов!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://bpmn2.ru/blog/kak-napisat-reglament-na-bizness-process