Автоматизация управленческого учета

Содержание

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

В простом понимании автоматизация бухучета представляет собой установку специально разработанного программного продукта на компьютер с целью перевода всей бухгалтерии в автоматизированный режим. Внедрение компьютерных технологий позволяет анализировать и планировать деятельность организации, а использовать программные продукты могут как бухгалтеры, так и другие сотрудники предприятий благодаря их универсальности.

Цели и задачи

Повышение производительности труда за счет сокращения бумажной работы и расчетов в ручном режиме – основная цель внедрения автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях разных форм собственности. Компьютерные программы помогают снизить производственные расходы, снизить вероятность возникновения ошибок из-за ввода информации из разных источников. АИС способствуют эффективности планирования и управления финансами, а также улучшает условия труда.

Если говорить о задачах, которые ставятся перед программой, следует обозначить следующие из них:

  • подготовка первичной документации;
  • настройка операций бухгалтерской и управленческой направленности под нужды конкретной организации;
  • создание необходимого количества планов-счетов;
  • ведение учета различных электронных форм;
  • формирование необходимой отчетности.

Влияние автоматизации бухучета на финансово-хозяйственную деятельность предприятия

Использование программного обеспечения исключает так называемый «человеческий фактор», упорядочивая бухучет. Автоматизация бухгалтерского учета помогает исключить большое число ошибок, повысить оперативность и экономичность работы отдела бухгалтерии. Создание интегрированной АИС является важнейшим шагом для оперативного получения информации, так необходимой для эффективной работы всей организации.

Упорядочение и структурирование бухгалтерского учета

Компьютеризация бухгалтерской деятельности облегчает труд работников за счет того, что вся информация имеет определенный порядок и структурирована по разделам. Если раньше для поиска либо выемки нужных данных надо было затратить большое количество времени и человеческих ресурсов, то в автоматизированном режиме этот процесс занимает считанные секунды, причем получить информацию можно в любом разрезе, а затем распечатать, сохранить или же отправить ее по электронной почте.

Раскрытие аналитических данных для целей управленческого учета

Внедряя автоматизированный учет, все имеющиеся данные можно использовать в разных сферах деятельности предприятия, в том числе для аналитики с целью дальнейшей корректировки политики организации. Это непосредственно относится и к управленческому учету, поскольку своевременно принятые меры способствуют не только стабильному развитию предприятия, но и недопущению ошибок, приводящих к плачевным последствиям.

Снижение количества ошибок

Если при работе в ручном режиме можно допустить ряд ошибок, причем без какого-то злого умысла, а по невнимательности, то автоматизация помогает если не исключить, то свести к минимуму такие инциденты. Подача достоверной информации в контролирующие органы избавит организацию от уплаты штрафов, ведь любая ошибочная информация воспринимается проверкой как сокрытие истинных фактов, а не рассматривается как недочет со стороны бухгалтера.

Оперативность ведения первичного учета

К документам первичного учета относятся бумаги, которые способны подтвердить осуществление сделок (платежные поручения, кассовые ордера, накладные расходы). Первичная документация является важной составляющей бухучета, поскольку она обязательно запрашивается налоговиками для проверки и тщательного изучения. Кроме того, она служит доказательной базой в судебных тяжбах.

При ведении бухучета на бумажных носителях часто запаздывали с внесением данных по первичным проводкам. Внедрение автоматизации помогло избавиться от этой проблемы, ведь вся работа выполняется оперативно и в кратчайшие сроки. Кроме этого, такой подход поспособствовал подготовке квартальных и годовых отчетов с предоставлением их без просрочек.

Доступность единой информационной базы

Автоматизация бухгалтерского учета неразрывно связана с автоматизацией других производственных процессов на предприятии. Это позволило создавать единые базы, доступ к которым можно осуществлять с любого рабочего компьютера, представленного в системе в виде АРМ (автоматизированного рабочего места). Специалисту нет необходимости изыскивать формы внутренней отчетности или необходимые показатели, обращаясь к другим работникам. Все данные заносятся и хранятся в системе.

Оптимизация расходов предприятия на содержание штата бухгалтеров

Большие объемы рутинной бумажной работы требует от специалистов внимательности, что приводит к увеличению сроков их исполнения. Это может стать причиной задержек, срывов сроков и неисполнения определенных бухгалтерских операций. Приходится нанимать новых работников, увеличивая расходы на оплату труда, организацию рабочего места. Автоматизация бухгалтерского учета сокращает время на выполнение ряда операций, разгружая работников сектора бухгалтерии и исключая чрезмерное раздувание штата.

Системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ)

Под системой автоматизации бухучета следует понимать определенную компьютерную программу, которая предназначена для бухгалтерского или фискального учета. Ее внедрение может осуществляться на предприятиях, применяющих общую любо упрощенную систему налогообложения. Для должного функционирования предприятия САБУ должны обладать расширенными возможностями, которые не ограничиваются лишь бухгалтерскими функциями. В зависимости от сложности ведения бухучета и его объемов системы автоматизации можно объединить в следующие классы:

  • персональные («Домашняя бухгалтерия», Quicken, Microsoft Money, KMyMoney);
  • для малых или средних предприятий (1С:Предприятие, БЭСТ, Парус, Microsoft Dynamics NAV);
  • для крупных предприятий (SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика»);
  • для банков либо кредитных организаций (Диасофт, ЮниСАБ, Инверсия, Новая Афина).

Персональные системы

В связи с повышением финансовой грамотности населения и использованием домашней бухгалтерии стали пользоваться популярностью персональные системы. Основные требования, которые к ним предъявляются, это:

  • простота использования за счет создания специальных таблиц;
  • настройка для домашнего использования;
  • небольшая цена либо полностью бесплатное использование;
  • простая аутентификация;
  • возможность хранения данных на облачных ресурсах;
  • закрытый формат базы данных;
  • простые средства анализа и генерации отчетности.

Автоматизация бухгалтерии на малых и средних предприятиях

Программные продукты, предназначенные для использования на предприятиях малого и среднего бизнеса, аккумулируют в себе функции, необходимые не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и использования в разных сферах деятельности предприятия. Они должны соответствовать ряду требований:

  • подготовка отчетности для госорганов;
  • регулярное обновление текущей версии и соответствие ее нормативным актам;
  • возможность использования с нескольких АРМов;
  • автоматизация расчетов по заработной плате, выплате налогов, учета материально-технических ценностей;
  • наличие отдельных модулей для узкоспециализированной направленности (управление товарооборотом, закупки оборудования).

Комплексные интегрированные САБУ для крупных предприятий

На предприятиях-гигантах применяют EPR-системы, которые помогают автоматизировать не только бухучет, но и все производство (управление, планирование, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства). При внедрении систем для планирования ресурсов предприятия (так переводится аббревиатура) создается единая база данных, где аккумулируется данные, применимые для разных подразделений организации. Из отечественных систем можно выделить БОСС, МАГНАТ, Кх3, а среди популярных зарубежных аналогов – SAP R/3, MANMAN/X, TRITON.

Финансово-аналитические программы для управленческих целей

Бухгалтерская работа требует аналитической обработки полученной информации, что привело к появлению на рынке финансово-аналитических программ. При помощи математических методов происходит анализ финансового состояния субъекта хозяйствования и результатов его деятельности. Все программы можно разделить на два класса:

  • системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
  • системы для работы с инвестиционными проектами.

Критерии выбора программы автоматизированного учета

Перед покупкой нужно обратить внимание на ряд особенностей, которые помогут использовать программу более эффективно:

  • надежность и защищенность от вероятных сбоев. Программы должны бесперебойно функционировать, а в случае повреждения оперативно возобновляться;
  • простота и доступность в процессе эксплуатации. Пользовательский интерфейс программы должен быть адаптивным, не вызывать сложностей при ознакомлении или работе;
  • многофункциональность и возможность настройки требуемых параметров. База должна работать так, чтобы ее легко можно было адаптировать под потребности отдельно взятого предприятия, а наличие функциональных возможностей выполнять все необходимые действия.
  • наличие единой базы данных с логической увязкой параметров. Все структурные подразделения должны иметь доступ к данным для использования их в своей работе.
  • высокая пропускная способность. Этот параметр обуславливается тем, что в процессе работы в базу заносится большое количество информации, которая должна своевременно обрабатываться и храниться.

Приобретаемые САБУ должны способствовать качественному ведению бухгалтерского учета, быть удобными и надежными, без ошибок осуществлять расчеты, перенос данных из одной формы в другую, накопление итогов. Для того чтобы обеспечить эти параметры, система должна иметь единую базу данных текущих и архивных материалов или выдавать необходимые ведения по запросам пользователей. Фактическая себестоимость (без учета обслуживания) хорошего программного продукта немала, так как разработка модулей трудоемка и требует привлечения специалистов высокой квалификации.

Автоматизация учета на предприятии – этапы внедрения

Автоматизация бухгалтерского учета – процесс трудоемкий, занимающий немало времени. Если посмотреть на него с финансовой точки зрения, то можно увидеть, что покупка программного обеспечения значительно превышает затраты, связанные с приобретением техники, необходимой для полноценного функционирования системы. Внедрение можно осуществлять при помощи разработчиков, сторонних организаций либо своими силами, но в последнем случае можно столкнуться с рядом проблем.

Подготовительный

Для того чтобы автоматизация бухгалтерского учета заработала во всю мощь, необходимо осуществить несколько этапов, первый из который является подготовкой. Он состоит из следующих шагов:

  1. оптимизация бухучета. АИС являются универсальными, поэтому легко адаптируются под работу любых предприятий при правильности настройки всех параметров. Для этого нужно провести полный анализ существующей системы бухучета на предприятии и выявить слабые моменты для последующей их ликвидации.
  2. выбор масштабов автоматизации и очередность внедрения. Данный процесс имеет большую актуальность, поскольку автоматизация осуществляется этапами, начиная с ведения главной книги, бухгалтерского баланса, оборотных ведомостей, журнала хозопераций, карточек синтетического счета, расчета налогов и составления отчетности.
  3. постановка задачи. Суть его заключается в определении необходимого функционала для нужд отдельно взятой организации, чтобы не платить за модули, использование которых осуществляться не будет. При типовых конфигурациях система будет выдавать первичную документацию, регистры, данные для внутренних нужд компании, отчетность и расчеты по избранным платежам.
  4. приобретение программного обеспечения и необходимой техники. Только после прохождения всех вышеописанных шагов можно выбрать АИС для бухгалтерского учета, которая по всем параметрам будет подходить юридическому лицу и эффективно работать на протяжении долгого времени.

Внедрение системы автоматизированного учета

Для того чтобы процесс автоматизации бухгалтерского учета прошел как можно гладко и без особых проблем, необходимо тщательно продумать возможные проблемы на каждой стадии подготовки и по возможности исправлять недочеты или же осуществлять дополнительные доработки на самых первых этапах внедрения АИС. Помимо этого нужно осуществить ввод реквизитов компании, данные о руководстве, главном бухгалтере.

На этапе внедрения выполняется подготовка технических, программных, информационных средств к работе, заполнение базы данных, корректировка плана счетов (их добавление, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета), ввод остатков, установка расчетного периода. Сам же процесс выглядит следующим образом:

  1. ввод параметров настройки плана счетов, который был определен при оптимизации учета и в полном соответствии со спецификой организации (регистрация движения складских ценностей, выпуск продукции, управление персоналом);
  2. настройка для предприятия типовых проводок, выбор которых напрямую связан с финансово-хозяйственной деятельностью субъекта;
  3. ведение форм первичной документации, выбор которых был сделан по критериям постановки задачи;
  4. настройка параметров налоговой и бухгалтерской отчетности с возможностью осуществлять автоматический расчет данных каждый квартал.

Кому необходима автоматизация бухгалтерии

Обходятся без компьютера лишь микропредприятия, которым закон разрешает сдавать бумажную отчётность. Прочие экономические субъекты обязаны переводить данные в цифровой вид. В результате даже средние и малые фирмы хотя бы частично используют в бухучёте компьютеры.

Руководители и собственники, благодаря технологиям, знают состояние финансов, количество товаров на складах, текущую выручку. Хозяйственные и расчётные операции отслеживаются в реальном времени. Регулярный контроль над активами сводит к минимуму вероятность злоупотреблений. Многократно возрастают варианты группировки, выборки, многоступенчатой сортировки информации; расширенные возможности повышают качество управленческих решений.

Бухгалтеры освобождаются от рутинных математических действий, заполнения бланков и составления ведомостей. Увеличивается время для проведения контрольных проверок, повышения квалификации, взаимодействия с контрагентами.

Работники в течение нескольких минут получают справки и выписки из финансово-экономической и кадровой служб.

Налаженный документооборот исключает производственные простои или задержку отгрузки со склада из-за долгого оформления накладных и счетов. Подписанные электронной подписью акты и счета-фактуры доходят до покупателей за мгновения вместо нескольких дней.

Даже отправленные за несколько минут до завершения дня отчёты принимаются в налоговую или фонды, и штрафы за несвоевременную их подачу не назначаются.

Подготовительные процедуры

Современные технологии дороги. Однако не только из-за цены к их выбору нужно подходить ответственно. Смена приложения с одного на другое приводит к незапланированным тратам денег и сил, вносит серьёзный дискомфорт в коллектив. Переходный период чреват ошибками, последствия которых – штрафные санкции либо необоснованные переплаты в бюджет.

Во избежание проблем внедрение новшеств происходит поэтапно.

Первый этап – сбор и систематизация информации

Изучаются внутрифирменные акты:

  • Учётная политика;
  • План счетов;
  • должностные инструкции работников, задействованных в процессах (в том числе кладовщиков, кадровиков, снабженцев, представителей отдела продаж).

Анализируется порядок и механизмы обработки документации:

  • график документооборота;
  • маршруты движения информации;
  • распределение служебных обязанностей.

Проведённая подготовка выявляет масштабы предстоящего обновления – какие службы нуждаются в общей базе, а какие — в автономности, остановиться ли на локальной версии или взаимодействие происходит в сетевом режиме. Выявляются слабые и сильные стороны документооборота. Принимается решение о реорганизации штата или о сохранении существующей структуры.

Разработчики реляционных баз характеризуют перечисленные шаги как оптимизацию.

Второй этап – составление техзадания

После проведённого обобщения и анализа данных руководитель формулирует техническое задание.

Окончательно утверждается:

  • структура бухгалтерии (должности и функционал);
  • перечень и особенности формируемых документов и регистров (рекомендуется придерживаться ОКУД для облегчения задач программистов);
  • масштаб компьютеризации (в рамках одного подразделения или комплексно, затрагивая все производственные единицы);
  • выделенный бюджет, с учётом последующего обслуживания.

Важная составляющая — разработка классификаторов и методов кодирования. Грамотный подход к этому вопросу минимизирует риски дублирования позиций и засорения аналитических сводок.

К примеру, дважды введённое в базу название материала способно внести путаницу в инвентаризацию, исказить размер материальных расходов. Повторение в справочнике контрагента завышает дебиторскую и кредиторскую задолженности, усложняет сверку взаиморасчётов.

Третий этап – подбор программного обеспечения

Затем осуществляется поиск и покупка ПО. Определяющие критерии при этом:

  • величина затрат на покупку, внедрение и сопровождение;
  • совместимость с установленной операционной системой;
  • возможность и стоимость обучения персонала;
  • представленность в регионе обслуживающих фирм;
  • соответствие потребностям пользователей;
  • технические параметры имеющегося оборудования;
  • наличие сетевой и локальной версий.

Перечень программ

Сделать выбор, когда есть чётко изложенные требования, несложно. Рынок насыщен предложениями. Кроме Интернет сайтов и статей с разъяснениями о программных возможностях и особенностях можно обратиться непосредственно к торговым представителям.

Наибольшим спросом пользуются отечественные разработки. Причина в особенностях национальных стандартов учёта, а также в необходимости регулярного обновления.

К счастью, российские программисты создали много функциональных и удобных продуктов, адаптированных либо адаптирующихся под нужды потребителей.

В десятке наиболее распространённых:

  • «1С»;
  • «Парус»;
  • «Галактика»;
  • «БОСС»;
  • «БЭСТ»;
  • «Инфо-Бухгалтер»;
  • «Турбо-бухгалтер»;
  • «Интегратор»;
  • «Аккорд»;
  • «Abacus».

Крупнейшие заводы и концерны эксплуатируют индивидуальные или иностранные проекты, такие как SAP, Oracle, iScala, Navision. Установка зарубежного софта в этом случае обоснована необходимостью соблюдения западных стандартов из-за обращения акций на международном рынке.

Big Data на российском рынке наружной рекламы

Среди технологических новшеств отметим «облачные» продукты. Предложение интересно малому бизнесу, заинтересованному в минимизации расходов, поскольку такое ПО не привязано к рабочему месту, функционально и стоит недорого.

Обзор систем автоматизированного бухгалтерского учёта

Современные решения автоматизации работы бухгалтеров содержат весь необходимый функционал и, как правило, изначально настроены под часто встречающиеся требования (налоговые режимы, масштабы, специфику).

Программы отличаются удобством в использовании, степенью автоматизации учётных процессов, совместимостью с операционными средами, уровнем обслуживания.

1) «1С: Предприятие» (Фирма «1С»)

У «1С» мощная техническая поддержка и внушительное число специалистов по всей стране. Быстрая реакция на изменения в законодательстве, регулярное обновление внешнего вида, тесное взаимодействие с клиентами – отличительные особенности бренда.

Платформа насыщена возможностями, но крайне требовательна к соблюдению методики работы и при этом постоянно усложняется.

2) «Парус» (Корпорация «Парус»)

Конкурентное преимущество продукта – совместимость с СУБД Оракл.

Интерфейс простой и дружелюбный. Пользователей привлекает обширный банк шаблонов и тесная интеграция с MS Excel.

Исчисление налогов и процедуры закрытия периодов проводятся частично в ручном режиме.

3) «Галактика» (Корпорация «Галактика»)

«Галактика» – модульный комплекс управления предприятием. Блок бухгалтерии используется как в системе, так и самостоятельно.

Документы и проводки формируются обособленно.

Программа адаптируется под производственные нужды и поддерживает ведение учёта по международным стандартам.

4) «БОСС» (Компания «АйТи»)

Наиболее известный продукт компании – «БОСС-Кадровик» – приложение по расчёту оплаты труда.

«БОСС-Бухгалтер» успешно поддерживает работу большого количества пользователей, входит в комплекс автоматизации управления.

Подраздел «Производственные затраты» пообъектно распределяет косвенные затраты.

Реализован контроль над планируемыми и фактическими расходами.

5) «БЭСТ» (ООО «БЭСТ-Программы»)

«БЭСТ» – один из старожилов рынка САБУ. Опытные бухгалтеры ценят его дружелюбное интуитивно понятное оформление.

Для внесения значимых изменений придётся обращаться непосредственно к разработчику, поскольку у «БЭСТ» закрытый исходный код.

Комплекс работает только под Windows.

6) «Инфо-Бухгалтер» (ООО «Инфо-Бухгалтер»)

«Инфо-Бухгалтер» – универсальная программа для ведения полноценного бухгалтерского и налогового учёта.

Организациям с незначительным документооборотом предоставляется бесплатная лицензия.

Нарекания вызывает морально устаревший интерфейс.

7) «Турбо-бухгалтер» (Компания ДИЦ)

Полноценное комплексное решение, в котором реализованы основные задачи: формирование проводок, расчёт заработной платы и налогов, контроль активов, хранение и движение документации.

«Турбо-Бухгалтер» легко настраивается, предоставляет расширенное количество уровней аналитики, а также возможность внесения изменений в прошедшие периоды.

8) «Интегратор» (ЗАО «Инфософт»)

«Интегратор» – часть КИС «Флагман».

В разделе «Бухгалтерия» учитываются активы, расходы, взаиморасчёты. Модуль «Зарплата» поставляется отдельно.

Есть два варианта отражения хозяйственных операций на счетах: при регистрации документа или автономно от него. Вариант зависит от потребностей заказчика, поскольку часть документов заводят не работники бухгалтерии, а, например, менеджеры.

9) «Аккорд» (Фирма «Атлант-Информ»)

«Аккорд» – ещё один пример модульного решения. Предусмотрены кластеры для различных служб: кадровой, экономической, снабжения, продаж, бухгалтерской. Отдельный блок выделен под планирование производственной себестоимости.

Разработчик использует современные СУБД и новейшие компьютерные технологии, ориентирован на архитектуру клиент-сервер.

10) «ABACUS» (ЗАО «Омега»)

«ABACUS» также состоит из модулей. Проводки хранятся в единой базе, поэтому нет необходимости переносить информацию из одного подраздела в другой. Система ориентируется на пользовательскую базу в 50-100 человек.

Высоки аналитические возможности, особенно в части движения материально-производственных запасов.

Ценовые различия рассмотренных программ оценить сложно, поскольку стоимость зависит от множества факторов. Отметим, что модульное программное обеспечение более гибкое, однако его внедрение требует значительных вложений. Кроме того, чем меньше на рынке знакомых с приложением программистов, тем больше рисков возникновения сложностей в донастройке, доработке и получении прочих услуг сопровождения.

Сравнение лучших бухгалтерских программ — их достоинства и недостатки

Порядок проведения автоматизации

Внедрение проводится как собственными силами, так и привлечёнными специалистами. Выбор зависит от сложности процесса и наличия в штате соответствующих единиц.

Участникам сферы услуг или продавцам небольшого ассортимента товаров вполне подходит стандартный бухгалтерский софт, без значительных дополнительных доработок. Организации оптовой торговли, производства и строительства перестраивают стандартную информационную систему под свои нужды.

Прежде всего на основании технических требований:

  • вводится План счетов (аналитика, субсчета, количественные показатели, типовые проводки);
  • устанавливаются параметры Учётной политики (вариант оценки товарно-материальных ценностей, расчёт налога на прибыль по ПБУ 18/02, порядок закрытия отчётных периодов, налоги);
  • дорабатываются варианты формирующихся первичных документов (добавляются неунифицированные формы, меняются реквизиты);
  • формируются справочники и классификаторы;
  • прорабатываются пути обмена сведениями (выгрузка или загрузка из складских, кадровых, налоговых, банковских программ).

После установки приложения создаётся сетевое подключение, вносится список пользователей и указываются их права.

Как правило, первое время (месяц или два) работа ведётся и по старой методике, и в новом ПО; выявляются недоработки, обучаются сотрудники.

После настройки при правильном подходе в дальнейшем требуется лишь периодическое обновление.

Автоматизация – это ответ на возрастающую конкуренцию и повсеместное распространение компьютерных технологий. Банк, налоговая, Пенсионный фонд принимают документы на цифровых носителях или через Интернет. Поставщики и покупатели торопят с предоставлением документации.

Электронный трудовой договор — документооборот в новом виде!

Кроме того, компьютеризация финансов и управления становится вопросом безопасности. Только оперативная регистрация всех хозяйственных фактов и прозрачный учёт обеспечивают надлежащий уровень контроля, а также гибкость в принятии управленческих решений.

Интересные факты

  • Существует десять версий происхождения названия «1С». Самая правдоподобная из них связывает аббревиатуру с фразой «Не более одной секунды на поиск». Так презентовал свой поисковик Борис Нуралиев – основатель бренда.
  • Слово «бухгалтер» появилось в России при Петре I. До него применялось название «счётчик». При взятии Выборга в плен к русским войскам попал шведский представитель этой профессии. Это событие и стало началом введения в оборот нового наименования.
  • Изобретателем двойной записи многие считают итальянского учёного Луку Пачоли. Однако это не верно. Ещё в XIII веке такой способ фиксации имущества и обязательств практиковался в Венеции. Пачоли лишь изложил его в учёном трактате.

Источник: https://promdevelop.ru/avtomatizatsiya-buhgalterskogo-uchyota/

Разумный подход к автоматизации управленческого учета

Ольга Феклисова Руководитель консалтинговой группы УЧЁТ ЧЁТКО

О том, что бизнесу нужен управленческий учет рано или поздно задумывается любой предприниматель.

О том, что бизнесу нужна автоматизация управленческого учета рано или поздно задумывается тот предприниматель, в компании которого процедуры ведения управленческого учета в том или ином виде уже разработаны.

Говоря о том, что вашей компании необходима автоматизация управленческого учета, для начала нужно определиться: что именно вы под автоматизацией подразумеваете?

Зачастую, собственники или топ-менеджеры не разграничивают для себя два понятия: комплексную автоматизацию бизнеса и автоматизацию именно управленческого учета.

Отсутствие такого четкого разграничения не позволяет им правильно сформулировать свои ожидания от автоматизации.

В нашем понимании, комплексная автоматизация бизнеса – это автоматизация всех ключевых бизнес-процессов, включая ведение управленческого учета, на базе одного программного продукта.

Комплексная автоматизация бизнеса проводится на базе ERP-систем. Самые известные ERP-системы зарубежных разработчиков — это SAP, SUN, ORACLE, продукты компании Microsoft: MS Dynamics Axapta, Navision. Или отечественные решения, в частности, 1С «Управление производственным предприятием».

Независимо от производителя, любая ERP-система – это дорогостоящий продукт, внедрение которого занимает длительное время. К такому внедрению нужно подходить подготовленным. Это значит, что любую автоматизацию надо начинать тогда и только тогда, когда есть, что автоматизировать.

Комплексную автоматизацию имеет смысл начинать тогда, когда в компании отработаны все ключевые бизнес-процессы, включая ведение управленческого учета.

О комплексной автоматизации думать рано, если:

  • в компании под управленческим учетом понимается составление отчетов в Excel без соблюдения основных принципов (для бюджета движения денежных средств – по оплате, для бюджета доходов и расходов – по начислению),
  • управленческий учет НЕ ведется в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса,
  • управленческий учет ведется в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса, но при этом структура центров ответственности четко НЕ закреплена в регламенте или регламент не поддерживается в актуальном состоянии,
  • в компании нет регламентов и инструкций, в которых закреплены основные бизнес-процессы, в первую очередь, связанные с управлением финансами,
  • в компании регламенты и инструкции есть, но они не работают,
  • в компании отсутствует система планирования и имеющиеся отчеты составляются только по факту.

Даже если все вышеперечисленное реализовано, но реализовано так, что у собственника бизнеса нет уверенности в достоверности получаемой информации — это означает одно: управленческий учет в вашей компании до конца еще не выстроен, значит, об автоматизации управленческого учета говорить можно, но вот о комплексной автоматизации пока нет.

До комплексной автоматизации ключевые бизнес-процесссы, включая управленческий учет, могут быть отработаны в разрозненных программах. Это не очень удобно, но в ряде случаев, особенно для молодого бизнеса, эффективно с точки зрения экономии финансов.

В практике многих российских компаний до сих пор распространен вариант так называемой «лоскутной» автоматизации, когда разные бизнес-процессы автоматизированы в нескольких, зачастую, несвязанных между собой программных продуктах.

Например, для учета закупок, отражения прихода товара на склад и его реализации используется 1С «Торговля и склад», для учета производства — 1С «Управление производственным предприятием», для учета полученной выручки розничных точек — программа R-Keeper, управленческий учет ведется вообще в обособленном программном продукте — и все это в рамках одного Холдинга.

Хотя недостатки «лоскутной» автоматизации очевидны, через нее проходит практически каждый бизнес. Более того, при всем своем желании и финансовых возможностях замахнуться сразу на ERP-систему, вы не всегда оправдаете такой вариант. Я даже не знаю примеров, когда приобретение ERP-системы без отработанных на более простых программных продуктах бизнес-процессов, было бы оправдано.

В «лоскутной» автоматизации нет ничего страшного, но и приятного тоже мало. Одним из недостатков является то, что управленческую отчетность для собственника приходится вручную сводить в Excel, беря данные из разных учетных программ. На это требуется много времени и все равно достоверность данных вызывает сомнения.

Почти весь бизнес подходит к комплексной автоматизации через «лоскутную», а к «лоскутной» — через Excel. Вообще, нужно понимать, что бизнес автоматизироваться будет постоянно. По мере развития бизнеса и усложнения ваших бизнес-процессов вы будет вынуждены переходить с одной программы на другую.

На начальном этапе развития любого бизнеса — это практически всегда Excel, затем — специализированная программа или программы, которые позволяют автоматизировать один или несколько бизнес-процессов («лоскутная» автоматизация), затем комплексная автоматизация. Многие компании до комплексной автоматизации вообще не доходят, годами работая в нескольких программах.

Схема. Эволюция бизнеса и автоматизация

Отличительные признаки:

Excel «Лоскутная» автоматизация Комплексная автоматизация

Временное решение для небольшой компании с простыми и понятными бизнес-процессами и с очень небольшим объемом операций по небольшому количеству юридических лиц и касс.

На очень короткое время, пока бизнес не наберет силу.

Это, как правило, происходит быстрее, чем представляется.

  • Разрозненные программные продукты для автоматизации отдельно взятых бизнес-процессов
  • Не все ключевые бизнес-процессы компании отработаны и автоматизированы
  • Относительно быстрое внедрение
  • Невысокая стоимость решения

Главные недостатки:

  • Разрозненность информации
  • «Двойной» ввод
  • Потеря данных в учете
  • Низкая достоверность данных
  • Подготовка отчетности вручную
  • ERP-система
  • Отработанные бизнес-процессы
  • Существенно больше времени на внедрение
  • Высокая стоимость внедрения и последующего сопровождения

Говоря о том, что вашей компании необходима автоматизация управленческого учета, для начала нужно честно ответить себе на вопрос: каково текущее состояние управленческого учета в моей компании? Есть что автоматизировать?

Автоматизацию управленческого учета надо начинать тогда, когда в компании разработаны процедуры ведения управленческого учета или вы «с нуля» можете написать четкое ТЗ (техническое задание) программистам под выбранный вами программный продукт.

Автоматизацию управленческого учета можно проводить поэтапно.

Самое простое — начать с автоматизации учета движения денежных средств. Составление бюджета движения денежных средств в детализации по центрам ответственности и статьями поступлений и расходов – самый понимаемый и контролируемый процесс в управленческом учете.

Именно такой подход: от простого к сложному — мы рекомендуем нашим клиентам, у которых управленческого учета либо нет вообще, либо он есть в зачаточном состоянии и его надо развить.

Однако чтобы грамотно выстроить управленческий учет движения денежных средств вам потребуется, как минимум, сделать следующее:

  • разработать структуру центров ответственности,
  • разработать формат бюджета движения денежных средств, а для этого – грамотно выделить статьи этого бюджета (о том, как это делать, см. статью «Разработка справочника статей движения денежных средств»),
  • внедрить заявку на платеж.

Это довольно значимая и существенная работа.

Для автоматизации управленческого учета не обязательно нужна дорогостоящая ERP-система. На рынке программных продуктов существует множество решений, учитывающих отраслевые особенности бизнеса. Эти решения позволяют прекрасно автоматизировать отдельно взятые бизнес-процессы, в том числе управленческий учет.

Если в вашей компании для ведения управленческого учета не приобретена 1С, для начального этапа автоматизации управленческого учета мы рекомендуем взять программный продукт, который позволит недорого, а, главное, очень быстро, автоматизировать тот блок, который будет понятен всем ключевым сотрудникам компании, а именно: учет движения денежных средств.

Да, есть программы, которые могут сразу покрыть больше вопросов, чем просто управленческий учет движения денежных средств.

Но, прежде чем делать выбор в пользу недешевого программного продукта, здесь вот что надо учитывать:

  1. чем шире будет функционал программы, тем дороже она будет стоить. А вы уверены, что вам понадобится весь функционал?
  2. Чем больше бизнес-процессов надо автоматизировать, тем больше времени потребуется на настройку программы под вас. Если управленческий учет в зачаточном состоянии, то вы вряд ли сможете написать четкое ТЗ консультантам.
  3. Стандартные решения, которые будут предлагать консультанты, возможно, не подойдут под ваши бизнес-процессы. И тогда у вас есть 2 варианта: либо ломать свои бизнес-процессы под логику программы, а это не всегда возможно и нужно делать, либо перенастраивать логику под вас. Не во всех программах это можно сделать в принципе. А если и можно, то это снова деньги. И время.

Хочу предостеречь еще от одного очень распространенного заблуждения. Некоторые компании считают, что если они найдут поставщика программного продукта с большим опытом реализованных проектов, зарекомендовавшего себя на рынке, с хорошими отзывами клиентов, что само по себе неплохо, и выделят большой бюджет на проект автоматизации, то в совокупности эти два фактора: хороший поставщик + деньги — сами по себе гарантируют им успешную автоматизацию управленческого учета.

Это не так. Почему?

Потому что в любом случае вам потребуется составлять ТЗ для специалистов компании-поставщика. Специалисты поставщика, даже если и возьмутся за написание ТЗ под ваши бизнес-процессы, вряд ли смогут учесть всю специфику, поэтому ваши специалисты должны будут вычитать ТЗ и согласовать. И сделать это с понимаем. Как выдумаете, сколько на это уйдет времени?

Если в вашей компании нет отработанных процедур и бизнес-процессов, в том числе по управленческому учету, то для написания, либо согласования, ТЗ вам потребуется прорабатывать все вопросы буквально на ходу. С нуля. При таком подходе не исключено, что вы не только будете пробуксовывать буквально на каждом шаге, но и многое упустите. Это, как минимум, серьезные затраты времени. И если вы выбираете такой вариант, вы должны отдавать себе отчет, что время консультантов – это ваши деньги.

При таком подходе главное – не ошибиться с выбором внедренца.

Если вы выбираете этот вариант, вам нужно изучить вашего поставщика вдоль и поперек, составить абсолютно понятный и прозрачный договор, получить письменные гарантии под обозначенные сроки и стоимость.

Не исключено, что при проработке договора, вы сами увидите, что поставщик «плавает» по многим вопросам, что уже на данном этапе не вселяет в вас уверенность, что вы получите тот результат, который еще недавно казался вам таким достижимым.

В своей практике я встречала компании, которые, невзирая на все предостережения, пошли по такому пути. Будьте готовы, что еще одним побочным эффектом такого подхода будут переработки ваших сотрудников, которые вынуждены будут выполнять свои прямые обязанности после окончания рабочего дня, потому что большую его часть они будут отвлечены на рабочие сессии с поставщиком.

Как я уже говорила, мы рекомендуем начинать любую автоматизацию только тогда, когда в компании отработаны все основные бизнес-процессы.

Это означает, что в компании есть инструкции и регламенты, которые работают, есть форматы отчетов, которое понятны всем пользователям, все в компании понимают, что автоматизация необходима, поскольку позволит сократить затраты ручного труда на получение отчетов и повысит их достоверность. Если вы замахнулись на автоматизацию без всего этого, будьте готовы к тому, что времени ваша автоматизация займет больше, чем вы рассчитывали, и вы потратите точно больше той суммы, которая первоначально обозначена в договоре.

Разумный подход к автоматизации заключается в постепенной отработке всех ключевых бизнес-процессов, в постепенном выстраивании системы управленческого учета и в осознанном переходе от «лоскутной» автоматизации к комплексной.

При этом варианте вашими основными затратами будет время, которое потребуется на отработку ключевых бизнес-процессов, в частности, процедур управленческого учета, их внедрение и адаптацию. Стоимостная оценка затрат будет равна зарплате ваших специалистов, которые будут выстраивать бизнес-процессы и систему управленческого учета.

Вы должны понимать, что внедряя управленческий учет, вы будете вводить в компании принципиально новые принципы работы для всех. В этой работе будут задействованы не только сотрудники финансовой службы, но и сотрудники других подразделений компании, каждый из которых должен будет освоить принципиально новый для него функционал. Потребуется проводить разъяснительную работу, возможно, преодолевать сопротивление, отрабатывать новые процедуры, корректировать, развивать и дополнять их.

В общем, должно пройти время, прежде чем все начнет работать так, как надо. И вы обязательно должны это учитывать. И это касается всех бизнес-процессов.

Наш совет:

внедряйте управленческий учет и отрабатывайте ключевые бизнес-процессы постепенно. Дайте себе время на то, чтобы новые процедуры прижились в компании. Разъясните сотрудникам, какие преимущества получит компания от нововведений. Заручитесь если не абсолютной поддержкой ключевых топ-менеджеров, то хотя бы пониманием с их стороны, что это необходимо владельцу бизнеса для повышения управляемости деньгами, для контроля над затратами, для понимания итогового финансового результата.

Тем самым вы заложите фундамент для успешной адаптации не только первых шагов по постановке управленческого учета, но и других бизнес-процессов и всех последующих новшеств, которых, по мере развития бизнеса, будет немало.

Какой бы подход к автоматизации вы не выбрали, мы желаем вам удачи!

Версия для печати

Источник: https://www.cfin.ru/itm/kis/choose/management_accounting.shtml

Способы автоматизации управленческого учета

Единая учетная система

Построение учетно-аналитической системы на основе «тяжелой» ERP-системы типа SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении, помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета), ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной — объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы.

Аналитическая система

Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP — особая компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах). В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы. В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться, как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, «Инталев», «Контур Корпорация. Бюджет»), так и системы, разработанные для конкретной компании.

Преимущества. При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно — следует только навести в них порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, что способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

Внедрение таких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методики внедрения опробованы многими консультантами и практически не дают сбоев.

Недостатки. При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

Вывод. Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях и холдингах, где количество первичных данных сравнительно невелико.

Корпоративное хранилище данных и аналитическая система

Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено — корпоративное хранилище данных (далее — КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда — в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

Преимущества. При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Недостатки. Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки. Кроме того, создание хранилища вместе с покупкой аналитической системы обойдется примерно вдвое дороже, чем просто покупка и внедрение аналитической системы.

Вывод. Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку, с одной стороны, это позволяет избежать искажений данных, а с другой — обойдется дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Пример. Для многих компаний отчетность в режиме реального времени не дает достоверной картины. Автор убедился в этом, когда проанализировал число проводок за сутки на одном крупном предприятии. Выяснилось, что наибольшее количество введенных проводок приходилось на 10-е число и на конец месяца. Именно в эти дни вводились все исходные данные — так был устроен документооборот. Понятно, что в эти периоды суточная отчетность показала бы сильные колебания всех показателей, не имеющие никакого экономического смысла. Поэтому управленческую отчетность стоит создавать только по закрываемым периодам. В банках это сутки, в промышленных компаниях — месяц. А запаздывание системы на срок, гораздо меньший, чем продолжительность такого периода (например, сутки для промышленной компании), никакого значения не имеет.

Автоматизация системы управленческого учета на базе КХД

Процесс внедрения ERP-систем, как и аналитических систем, описан во многих изданиях, поэтому в данной статье основные принципы построения автоматизированной системы управленческого учета автор рассматривает на базе корпоративного хранилища данных.

Система сбора и обработки информации с помощью КХД состоит из четырех основных частей: объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы ввода первичных документов (СВПД), непосредственно корпоративного хранилища данных и аналитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

Система НСИ

Объединенная система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные подсистемы при этом должны быть совместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически должны изменяться соответствующие справочники других систем.

Любые изменения в ОС НСИ могут вноситься только согласно регламенту, который должен быть тщательно разработан. Например, в одном из холдингов, с которым автору приходилось работать, для внесения изменений сотруднику подразделения нужно было подать заявку установленной формы. Руководство подразделения рассматривало эту заявку, визировало и направляло ее на утверждение в финансовый департамент головного офиса. После утверждения изменения вносились в систему. Таким образом, рабочая версия НСИ обновлялась раз в месяц и сотрудникам становились доступны уже скорректированные методики, справочники и другие документы.

Система ввода первичных документов

Практика показала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно их классифицируют. Поэтому ввод таких документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Он осуществляется с помощью существующих учетных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

В производственных компаниях практически не бывает случаев, когда нужно вводить данные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однако при необходимости такую функцию можно добавить, например, введя дополнительный аналитический признак «Неподтвержденные документы» и обеспечив возможность экспорта таких документов в КХД без проверки в бухгалтерии.

Корпоративное хранилище

После того как первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор, когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХД автоматически проверяет правильность вводимой информации, устраняет лишние проводки и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым в компании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкам одного типа объединяет в одну статью).

Чтобы не останавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходить ночью. Стоит отметить, что наряду с учетными данными и карточками учета основных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическая система

Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Требования к учетным системам

Для эффективной работы описанной системы бухгалтерские и иные учетные программы должны удовлетворять определенным требованиям.

Наличие уникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских системах каждой проводке присваивается уникальный номер. Если это условие не соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетной системы.

КХД должно отличать отредактированную проводку от вновь введенной, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если у человека есть возможность сделать что-либо противоправное, то рано или поздно он это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать сама учетная система (например, на ручную правку сальдо). Исправления же в закрытых периодах делаются только при помощи сторнирующих проводок.

Возможность воспринимать новые версии нормативно-справочной информации. Система должна автоматически или под управлением администратора воспринимать новые версии справочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.

Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративного хранилища данных в соответствии с установленным регламентом.

Как выбрать нужное программное обеспечение?

Разумно предположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии программного обеспечения (далее ПО), имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать «upgrade».

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедрена. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство — это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.

Источник: https://vuzlit.ru/672125/sposoby_avtomatizatsii_upravlencheskogo_ucheta

>
Автоматизация финансовой отчетности

Тот, кто несет фонарь, спотыкается чаще,
чем тот, кто идет следом
Жан Поль

Начало

— Мы тебя берем -, сказал мой будущий руководитель, — но надо посетить ещё один кабинет.
Я стоял в душном коридоре, рядом шуршал принтер, а передо мной была закрытая дверь. За дверью кто-то громко говорил по телефону. Вот голос умолк, мы постучались. За дверью в кресле сидел мужчина, он посмотрел на меня, потом на руководителя и спросил:
— Подходит?
— Да, вполне. – Ответил мой будущий босс.
— Ок, берём.
Так незамысловато начался мой трудовой путь в Банке.
Первая, озвученная мне задача — Автоматизация сбора данных и предоставление, на их основе, управленческой отчетности. Я начал работу с Microsoft SharePoint 2010. Версия 2007 уже была развернута до меня. И первым моим подвигом была попытка перенести пользователей со старой версии SharePoint на новую, в ходе которой, я случайно всех этих пользователей удалил. В связи с этим, знакомство с администратором сервера для портала с отчетами проходило в процессе восстановления данных: нервно, печально, тихо. Я дрожащими руками и мокрым лбом, восстанавливал удаленных, а он смотрел, чтобы я ещё что-нибудь не выкинул.

Первая ласточка

Спустя какое-то время Microsoft SharePoint вместе со встроенным Microsoft Reporting Services был развернут. После XSLT преобразований и css вёрстки портал приобрел корпоративный вид. И начался процесс создания “Хранилища”.
“Хранилищем” называли Базу Данных на Oracle, в которой предполагалось строить “витрины”. А под “витринами” понимались данные для аналитики. Первый отчет я создавал в одиночку, так как штат расширялся медленно, а сделать надо было как обычно — “вчера”. На первых порах не было даже серверов под базу данных и под портал SharePoint. Использовали стандартный пользовательский компьютер, раздобыв к нему пароль администратора. Эксплуатация этого самого пароля администратора являлся строгим нарушением дисциплины. Так что с первых дней работы в Банке мне пришлось смириться с мыслью о том, что успеха тут можно достичь, только нарушая правила. Вторым нарушением был списанный компьютер, который почему-то забыли у нас забрать. Так как он не был настроен под использование в корпоративной сети банка, я воткнул в него Yota и пользовался им как точкой доступа в интернет. В общем, из подручных средств удалось построить рабочее место программиста.
Стоит отметить, что департамент, в который меня взяли на работу, не был связан с программированием и занимался исключительно экономическими задачами. А меня и моих коллег брали как-бы нелегально. В Банке не принято интересоваться, как человек будет решать задачу, она просто спускается сверху и если ты её решил, то молодец, если нет, то будут неприятности (как с реальными нелегалами). Отсюда моё непосредственное руководство, понимая, что автоматизировать управленческую отчетность могут только программисты, пошло на риск и под видом экономистов стало набирать нас.
Так как ресурсов изначально не было, то первой базой данных был Microsoft SQL Server, который использовался так же порталом SharePoint и Reporting Services. Данные я строил по схеме “Звезда”, в отчетах широко использовал контрол – Matrix, с его помощью группировал по строкам, и столбцам. Публике понравились мои отчеты и через пару дней нас: меня, администратора, двух начальников и двух аналитиков, пригласили в самую главную комнату Банка. Комната была обставлена старинной мебелью, за столом сидел Большой человек. В торжественной обстановке он рассказал нам про важность нашей работы и вдохновил на дальнейшие подвиги.

Что не устраивает в Microsoft Reporting Services.

Но то, что нравилось руководству не совсем удовлетворяло сотрудников Банка, которые должны были ежедневно работать с нашими отчетами. Работая с Microsoft Reporting Services, пользователи отмечали следующие неудобства:

  1. Отчеты типа Matrix выглядят как сводные таблицы, с группировками. Группировки могут разворачиваться, посредством нажатия на + у каждого члена группы. На Web-форме, это нормально работает, но при выгрузке в Microsoft Excel, при большом объеме данных всё очень сильно тормозит.
  2. В некоторых отчетах, при определенном наборе значений, запрос, получающий данные из Базы Данных в Reporting выполнялся очень долго, и в итоге выскакивала ошибка превышения интервала ожидания. Попытки увеличения интервала не решили проблему, т.к. существует ограничение на время возврата данных от сервера. В случае с Internet Explorer это ReceiveTimeout. Его можно изменить, но только на машине клиента, а такой возможности у нас не было.
  3. Объемы данных в отчете для клиента могли превысить все мыслимые значения. В первую же неделю работы я с этим столкнулся. Пользователь хотел выгрузить 1 миллион строк из базы, чтобы, как он выразился: “Просто сверить их хочу, вдруг, где ошибка!”. Выгружая такое количество информации в Excel, Reporting не мог завершить выгрузку, т.к. у него заканчивалась память на сервере. Сервера, первое время, были довольно слабые и такие ошибки заводили ситуацию в тупик.
  4. Запросы, используемые в отчетах, MS Reporting сохраняет у себя на сервере. Но хотелось, чтобы они хранились в БД Oracle, в которой располагалось Хранилище. Та же проблема были и с проверкой доступа к отчетам, который хранится в Microsoft SharePoint. Пришлось писать утилиты, которые, ежедневно, копировали эти данные с исходных систем в хранилище БД Oracle.

Так же следует отметить, что в Банке пользователи работают с данными чаще всего в Microsoft Excel. Большинству из них отчеты на Web-форме не нужны. Делая какой-нибудь доклад, или презентацию, пользователь хочет как-то “поиграть” с цифрами. Добавить что-то своё, провести какую-то аналитику или сравнить с предыдущими отчетами. Только бухгалтерские и статистические данные формировались в стандартных формах. Но таких отчетов было меньшинство, большинство же предоставляло данные пользователю, в целях дальнейшей работы с ними.

Microsoft Reporting Services не может, Analysis Services поможет

Если гора не идет к Магомету,
Магомет идет к горе
рассказ о Ходже Насреддине
Перечисленные выше проблемы доставили немало хлопот. Пока я искал их решение, к нам пришли ребята из QlikView и стали предлагать свой продукт. Народ был колоритный, кто берцы с костюмом одел, кто пиджак поверх футболки. В общем, экономили они на продажниках, хотели своими силами всё сделать. Но сам продукт произвел впечатление и заставил задуматься над тем, как улучшить то, что делаем мы. Минусом этого продукта, в случае нашего хранилища было то, что он использовал память для построения своих отчетов. А в нашем случае предполагались огромные объёмы данных, и ограниченность памяти потенциально могла быть серьёзной проблемой. Вторым моментом было то, что непосредственное руководство хотело у себя иметь команду собственных персональных разработчиков, а не людей со стороны. В общем, несмотря на их шикарные презентации, им отказали. Но QlikView был похож на OLAP, а я в своё время был на курсах Microsoft Analysis Services. Это послужило толчком к тому, что я стал строить кубы поверх нашего хранилища. А с помощью ASPxPivotGrid от компании DexExpress я показывал их на Web-форме. Так же выяснилось, что Microsoft Excel может выступать клиентом Analysis Services, что оказалось очень удобно. Т.к. пользователь мог сам построить и проанализировать то, что ему нужно.

Трудности с Microsoft Analysis Services

Но не обошлось без ложки дёгтя. Microsoft Analysis Services не очень удобен для администрирования и у него есть ряд проблем:

  1. Массовая раздача доступа — например, пользователям нужно дать доступ к 30-ти различным кубам. При решении этой задачи стандартными средствами надо давать в каждом кубе доступ по отдельности.
  2. Автопартиционирование — нет штатного способа сделать так, чтобы новые партиции добавлялись автоматически.
  3. Обновление кубов — когда кубов очень много, с множеством партиций в каждом, сложность администрирования многократно возрастает. Microsoft Integration Services удобен в случае одного куба, но при росте числа кубов удобство теряется.
  4. При удалении пользователя из Active Directory, развернуть проект куба на сервер становится невозможно, если удаленный пользователь имел доступ к этому кубу. Приходится выяснять, какая учетная запись была удалена и так же удалять её из куба.
  5. Сложность с разворачиванием измененного проекта.
    Для решения этих проблем, Microsoft предоставил API, c помощью которого можно разработать утилиты, облегчающие работу. Так же проекты, в которых описывается создаваемый куб, хранят всю информацию в xml файлах. Это существенно облегчает разработку ПО, для удобного администрирования MS Analysis Services.

В общем, в своём стиле, дядя Билл, вместо того чтобы дать готовый дом вручил молоток доски и гвозди.

Укрощение Microsoft Analysis Services

Опытность — это школа, в которой уроки стоят дорого,
но это — единственная школа, в которой можно научиться.
Франклин Б.
С помощью инструментария от Microsoft, я разработал и активно использую следующие утилиты:

  1. Утилита массовой раздачи доступа, которая позволяет раздавать доступ одновременно во множество кубов, в определенные роли в каждом. Так же она автоматически удаляет пользователей, которых больше нет в Active Directory.
  2. Утилита автообновления, которая определяет когда и какой куб надо обновить, и что необходимо в нем обновить (какую партицию и т.п.) и запускает обновление. У неё есть возможность сохранять ошибки, возникшие в процессе обновления, и так же, есть возможность добавления новых кубов, их администрирование, приостановка обновлений.

К сожалению, текущая рабочая нагрузка не позволяет заняться разработкой утилит, способных существенно облегчить работу с MS Analysis Services. Хотя мыслей и идей на этот счёт множество.
Стоит так же отметить ошибку, которую я сделал, когда только начал их строить. Она заключалась в том, что факты и измерения я строил с помощью сложных селектов. Когда настала пора резать куб на партиции, они перекочевали в каждую партицию. Что привело к их многократному дублированию, что есть очень плохо. С другой стороны, некоторые селекты выполнялись довольно долго и в случае, когда требовалось пересобрать весь куб заново, время его перестроения сильно возрастало. Спустя какое-то время, пришло понимание того, что прежде чем создать куб необходимо создать таблицы в базе, которые будут содержать все данные для него. А новые данные доливать в них, ежедневно, с помощью Job’ов. На основе этих таблиц, в итоге, строить куб. Так же стоит выработать правила наименования сущностей и решить в каких случаях необходимо создавать отдельные схемы в Базе Данных.

Всегда хочется большего.

OLAP кубы существенно облегчили работу пользователей, но не решили всех проблем. По-прежнему оставались отчеты, которые по различным причинам не могли быть загружены в Analysis Services. Определенные трудности были связанны с тем, что время обновления куба или его партиции может составлять от нескольких минут до нескольких часов. Когда это время есть в наличии, проблем нет, но бывают ситуации, когда данные надо предоставить ”чем раньше, тем лучше” и тут кубы не помощник. Решение было найдено в процессе работы с пользователями. В смежном со мной подразделении работала одна очень толковая сотрудница. Видя её высокий профессиональный уровень, было решено, предоставить ей доступ к базе через Web-форму. Задача не казалась мне слишком сложной, и я написал приложение, которое позволяло писать запросы к базе и возвращать результат в виде файла в формате csv. Это была Web-форма с полем для ввода текста и кнопкой, по нажатию на которую выполнялся запрос и возвращались данные.
Благодаря этому сотрудница написала множество шаблонов на MS Excel, использующих OLAP кубы и выгрузки. Последние она анализировала как с помощью формул, так и с помощью Power Pivot. Как результат, она стала делать хорошо и слишком много и… уволилась. Чуть позже таким же образом уволилась ещё одна сотрудница. Мыслями об этом я поделился с бывалым коллегой, пенсионного возраста, на что получил замысловатый ответ:
— Паровозик из Ромашково должен соответствовать Ромашкову, иначе рельсы не выдержат. (ну, что – то вроде, сотрудницы профессионально переросли свой отдел)
В итоге, я переработал программу, которая выгружала данные из базы. Теперь она может выгружать в файл формата Microsoft Excel. При её создании я использовал OpenXML SDK. Система состояла из трех Web-форм. Одна для удобного администрирования, вторая для того, чтобы пользователь мог видеть список существующих отчетов и третья для формирования отчета. По сравнению с Microsof Reporting Sevices, данная система требовала минимум оперативной памяти при своей работе, т.к. она использовала модель SAX для формирования Excel файла. Также она могла ждать выполнение запроса сколь угодно долго. Сделал я это с помощью отсылки проверочных запросов от клиента серверу. Другим преимуществом был существенно больший объём информации, который она могла выгрузить. Это я сделал, формируя определенное количество строк на одну закладку(Sheet) в файле Excel. Как только это количество достигалось, создавалась следующая закладка. Данное приложение, вначале, было спрятано за 7-мью замками, а доступ давался только особо попросившим. Но, постепенно, оно набрало популярность, и его вывели из тени.

Задач много, людей мало

Команда разработчиков потихоньку расширялась. Взяли ещё одного, мне в помощь и человек 5 программистов БД Oracle. Моего помощника тут же нагрузили дизайном SharePoint и системой премирования, так что помощь была лишь в том, что c этого момента его делал не я.
Задачей программистов, работающих с базой, было наполнение её данными. Отчеты же строил я, в одиночку. Параллельно, я администрировал OLAP Кубы и все программы, которые написал. Тестированием всего этого тоже занимался я. Так же мне надо было, постоянно, всем желающим, по заявкам, раздавать доступ ко всем нашим ресурсам. Ещё необходимо было поддерживать ряд отчетов, которые отправлялись в центр. В отделе работал принцип – тот, кто делает, на том и едут. Попытки передать часть своего функционала кому-нибудь ещё встречали непонимание со стороны руководства. Чтобы скинуть с себя хотя бы отчеты пришлось уйти в отпуск на месяц. Мне повезло, так как после этого случая, на такой срок в отпуск уходил только руководитель. Пока я отдыхал, руководство было вне себя от гнева, так как некому было делать отчеты. В итоге, программисты БД разобрались с Microsoft Reporting Services и научились с ним работать. Вернувшись из отпуска, я почувствовал некоторое облегчение. Теперь можно было уходить домой не в 8 вечера, а немного пораньше.

Ох уж эти файлы!

Для передачи информации между системами в Банке широко используются файлы. Причём чаще всего это файлы формата Excel. Откуда идёт эта традиция мне не известно, но грузить их необходимо, и файлов очень много. Загрузку делали, кто как мог. Кто-то использовал средства Oracle, я писал утилитки на C#, один из коллег использовал Microsoft Integration Service, другой Informatica.
И вот, как то, придя из отпуска, я увидел длинный список требований-пожеланий, которые написали коллеги в моё отсутствие. Это был универсальный загрузчик из файлов в базу. Договорились, что разбирать он будет Excel файлы старого и нового форматов, а так же любые текстовые файлы. Для Excel он будет конвертировать всё в string и писать колонку за колонкой в staging таблицу, для обычных же текстовых файлов, всё писать в другую таблицу, по принципу – одна строчка — одна запись в колонке. Интерфейсом ввода должна стать Web-форма. А само приложение должно быть единым и работать на Web-сервере. Что осложняло его разработку, так как у пользователей, с одной стороны, должна быть возможность загрузить данные в реальном времени через браузер, с другой – загрузка должна запускаться в автономном режиме, по расписанию.
Как-то утром зовёт меня к себе босс и ставит перед фактом: “Сделать надо за неделю, не прекращая администрировать всё то, что ты написал раньше.” В попытках увеличить сроки выполнения задачи, руководитель, с видом профессионала, по пунктам перечислил, что я должен делать и сколько на это тратить времени. В общем, удалось договориться на 3 недели. Но реально работа была закончена через 3 месяца. Это, наверное, менеджерская традиция — ставить короткие сроки.
Чтобы не разгневать руководство, сотрудники, в течение отведенного на разработку времени, спешно делают прототип, который как-то работает. Демонстрируют его начальству, оно ставит галочку – “сделано” и бежит всем показывать и рассказывать, что за чудо штуку написали их подчинённые и как это всё работает. Причём, вскользь упоминается, о том, что проект находится на стадии тестирования и в нём есть ошибки. После того как руководство обо всем отчиталось, все забывают о проекте и ты, не спеша, можешь его доделать. Были случаи, когда к моменту реальной готовности приложения, оно было уже никому не нужно.
Спустя три месяца загрузчик был готов. При его разработке использовались контролы jQWidgets. Приложение оказалось очень полезным, т.к. пользователи видели все загрузки в одном месте и могли легко и удобно управлять загрузками из Web браузера. Исчезла проблема – “Что и откуда мы грузим, почему оно не загружается и как с этим разобраться”.

В поисках волшебной кнопки

Нет мастерства без волшебства.
Валентин Борисов
Если обычных сотрудников Банка мы как-то смогли удовлетворить, то руководство хотело от нас нечто большего. Им виделась Web-форма с большим светофором и кнопкой с надписью “Нажми меня и всё станет лучше”. Этот светофор пытались сделать с момента старта проекта. Но серьёзная работа началась только спустя 3 года.
Были взяты все плановые показатели и сопоставлены с фактами. Из этого всего сделали дерево, обходя которое открывались графики с табличками по каждому показателю. В проекте предусмотрели возможность загружать и отражать действия по улучшению ситуации с выполнением плана. Решение оказалось очень интересным и полезным, но оно требовало очень много человеческих ресурсов, т.к. по каждому показателю надо было подгружать прогнозы на то, как будет он выполняться и в случае невыполнения, подгружать объяснения и изменения, для улучшения ситуации. В этом был и свой большой плюс. С этим приложением позиции нашего отдела в Банке очень сильно укрепились. Руководство обязало работать с данной программой сотрудников различных подразделений.
Параллельно с ней, я, по своей инициативе, разработал программу, которая объединила все аналитические кубы. Помимо сводных таблиц она, так же, отображала информацию в графическом виде. Результат этой работы оказался косвенно полезен. Приложением пользовались больше в ознакомительных целях, т. к. оно наглядно показывало удобство работы с кубами. В итоге, возросло число сотрудников активно работающих с ними. Другим плюсом этого решения оказалась возможность быстро обнаружить ошибки в системе, т.к. на графиках, построенных с помощью аналитических кубов, видны аномальные всплески, либо провалы в те дни, которые содержат ошибочные данные. А поиск и исправление ошибок было второй частью работы.

Автоматизация учета на предприятии Текст научной статьи по специальности «Автоматика. Вычислительная техника»

Последнее время по нашей стране прошел бум, связанный с автоматизацией учета на предприятиях. Где-то это была автоматизация бухгалтерии, где-то были внедрены даже крупные всеохватывающие корпоративные системы, такие как ЯЗ. Как правило, крупные системы стоят дорого, да и далеко не каждая фирма может сразу переучить весь свой персонал. Обычно предприятия ограничиваются автоматизацией отдельных блоков учета за сравнительно недорогую цену. Именно о такой автоматизации пойдет здесь речь.

Для того чтобы определить, как и что нужно автоматизировать необходимо, определить цель. Для чего? Перед директором стоит три задачи:

— получение внешней отчетности, (оперативное получение, минимальные затраты усилий)

— получение внутренней отчетности (на основании данной отчетности принимаются решения по предприятию)

— помощь в принятии решений на основании второго пункта данного абзаца.

Задачи автоматизации должны рассматриваться предприятием как инвестиция средств, которые должны принести отдачу через улучшение управляемости, повышение эффективности производства, сокращение издержек и периода оборачиваемости денежных средств. Значение автоматизации сравнимо с увеличением мощностей предприятия. Наше внимание будут занимать первые два пункта.

1. Цель автоматизации

Автоматизация есть создание базы данных предприятия с множеством таблиц и даже массивов. Из построенной таким образом БД можно получить отчеты. Анализируя эти отчеты, уже можно принимать решения финансового и управленческого плана. Существуют стандартные приемы по выборке информации из базы данных предприятия и примеры алгоритмов, позволяющих выбрать направление движения из множества предложенных. В частности:

— ассортиментная политика,

— система заказов,

— автоматизация учета займов.

Сталкиваться именно с такого рода алгоритмами на предприятиях приходится довольно часто. Где-то они автоматизированы, где-то пока все еще делают на бумаге. Самое главное, что практически любое предприятие, дорастающее до определенного уровня ( в смысле сложности взаимоотношений между отделами внутри предприятия, и сложности во взаимоотношениях с контрагентами), в принципе, не может наладить без автоматизации не только правильную, отвечающую исходным данным отчетность, но и тем более систему, позволяющую оперативно получать данные для анализа и принятия решения.

2. Объект автоматизации.

На предприятии управляющий имеет дело с различными видами потоков информации, которые нам удобно разделить на следующие виды:

— денежные потоки (расходный и приходный ордера, платежное поручение),

— товары, материалы, НМА, ОС (расходная и приходная накладная),

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— потоки документов, регистрирующих движение двух предыдущих активов.

Возможно, автоматизация именно этих потоков позволит управляющему получать оперативные данные и принимать решения.

Бухгалтерия предприятия является блочной системой. На основании этого можно предположить, что автоматизация блоков этой системы поможет управляющему решить поставленные задачи.

— расчет зарплаты (начисление, выплата),

— оперативный учет движения товаров, складской учет, логистика (в первую очередь для торговли),

— учет ОС, НМА, материалов, МБП,

— вычисление себестоимости (в первую очередь для производства). Возможно, необходимо автоматизировать сегменты управления:

— управление финансами

— средствами производства

— материальными потоками

— персоналом и т.д.

Информация, которую мы получаем каждый день, велика по объему и зачастую совсем не важна для нас. Возникает вопрос, какую информацию нам брать, а какую отсеивать за бесполезностью в анализе состояния предприятия? Если подходить с точки зрения бухгалтерского анализа (отчетности) мы должны регистрировать любое изменение, связанное с сальдовыми остатками. Кроме того, для управляющего важно знать зависимое от времени значение этих остатков. Более того, необходимо знать и регистрировать информацию о будущих изменениях финансового состояния нашего предприятия и т.д. Таким образом, должен вестись полный реестр всех операций, происходящих на предприятии. В свою очередь, данные из каждой операции должны заноситься во внешнюю либо внутреннюю отчетности, либо в обе сразу.

На предприятии, как правило, существуют несколько рабочих мест по вводу и анализу информации. Создавая специальные интерфейсы для каждого рабочего места, можно облегчить и ускорить ввод информации, тем самым создать возможность анализа в режиме “on line”. Эта система масштабируема, то есть данная структура будет верной для любого предприятия, каких бы размеров оно не было. Когда мы говорим об автоматизации, то под размером предприятия следует понимать сложность структуры учета, объеме документооборота. Фирма может иметь достаточно высокие денежные обороты, но если количество обрабатываемых документов невелико, или аналитической информации не слишком много, то с точки зрения учета, она может рассматриваться, как небольшая. Естественно, в любом учете не обойтись без справочников, в которые собираются все объекты учета, подразделенные на виды. Каждому виду соответствует свой справочник.

4. Существующие программы автоматизации

Сейчас на рынке представлены три вида программ автоматизации:

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

— программы, позволяющие автоматизировать ввод бухгалтерской информации и создавать отчеты для ГНИ,

— программы, позволяющие автоматизировать ввод бухгалтерской информации и ведение внешней и внутренней отчетности,

— программы, которые помимо ввода информации и ведения отчетности, помогают принимать решения по развитию предприятия.

5. Автоматизация предприятия на примере программ фирмы «1С»

До последнего времени потенциальными клиентами фирмы «1С» были в основном малые и средние предприятия. Для автоматизации учета на этих предприятиях была создана платформа «1С:Предприятие 7.5». На этой платформе было создано три программы-компонента:

— бухгалтерский учет

— оперативный учет

— расчет.

Работают как отдельные компоненты, так и их гибриды. Такое разделение удобно т.к. малые предприятия, не ведущие, на пример, торговую деятельность и имеют небольшой штат сотрудников, могут обойтись всего одной компонентой — бухгалтерский учет. Если на предприятии ведется сложный учет кадров и сложная система начислений, тогда этому предприятию можно порекомендовать в плюс к бухгалтерии установить компоненту расчет и т.д.

Главное отличие этих компонент — это набор «метаданных», используемых для организации структуры БД. В Бухгалтерском учете это «операция», в оперативном учете — «регистр», в расчете — «расчет».

Особое внимание хотелось бы уделить «регистру». Это объект, который может иметь несколько измерений и некоторый набор ресурсов для хранения информации. В программе имеется набор инструментов для получения не только стационарной информации, но и информации о потоках (оборотах).

Как известно фирма «1 С» сама практически не работает с конечным клиентом. Для этого создана сеть фирм-франчайзи, которые кроме продаж коробочного продукта предоставляют услуги по внедрению перечисленных выше программ. Внедрение подразумевает: проектирование сети, исследование или диагностика предприятия для определения объектов автоматизации и составление ТЗ, непосредственно

Немаловажным фактором при выборе программ является наличие пост гарантийного обслуживания. Ни для кого не секрет, что у нас в стране различные нормативные изменения происходят с периодичностью раз в месяц. Эти изменения существенно влияют на уже созданную структуру базы данных. Структура программ семейства 1С:Предприятие7.5 таким образом, что легко позволяет изменить базу данных не изменяя самих данных.

6. Технология эффективной автоматизации

Эффективность внедрения можно определять по трем параметрам: адекватность компьютерной системы, время адаптации с момента покупки, стоимость. Существует два известных мне подхода к внедрению программных продуктов:

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

-«Разделение труда»

-«Один человек от и до»

Первый подход подразумевает наличие специалистов, которые знают, как должно быть, и других специалистов, которые знают, как это реализовать. Возможно также разделение специалистов на группы по различным бухгалтерским направлениям.

Второй означает, фактически, временную замену директора (бухгалтера) на его рабочем месте специалистом, внедряющим систему. Мне хотелось бы подробнее описать второй вариант. Опыт показывает, что чаще именно он более эффективен.

При первом знакомстве с предприятием самая большая проблема — отсутствие четко сформулированных задач. Сначала на предприятии определяется структура БД. На нее влияет необходимая аналитика входной и выходной информации, алгоритмы прохождения потоков и определения себестоимости, учетная политика, периодичность снятия отчетности, существующие рабочие места сотрудников и т.д.

Учетная политика предприятия и законодательство ставит предприятие в определенные рамки при ведении учета, тем самым как бы ограничивая сверху возможности его варьирования. Например, ведение раздельного учета по различным видам деятельности, по которым предусмотрены различные ставки НДС. Немаловажным является и правило определения финансового результата, которое определяется либо по отгрузке, либо по оплате. Торговое предприятие всегда заранее оговаривает систему, по которой будет определяться стоимость остатков товара на складе: ЛИФО, ФИФО, СРЕДНЯЯ.

Структура входной и выходной информации изначально определяется уже существующими рабочими местами на предприятии, а значит, не зависит от величины предприятия и объема информации. Начальное обследование предприятия начинается с бесед именно с теми сотрудниками, кто занимает эти должности. Также у заказчика всегда существуют пожелания воплотить в жизнь тот алгоритм, существование которого до сих пор было невозможно, но являлось жизненно необходимым. Часто именно это подвигает директора на приобретение программного продукта.

На структуру входных данных в первую очередь влияет физическая природа входящих потоков. Разделение потоков по времени, по партиям, по видам операций и по самим операциям заложено практически в каждой системе автоматизации. Для окончательного определения адекватности системы необходимо выяснить, все ли существующие виды операций автоматизированы в данном программном продукте.

На втором этапе необходимо создать инструменты для ввода информации. В бухгалтерском учете они называются операциями. Бухгалтерия устроена так, что часто приходится проводить цепочку операций, одну на основании другой, таким образом, получается дублирование информации. Чтобы минимизировать возможное дублирование, необходимо задавать связь между операциями. Любая операция на предприятии должна обязательно быть привязана ко времени.

Структура выходных данных накладывает свои правила на организацию базы данных предприятия. Это должно отразится на первом этапе. Например, финансовые результаты всегда определяются по прошествии какого-то периода, причем разделение результатов может быть как по договорам, так и по контрагентам, по виду производства, по разным юридическим лицам по справочникам и т.д.

Таким образом, переходим к третьему этапу — генерация отчетов. Кроме типовых бухгалтерских отчетов необходим набор отчетов для внутреннего управленческого анализа, для принятия решений. Система должна предусматривать отбор по нескольким факторам.

На каждом предприятии существует определенный набор отчетов, к которым привык заказчик. Необходимо еще раз отметить, что автоматизация происходит от существующих рабочих мест, поэтому недостающие отчеты должны быть добавлены. Теперь остается только создать интерфейсы для каждого рабочего места по вводу информации со своим набором видов операций и по снятию информации со своими отчетами.

Таким образом, мы решим первые две задачи, обозначенные во вступлении. Для решения третьей необходимо дать возможность нашей системе отвечать на вопрос: «А что, если …?» чтобы она могла предложить выбрать решения из конечного множества существующих решений.

Также необходимо упомянуть о существовании стандартов по управлению производством.

После создания модели информационного пространства необходимо произвести некий анализ принятой схемы учета. Возможно, существуют схемы, при которых налоги можно понизить и достичь более полного и достоверного отражения учетной информации, что является основополагающим для принятия правильных решений.

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

7. Пример

«КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КОНФИГУРАЦИИ»

Конфигурация «Beverages» реализует следующую модель торгового предприятия

1. Торговое предприятие состоит из нескольких фирм, которые фактически представляют собой единую компанию, просто торговое предприятие может выступать под именем любой из нескольких фирм. Все фирмы, представляющие компанию описываются в Справочнике «Фирмы».

Собственность компании (товары, склады, касса, кредиты, взаиморасчеты с клиентами) не разделяется по принадлежности к конкретной фирме, т.е. все фирмы работают «на один карман».

В компании может быть произвольное число фирм, но хотя бы одна должна быть обязательно.

2. Торговля и учет товаров ведется на складах компании. Все склады, имеющиеся в компании, описываются в Справочнике «Склады». В компании может быть произвольное число складов, но хотя бы один должен быть обязательно.

3. Клиенты компании — это понятие, куда включаются покупатели, партнеры, частные лица и т.п.

Справочник «Клиенты» сделан двухуровневым.

Компания может иметь дела с произвольным числом клиентов.

Помимо основных анкетных данных о клиенте в справочнике «Клиенты» имеется возможность установить индивидуально для каждого клиента № прайс-листа, скидку %, коэффициент роста курса в день, отсрочку платежа, что позволит стимулировать своевременную и быструю оплату отгруженного товара. Для каждого клиента определяется менеджер, что позволяет соответствующим образом группировать клиентов, и сектор, для формирования зон развоза товара. Имеется подчиненный справочник, позволяющий устанавливать для отдельных клиентов индивидуальные цены на некоторые позиции товара.

4. Поставщики компании — это понятие, куда включаются поставщики, партнеры, частные лица и т.п., которые поставляют нам товар. Справочник «Поставщики» сделан двухуровневым, в нем желательно завести хотя бы одну группу и одного поставщика. Одна и та же фирма может выступать и в роли клиента, и в роли поставщика, — в этом случае её следует занести в оба справочника.

5. Конфигурация «Beverages» поддерживает многовалютность. Описания валют ведется в Справочнике «Валюты».

Каждая валюта поддерживает свой текущий курс (который желательно вводить при каждом его изменении). Компания может иметь дела с произвольным числом валют, но хотя бы две — Базовую и Основную, необходимо завести с самого начала. Под Базовой валютой (для России это рубли) понимается та валюта, курс которой всегда равен 1.00, т.е. курсы всех других валют выражаются в единицах Базовой валюты. Основная валюта (чаще всего это доллары) — это мировая валюта, курс которой некоторым образом характеризует индекс цен.

6. Каталог товаров в Конфигурации «Beverages» реализован трехуровневым. Описания товаров ведется в Справочнике «Товары».

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

Товар характеризуется базовой единицей измерения. Базовая единица измерения — это единица, в которой ведется учет товара и количество единиц товара в упаковке.

7. В конфигурации «Beverages» реализована торговля по товарному кредиту. Торговая деятельность разделена по видам продукции:

-Товар с учётом двойной тары (бутылки и упаковки/ящики),

-Оборудование,

— Комплектующие.

7.1. Торговля по товарному кредиту — довольно часто используемый вид торговых отношений между торговыми партнерами. Предполагается, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении кредитной линии. Кредит предоставляется товарами. При торговле по товарному кредиту предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, но расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами.Торговая сделка оформляется расходной (в зависимости от вида продукции) или приходной накладными.

При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара и тары на складе, причём для расчётов по таре последняя учитывается отдельно в Регистре «Расчёты по Таре», кроме того,

— изменения во взаиморасчетах с клиентами фиксируются в Регистре «Взаиморасчеты».

Оплата товара может оформляться при помощи документов регистрации оплаты, которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами (взаиморасчеты с клиентами учитываются в Базовой валюте и дополнительно в выбранной заранее Валюте Взаиморасчетов).

7.2. Процедуры оформления заказа и выписки накладной осуществляются следующим образом.: Формируется Заказ от клиента, при этом в форму составления заказа подается вся номенклатура товаров, оператору необходимо ввести только количество упаковок товара, персональная Скидка. Отсрочка платежа, по которой формируется Срок Оплаты и Рост Курса в день, берутся из справочника Клиенты, цены клиента в Основной Валюте — из соответствующей колонки прайс-листа или из справочника эксклюзивных цен, если они установлены для данного клиента на данную позицию товара. Цены и Срок

Оплаты можно редактировать в Накладной. После сохранения Заказа, при котором происходит резервирование товара, в форме Заказа создается Накладная на отгрузку товара на следующее число, с ценами в Базовой валюте, пересчитанными по Расчетному курсу, вычисляемому следующим образом: РасчетныйКурс=ТекущийКурсОсновнойВалюты{руб.}+

+(1+ОтсрочкаПлатежа { дней}* РостКурсаВДень {коэффициент}).

В Накладной можно изменить Количество штук товара, Цены на товар, тару (бутылки) и упаковки (ящики), Срок оплаты, Скидку.

Накладную можно оформить и без Заказа. Товар списывается со склада после проведения Накладной, после этого Накладная становится недоступной для редактирования, т.е. Вы не можете два раза отпустить товар по одной и той же Накладной.

Предусмотрены Накладные на возврат товара и на возврат тары.

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

7.3. Учет специального оборудования включает генерацию следующих документов:

выдача оборудования,

возврат от клиента,

вторичная выдача б/у оборудования

возврат поставщику,

учет ведётся с жестким контролем по инвентарным номерам, залоговой и возвратной стоимости. В системе также предусмотрены механизмы учёта комплектующих изделий и рекламной продукции.

8. В конфигурации «Beverages» реализованы следующие складские документы:

* Приход на склад;

*Перемещение;

* Списание;

* Ввод остатков при инвентаризации.

9. Конфигурация «Beverages» имеет следующие виды отчетов:

* Остатки товаров на складах;

* Оборотная ведомость;

* Отчет по взаиморасчётам;

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

* План прихода денег;

* Отчет по расходу товара.

документы

«НакладнаяПриход»

Приходная накладная предназначена для оформления операций, связанных с оприходованием товаров от клиентов. При создании новой приходной накладной многие реквизиты документа изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

«Регистрация оплаты поставок»

Регистрация оплаты поставок предназначена для оформления операций, связанных с оплатой Приходных накладных. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с с этой информацией;

«Заказ»

Заказ предназначен для оформления предварительного резервирования товаров для продажи клиентам. Заказ не является обязательным для исполнения документом. Основное назначение оформления заказов — возможность их использования в дальнейшем на их основании расходных накладных. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

Документ «Заказ» по смыслу является предварительной договоренностью о приобретении клиентом товара у компании. Поскольку в общем случае такая договоренность не является обязательной (клиент может отказаться от покупки или решит купить другие товары, указанные в Заказе), то при проведении Заказа заказанный товар просто резервируется (откладывается) на некоторый определенный срок . Товар может и не резервироваться, если проставить срок резервирования — 0 дней.

«Расходная накладная»

Расходные накладные предназначены для оформления операций, связанных с отпуском товаров клиентам компании. При создании нового документа многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

«Регистрация поступления выручки»

Регистрация поступления выручки предназначена для оформления операций, связанных с оплатой Расходных накладных. При создании нового документа сначала системой выдаётся окно с заголовком

«Введите вид расчётов», где по умолчанию предлагается ввести значение реквизита «Вид оплаты» -безналичный. Если Вы установите «Вид оплаты» — наличный, то реквизит «Номер платёжного поручения» будет установлен в соответствие с «Номером документа», иначе необходимо перед проведением документа ввести «Номер платёжного поручения» в соответствующее поле спецификации документа. Многие реквизиты изначально заполняются значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами:

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

«Оплата списком»

Оплата списком предназначена для интерактивного ввода и проведения документов «Регистрация поступления выручки». Документ Оплата списком движений по регистрам не производит.

«Возврат на склад»

Возвратные накладные предназначены для оформления операций, связанных с возвратом товаров клиентами компании.

«Возврат тары»

Документы возврат тары предназначены для оформления операций, связанных с возвратом тары и упаковок клиентами компании. Заполнение спецификаций документа выполняется следующим образом. Значениями по умолчанию в соответствие с заданными константами заполняются следующие реквизиты:

«Возврат тары поставщику»

Документы возврат тары поставщику предназначены для оформления операций, связанных с возвратом тары и упаковок поставщику товара.

«Перемещение»

Перемещение — специальный вид Документов, предназначенный для фиксирования внутренних перемещений товаров в компании с одного склада на другой склад. Проведение данного Документа отмечает только изменение остатков товаров на соответствующих складах.

«Списание»

Списание — специальный вид Документов, предназначенный для фиксирования списания товаров в компании. Проведение данного Документа отмечает только изменение остатков ( и стоимости) товаров на складах.

«Ввод остатков товаров»

«Ввод остатков товаров» — специальный вид документа, предназначенный, в основном, для этапа начала эксплуатации системы. При помощи этого документа можно напрямую установить остатки и стоимости товаров на складе без выписывания фиктивных приходных накладных. Проведение данного документа отмечает только изменение остатков и стоимости товаров на соответствующих складах

После проведения данного документа остаток и стоимость товара на выбранном складе на дату документа становятся равными заданному числу, независимо от документов, которые были выписаны ранее.

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

ОТЧЁТЫ «Остатки товаров»

Данный отчет выводит полный или частичный, если в диалоге выбран товар или группа товаров, список товаров и их остатки на всех или только на выбранных складах. Отчёт имеет три режима: «По складам», «По товарам», «По таре». Режим «По складам» формирует отчёт в разрезе складов. Режим «По товарам» формирует отчёт в разрезе товаров. Режим «По таре» формирует отчёт в разрезе тары. «Отчёт о движении товаров»

Данный отчет выводит полный или частичный, если в диалоге выбран товар или группа товаров, список товаров, их начальные и конечные остатки на всех или только на выбранных складах, а также приход и расход в разрезе Документов или по месяцам. Отчёт имеет шесть режимов: «Кратко», «Подробно», «По месяцам» и «По таре кратко», «По таре подробно», «По таре по месяцам». Режим «Кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров. Режим «Подробно» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров и соответствующие документы. Режим «По месяцам» формирует отчёт, куда включены только результаты движения товаров и соответствующие документы с разбивкой по месяцам. Режим «По таре кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары. Режим «По таре подробно» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары и соответствующие документы. Режим «По таре по месяцам» формирует отчёт, куда включены только результаты движения тары и соответствующие документы с разбивкой по месяцам. В сформированном отчёте, кроме режимов «Кратко» и «По таре кратко», есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

«Отчёт оборотная ведомость»

Данный отчет выводит полный или частичный список товаров, сумму и количество проданных товаров, сумму и количество закупленных товаров, сальдо суммы закупки и продажи товаров. Отчёт может формироваться в разрезах:

— выбранного товара или группы товаров,

— выбранного клиента или группы клиентов,

— выбранного склада.

Кроме того, диалоговое окно подготовки отчёта имеет кнопки «Диаграмма в Excel», по нажатию которых запускается программа Microsoft Excel, если она установлена на Вашем компьютере, и в неё выводятся диаграммы продажи, закупки и прибыли, в том числе во временных разрезах.

«Отчёт взаиморасчёты»

Данный отчет выводит полный или частичный список клиентов, суммы задолженности, а также приход и расход задолженности в разрезе Документов. Отчёт имеет два режима: «Кратко» и «Подробно». Режим «Кратко» формирует отчёт, куда включены только результаты взаиморасчётов с клиентами. Режим «Подробно» формирует отчёт, куда включены результаты взаиморасчётов с клиентами и соответствующие документы. В сформированном отчёте в режиме «Подробно» есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

Кроме того, диалоговое окно подготовки отчёта имеет кнопку «Диаграмма в Excel», по нажатию которой запускается программа Microsoft Excel, если она установлена на Вашем компьютере, и в неё выводятся диаграмма задолженности клиентов.

«Отчёт по долгам»

Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить отчёт. Отчёт имеет два режима: «План прихода денег» и «Просроченные долги». Режим «План прихода денег» выводит список неоплаченных и частично оплаченных расходных накладных, у которых срок оплаты попадает в выбранный интервал времени, отсортированный по сроку оплаты в накладной. Режим «Просроченные долги» выводит список неоплаченных и частично оплаченных расходных накладных, у которых уже истёк срок оплаты.

«Расход товаров»

Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте наш сервис подбора литературы.

Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить отчёт, клиента или группу клиентов, товар или группу товаров, по которым Вы желаете сформировать отчёт.Отчёт выдаёт документ расхода, клиента, количество выбранного товара в документе, сумму по выбранному товару в документе, и общую сумму по документу.В сформированном отчёте, есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

«Учёт пустой тары»

Перед формированием данного отчета следует в диалоговом окне выбрать интервал времени, за который Вы желаете получить Отчёт по учёту пустой тары . Данный отчет выводит полный список документов, которые влияли на регистр «УчётТары» по всем клиентам и по всем складам, суммы по таре, а также приход и расход задолженности в разрезе Документов. В сформированном отчёте есть возможность просмотреть любой документ из полученного списка.

8. Заключение

В представленной работе описана программа, автоматизирующая учет на производственнокоммерческом предприятии. Она создана с использованием конструктора базы данных, разработанного фирмой 1С и является настройкой программы «1С:Торговля7.5». Ее создание происходило по стандартному алгоритму, который используется фирмами франчайзи «1С». Программа получила отличные отзывы и впоследствии явилась широко используемым и продаваемым отраслевым решением.

Также был произведен сравнительный анализ программ автоматизации учета для малых предприятий.

Литература

1. «Финансовая газета» /подборка за второе полугодие 1999 г.

2. Журнал «Автоматизация бухгалтерского учета»/1999г.

3. В.В. КОВАЛЕВ Введение в финансовый менеджмент.-М.:Финансы и Статистика, 1999.-768с.: ил

4. Описание конфигурации I II I «1С:Предприятие 7.5».

Источник: https://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-ucheta-na-predpriyatii

>Автоматизация управленческого учета

Сущность автоматизации управленческого учета

Определение 1

Автоматизация – это способ повышения качества, оперативности и достоверности управленческого учета.

Рассмотрим следующие преимущества автоматизации управленческого учета:

  • возможность сократить время и трудозатраты на подготовку отчетной документации – подготовка управленческой отчетности без возможных задержек, а также оперативное прослеживание изменений, на которые влияют управленческие решения, что сокращает возможность наступления неблагоприятных событий. Данное преимущество экономит большой объем трудовых затрат.
  • возможность повышения степени достоверности данных с помощью трех путей: а) создание единого пространства по информации; б) интеграция учетных процедур и рабочего процесса; в) регулирование процедур подготовки отчета.
  • возможность улучшить качество информации – применение более тонких методов анализа, которые не могут быть применены без средств автоматизации.

Автоматизация управленческого учета должна выполнять две задачи:

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

  • организовывать регистрацию учетных данных;
  • получать отчетность необходимого формата.

Замечание 1

Но автоматизация управленческого учета имеет двойственный характер, с одной стороны, автоматизация помогает достичь высокого уровня качества информации, с другой стороны, для того, чтобы его получить, необходимо знать, что именно нужно анализировать и какие данные заходить в автоматизированную систему, иначе она не даст желаемых результатов.

Если на предприятии нет автоматизированного управленческого учета, то:

  • принимают решение об ее автоматизации;
  • принимают решение о разработке процедур сбора и регистрации данных учета.

Особенности процесса автоматизации управленческого учета на предприятии

Процесс автоматизации управленческого учета на предприятии обычно осуществляют с помощью трех этапов:

  1. Постановка;
  2. Внедрение;
  3. Автоматизация.

Постановка – данный включает в себя:

  • разработку учетной политики;
  • определение метода учета затрат;
  • выбор форм финансовой отчетности;
  • совершенствование существующей методики ведения управленческого учета;
  • выбор программного обеспечения, его внедрение для целей управленческого учета.

Внедрение – процесс разграничения ответственности за учетную информацию между финансовым отделом, бухгалтерией и складом, а также проведение инструктажа для них. Очень важно при внедрение не допустить следующие ошибки:

  • не было детального обследования предприятия;
  • не проанализированы финансовая и организационная структуры предприятия;
  • не изучена существующая методология на предприятии и внедряемый продукт ей не соответствует;
  • неточность в определение сроков внедрения программного продукта;
  • внедрением не занимаются специалисты необходимой квалификации;
  • в проекте внедрения не участвуют лица, именуемые в дальнейшем пользователями данной системы.

Автоматизация – создание системы базы данных, которая занимается систематизацией введенной информации и созданием необходимых финансовых отчетов.

Программное обеспечение для того, чтобы качественно вести управленческий учет на предприятии, должно выполнять следующие условия:

  • иметь в наличие хранилище данных;
  • легко настраиваться;
  • содержать инструменты, используемые для создания отчетов;
  • предоставлять экспортируемые и импортируемые данные;
  • быть доступным в ценовом показателе.

Чаще всего стоимость внедрения больше стоимости программного обеспечения в несколько раз.

Замечание 2

Подводя итог вышесказанному, отмечаем, что автоматизированная система управленческого учета – сложная сфера, требующая особенного подхода к внедрению, особого уровня квалификации специалистов, занимающихся данным процессом, в отличии от ведения бухгалтерского и налогового учета.

Источник: https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_zadachi_i_organizaciya_upravlencheskogo_ucheta/avtomatizaciya_upravlencheskogo_ucheta/